Las aplicaciones de escáner de recibos se han convertido en una herramienta esencial tanto para particulares como para empresas.
Tanto si se esfuerza por gestionar las finanzas de su empresa como si sólo desea controlar sus gastos personales, saber adónde va su dinero es crucial.
Los recibos de cualquier mercancía o producto que adquiera en las tiendas son propensos a extraviarse, ya sea en un océano de documentos o en un revoltijo de papeles. Por otro lado, los papeles físicos tienen más probabilidades de dañarse o destruirse. Así que, ¡consulte la siguiente tabla para encontrar soluciones sin papel a través de las aplicaciones de escáner de recibos!
| Producto | Características destacables |
|---|---|
| Recibos ordenados | Escáner portátil, organiza los datos, se sincroniza con NeatCloud. |
| SparkReceipt | Escáner de recibos impulsado por ChatGPT, almacenamiento en la nube. |
| Dext | Organiza documentos con una precisión del 99% para la contabilidad. |
| Shoeboxed | Almacenamiento fiable para recibos fiscales digitales, fácil manejo. |
| Easy Expense | Escáner de recibos impulsado por IA, supervisión de tarjetas de crédito. |
| Expensify | Escaneado ilimitado de recibos, seguimiento del kilometraje, reembolso al día siguiente. |
| Recibos inteligentes | Teléfono como escáner de recibos, informes personalizables, PDF, CSV. |
| Foreceipts | Gestión de recibos ideal, escanea recibos en papel y digitales. |
| Veryfi | API OCR para la extracción avanzada de datos, datos de compra a nivel de SKU. |
| ReceiptPal | Gane premios en metálico, tarjetas regalo escaneando y cargando recibos. |
Pasar sus recibos y papeles impresos a archivos digitales podría resolver estos problemas, y un escáner de recibos es una herramienta ideal para la tarea. Algunos escáneres de recibos de ofrecen servicios de Internet que le permiten organizar y recuperar sus recibos desde cualquier lugar.
Este artículo tratará sobre lo que necesita saber acerca de los escáneres de recibos. Así que, sin más preámbulos, comencemos.
¿Qué son las aplicaciones de escáner de recibos?
Las aplicaciones de escáner de recibos le permiten tomar fotos de sus recibos físicos y convertirlos en copias digitales que puede obtener fácilmente de un almacenamiento compartido en la nube. Antes de seguir adelante, conozcamos qué hace un escáner de recibos .
Una aplicación de escáner de recibos es una aplicación para smartphone que permite a su personal capturar recibos utilizando sus teléfonos móviles. Para ahorrarse el papeleo, las empresas han empezado a utilizar escáneres de recibos para los costes empresariales junto con el software OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
¿Necesita su empresa un software de lectura de recibos?
Debe examinar el valor que tiene para su empresa la lectura de recibos. La forma más obvia de decidir si su empresa debe contar con una aplicación de escáner de recibos es analizar la frecuencia y complejidad del sistema de reembolso de su organización.
Examine los datos anteriores sobre los gastos de la empresa y el compromiso de los empleados. Pregunte a sus empleados si creen que les ayudará.
Y lo que es más importante, hable con el personal de finanzas, ya que son ellos los que se ocupan a diario de los reembolsos y las cuestiones relacionadas con los gastos. La aplicación de escáner de recibos puede beneficiar a todo el personal de la empresa al reducir la cantidad de documentación manual necesaria en la gestión de reembolsos y datos de gastos.
Ventajas del uso de una aplicación de escaneado de recibos
La antigua técnica de pago de reembolsos lleva tiempo tanto a los empleados como a su personal financiero. El procedimiento también es vulnerable a varios errores. Será un reto para los empleados obtener el reembolso de sus gastos si pierden los recibos.
Aquí es donde el uso de una aplicación de escaneado de recibos puede ayudarle. Permite a sus empleados presentar sus recibos rápidamente en formato digital. Los algoritmos de reconocimiento óptico de caracteres de la aplicación eliminan los errores humanos que pueden producirse al introducir directamente los datos de los recibos.
Un escáner de recibos para su empresa también puede ayudar a su departamento financiero. Con los recibos digitales, no tendrán que acosar a los empleados para que presenten reclamaciones de recibos.
Los escáneres de recibos están disponibles en varias configuraciones, desde físicas (escáneres para ordenadores y móviles) hasta digitales (por ejemplo, aplicaciones y software en línea). Sin embargo, dado que esta herramienta es una inversión, debe conocer los aspectos esenciales que ofrecen los mejores antes de adquirir uno.
He aquí una lista de las características clave que debe buscar en un escáner de recibos. Puede que no las necesite todas, pero siga estos consejos para elegir el mejor para usted.
Características de un escáner de recibos
Es bien sabido que cada empresa tiene unos requisitos únicos para el seguimiento de los recibos comerciales. Cuando elija una aplicación, asegúrese de que se adapta a las necesidades de su empresa. Con tantas alternativas disponibles en el mercado hoy en día, puede resultar difícil elegir.
He aquí un breve resumen de los aspectos fundamentales que debe tener en cuenta a la hora de elegir una aplicación de gestión de recibos.
Adaptabilidad
Puede necesitar un escáner de recibos portátil cuando tenga que controlar los informes de gastos y los recibos de los trabajadores o contratistas. Esto podría adoptar la forma de un escáner portátil.
El tamaño del escáner también es importante para la portabilidad. Opte por un aparato que sea ligero y lo suficientemente pequeño como para caber cómodamente en un maletín o bolso.
Disponibilidad en línea
Un escáner de recibos que pueda estar disponible en línea, como la movilidad, resulta muy práctico. Podrá enlazar con el software de contabilidad muy rápidamente, acelerando su proceso. Como resultado, podrá recuperar sus recibos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Espacio de almacenamiento y seguridad
Tanto si elige el almacenamiento físico como el digital en la nube, debe tener en cuenta las limitaciones de su escáner de recibos. ¿Escaneará los recibos a diario o semanalmente? ¿Lo utilizará sólo en contadas ocasiones o lo hará durante todo el año? Esto podría ayudarle a calcular cuánto almacenamiento necesitará para el software de su escáner de recibos o en una unidad externa.
No pase por alto la seguridad del almacén que elija. Querrá asegurarse de que todos los recibos y documentos están salvaguardados por más de un nivel de protección.
Los recibos y documentos tradicionales pueden dañarse o destruirse físicamente, pero los registros digitales podrían acabar en las manos equivocadas si no se adoptan las precauciones de seguridad adecuadas.
Velocidad
Una de las tareas más desagradables que puede llevar a cabo una empresa es escanear los recibos para las declaraciones de gastos. Normalmente, a la gente le gusta terminar esta tarea lo antes posible, y un escáner de recibos rápido como un rayo puede ayudarle. Algunos escáneres pueden capturar una imagen de sus documentos en tan sólo 7,5 segundos. Esto resulta útil para escanear muchos recibos a la vez.
Formatos de archivo
Sus recibos pueden tener un formato específico en función del uso que les vaya a dar. Un contable fiscal puede exigirle que escanee o cargue todos sus recibos como PDF, pero su programa de gastos de trabajo sólo acepta fotos en JPEG. Compruebe qué formatos de archivo acepta su escáner de recibos, para no tener que cambiarlos después de escanearlos manualmente.
Exportabilidad
Por último, asegúrese de que su escáner cubre toda su rutina tras escanear sus recibos. ¿Los guardará en la nube? ¿Se los enviará a otra persona? Su escáner de recibos debe ser capaz de transferir sin esfuerzo los documentos escaneados.
Busque las mejores aplicaciones de escáner de recibos del mercado ahora que conoce las funciones esenciales de un escáner de recibos. Aquí vamos con la lista de las mejores.
Neat Receipts
NeatReceipts es una herramienta de organización inteligente y un escáner portátil. Puede escanear recibos, tarjetas de contacto y papeleo sobre la marcha utilizando el escáner móvil Neat Receipts, ya que el software detecta, recupera y organiza los datos pertinentes.
Características
- El escáner portátil NeatReceipts es lo suficientemente ligero y compacto como para caber en un maletín, mochila o equipaje de mano. Además, no necesita alimentación de CA. Conéctelo a través de USB a su ordenador y estará listo para funcionar.
- Su ordenador puede alimentarla a través de USB.
- Neat escanea y extrae datos de todo lo que escanea, obteniendo recursos digitales.
- Con los datos de los recibos, puede crear informes fiscales o de gastos, exportar a Excel o sincronizar contactos con Outlook o la Agenda de direcciones más rápidamente.
- Ofrece una prueba gratuita de 30 días de NeatCloud, que le permite sincronizar y realizar copias de seguridad de los archivos Neat y visualizarlos desde cualquier navegador o dispositivo móvil.
Además, mientras sea suscriptor de NeatCloud, recibirá NeatCare, que proporciona asistencia adicional y un seguro contra daños accidentales para su NeatDesk.
It works on:
- iOS
- Android
SparkReceipt
Sparkreceipt es una aplicación de escáner de recibos diseñada tanto para particulares como para pequeñas empresas para gestionar sus documentos financieros. Una de sus principales características es un escáner de recibos que emplea la tecnología ChatGPT AI para la extracción de datos, cuyo objetivo es agilizar la captura de información de los recibos, reduciendo el tiempo dedicado a la introducción manual de datos y mejorando la precisión de los gastos e ingresos registrados.
Además de sus funciones de escaneado de recibos, SparkReceipt ofrece una plataforma para gestionar diversos documentos empresariales. Los usuarios pueden escanear, cargar y almacenar documentos como extractos bancarios, facturas y contratos en su almacenamiento basado en la nube.
Esta aplicación de escáner y organizador de recibos está diseñada para ofrecer una ubicación central para estos registros esenciales, haciéndolos accesibles cuando y donde se necesiten. SparkReceipt facilita la colaboración con otros miembros de su equipo. También puede invitar a su contable directamente a la aplicación para que tenga acceso a todos los documentos necesarios en todo momento.
Las funcionalidades de SparkReceipt están dirigidas a quienes buscan una solución para la gestión de documentos financieros, ya sean propietarios de pequeñas empresas, autónomos u otros. La aplicación se esfuerza por proporcionar un enfoque organizado para manejar, almacenar y compartir recibos y registros financieros.
Características:
- Escáner de recibos impulsado por la última IA ChatGPT
- Seguimiento de gastos e ingresos
- Tasas de conversión de divisas diarias precisas en 150 divisas
- Admite los modos de impuestos inclusivos y exclusivos
- Opción de reenviar recibos desde el correo electrónico directamente a la aplicación
- Almacenamiento ilimitado en la nube para todos los documentos empresariales
It works on:
- iOS
- Android
Dext
Dext prepara y recopila su documentación con una precisión del 99%, y luego la procesa inmediatamente en su software de contabilidad. Le permite invertir más tiempo en actividades que producen valor.
Características
- Dext Prepare es una solución deliciosamente sencilla para organizar y digitalizar todos sus documentos.
- Envíe un recibo, una factura o un extracto bancario, y Dext recopilará la información que desee y la enviará a su sistema de contabilidad. Obtendrá las cifras precisas que necesita en lugar de tener que sentarse a introducirlas físicamente.
Dext Prepare captura y procesa los datos líderes del mercado antes de publicarlos en su sistema contable. La agenda de su equipo se libera para tareas más vitales, y usted recibe la garantía de que está tratando con los mejores.
It works on:
- iOS
- Android
Shoeboxed
Si está buscando un almacenamiento fiable para los recibos fiscales digitales, entonces ShoeBoxed sería una aplicación ideal para escanear recibos. Le ayudará a facilitar el manejo de sus recibos.
Características
- Simplifique las tareas diarias de contabilidad.
- Explore las funciones y herramientas creadas para pequeñas empresas, contables y tenedores de libros.
- Podrá convertir sus recibos en datos extraídos, verificados por personas, categorizados, organizados, con capacidad de búsqueda y editables, a los que podrá acceder cuando y donde quiera.
Además, puede crear informes de gastos completos que incluyan imágenes de sus recibos y exportar, compartir o imprimir sus datos para facilitar la preparación de impuestos o el reembolso.
It works on:
- Android
Gasto fácil
EasyExpense extrae información esencial como el proveedor, la división, los impuestos, la suma y el tipo de pago utilizando un potente procesamiento de imágenes y la IA.
Además, este escáner de recibos controla los gastos de las tarjetas de crédito y las cuentas bancarias sin esfuerzo. Easy Expense se integra con sus cuentas bancarias para escanear hasta 18 meses de transacciones con el fin de detectar gastos y deducir impuestos.
Características
- Funciona sin conexión, por lo que es ideal para su uso sobre la marcha.
- La forma más rápida de capturar, recortar y realizar un seguimiento de los recibos
- No pierda nunca un recibo con la sincronización automática en la nube.
- Autocategorización inteligente para maximizar las deducciones
- Revisión masiva de transacciones
Con Easy Expense, puede sincronizar entre usuarios en tiempo real a través de los permisos de usuario. Puede limitar fácilmente quién puede ver la información relevante.
It works on:
- Android
Expesify
Desde el escaneo ilimitado de recibos y el control del kilometraje hasta el reembolso al día siguiente, una herramienta de seguimiento de gastos como Expensify puede ayudarle a gestionar su sistema de contabilidad.
Características
- El seguimiento y la organización de los recibos cuando se viaja o se trabaja a distancia puede resultar difícil y, en ocasiones, provocar la pérdida de recibos.
- Puede escanear recibos sin restricciones, registrar su kilometraje, enviarlos por correo electrónico para su aprobación y realizar otras tareas.
Cuando se combina con la función SmartScan, sus recibos se escanean y recuperan al instante, ahorrándole tiempo y energía.
It works on:
- iOS
- Android
Recibos inteligentes
SmartReceipts transforma su teléfono en un escáner de recibos y un generador de informes de gastos Recopila la información de los recibos y le permite crear informes en PDF y CSV que puede enviar a sus cuentas de correo electrónico.
Características
- Puede crear informes profesionales tanto para el control de su presupuesto como para las exigencias de su trabajo mediante informes PDF, CSV y ZIP completamente configurables.
- Los recibos inteligentes le permiten elegir entre más de 20 tipos de datos predeterminados diferentes (como fechas, precios, impuestos, categorías de recibos, observaciones, opciones de pago, etc.).
Esta función puede serle útil para ayudarle a crear el documento ideal, ahorrándole incontables horas de trabajo y permitiéndole centrarse en cosas que son más vitales para usted.
It works on:
- Android
Foreceipts
La aplicación Foreceipts es la solución ideal para la gestión de recibos, con más de 500.000 propietarios de empresas, trabajadores por cuenta propia, agencias y autónomos que la utilizan en todo el mundo.
Características
- Tome imágenes de sus recibos en papel o envíese sus recibos digitales. La aplicación Foreceipts escaneará al instante los datos de sus recibos y los introducirá en su libro. También puede añadir ingresos escaneando sus facturas.
- Comparta sus informes de gastos en Excel o PDF con su contable o utilícelos para declarar sus impuestos. Cada una de las imágenes de sus recibos queda almacenada, por lo que estará protegido en caso de auditoría.
Se han establecido categorías de gastos empresariales para Estados Unidos y Canadá, por lo que su informe de gastos de fin de año cumplirá adecuadamente los requisitos de declaración de impuestos. También puede cambiar las categorías según sus necesidades.
¿Desea crear un informe de gastos completo? Explore las plantillas de informe de gastos para propietarios de pequeñas y medianas empresas.
It works on:
- Android
Veryfi
Ya está aquí la aplicación de captura de OCR y extracción de datos para recibos, facturas y recibos más rápida y segura del mundo. Deshágase de la introducción de datos y la contabilidad; ahorre horas cada semana. Veryfi recupera proveedores, pagos, totales, impuestos e incluso partidas en cuestión de segundos.
Características
- La API OCR de Veryfi extrae, categoriza y mejora toda la información de los registros de compras de los consumidores no organizados, facturas y recibos hasta los artículos de línea (datos de compra a nivel SKU) a escala, eliminando la necesidad de scripts o humanos en el bucle.
- La API Veryfi OCR le proporciona una de las plataformas API de extracción de datos OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) e ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres) más influyentes y sofisticadas disponibles en la actualidad.
Estas características le permitirán superar a su competencia y ofrecer a sus usuarios los mejores servicios posibles en todo el mercado.
It works on:
- Android
ReceiptPal
Subiendo recibos a ReceiptPal, podrá ganar premios en metálico y tarjetas regalo que valen mucho dinero. Gane puntos por cada recibo escaneando sus recibos en papel con ReceiptPal, utilizando su correo electrónico o su cuenta de Amazon.
Sus puntos pueden canjearse por tarjetas regalo de tiendas de renombre. Además, entrará inmediatamente en nuestro sorteo semanal de recompensas en metálico.
Con la aplicación de escáner de recibos en Play Store, puede escanear y enviar sus recibos habituales para realizar un estudio de mercado y recibir tarjetas regalo gratuitas de comercios como Amazon, Visa, Walmart, Target, Home Depot, Lowes y muchos más. Utilice la aplicación ReceiptPal para canjear premios de forma rápida y directa. La aplicación ReceiptPal también está disponible en la App Store. ¡Descárguela y disfrute!
It works on:
- iOS
- Android
Preguntas frecuentes
Utilizando OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de última generación y algoritmos de aprendizaje automático, la tecnología de escaneado de recibos ha mejorado hasta alcanzar un nivel de precisión muy elevado. Pero, ocasionalmente, pueden producirse errores que requieran una verificación manual para garantizar la corrección, sobre todo para usos importantes como la declaración de gastos o la fiscalidad. Para solucionar las posibles incoherencias y preservar la integridad de los datos, sigue siendo necesaria la supervisión humana.
Durante el escaneado, el software reconoce automáticamente los recibos de varias páginas o largos e invita a los usuarios a escanear más páginas. Combina inteligentemente las páginas escaneadas para producir un documento de recibo coherente. Los usuarios pueden garantizar la corrección e integridad revisando y editando el recibo combinado antes de guardarlo.
Sí, puede utilizar la aplicación para escanear recibos en varias divisas. Para un seguimiento eficaz de los gastos, también gestiona inmediatamente la conversión de divisas, manteniendo registros precisos independientemente de la divisa utilizada en los recibos.
En los recibos, la tecnología OCR tiene problemas para leer la tinta descolorida, las manchas o la mala iluminación, produciendo con frecuencia una extracción de datos errónea o insuficiente. El rendimiento general del sistema y su fiabilidad a la hora de procesar dichos recibos se ven afectados por estos problemas. En estas circunstancias, la precisión absoluta sigue siendo difícil, incluso con la ayuda de algoritmos avanzados de OCR.
¿Cómo elegir la aplicación de recibos más adecuada?
Mantener los recibos correctamente organizados es una de las formas más sencillas de evitar el estrés de la temporada de impuestos. Las herramientas que hemos mencionado lo hacen accesible sin necesidad de conservar cientos de papelitos.
Tenga en cuenta sus necesidades individuales como autónomo o empresario siempre que acceda a una. Piense en lo siguiente:
- ¿A cuántas personas supervisa?
- ¿A cuántos clientes atiende?
- ¿Cuántas compras comerciales realiza al mes?
- ¿Con qué frecuencia y a dónde viaja por trabajo?
Dependiendo de sus circunstancias, es posible que necesite varias herramientas para personalizar su sistema de seguimiento de recibos.
Conclusión
Necesita llevar un seguimiento organizado de sus gastos de oficina para no perder el derecho a que se los paguen. Si no lo hace, el dinero no estará disponible hasta el siguiente ciclo de pagos.
Por ello, existen muchos tipos de software que pueden utilizarse como escáneres de recibos. Cada uno de ellos facilita este proceso ofreciendo mejores características y servicios. Así que, terminemos. Merece la pena utilizar las mejores aplicaciones de escaneado de recibos enumeradas anteriormente. Si aún no lo ha hecho, ¡debería hacerse con una!
También puede explorar algunos de los mejores software de seguimiento/gestión de gastos para propietarios de pequeñas y medianas empresas.