9 mejores aplicaciones/herramientas para escanear recibos y controlar los gastos

Si se esfuerza por gestionar las finanzas de su empresa, debe ser consciente de adónde va su dinero. Como resultado, tener un escáner de recibos es lo mejor por lo que uno puede optar.

Los recibos de cualquier mercancía o producto que adquiera en las tiendas son propensos a extraviarse, ya sea en un océano de documentos o un revoltijo de papeles. Por otro lado, los papeles físicos tienen más probabilidades de dañarse o destruirse.

Pasar sus recibos y papeles impresos a archivos digitales podría resolver estos problemas, y un escáner de recibos es una herramienta ideal para la tarea. Algunos Los escáneres de recibos ofrecen servicios de Internet que le permiten organizar y recuperar sus recibos desde cualquier lugar.

Este artículo tratará sobre lo que necesita saber acerca de los escáneres de recibos. Así que, sin más preámbulos, comencemos.

¿Qué son las aplicaciones de escáner de recibos?

Las aplicaciones de escáner de recibos te permiten hacer fotos de tus recibos físicos y convertirlos en copias digitales que puedes obtener fácilmente de forma compartida. almacenamiento en la nube. Antes de seguir adelante, aprendamos qué es un escáner de recibos lo hace.

Una aplicación de escáner de recibos es una aplicación para smartphone que permite a su personal capturar recibos utilizando sus teléfonos móviles. Para ahorrar papeleo, las empresas han empezado a utilizar escáneres de recibos para los gastos empresariales junto con OCR (reconocimiento óptico de caracteres).

¿Necesita su empresa un software de escaneado de recibos?

Debe examinar el valor que tiene para su empresa la lectura de recibos. La forma más obvia de decidir si su empresa debe tener un aplicación de escáner de recibos es analizar la frecuencia y complejidad del sistema de reembolso de su organización.

Examine los datos anteriores sobre gastos empresariales y compromiso de los empleados. Pregunte a sus empleados si creen que les ayudará.

Y lo que es más importante, hable con el personal de finanzas, ya que son ellos quienes se ocupan a diario de los reembolsos y los asuntos relacionados con los gastos. La aplicación de escáner de recibos puede beneficiar a todo el personal de la empresa al reducir la cantidad de documentación manual necesaria para los reembolsos y los gastos. gestión de datos.

Ventajas de utilizar una aplicación de escaneado de recibos

La antigua técnica de pago de reembolsos lleva tiempo tanto a los empleados como a su personal financiero. Además, el procedimiento es vulnerable a varios errores. A los empleados les resultará difícil obtener el reembolso de sus gastos si pierden los recibos.

Aquí es donde el uso de una aplicación de escaneo de recibos puede ayudarle. Permite a sus empleados enviar sus recibos rápidamente en formato digital. Los algoritmos de reconocimiento óptico de caracteres de la aplicación eliminan los errores humanos que pueden producirse al introducir directamente los datos de los recibos.

A escáner de recibos para su empresa también puede ayudar a su departamento financiero. Con los recibos digitales, no tendrán que acosar a los empleados para que presenten reclamaciones de recibos.

Escáneres de recibos están disponibles en varias configuraciones, desde físicas (escáneres para ordenadores y móviles) hasta digitales (por ejemplo, aplicaciones y software en línea). Sin embargo, dado que esta herramienta es una inversión, conviene conocer los aspectos esenciales que ofrecen las mejores antes de adquirir una.

Aquí tiene una lista de las principales características que debe buscar en un escáner de recibos. Puede que no las necesites todas, pero sigue estos consejos para elegir el mejor para ti.

Características de un escáner de recibos

Es bien sabido que cada empresa tiene unos requisitos únicos para el seguimiento de los recibos comerciales. Al elegir una aplicación, asegúrese de que se adapta a las necesidades de su empresa. Con tantas alternativas disponibles en el mercado hoy en día, puede ser difícil elegir.

He aquí un breve resumen de los aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una aplicación de gestión de recibos.

Adaptabilidad

Puede necesitar un escáner de recibos portátil cuando tenga que controlar los informes de gastos y los recibos de trabajadores o contratistas. Esto podría adoptar la forma de un escáner portátil.

El tamaño del escáner también es importante para su portabilidad. Opte por un gadget que sea ligero y lo suficientemente pequeño como para caber cómodamente en un maletín o bolso.

Disponibilidad en línea

Un escáner de recibos que pueda estar disponible en línea, como la movilidad, resulta muy práctico. Podrá enlazar con software de contabilidad muy rápidamente, acelerando su proceso. Como resultado, podrá recuperar sus recibos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Espacio de almacenamiento y seguridad

Tanto si eliges el almacenamiento físico como el digital en la nube, debes tener en cuenta las limitaciones de tu escáner de recibos. ¿Escaneará los recibos a diario o semanalmente? ¿Lo utilizará sólo en contadas ocasiones o lo hará durante todo el año? Esto podría ayudarte a calcular cuánto almacenamiento necesitarás para el software de tu escáner de recibos o en una unidad externa.

No pase por alto la seguridad del almacén que elija. Querrá asegurarse de que todos los recibos y papeles están salvaguardados por más de un nivel de protección.

Los recibos y documentos tradicionales pueden dañarse o destruirse físicamente, pero los registros digitales pueden acabar en las manos equivocadas si no se adoptan las precauciones de seguridad adecuadas.

Velocidad

Una de las tareas más desagradables que puede realizar una empresa es escanear recibos para las declaraciones de gastos. Normalmente, a la gente le gusta terminar esta tarea lo antes posible, y un escáner de recibos rapidísimo puede serle de gran ayuda. Algunos escáneres pueden capturar una imagen de los documentos en tan sólo 7,5 segundos. Esto es útil para escanear muchos recibos a la vez.

Formatos de archivo

Es posible que tus recibos tengan un formato específico en función del uso que les vayas a dar. Un asesor fiscal puede exigirte que escanees o subas todos tus recibos en formato PDF, pero tu programa de gastos de trabajo sólo acepta fotos en JPEG. Comprueba qué formatos de archivo acepta tu escáner de recibos, para no tener que cambiarlos después de escanearlos manualmente.

Exportabilidad

Por último, asegúrese de que su escáner cubre toda su rutina después de escanear sus recibos. ¿Los guardará en la nube? ¿Se los enviará a otra persona? Su escáner de recibos debe ser capaz de transferir sin esfuerzo los documentos escaneados.

Busca las mejores aplicaciones de escáner de recibos del mercado ahora que ya conoces las funciones esenciales de un escáner de recibos. Aquí vamos con la lista de los mejores.

Recibos ordenados

Recibos ordenados es una herramienta de organización inteligente y un escáner portátil. Puede escanear recibos, tarjetas de contacto y papeleo sobre la marcha utilizando el escáner móvil Neat Receipts, ya que el software detecta, recupera y organiza los datos pertinentes.

Características

• El escáner portátil NeatReceipts es lo suficientemente ligero y compacto como para caber en un maletín, mochila o equipaje de mano. Además, no necesita alimentación de CA. Conéctelo por USB a su ordenador y estará listo para empezar.
• Tu ordenador puede alimentarlo mediante USB.
• Neat escanea y extrae datos de todo lo que escaneas, dando como resultado recursos digitales.
• Con los datos de los recibos, puede crear informes fiscales o de gastos, exportar a Excel o sincronizar contactos con Outlook o la Agenda más rápidamente.
• Ofrece una prueba gratuita de 30 días de NeatCloud, que permite sincronizar y hacer copias de seguridad de los archivos Neat y verlos desde cualquier navegador o dispositivo móvil.

Además, mientras sea suscriptor de NeatCloud, recibirá NeatCare, que proporciona asistencia adicional y seguro de daños accidentales para su NeatDesk.

SparkReceipt

Sparkreceipt es una aplicación de escáner de recibos diseñada para que tanto particulares como pequeñas empresas gestionen sus documentos financieros. Una de sus principales características es un escáner de recibos que emplea la tecnología ChatGPT AI para la extracción de datos, cuyo objetivo es agilizar la captura de información de los recibos, reduciendo el tiempo dedicado a la introducción manual de datos y mejorando la precisión de los gastos e ingresos registrados.

Además de sus funciones de escaneado de recibos, SparkReceipt proporciona una plataforma para gestionar diversos documentos empresariales. Los usuarios pueden escanear, cargar y almacenar documentos como extractos bancarios, facturas y contratos en su almacenamiento en la nube.

Este escáner de recibos y aplicación organizadora está diseñado para ofrecer una ubicación central para estos registros esenciales, haciéndolos accesibles cuando y donde sea necesario. SparkReceipt facilita la colaboración con otros miembros de tu equipo. También puede invitar a su contable directamente a la aplicación para que tenga acceso a todos los documentos necesarios en todo momento.

Las funcionalidades de SparkReceipt están dirigidas a quienes buscan una solución para la gestión de documentos financieros, ya sean propietarios de pequeñas empresas, autónomos u otros. La aplicación se esfuerza por ofrecer un enfoque organizado para gestionar, almacenar y compartir recibos y registros financieros.

Características:

• Escáner de recibos con la IA más reciente de ChatGPT
• Seguimiento de gastos e ingresos
• Tipos de cambio diarios precisos de 150 divisas
• Admite modos fiscales inclusivos y exclusivos
• Opción de reenviar los recibos del correo electrónico directamente a la aplicación
• Almacenamiento ilimitado en la nube para todos los documentos empresariales

Dext

Dext prepara y reúne su documentación con precisión 99%, y luego la procesa inmediatamente en su software de contabilidad. Le permite invertir más tiempo en actividades que producen valor.

Características

• Dext Prepare es una solución deliciosamente sencilla para organizar y digitalizar todos tus documentos.
• Envíe un recibo, una factura o un extracto bancario, y Dext recopilará la información que desee y la enviará a su sistema contable. Obtendrá las cifras exactas que necesita en lugar de tener que sentarse a introducirlas físicamente.

Dext Prepare captura y procesa datos líderes del mercado antes de publicarlos en su sistema contable. El horario de su equipo se libera para tareas más vitales, y usted recibe la garantía de que está tratando con los mejores.

Caja de zapatos

Si busca un almacenamiento fiable para los comprobantes fiscales digitales, entonces ShoeBoxed sería una aplicación ideal para escanear recibos. Le ayudará a hacer su manejo recibo más fácil.

Características

• Simplifique las tareas diarias de contabilidad.
• Explore las funciones y herramientas diseñadas para pequeñas empresas, contables y tenedores de libros.
• Puede convertir sus recibos en datos extraídos, verificados por personas, categorizados, organizados, con capacidad de búsqueda y editables, a los que podrá acceder cuando y donde quiera.

Además, puede crear informes de gastos completos que incluyan imágenes de sus recibos y exportar, compartir o imprimir sus datos para facilitar la preparación de impuestos o el reembolso.

Gastos fáciles

Gastos fáciles extrae información esencial como proveedor, división, impuestos, suma y tipo de pago mediante un potente procesamiento de imágenes e IA.

Además, este escáner de recibos controla los gastos de tarjetas de crédito y cuentas bancarias sin esfuerzo. Easy Expense se integra con sus cuentas bancarias para escanear hasta 18 meses de transacciones para costes y deducciones fiscales.

Características

• Funciona sin conexión, por lo que es ideal para su uso sobre la marcha.
• La forma más rápida de capturar, recortar y realizar un seguimiento de los recibos
• No pierdas nunca un recibo con la sincronización automática en la nube.
• Autocategorización inteligente para maximizar las deducciones
• Transacciones de revisión en bloque

Utilizando Easy Expense, puede sincronizar entre usuarios en tiempo real a través de los permisos de usuario. Puedes limitar fácilmente quién puede ver la información relevante.

Gestión de gastos

Desde el escaneado ilimitado de recibos y el control del kilometraje hasta el reembolso al día siguiente, una herramienta de seguimiento de costes como Gestión de gastos pueden ayudarle a gestionar su sistema contable.

Características

• El seguimiento y la organización de los recibos cuando se viaja o se trabaja a distancia pueden resultar difíciles y, en ocasiones, dar lugar a pérdidas de recibos.
• Puede escanear recibos sin restricciones, registrar su kilometraje, enviarlos por correo electrónico para su aprobación y hacer otras cosas.

Cuando se combina con la función SmartScan, sus recibos se escanean y recuperan al instante, ahorrándole tiempo y energía.

Recibos inteligentes

Recibos inteligentes ¡transforma tu teléfono en un escáner de recibos y generador de informes de gastos! Recopila la información de los recibos y te permite crear informes en PDF y CSV que puedes enviar a tus cuentas de correo electrónico.

Características

• Se pueden crear informes profesionales tanto para el seguimiento de su presupuesto como para las exigencias de su trabajo mediante informes PDF, CSV y ZIP totalmente configurables.
• Smart Receipts le permite elegir entre más de 20 tipos de datos predeterminados diferentes (como fechas, precios, impuestos, categorías de recibos, observaciones, opciones de pago, etc.).

Esta función puede ser útil para ayudarle a crear el documento ideal, ahorrándole incontables horas de trabajo y permitiéndole centrarse en cosas que son más vitales para usted.

Recibos

En Recibos es la solución ideal para la gestión de recibos, con más de 500.000 propietarios de empresas, trabajadores por cuenta propia, agencias y autónomos que la utilizan en todo el mundo.

Características

• Tome imágenes de sus recibos en papel o envíese sus recibos digitales. La aplicación Foreceipts escaneará al instante los datos de tus recibos y los introducirá en tu libro. También puedes añadir ingresos escaneando tus facturas.
• Comparte tus informes de gastos en Excel o PDF con tu contable o utilízalos para declarar tus impuestos. Cada una de las imágenes de tus recibos queda almacenada, por lo que estarás protegido en caso de auditoría.

Han establecido categorías de gastos empresariales para Estados Unidos y Canadá, de modo que su informe de gastos de fin de año cumplirá adecuadamente los requisitos de declaración de impuestos. También puede cambiar las categorías según sea necesario.

¿Quiere crear un informe de gastos completo? Explore plantillas de informes de gastos para propietarios de pequeñas y medianas empresas.

Muyfi

La aplicación de captura de OCR y extracción de datos para recibos, facturas y recibos más rápida y segura del mundo ya está aquí. Deshágase de la introducción de datos y la contabilidad; ahorre horas cada semana. Muyfi recupera proveedores, pagos, totales, impuestos e incluso partidas en cuestión de segundos.

Características

• La API de OCR de Veryfi extrae, categoriza y mejora toda la información de los registros de compras, facturas y recibos no organizados de los consumidores hasta los artículos de línea (datos de compra a nivel de SKU) a escala, eliminando la necesidad de secuencias de comandos o humanos en el bucle.
• La API Veryfi OCR le proporciona una de las plataformas API de extracción de datos OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) e ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres) más influyentes y sofisticadas disponibles en la actualidad.

Estas características le permitirán superar a su competencia y ofrecer a sus usuarios los mejores servicios posibles en todo el mercado.

¿Cómo elegir la aplicación de recibos más adecuada?

Mantener los recibos bien organizados es una de las formas más sencillas de evitar el estrés de la temporada de impuestos. Las herramientas que hemos mencionado lo hacen accesible sin necesidad de conservar cientos de papelitos.

Ten en cuenta tus necesidades individuales como autónomo o empresario siempre que acuerdes una. Piensa en lo siguiente:

• ¿A cuántas personas supervisa?
• ¿A cuántos clientes atiende?
• ¿Cuántas compras comerciales realiza al mes?
• ¿Con qué frecuencia y a dónde viaja por trabajo?

Dependiendo de sus circunstancias, puede necesitar varias herramientas para personalizar su sistema de seguimiento de recibos.

Conclusión 

Debes llevar un registro organizado de tus gastos de oficina para no perder el derecho a cobrar por ellos. Si no lo haces, el dinero no estará disponible hasta el siguiente ciclo de pagos.

Por lo tanto, se pueden utilizar muchos tipos diferentes de software como escáneres de recibos. Cada uno de ellos facilita este proceso ofreciendo mejores funciones y servicios. En resumen. Merece la pena utilizar las mejores aplicaciones de escaneado de recibos de la lista anterior. Si aún no lo has hecho, ¡deberías hacerte con una!

También puede explorar algunos mejor software de seguimiento/gestión de gastos para propietarios de pequeñas y medianas empresas.