Como puede ver en mi perfil, soy redactora de contenidos y trabajo a distancia a tiempo completo. No estoy sola en esto. La pandemia de Covid-19 rompió el mito de que los lugares de trabajo y la productividad están vinculados.
Según el Boston Consulting Group, aproximadamente el 75% de los empleados que pasaron a trabajar a distancia debido a la pandemia declararon haber podido mantener su productividad en tareas individuales durante los meses iniciales.
Las organizaciones tuvieron que pensar con rapidez y adaptarse para retener a los empleados cualificados. Y aquí es donde entró en juego el Software de Monitorización de Empleados (EMS).
Un Sistema de Monitorización Informática de Empleados se implanta para realizar un seguimiento de las actividades de los empleados, controlar la productividad y mejorar la competitividad. Estos programas han demostrado ser un aliado increíble para garantizar la responsabilidad, optimizar los procedimientos y proteger la información confidencial. Ahora las organizaciones pueden crecer y navegar por la complejidad del lugar de trabajo digital.
Veamos ahora algunas opciones populares de software de supervisión de empleados, cada una con su funcionalidad única para satisfacer las necesidades específicas de la organización.
Teramind
Teramind es el proveedor líder mundial de software de supervisión de empleados y análisis del comportamiento. Al servicio de empresas, gobiernos y PYMES, Teramind ha proporcionado a más de 10.000 organizaciones de todo el mundo información procesable sobre la fuerza de trabajo basada en datos que reduce el riesgo, aumenta la productividad y agiliza las operaciones empresariales.
Características principales:
- Totalmente personalizable: puede realizar el seguimiento que desee. Segmentación completa por empleado, departamento o equipo.
- Construya perfiles de productividad para delimitar entre actividad productiva e improductiva
- Establezca reglas de comportamiento y alertas para señalar comportamientos anómalos
- Las funciones avanzadas, como las secuencias de comandos personalizadas y el reconocimiento óptico de caracteres, le ofrecen un análisis forense inigualable de los incidentes y las infracciones
La plataforma completamente personalizable de Teramind permite a las empresas aportar objetividad de datos a su toma de decisiones y a sus operaciones.
CleverControl
CleverControl es una forma inteligente de supervisar a sus empleados para evitar la fuga de datos y mejorar la productividad del equipo. Le ofrece todas las funciones básicas para el seguimiento de los empleados, como capturas de pantalla, registro de teclas, bloqueador de sitios web, visualización de pantalla en directo y grabación de pantalla.
Características distintivas:
- Rastrea el texto tecleado, las consultas de búsqueda, las tareas de la impresora, la grabación de la cámara web, la grabación de sonido y los sitios web visitados para ayudarle a encontrar los patrones de distracción que les están haciendo ineficaces.
- Ofrece una supervisión discreta de los empleados remotos con una navegación sencilla y una configuración ajustable a distancia.
- Proporciona estadísticas de actividad de los empleados con evaluación del tiempo activo, sitios web y aplicaciones más utilizados, uso de redes sociales, etc.
- Registra las horas de trabajo, el tiempo inactivo y los hábitos de trabajo para detectar a los adictos al trabajo y a los rezagados.
CleverControl ofrece soluciones tanto en la nube como in situ. Para ambas, ofrece múltiples planes de suscripción. Incluso le permite probar la solución en la nube de forma gratuita.
TimeCamp
Kamil Rudnicki fundó TimeCamp en 2009 como una herramienta de productividad y control del tiempo basada en la nube. Con el tiempo, TimeCamp ha evolucionado hasta convertirse en una solución integral, que ayuda a particulares y empresas con el seguimiento del tiempo, la gestión de proyectos y la mejora de la productividad.
Características distintivas:
- Realiza un seguimiento automático del tiempo dedicado a actividades y proyectos, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.
- Proporciona herramientas para crear proyectos, asignar tareas, establecer plazos y supervisar el progreso.
- Simplifica el proceso de facturación a los clientes basándose en el tiempo registrado y las tarifas facturables.
- Proporciona informes exhaustivos, mientras que los análisis ofrecen información sobre los niveles de productividad y el uso del tiempo.
TimeCamp ofrece un plan gratuito ilimitado para particulares con capacidades limitadas. Para desbloquear mejores funciones, debe optar por uno de los planes de pago, que también se pueden personalizar según las necesidades.
Refog
Refog es una potente aplicación de supervisión de empleados para pequeñas empresas. Al implantar este programa, puede comprobar las actividades de los empleados y saber cuánto tiempo trabajan realmente durante sus horas pagadas.
Características distintivas:
- Seguimiento del tiempo total pasado en un ordenador o del tiempo pasado en una aplicación
- Monitorizar qué aplicaciones se estaban ejecutando y en qué momento
- Seguimiento de todos los archivos de un sistema que se copiaron, renombraron o borraron
- Tomar fotos del usuario con la cámara web o la cámara del portátil
- Obtener el registro de todas las URL visitadas de todos los navegadores web
- Tomando capturas de pantalla de las aplicaciones iniciadas y del escritorio
- Registro de todas las pulsaciones de teclas y fragmentos de texto copiados por el usuario sin saberlo
Refog ofrece varios planes para la supervisión de empleados. Puede optar por realizar el seguimiento de los empleados a través de la red local o elegir supervisar las sesiones del servidor de terminales.
WorkTime
Un grupo de expertos en software creó WorkTime, un software de supervisión de empleados. WorkTime ha crecido progresivamente en popularidad y se ha establecido como un producto fiable en el mercado con énfasis en el seguimiento del tiempo, la gestión de la asistencia y la medición de la productividad del personal.
Características distintivas:
- Permite a los empleados registrar sus horas de trabajo con precisión mediante la función de fichar la entrada y la salida.
- Simplifica la gestión de las solicitudes de tiempo libre, las salidas y la asistencia de los empleados.
- Proporciona métricas de rendimiento para evaluar tanto el rendimiento del equipo como el individual.
- Dispone de herramientas para gestionar la programación de turnos de los empleados.
WorkTime ofrece varios niveles de precios, incluido un plan gratuito para equipos pequeños. Sus suscripciones premium incluyen los planes Estándar, Profesional y Empresa (precio personalizado), que proporcionan funciones adicionales y asistencia prioritaria.
Kickidler
Un grupo de dedicados expertos en software lanzaron Kickidler, un software de supervisión de empleados, en 2015. Kickidler se ha establecido como una opción fiable para maximizar la eficiencia del personal, garantizar el cumplimiento y promover un entorno de trabajo positivo. Al proporcionar a los empleadores información valiosa sobre la actividad de los empleados, Kickidler continúa desarrollándose e innovando, ayudando a las empresas de todo el mundo a mejorar sus prácticas de gestión.
Características distintivas:
- Ofrece un seguimiento en tiempo real de la actividad de los empleados, proporcionando información sobre el uso de los sitios web y otras actividades en línea.
- Captura imágenes de las tareas que realizan los empleados, lo que permite a los empleadores disponer de registros visuales de sus actividades.
- Proporciona datos exhaustivos sobre el rendimiento de los trabajadores, el uso de aplicaciones y el tiempo dedicado a diversas actividades, lo que ayuda a los empleadores a obtener información valiosa sobre la productividad de los empleados.
- Garantiza el cumplimiento de las normas y la seguridad mediante funciones como el registro de las pulsaciones de teclas y el seguimiento de la actividad en Internet, de forma que los empleadores puedan supervisar y gestionar eficazmente las acciones de los empleados.
Kickidler ofrece precios personalizados en función del número de usuarios y de las funciones específicas requeridas. Las organizaciones pueden ponerse en contacto con Kickidler para recibir un presupuesto personalizado adaptado a sus necesidades únicas.
Insightful
Insightful es un popular software de supervisión de empleados ampliamente utilizado en muchas organizaciones. El compromiso de la empresa de proporcionar datos completos de seguimiento del tiempo, control de la actividad y productividad ha sido decisivo para su éxito. A lo largo de los años, Insightful ha mejorado continuamente su software incorporando funciones de vanguardia e interfaces fáciles de usar.
En la actualidad, organizaciones de todos los tamaños confían en Insightful para mejorar la gestión del tiempo, aumentar la productividad y facilitar una colaboración eficaz tanto en entornos de trabajo presenciales como remotos.
Características distintivas:
- Permite a los empleados registrar fácilmente sus horas de trabajo, simplificando el seguimiento del tiempo y la gestión de la asistencia.
- Realiza un seguimiento de la actividad de los empleados, incluido el uso de Internet y de las aplicaciones, para evaluar la productividad e identificar las actividades que suponen una pérdida de tiempo.
- Ofrece herramientas y servicios de colaboración para equipos, incluidas funciones para compartir documentos.
- Proporciona herramientas para gestionar eficazmente las plantillas remotas, lo que permite a los directivos supervisar y controlar eficazmente a los equipos remotos.
Insightful sigue un modelo de suscripción por usuario y mes y ofrece precios transparentes. Sus planes comienzan con el plan Basic y pasan a opciones de nivel superior como Pro y Enterprise, que ofrecen funciones y soporte más amplios.
DeskTime
DeskTime es un software de control de empleados fundado en 2011 por un grupo de ambiciosos empresarios. Inicialmente diseñado como una herramienta de seguimiento del tiempo, Desk Time ha evolucionado para incluir funciones como el análisis de la productividad, la supervisión de las aplicaciones y la gestión de las ausencias. El software se ha ganado el reconocimiento por su interfaz fácil de usar, su seguimiento preciso del tiempo y sus completas funciones de elaboración de informes.
Características distintivas:
- Genera registros de tiempo precisos y gestiona automáticamente el tiempo en función de las actividades de los empleados.
- Realiza un seguimiento del tiempo empleado en aplicaciones y sitios web para evaluar la productividad e identificar posibles usos indebidos del tiempo.
- Proporciona herramientas para gestionar las ausencias del personal, las vacaciones y las solicitudes de tiempo libre.
DeskTime ofrece niveles de precios basados en el número de usuarios. Ofrecen un plan Lite para equipos pequeños y un plan Pro para organizaciones más grandes. Existen opciones de precios personalizados para los requisitos de nivel empresarial. Ofrece opciones de facturación mensual y anual.
Hubstaff
El software de control de empleados Hubstaff fue lanzado por Dave Nevogt y Jared Brown en 2012. Centrado inicialmente en el seguimiento del tiempo, Hubstaff amplió rápidamente su funcionalidad para incluir características como la supervisión de la actividad, el seguimiento de aplicaciones y URL, y la elaboración de informes completos. Hubstaff se ha establecido como una de las mejores soluciones de Software de Monitoreo de Empleados, proporcionando un enfoque centrado en el cliente.
Características distintivas:
- Ofrece una amplia gama de herramientas de seguimiento del tiempo que garantizan un registro preciso de las horas de trabajo y las actividades.
- Incluye informes de productividad detallados que proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de los trabajadores y la gestión del tiempo.
- Proporciona herramientas de gestión de proyectos que permiten la creación, asignación y seguimiento de tareas.
- Da prioridad a la seguridad de los datos y garantiza el tránsito y almacenamiento seguros de la información.
- Diseñado con una interfaz sencilla y fácil de usar, que mejora la facilidad de navegación.
Hubstaff ofrece diversas opciones de precios. Hay tres opciones de planes: Básico, Premium y Enterprise.
Tracking Time
Tracking Time es una herramienta de control de empleados que pone un gran énfasis en el registro preciso del tiempo, la gestión del trabajo y las estadísticas de productividad. Este software ofrece funciones como el seguimiento de las horas de trabajo, la organización de tareas y proyectos, la generación de informes informativos y capacidades de integración.
Mediante el uso de Tracking Time, las organizaciones pueden supervisar la actividad de los empleados, evaluar los niveles de productividad y optimizar el uso del tiempo. La interfaz fácil de usar de Tracking Time permite la ejecución eficaz de proyectos y la gestión del tiempo.
Características distintivas:
- Proporciona amplias funciones de seguimiento del tiempo, lo que permite a los empleados registrar las horas de trabajo y asignar tiempo a actividades o proyectos específicos.
- Ofrece herramientas de análisis e informes para medir la productividad y evaluar el rendimiento del personal.
- Facilita la gestión eficaz de las tareas gracias a funciones como la creación de tareas, su asignación y la supervisión de su progreso.
- Emplea sólidos métodos de seguridad de datos para garantizar la protección de los datos confidenciales.
- Diseño fácil de usar para mejorar la gestión de tareas y el seguimiento del tiempo, lo que se traduce en una experiencia de usuario sin fisuras.
Seguimiento del tiempo ofrece varias opciones, incluido un plan gratuito con funciones básicas. Los planes Premium se bifurcan en los planes Solo y Pro. Hay disponibles precios personalizados para los planes de empresa.
My Hours
My Hours es un software de seguimiento de empleados que ayuda a las empresas a controlar el rendimiento de los empleados mediante sistemas de seguimiento del tiempo, análisis y gestión de tareas.
Con My Hours, los empleados pueden realizar fácilmente un seguimiento de sus horas de trabajo, gestionar tareas y proyectos y generar informes informativos.
El software proporciona a las empresas datos de productividad para evaluar el rendimiento de los trabajadores, identificar áreas de mejora y optimizar la asignación de recursos.
My Hours potencia el control del tiempo y mejora la eficacia de la gestión de tareas gracias a su interfaz fácil de usar y su diseño intuitivo.
Características distintivas:
- Ofrece funciones precisas de control del tiempo que permiten a los empleados registrar fácilmente las horas de trabajo y gestionar múltiples proyectos.
- Proporciona estadísticas completas de productividad para evaluar el rendimiento de los trabajadores e identificar oportunidades de desarrollo.
- Facilita la creación, asignación y supervisión del progreso de las tareas para agilizar la gestión de los proyectos.
- Prioriza la seguridad de los datos mediante la aplicación de restricciones de acceso y tecnologías de encriptación estándar del sector.
- Interfaz fácil de usar y diseño intuitivo para simplificar el seguimiento del tiempo, la gestión de tareas y el acceso a los datos del producto.
My Hours ofrece una opción gratuita para equipos pequeños, mientras que los planes premium incluyen el plan Starter y el plan Pro. Hay disponibles precios personalizados para equipos más grandes o necesidades de nivel empresarial.
Monitask
Monitask es un software de supervisión de empleados que se centra en el seguimiento del tiempo, el análisis de la productividad y la supervisión remota de equipos. Ofrece funciones como el seguimiento de actividades, el control automático del tiempo y la elaboración de informes exhaustivos.
Con Monitask, las organizaciones pueden gestionar eficazmente las horas de trabajo de los empleados, supervisar el uso de aplicaciones e Internet y generar informes de productividad. Monitask apoya la gestión eficaz del tiempo, mejora la productividad y garantiza el cumplimiento de las leyes de privacidad a través de su interfaz fácil de usar y sus sólidas funciones de seguridad de datos.
Características distintivas:
- Proporciona funciones eficaces de control del tiempo que permiten un seguimiento preciso de las horas de trabajo y las pausas.
- Ofrece análisis de productividad para evaluar el rendimiento de los trabajadores e identificar áreas de mejora.
- Facilita la gestión de tareas con herramientas de creación de tareas, asignación y seguimiento del progreso.
- Da prioridad a la seguridad de los datos, garantizando el transporte y almacenamiento seguros de la información confidencial.
- Interfaz fácil de usar para una gestión de tareas y un control del tiempo más eficaces.
Monitask ofrece un plan Básico, que incluye una prueba gratuita de 10 días. Existen opciones de precios personalizados para los programas Business y Enterprise.
CurrentWare
Con CurrentWare, los empresarios pueden recuperar el control de la productividad y la seguridad de los empleados en sus propias manos. No sólo hace que los empleados rindan cuentas de sus acciones por niveles, sino que le ayuda a mantenerse protegido contra las amenazas internas.
Características distintivas:
- Perspectivas de seguridad y productividad en los dispositivos de su red
- Informe intuitivo de la actividad de los usuarios que incluye el uso de aplicaciones, el uso del ancho de banda, el tiempo de inactividad y el estado de la energía
- Filtrado de Internet para rastrear la navegación web y restringir el acceso a sitios web específicos
- Seguridad de los puntos finales para evitar la pérdida y el robo de datos
- Visibilidad mejorada de la actividad en tiempo real de los empleados remotos
- Se adhiere a los requisitos normativos de cumplimiento de la seguridad
CurrentWare dispone de diferentes planes para cuatro de sus productos. Puede utilizar uno o varios de ellos en función de las necesidades de su empresa. Además, puede obtener los cuatro productos a través del plan CurrentWare Suite, que le costará 8,99 $/usuario/mes.
A continuación, hablemos de los sistemas de supervisión de empleados y de su importancia para sus necesidades organizativas.
¿Qué es el software de control de empleados?
El software de supervisión de empleados es una herramienta increíble que permite a los empresarios vigilar las actividades informáticas de sus empleados en el trabajo. La amplia gama de funciones que ofrece este sistema hace que la gestión del trabajo sea más fácil y eficaz.
Estas son algunas de las cosas que puede hacer con este software:
- Supervisar fácilmente el uso del ordenador de sus empleados y ver a qué aplicaciones y sitios web acceden.
- Rastree el historial de navegación por Internet de sus empleados y obtenga información valiosa sobre sus actividades en línea.
- Realice un seguimiento visual del trabajo de sus empleados con capturas de pantalla a intervalos regulares.
- Registre las pulsaciones de teclas para comprender cómo se implican sus empleados en su trabajo.
- Recupere datos y métricas generales que le ofrezcan una visión completa del rendimiento de sus empleados.
- Capture el tiempo que sus empleados pasan en sus ordenadores para calibrar su productividad.
El software de supervisión de ordenadores actúa como un perro guardián de confianza, impidiendo cualquier uso indebido de los privilegios del trabajo desde casa. Sin embargo, los empresarios deben recordar utilizar esta herramienta con responsabilidad y no asfixiar a sus empleados. Es crucial mantener un equilibrio saludable.
Al utilizar estas soluciones de software, las organizaciones pueden cosechar numerosos beneficios. Proporcionan información valiosa sobre la productividad de los empleados, ayudan a racionalizar los flujos de trabajo y promueven la responsabilidad. En última instancia, contribuyen al éxito general y a la eficacia de la organización.
Importancia de los sistemas de control de empleados
El software de supervisión de empleados tiene una enorme importancia para las organizaciones en varios sentidos. Exploremos algunas de las principales ventajas que ofrece:
- Mejora de la productividad: Obtiene información valiosa sobre los hábitos de trabajo, la gestión del tiempo y la realización de tareas de un empleado. Ayuda a las empresas a identificar ineficiencias, asignar los recursos de forma inteligente y, en última instancia, aumentar la productividad.
- Garantizar el cumplimiento: Las organizaciones deben cumplir las políticas de la empresa, las normas del sector y las obligaciones legales. Con estos sistemas, puede detectar y evitar actividades no autorizadas, reducir el riesgo de filtraciones de datos y violaciones de las políticas, salvaguardar la información confidencial y garantizar el cumplimiento de la normativa.
- Proteger la seguridad: En el mundo digital moderno, los datos desempeñan un papel crucial y se consideran un activo. Proteger los datos de la organización y la propiedad intelectual es, por tanto, igual de importante. EMS detecta las actividades sospechosas, identifica los intentos de acceso ilegal y ayuda a mitigar las posibles amenazas internas. Al igual que un guardia en cualquier tienda, estos sistemas evitan las fugas de datos, el intercambio no autorizado de información confidencial y los posibles ciberataques.
- Evaluación del rendimiento de los empleados: El sistema de supervisión informática permite el seguimiento y el análisis de las métricas de rendimiento de los empleados, proporcionando una base imparcial y precisa para las evaluaciones de rendimiento. Apoya la retroalimentación constructiva, identifica áreas de mejora y facilita el entrenamiento y la formación específicos para mejorar el desarrollo de los empleados.
- Fomento de la responsabilidad: Estos sistemas fomentan un sentido de la responsabilidad dentro de la empresa. Al informar a los empleados de que sus actividades están siendo supervisadas, les anima a mantenerse centrados, cumplir los plazos y acatar las normas y reglamentos de la empresa.
- Resolución de disputas e investigaciones: En casos de desacuerdos, conflictos o procedimientos legales, el software puede proporcionar pruebas valiosas para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas y resolver disputas basándose en hechos concretos.
- Rendimiento de equipos remotos: Con el auge del trabajo a distancia, el software de supervisión informática ayuda a evaluar la productividad de los equipos, a garantizar una colaboración fluida entre equipos remotos y a mantener los estándares de rendimiento independientemente del entorno físico de la oficina.
Dado el panorama actual del trabajo a distancia, el software de supervisión de empleados ha ganado popularidad debido a sus diversas funciones que impulsan la productividad, la gestión del tiempo y el cumplimiento de las normas.
Elegir un software de supervisión de empleados
- Características y funcionalidad: Examine detenidamente las características y funciones del software para asegurarse de que satisfacen sus requisitos específicos. Busque funciones como el seguimiento del tiempo, la supervisión de la productividad, la gestión de tareas, la elaboración de informes y la integración con otras aplicaciones que utilice. Esto le ayudará a encontrar un software que se adapte a sus necesidades.
- Escalabilidad: Considere si el software puede soportar el crecimiento de su organización. Es importante elegir una solución que pueda adaptarse y funcionar igual de bien a medida que su empresa se expande.
- Facilidad de uso: Opte por un software que sea fácil de implantar y de utilizar para todos los empleados. Debe ser intuitivo y sencillo, para que todos puedan utilizarlo sin complicaciones.
- Seguridad y privacidad de los datos: Proteger la información sensible y la privacidad de los empleados es crucial. Busque un software que ofrezca sólidas funciones de seguridad como la encriptación de datos y el cumplimiento de las normas de privacidad para garantizar la máxima protección.
- Opciones de personalización: Compruebe si el software puede personalizarse para ajustarse a los requisitos y flujos de trabajo específicos de su organización. Las opciones de supervisión personalizables y las funciones de elaboración de informes pueden ayudar a adaptar el software a sus necesidades específicas.
- Capacidades de integración: Considere si el software puede integrarse sin problemas con otras herramientas que ya utilice, como software de gestión, plataformas de comunicación o sistemas de recursos humanos. Esta integración mejorará la productividad y optimizará los flujos de trabajo.
- Precio y valor: Asegúrese de que el precio del software se ajusta a su presupuesto, al tiempo que tiene en cuenta su funcionalidad, la atención al cliente y la rentabilidad de la inversión. Busque una solución que ofrezca el equilibrio adecuado entre coste y valor.
- Asistencia al cliente y formación: Una asistencia al cliente fiable es esencial. Busque un proveedor de software que ofrezca un servicio de atención al cliente receptivo, junto con recursos útiles como manuales, tutoriales y personal de apoyo bien informado. Esto le garantizará que dispondrá de asistencia siempre que la necesite.
- Comentarios y reseñas de los usuarios: Tómese el tiempo necesario para leer las reseñas de los clientes y conocer la experiencia de otras empresas con el software. Esto puede proporcionar información valiosa sobre la fiabilidad del software, su eficacia y la satisfacción de los usuarios.
Conclusión
Elegir el mejor software de supervisión de empleados para su organización es una decisión que debe basarse en sus metas, objetivos y preferencias únicos. Recuerde que cada solución de software tiene sus propios puntos fuertes y débiles.
Es crucial evaluar cuidadosamente cada opción, teniendo en cuenta factores como la funcionalidad, la escalabilidad, la flexibilidad, la seguridad, la privacidad de los datos, las opciones de personalización, el coste y la experiencia del usuario.
Para tomar una decisión informada, tómese el tiempo necesario para realizar una investigación exhaustiva. Utilice los periodos de prueba y las demostraciones que ofrecen los proveedores de software para obtener experiencia práctica y evaluar si el software cumple sus requisitos. Además, solicitar la opinión de otros usuarios o de expertos del sector puede proporcionarle información valiosa.
Si lleva a cabo una investigación exhaustiva y tiene en cuenta todos estos factores, podrá determinar cuál es el mejor software de supervisión de empleados que se ajusta a las necesidades de su organización y le ayuda a conseguir los resultados deseados.