10 software de gestión de proyectos de agencias para gestionar sus clientes sin problemas

Estos increíbles programas de gestión de proyectos para agencias pueden sacarle de un apuro si la gestión de proyectos para agencias le resulta un reto.

El marketing digital se ha convertido en el estándar de oro del marketing para cualquier producto y servicio. La mayoría de las empresas que necesitan marketing digital no pueden gestionarlo de forma funcional porque carecen de un equipo dedicado a ello.

Para llenar el vacío, han surgido muchas agencias de marketing digital. En consecuencia, las herramientas de gestión de proyectos de las agencias se han convertido en algo imprescindible para dichas agencias.

Este artículo le presenta algunos software de gestión de agencias líderes y asequibles que su equipo de marketing puede utilizar.

Problemas comunes a los que se enfrentan las agencias de marketing

#1. Gestión de clientes

La mayoría de las agencias de marketing afirman que la gestión de clientes en tiempo real es el principal reto. Cuando su agencia crezca, tendrá que gestionar entre 5 y 10 clientes a la vez. Eso también es necesario para los ingresos y la rentabilidad. Pero supervisar diariamente los proyectos de todos los clientes e informar de los progresos es desalentador.

#2. Gestión de proyectos

Cuando su clientela crece, también lo hace el número de proyectos activos. Ya no puede gestionar estos proyectos en una hoja de cálculo. Por no hablar de los errores humanos, la eliminación accidental de tareas, las tareas pendientes durante mucho tiempo, la falta de recursos para las tareas, etc., que convierten la gestión de su agencia en una pesadilla.

#3. Colaboración

Cuando ponga en marcha una agencia de marketing digital y acepte proyectos de clientes, pronto verá que el equipo del proyecto trabaja en silos.

Los propietarios de la agencia suelen notar que el equipo se ocupa de las tareas que les gustan, sobre todo de las fáciles. Y les resulta difícil comunicarse con todo el equipo sobre la finalización de tareas, el desarrollo de contenidos, etc.

#4. Gestión de los recursos de marketing

Gestionar varios clientes significa que acabará mezclando el contenido para un cliente con el de otro. Por no hablar de que almacenarlo todo en los PC de distintos creadores de contenidos dificulta el acceso a los activos multimedia cuando el equipo de gestión de redes sociales o de PPC necesita publicar contenidos.

#5. Entrega a tiempo de los productos del proyecto

Los miembros de su equipo de proyecto pueden procrastinar la entrega a tiempo de los entregables del proyecto ya que usted carece de una supervisión clara del mismo.

Otra posibilidad es que sus activos multimedia, contenidos, publicaciones en redes sociales, anuncios PPC, etc., estén listos, pero el equipo correspondiente no avance en sus tareas.

Por no mencionar que se encuentra con que se ha creado un contenido solicitado, pero a nadie se le ocurrió enviárselo por correo electrónico al cliente.

Sea cual sea el motivo, cuando mantiene una agencia de marketing digital está abocado a sufrir retrasos en los proyectos de los clientes.

¿Tiene prisa? Pruebe estas populares soluciones de gestión de proyectos.

¿Qué es el software de gestión de proyectos para agencias?

Las herramientas de gestión de proyectos para agencias son aplicaciones especiales para el lugar de trabajo que ayudan a las agencias de marketing digital.

Un software de gestión de proyectos para agencias suele incluir las siguientes características:

• Un centro de mando o panel de control de la agencia para una visión holística de todos los proyectos en una sola pantalla
• Entrada automática de hojas de horas para proyectos por horas
• Un repositorio de contenidos seguro y centralizado para todos los activos creativos
• Pizarras digitales para sesiones de intercambio de ideas
• Herramienta de análisis de datos para crear informes de proyectos
• Acceso a herramientas basadas en roles para una colaboración externa e interna sin fisuras
• Acceso a las aplicaciones de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo sin comprometer la seguridad
• Herramientas de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, gestión de dependencias, matriz de prioridades, etc.

Cuando traslada los proyectos de su agencia a una aplicación de este tipo e implementa su uso para todos los proyectos de clientes en todos los equipos, elimina la mayoría de los cuellos de botella en la gestión de un proyecto.

¿Cómo ayuda el software de gestión de proyectos para agencias?

• Obtendrá un control completo de todos los proyectos de los clientes con la vista del cuadro de mandos de los proyectos en curso.
• Supervise la utilización diaria de los recursos del proyecto y asigne tareas de forma racional.
• Cree un inventario de habilidades, para no comprometerse con un proyecto de cliente para el que no se dispone de las habilidades necesarias.
• Facilita al equipo del proyecto el acceso a las aplicaciones empresariales, los activos multimedia, los contenidos, etc. desde un software centralizado.
• Registre las actividades de todos los recursos del proyecto para su auditoría y evaluación del rendimiento.
• No pierda nunca ninguna hora facturable o contenido de un proyecto de un cliente.
• Proporcione a los miembros de su equipo un espacio de trabajo accesible para colaborar fácilmente en ideas, activos creativos, contenidos, códigos, etc.

Hasta ahora, se han repasado los aspectos básicos del software de gestión de proyectos para agencias. Ahora, descubra a continuación algunas destacadas aplicaciones de gestión de agencias que las agencias de marketing digital de éxito utilizan en todo el mundo:

lunes.com

Si es una agencia creativa, el lunes . com le permite gestionarlo todo: proyectos, campañas de marketing, canales de venta, calendarios de eventos y mucho más. Aquí, las agencias pueden hacer un seguimiento de los proyectos de los clientes, gestionar su historial, planificar tareas internas, colaborar en proyectos y gestionar facturas y pagos.

En lunes.com, las empresas pueden asignar fácilmente tareas a sus compañeros de equipo y hacer un seguimiento de las mismas. Tras la asignación de una nueva tarea, la persona recibe una notificación, lo que aumenta la propiedad y la responsabilidad. Se pueden ver todos los proyectos y tareas en las vistas de cronograma y calendario.

monday.com le ayuda a cumplir los plazos con éxito, mostrando el estado del proyecto y la fecha de vencimiento de un vistazo. Así, los equipos pueden saber qué proyectos van por buen camino y cuáles están atrasados. También dispone de un tablón para compartir y varias plantillas.

Esta plataforma también cuenta con una función de seguimiento del tiempo para controlar el tiempo que dedica a cada tarea y proyecto. Además, si los clientes le pagan por horas, puede utilizar esta misma herramienta para registrar el tiempo total invertido en un proyecto a efectos de facturación.

Wrike

Wrike es un software eficaz para la gestión de proyectos de agencias que le permite realizar más proyectos en menos tiempo. Ofrece una visión de 360° de cada tarea y proyecto que tenga entre manos para maximizar los beneficios.

Esta plataforma es un espacio de trabajo unificado que almacena todos sus recursos para aumentar su eficacia y agilizar la comunicación del equipo. Como los compañeros pueden colaborar sin problemas, no habrá bloqueos y aumentará la productividad.

Además, esta herramienta le ayuda a ofrecer visibilidad y transparencia para que pueda contentar a todas las partes interesadas y esperar su fidelidad. Sus otras características destacadas incluyen:

• Herramienta de marcado visual en tiempo real
• Vista de la carga de trabajo
• Calendarios de equipo compartidos
• Diagrama de Gantt con un solo clic
• Seguimiento del tiempo
• Personalización del flujo de trabajo

Si utiliza este software, no tendrá necesidad de cambiar entre las distintas aplicaciones que utilice. Admite la integración con SalesforceTableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox y HubSpot.

AgenciaAnalítica

AgenciaAnalítica es una herramienta fiable para agencias de marketing. Le permite escalar su negocio con características como informes automatizados de clientes y cuadros de mando personalizables. Las agencias también obtendrán los siguientes atributos de esta herramienta:

• Plantillas de informes de marketing personalizables
• Constructor de informes de arrastrar y soltar para la automatización
• Cuadro de mandos personalizado con métricas personalizadas, objetivos, widgets y contenido incrustable
• Función de seguimiento del progreso hacia los objetivos
• Conjunto de herramientas SEO para auditorías de sitios, clasificaciones de palabras clave y supervisión de vínculos de retroceso

Además, puede conectarse a 70 canales de marketing desde AgencyAnalytics, incluyendo Ahrefs, Amazon anuncios, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpotInstagram, LinkedIn, MailchimpMoz, Semrush, ShopifyStripe, YouTube, Vimeo, WooCommerce.

Productivo

Productivo es un destino único para todas las agencias que buscan rentabilidad y un fuerte control de sus operaciones. Esta plataforma escalable puede utilizarse para la consolidación de datos, la planificación de recursos, la elaboración de presupuestos complejos y mucho más.

Además, las empresas de marketing también pueden utilizarla para almacenar datos financieros, gestionar clientes potenciales, crear presupuestos y comunicarse con el equipo. Si desea entregar sus proyectos con mayor rapidez, utilice esta plataforma para mantener a todos sus compañeros de equipo centrados en sus prioridades y agilizar así el trabajo de sus proyectos.

Productive también puede realizar un seguimiento del tiempo facturable para ahorrar tiempo generando facturas automáticamente. Además, la misma plataforma puede controlar su presupuesto y sus márgenes de beneficio en tiempo real.

Quéagraph

Toda agencia de marketing tiene que crear un montón de informes para equipos cruzados y clientes. Whatagraph facilita esta tarea automatizando los procesos de creación y entrega de informes. Esta plataforma no sólo es fácil de usar y escalable, sino que también es capaz de extraer datos de 40 fuentes para presentarlos de forma transparente.

Las agencias pueden utilizar cualquiera de sus plantillas predefinidas o crear un informe desde cero. Sus widgets de arrastrar y soltar permiten flexibilidad a los usuarios. También se pueden mezclar datos en Whatagraph utilizando fórmulas personalizadas.

Además, esta plataforma permite compartir informes en directo a través de enlaces y programar informes para que se envíen automáticamente. También le ofrece una visión general de su rendimiento por equipos, cuentas o regiones.

Colmena

Colmena le ofrece todas las herramientas que una agencia de marketing necesita para destacar en la gestión de proyectos. Aquí podrá planificar y organizar numerosos proyectos y tareas complejas. También es adecuado para establecer las líneas de base de los proyectos y asignar tareas a los distintos miembros del equipo.

Aquí puede etiquetar y categorizar las actividades para obtener una visibilidad completa de sus actividades en tiempo real. Se puede utilizar la misma plataforma para registrar el tiempo y las horas facturables. Hive también puede centralizar las aprobaciones, comentarios y solicitudes de los clientes.

Gainapp

Gainapp es especialmente adecuado para las agencias de marketing digital centradas prioritariamente en la participación en los medios sociales. En las campañas de medios sociales, su agencia debe colaborar con el cliente y el equipo de creadores de contenidos en tiempo real.

Los diseños y las copias de texto deben pasar del creador de contenidos al cliente y viceversa para recibir comentarios sobre el diseño, sugerencias creativas y aprobaciones. Puede hacer todo esto en Gainapp sin esfuerzo.

Gainapp crea el siguiente flujo de trabajo fácil de usar para su agencia de marketing en medios sociales:

• Crear, importar y cargar contenido creativo y copias
• Ponga todo el contenido en compartimentos seguros de almacenamiento en la nube
• Comparta el compartimento necesario con el cliente para obtener comentarios y sugerencias
• Los responsables del cliente y de la agencia pueden aprobar el contenido automáticamente
• Publique el contenido en las redes sociales

Puede comenzar su prueba gratuita para conocer su interfaz antes de pasar a sus planes de pago.

Trabajo en equipo

Puede utilizar Trabajo en equipo para desglosar proyectos complejos en múltiples tareas y subtareas. A continuación, organícelas en un calendario en función de su tiempo presupuestado hasta la finalización, los plazos y las dependencias.

Esto no es sólo para un proyecto. Puede hacerlo para tantos proyectos como sea posible, ya sean recurrentes, facturados por horas o únicos.

Las siguientes son las características clave de este software de gestión de proyectos para agencias:

• Gestione un número ilimitado de proyectos de clientes, sencillos o complejos
• Realice un seguimiento y controle todas las horas facturables
• Los clientes también pueden acceder a una versión mural de la aplicación
• Amplíe y reduzca la escala según aumenten o disminuyan los proyectos de los clientes

En el momento de redactar este informe, más de 6.000 agencias de todo el mundo utilizan Trabajo en equipo para una gestión de proyectos eficaz y asequible para agencias remotas, físicas e híbridas.

Accelo

Accelo se ha convertido en uno de los principales desarrolladores de software de automatización empresarial a partir de una agencia digital. Por lo tanto, entiende los puntos débiles de la gestión de las agencias de marketing digital.

Con su experiencia en el sector, ha creado la herramienta de gestión de agencias Accelo que le beneficia en los siguientes puntos:

• Reúna a su personal, facturación y clientes en una aplicación central
• Captura con precisión todas las horas facturables
• Sincroniza los horarios de todo el personal de su agencia de marketing digital para utilizar la jornada laboral del personal de forma eficiente
• Cree un medio de comunicación con los clientes sin esfuerzo para mantenerlos contentos
• Mantenga los proyectos de los clientes dentro del presupuesto
• Gestión de proyectos en línea para proyectos de clientes únicos, por horas y recurrentes
• Haga que su agencia sea rentable desde el primer día reduciendo el despilfarro y las pérdidas de horas facturables

Improvado

Improvado aplica la técnica Extraer, Transformar y Cargar o las herramientas ETL para la integración de datos. Con la ayuda de ETL, la herramienta agrega los datos de marketing de la agencia procedentes de varios proyectos, equipos, empleados individuales y aplicaciones empresariales para ofrecerle una visión desordenada del estado de la agencia.

La herramienta le permite conectar fuentes de datos de terceros de varias plataformas de campañas como Anuncios GoogleInstagram, Twitter, ShopifyBing ads, LinkedIn, YouTube, Anuncios en Facebooketc.

Una vez que haya recopilado los datos del proyecto de las fuentes anteriores, podrá crear visualizaciones de datos en plataformas como Google Data Studio, Tableau, Power BI y Looker directamente desde la aplicación web Improvado.

También puede almacenar los datos de su agencia de marketing digital en sólidas plataformas de bases de datos como PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB, Snowflake, etc.

Palabras finales

Según un estudio reciente sobre el negocio mundial del marketing digital, Expertos en investigación de mercados (EMR) ha informado de que el marketing digital creará un enorme negocio de aproximadamente 305.000 millones de dólares en 2020.

El informe también afirma que el sector debería registrar una tasa de crecimiento anual compuesto (TCAC) del 17,6% de 2021 a 2026 y acumulará unos ingresos aproximados de 807.000 millones de dólares a finales de 2026.

En pocas palabras, las agencias de marketing digital están aquí para quedarse. Sin embargo, necesitan adoptar un software de gestión de proyectos de agencia para facilitar la gestión de los clientes.

A continuación, puede consultar las herramientas de marketing digital para aumentar los ingresos y el compromiso.