Una cosa es constante en las operaciones de su empresa: la necesidad de generar documentos.
En la era impulsada por la tecnología, las empresas han pasado de los documentos en papel a los archivos electrónicos basados en la nube, que no sólo reducen el consumo de papel sino que también agilizan el proceso de generación de documentos.
Sus procesos de trabajo cotidianos dependerán aún más de la generación de documentos si trabaja en los sectores jurídico, de seguros o bancario.
Facturas, propuestas, contratos, presentaciones a clientes, presupuestos y declaraciones de política interna son documentos cruciales en los que su empresa siempre confiará para dirigir sus operaciones y comunicarse con clientes, personal y proveedores.
Tendrá que trabajar con rapidez para preparar y entregar documentos normativos, declaraciones de cuentas, presentaciones ante los tribunales y otras comunicaciones cruciales.
A continuación, enumeraremos algunas de las plataformas de generación de documentos más utilizadas por las empresas.
SmartDocuments
Empecemos por SmartDocuments, una plataforma de creación automatizada de documentos que permite implementar plantillas inteligentes capaces de innovar el flujo de trabajo documental, mejorando así la productividad.
Se integra fácilmente con Microsoft Teams y Sharepoint y guarda automáticamente el documento.
SmartDocuments es capaz de insertar automáticamente en los documentos los datos de clientes y productos procedentes de SAP, reduciendo así una cantidad considerable de tiempo.
Gracias a la práctica herramienta SmartWizard, podrá crear y gestionar fácilmente las plantillas de documentos estándar, insertar los datos de sistemas externos y reforzar su identidad corporativa.
Gracias a las capacidades de creación de documentos y gestión de plantillas, la plataforma encuentra su uso en diferentes sectores como el gubernamental, el jurídico y el de contratación para reducir el tiempo y los riesgos que conlleva la creación de documentos.
Docmosis
Docmosis proporciona un proceso de generación de documentos rápido, fiable y escalable utilizando el enfoque inteligente basado en plantillas. Puede utilizar las funciones de la plataforma para crear cartas, facturas, propuestas, contratos, declaraciones e informes personalizados en formatos PDF y Word.
Está equipada con un motor de generación de documentos autoalojado que se integra satisfactoriamente con aplicaciones de software personalizadas y aplicaciones de terceros. Docmosis proporciona una gran cantidad de funciones para agilizar el proceso de creación de estructuras de documentos complejas.
- Utilice Microsoft Word o LibreOffice Writer para las plantillas de documentos.
- Escriba o añada marcadores de posición de texto sin formato para todo el contenido dinámico.
- Añada texto, imágenes y tablas, códigos de barras, códigos QR y mucho más.
- Añada informes personalizables a las plantillas.
Fastdok
Fastdok es un software versátil de creación de documentos que encuentra su uso en varios sectores, incluyendo IT, Negocios, Educación, Recursos Humanos, y más, para crear los documentos necesarios.
Este software de generación de documentos basado en la nube es rápido y fácil y demuestra su eficacia en la creación de documentos para diferentes propósitos.
Lo que hace único a Fastdok es su proceso de automatización que le presenta documentos listos para usar en función de la lista de preguntas que responda.
Fastdok guía el proceso de documentación digital proporcionando una serie de cuestionarios específicos, un conjunto claro de ejemplos y explicaciones con la intención de ayudarle a generar los documentos de la forma más sencilla posible.
Edocgen
Edocgen proporciona un proceso de generación de documentos flexible al admitir la automatización de documentos basada en datos y ofrecer una gama de plantillas simples a complejas para mejorar la productividad del equipo.
Este software de generación de documentos es fácil de usar y garantiza la transformación del proceso de creación de documentos, proporcionando mejores comunicaciones y experiencia a los clientes.
Las principales características de Edocgen son las siguientes:
- Genera miles de documentos a granel poblando los datos desde varias fuentes como JSON/XML/Excel, bases de datos, etc.
- Genera automáticamente formularios web a partir de plantillas para crear documentos.
- Admite la generación bajo demanda mediante la API REST y descarga las declaraciones en tiempo real.
- Puede desplegarse fácilmente en las instalaciones o en la nube para ejecutarse en Azure, GCP o AWS.
- Proporciona plantillas de documentos en formato PPTX, Microsoft Word, PDF rellenable y Excel.
Checkbox
Con la confianza de nombres como Deloitte, KPMG y BMW, Checkbox es un potente software todo en uno de creación y gestión de documentos que facilita el tedioso proceso de creación de documentos reduciendo eficazmente el tiempo dedicado a la redacción y gestión manual de los documentos, lo que permite a la dirección centrarse en tareas más importantes relacionadas con la estrategia.
Checkbox examina y elimina los errores, si los hubiera, del documento validándolo con las plantillas estandarizadas. Checkbox también le permite obtener información instantánea, ver el estado de aprobación, obtener firmas electrónicas y recibir resultados automatizados sobre el documento que acaba de crear.
La herramienta también facilita el proceso de negociación y firma, mejorando el tiempo de entrega del documento y ayudando a tomar decisiones basadas en datos.
Docshifter
Docshifter es un software centralizado de automatización de documentos que ayuda a gestionar todos los documentos basados en plantillas y los convierte a formato PDF.
La herramienta es rápida, escalable y cumple la normativa, y el proceso automatizado elimina la necesidad de copiar y pegar los datos en las plantillas de los documentos y ahorra su valioso.
Docshifter no es sólo una plataforma de creación de documentos; también es un software de conversión a PDF que toma como entrada múltiples formatos de archivos de la empresa, los enriquece y los convierte a PDF. Algunas de las célebres características de Docshifter son las siguientes:
- conversión de PDF 10 veces más rápida con costes de licencia e infraestructura reducidos
- Puede integrarse con las herramientas existentes mediante conectores nativos o API Rest
- Diseña las plantillas en Microsoft Word para reducir el coste.
Templafy
Templafy es la herramienta que necesita implantar para gestionar todas las actividades de su empresa relacionadas con los documentos. La plataforma ofrece un conjunto de módulos y plantillas que también pueden utilizarse para diseñar una solución que satisfaga las necesidades de su empresa.
Templafy ofrece un sólido centro de administración para que las empresas gestionen todos los aspectos del proceso de creación de documentos empresariales. Facilita la gestión y distribución de plantillas prediseñadas, activos documentales, fuentes y firmas de correo electrónico.
Refuerza las infraestructuras de TI y ofrece más valor con integraciones seguras con las aplicaciones de contenido documental existentes. Templafy proporciona a las empresas el siguiente conjunto de funciones para satisfacer las necesidades individuales de las empresas:
- Una rica biblioteca de plantillas y activos de la empresa dentro de las aplicaciones de documentos.
- Técnica de automatización inteligente para ayudar a la creación dinámica y precisa de documentos.
- Escaneado automático de los documentos y presentaciones para detectar contenidos obsoletos y comprobar el cumplimiento de las normas.
- Comparta, colabore y acceda a información práctica para optimizar el rendimiento de los documentos.
Nintex
Cambie a Nintex para crear y compartir automáticamente todos los documentos relacionados con la empresa como contratos, órdenes de trabajo y facturas directamente desde Salesforce u Office 365. Esto ayuda a eliminar la necesidad de copiar y pegar los datos y minimiza los errores, entregando así documentos precisos y conformes a los destinatarios previstos.
Nintex le ayuda a automatizar el proceso de creación de documentos ofreciéndole las siguientes funciones:
- Automatice la creación de documentos sin escribir código para mejorar la eficiencia.
- Utilice plantillas prediseñadas en diferentes idiomas para crear documentos en formatos de archivo Word, Excel, PowerPoint y PDF.
- Agilice el proceso interno de generación de revisiones y firma de documentos automatizando el enrutamiento de documentos.
- Asocie dinámicamente datos de cualquier fuente utilizando plantillas de documentos y soluciones de almacenamiento en la nube como Salesforce, SharePoint y Box.
Pandadoc
Pandadoc es el software en el que debe confiar para crear, enviar y gestionar documentos conformes con HIPAA, FERPA y GDPR sin invertir mucho tiempo. Esta herramienta de bricolaje ofrece toneladas de plantillas de marca y temas personalizados para acelerar el proceso de creación de documentos importantes.
Pandadoc se esfuerza por simplificar el proceso de generación de documentos y, al mismo tiempo, garantiza que se conserven la voz y el estilo de la marca.
Presta especial atención a la creatividad y al detalle y, por ello, ofrece plantillas de marca y temas diseñados a medida, junto con la integración de Canva que le permite arrastrar y soltar elementos de diseño sorprendentes con facilidad.
Pandadoc le permite incrustar vídeos deslumbrantes, GIF animados y una tabla de precios inteligente que otorga al cliente el poder de elegir los servicios que desea contratar.
Docs Made Easy
Impulsado por Salesforce, Docs Made Easy le permite crear documentos sólidos, sofisticados y dinámicos que aceleran el proceso de creación de documentos en su organización.
La plataforma le permite crear presentaciones, informes, presupuestos, facturas, contactos y mucho más mediante la transferencia de datos de un objeto estándar a plantillas preformateadas.
Docs Made Easy mejora la productividad de los profesionales otorgándoles el poder de realizar documentos eficientes mediante las siguientes funciones.
- Sincroniza elegantemente los datos de Salesforce para automatizar la generación de documentos.
- Extrae datos de CRM y objetos personalizados y los fusiona con plantillas preformateadas.
- Transporta y entrega documentos de aspecto profesional de forma rápida y sencilla con sólo unos clics.
- Reciba notificaciones al instante cuando un cliente interactúe con su documento.
Formstack
Formstack es otra opción que puede consultar para automatizar el proceso de generación de documentos de su organización. La herramienta minimiza los requisitos de papeleo para crear documentos profesionales y estéticamente atractivos que pueden enviarse fácilmente a prácticamente cualquier lugar.
Gracias al sencillo creador y editor de documentos que admite el gesto de arrastrar y soltar, podrá crear innumerables documentos, como propuestas, solicitudes, acuerdos y contactos, en pocos minutos. Formstack le permite acceder a las siguientes funciones:
- Añadir secciones condicionales para mostrar u ocultar el contenido al visualizador.
- Genere varios documentos a partir de una única fuente de datos.
- Comparta los documentos en cualquier lugar o cárguelos en una aplicación diferente directamente desde la interfaz de Formstack.
- Utilice plantillas prediseñadas de la biblioteca para diseñar rápidamente documentos empresariales.
SDocs
Por último, en la lista, tenemos SDocs, un software de generación de documentos increíblemente rápido y sencillo construido sobre Salesforce que ofrece una seguridad fiable a las organizaciones. Varias empresas confían en esta herramienta para mejorar la eficacia, reducir los errores y eliminar el tedioso trabajo relacionado con los documentos.
Dado que SDocs es una solución nativa de creación de documentos para Salesforce, los datos nunca salen del ecosistema, lo que garantiza una mayor seguridad y una entrega más rápida de los servicios. También es posible ajustar la configuración de visibilidad de documentos de los perfiles de usuario y filtrar los documentos que se les permite crear.
La plataforma está repleta de todas las funciones que pueda necesitar para agilizar el proceso de automatización de documentos. El editor de documentos incorporado es fácil de usar y sencillo sin necesidad de formación adicional para completar las tareas.
A continuación, hablaremos de por qué necesita un software de generación de documentos.
Por qué necesita un software de generación de documentos
El uso de software de generación de documentos se ha convertido en algo vital para las empresas por las siguientes razones.
Su equipo se beneficiará del ahorro de tiempo
Diseñar, editar, crear e importar documentos son sólo algunas de las tareas que se agilizan con un excelente sistema automatizado de generación de documentos. Esto libera recursos humanos críticos y disminuye la necesidad de coaccionar al equipo de desarrollo para que cree y resuelva el proceso.
Elimina errores y omisiones
La automatización de cualquier procedimiento que incluya numerosos pasos manuales de introducción de datos reduce automáticamente la probabilidad de que se produzca un error humano. Lo mismo ocurre con la creación de documentos.
Los empleados aprenden más rápidamente y pueden producir con regularidad documentos de mayor calibre cuando dentro de la plataforma de ventas se ofrece una solución fácil de usar para crear documentos de alta calidad.
Su marca se vuelve coherente
Un aspecto y una sensación uniformes en todas las comunicaciones corporativas es esencial para una imagen de marca eficaz de la empresa. Esto es válido para la documentación impresa y electrónica de su empresa, no sólo para los materiales de marketing.
Con un buen sistema de generación de documentos, los empleados pueden producir documentos altamente personalizables para un cliente concreto, conservando al mismo tiempo una imagen corporativa coherente.
Características del software de generación de documentos
Un buen software de generación de documentos incluye las siguientes características:
Autoformateo y formateo múltiple
Puede modificar rápidamente cualquier documento para alterar la fuente, el tamaño o el tipo de documento (PDF, Docx, CSV), y no comprometerá la integridad del documento.
Dado que muchos clientes tienen preferencias específicas sobre el tipo de formato de documento que emplean, ésta es una función crucial. Asegúrese de que la solución que elija ofrezca una amplia gama de opciones de formato.
Integración sencilla
Puede fusionar rápidamente documentos de muchas aplicaciones diferentes, incluidos JSON y XML, e integrarlos con otros programas que utilice con frecuencia.
Como resultado, el enrutamiento de los datos se vuelve más superficial y rápido, y es más fácil elaborar un producto acabado sabiendo que todo se ha hecho correctamente.
Contenido dinámico
Uno de los elementos cruciales de una herramienta de creación de documentos es la capacidad de combinar gamas dinámicas para crear su documento. Para personalizar el mensaje según sea necesario y llegar al público adecuado, debe optar por una herramienta que recopile los datos correctos y los incluya en su documento.
Conformidad y seguridad
Las mejores soluciones le ofrecerán la posibilidad de elegir entre protocolos de seguridad y conformidad según sus necesidades o por documento. Asegúrese de que la solución elegida emplea conexiones SSL seguras y cortafuegos fiables y de confianza.
Conclusión
Este artículo arroja luz sobre algunas de las sólidas herramientas de creación de documentos disponibles en el mercado. A la hora de optar por una para su organización, lo mejor es que analice los requisitos de su empresa y luego compare las herramientas y las funciones que ofrecen estas herramientas de automatización de documentos.
Curiosamente, la mayoría de las opciones aquí enumeradas ofrecen una prueba gratuita con la que podrá comprobar si cumplen lo prometido o no.