• ¡Obtenga la seguridad de la aplicación de la manera correcta! Detectar, proteger, monitorear, acelerar y más ...
  • El software y el correo electrónico son un dúo poderoso que ha revolucionado la forma en que operan las empresas, empujándolas hacia procesos más integrados, más eficientes y más optimizados.

    El poder de una bandeja de entrada de correo electrónico simple pero eficiente es increíble y decide la calidad de la atención al cliente. Sin embargo, cuando varias personas utilizan la misma bandeja de entrada para leer, administrar, responder y eliminar conversaciones de clientes, las cosas pueden salirse de control fácilmente.

    Por lo tanto, las herramientas de administración de correo electrónico del equipo se han convertido en un requisito crucial para el éxito de correo electrónico servicio al cliente.

    Este artículo comparte algunas de las herramientas de bandeja de entrada mejor compartidas que pueden ayudarlo a aprovechar al máximo las bandejas de entrada de su equipo y mantenerlas ordenadas.

    Comencemos con una breve discusión sobre las bandejas de entrada compartidas.

    ¿Qué es una bandeja de entrada compartida y cómo funciona?

    Varios usuarios utilizan una bandeja de entrada de correo electrónico compartida para verificar y responder a los correos electrónicos entrantes y administrar las conversaciones de los clientes. Puede usarlos para un calendario común, permitir que sus equipos programen y vean turnos de trabajo o vacaciones, y soporte al cliente.

    A diferencia de tradicional email de negocios, una bandeja de entrada compartida no tiene su propia identificación de usuario y contraseña. Por lo tanto, no puede iniciar sesión directamente y requerir el permiso de acceso otorgado por el administrador. Este permiso también varía, como "Acceso completo" o "Enviar como", etc. Una vez que tenga el acceso, puede iniciar sesión en su bandeja de entrada privada y acceder a la bandeja de entrada del equipo desde allí. El acceso también puede variar entre los diferentes proveedores de software.

    Los tres tipos comunes de permisos de acceso son:

    • Acceso completo: puede iniciar sesión en la bandeja de entrada compartida y actuar como su propietario.
    • Enviar como: puede hacerse pasar por la bandeja de entrada y enviar correos electrónicos.
    • Enviar en nombre: puede enviar un correo electrónico en nombre de la bandeja de entrada compartida.

    ¿Por qué necesita un software de bandeja de entrada compartida?

    Cuando tiene un equipo pequeño, la cantidad de personas que acceden a sus bandejas de entrada de soporte es pequeña y no hay confusión. Las colas de reenvío no son abrumadoras y las posibilidades de que un correo electrónico pase desapercibido durante días son insignificantes.

    Sin embargo, a medida que su negocio crece, la falta de comunicación se vuelve desenfrenada y las personas tienden a pasar por alto los correos electrónicos que creen que otros pueden manejar. Las conversaciones olvidadas, los correos electrónicos extraviados y las respuestas duplicadas son algunos de los principales puntos débiles en estos casos. Los agentes de apoyo también se vuelven tímidos al pensar que pueden dejar que otros respondan este mensaje en particular o esperar hasta que otros se pongan al día.

    Algunos otros problemas incluyen:

    • Funciones y responsabilidades: no hay reglas para "quién" trabaja en "cuál" correo electrónico
    • Propiedad difusa: todo el mundo piensa que alguien más responderá
    • Sin visibilidad de las cosas: ausencia de datos relevantes sobre cada agente de soporte y su desempeño

    Por lo tanto, ¡el software de bandeja de entrada compartida!

    Funciones del software de bandeja de entrada compartida

    Estas son las características notables de usar una bandeja de entrada compartida, esto lo ayudará a tomar una mejor decisión:

    Gestión de correo electrónico del equipo

    El software de bandeja de entrada compartida ofrece una gestión sencilla de las direcciones de correo electrónico de soporte, como [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], etc. Esto también mejora la transparencia ya que no tiene que alternar entre pantallas o iniciar sesión en varias cuentas para responder correos electrónicos.

    encontrar dirección de correo electrónico

    Además, tiene una vista centralizada de todas las bandejas de entrada cruciales que le permiten responder a las consultas de manera rápida y eficiente. También puede asignar roles, evitar correos electrónicos abandonados y abstenerse de enviar respuestas duplicadas.

    Discusión interna

    Una característica importante de un software de bandeja de entrada compartida es el sistema de discusión interna o "notas" que le permite compartir información importante sobre un correo electrónico en forma de notas o comentarios. Permite personalizar correo en una bandeja de entrada compartida, ahorra tiempo para la búsqueda de contexto y aumenta la eficiencia.

    Por lo tanto, todos los usuarios pueden comunicarse entre sí a través de notas internas sin tener que reenviar correos electrónicos de un lado a otro.

    Evite la colisión del agente y la confusión de la bandeja de entrada

    Una colisión de agentes ocurre cuando dos de los miembros de su equipo responden a la misma consulta del cliente y ofrecen una resolución diferente. Esto afecta la credibilidad de su sistema de apoyo. El software de administración de correo electrónico compartido le permite evitar esta confusión al convertir automáticamente los correos electrónicos entrantes en tickets de soporte asignados a diferentes agentes a través de reglas de enrutamiento. Esta asignación también puede ser manual.

    Respuestas y plantillas automatizadas

    La mayoría de las herramientas de la bandeja de entrada compartida ofrecen respuestas y plantillas predefinidas. Puede utilizarlos para ofrecer respuestas rápidas y abordar consultas similares. Estas respuestas automáticas y enlatadas aumentan la coherencia y permiten que los miembros de su equipo resuelvan instantáneamente los problemas comunes de los clientes.

    A continuación se muestra la lista de las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida que ofrecen excelentes funciones de administración de correo electrónico grupal.

    Exploremos rápidamente. 😎

    Mesa de ayuda de ProProfs

    Mesa de ayuda de ProProfs es un software inteligente y eficiente basado en la nube que viene con una poderosa función de bandeja de entrada compartida y le permite administrar sus necesidades de soporte sin esfuerzo. Ofrece un espacio compartido para todo tipo de bandejas de entrada de soporte, como [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], etc.

    Viene con una interfaz de usuario simple similar a Gmail que le permite rastrear la cantidad de tickets asignados a un agente, monitorear su desempeño durante un período de tiempo y ofrecer soporte 24x7 desde cualquier dispositivo.

    Caracteristicas

    • Colaboración en equipo para una resolución de tickets más rápida
    • IU simple y fácil de usar
    • Seguimiento y supervisión de agentes
    • Acceso 24x7 en cualquier momento y en cualquier lugar

    Freshdesk

    Freshdesk es uno de los mejores software de administración de correo electrónico en equipo que ofrece muchas características excelentes, como la conversión automática de correos electrónicos entrantes en tickets que se pueden priorizar, etiquetar y asignar específicamente. La colaboración interna está ahí y también puede minimizar la cantidad de respuestas enviadas por sus agentes mediante las funciones de optimización.

    Freshdesk también ofrece detección de colisiones de agentes y ofrece integraciones de aplicaciones para ampliar las capacidades de sus bandejas de entrada compartidas y sistemas de asistencia técnica.

    Caracteristicas

    • Filtros de relevancia
    • Entradas grupales con etiquetas
    • Automatice las respuestas mundanas y repetitivas
    • Vistas en tiempo real de tickets y correos electrónicos entrantes

    DragApp

    DragApp es otro software de administración de correo electrónico del equipo que se encuentra dentro de su bandeja de entrada privada de Gmail y le permite recibir, administrar, asignar y responder a los correos electrónicos compartidos entrantes. Puede compartir correos electrónicos grupales, como "[correo electrónico protegido]","nosotros[correo electrónico protegido]”, Etc., y automatice sus flujos de trabajo con reglas.

    Permite la organización de correos electrónicos entrantes en tableros visuales y facilita la colaboración interna a través de chats internos, notas y borradores compartidos. Puede asignar correos electrónicos fácilmente y también monitorear qué agente está trabajando en qué conversación. Además, ofrece una increíble función de generación de informes para obtener información detallada sobre los datos de clientes y empleados.

    HubSpot

    Hubspot es una de las principales herramientas de bandeja de entrada compartida que le permite conectar todas las direcciones de correo electrónico de su equipo a una bandeja de entrada central o universal para un trabajo eficiente y una colaboración inteligente. También puede conectar las direcciones de correo electrónico compartidas a la Hubspot Bandeja de entrada de conversaciones para tener una vista universal de los correos electrónicos en todos los departamentos y evitar perder ni un solo correo electrónico.

    Viene con reglas de enrutamiento y herramientas de productividad, lo que garantiza una asignación de tickets eficiente y facilita un seguimiento sin problemas.

    Caracteristicas

    • Branding
    • Bandeja de entrada universal para una vista holística del correo electrónico en todos los departamentos
    • Chatbots para respuestas automáticas
    • Chat en vivo y mensajería en redes sociales.

    Kayako

    Kayako ofrece una poderosa herramienta para administrar sus correos electrónicos compartidos de manera eficiente y sin esfuerzo. Ofrece vistas personalizadas de todas sus conversaciones y le permite etiquetarlas para futuras referencias y manejo rápido. Puede enrutar automáticamente las consultas complejas a profesionales de soporte expertos y minimizar el tiempo de respuesta para consultas urgentes.

    Caracteristicas

    • Macros y respuestas predefinidas
    • Análisis para obtener información sobre las métricas de respuesta
    • Gestión de conversaciones multicanal
    • Múltiples integraciones de terceros

    Las notas privadas permiten que sus agentes colaboren internamente y eviten la colisión de respuestas y la confusión de la bandeja de entrada. También puede obtener una vista universal de todas las actividades del cliente.

    Ayuda Descubrir las

    La Ayuda Descubrir las le permite recibir, resolver, administrar y asignar correos electrónicos compartidos de manera eficiente, mientras mantiene a raya la confusión. Puede organizar todas las solicitudes de soporte en una sola cola o crear buzones de correo separados para diferentes marcas, departamentos y direcciones de correo electrónico compartidas. Facilita la colaboración interna sin esfuerzo a través de notas privadas, etiquetas y respuestas guardadas. Puede alternar rápidamente entre conversaciones de chat y correo electrónico para ver las nuevas consultas entrantes en tiempo real.

    Otras características incluyen búsqueda avanzada, vistas rápidas, notificaciones y calificaciones de satisfacción, indicadores en tiempo real para la detección de colisiones, carpeta personalizada, respuestas masivas, automatización del flujo de trabajo, etc.

    HappyFox

    HappyFox le permite mantener sus bandejas de entrada compartidas ordenadas y organizadas en todo momento, sin perder eficiencia y seguimiento de los correos electrónicos entrantes. Ofrece una migración rápida de las bandejas de entrada de su grupo, como la bandeja de entrada compartida de Gmail y Outlook, etc., a HappyFox Help Desk y le permite aprovechar sus características para mejorar las funcionalidades de soporte.

    Caracteristicas

    • "Tareas" y "fechas de vencimiento" para mantenerse organizado.
    • Adición de suscriptores de entradas
    • Alertas de colisión
    • Reglas inteligentes y acciones almacenadas

    Una de las características distintivas es que funciona para todos los departamentos, como “[correo electrónico protegido]","nosotros[correo electrónico protegido]","nosotros[correo electrónico protegido]", Y"[correo electrónico protegido]”, Etc. Puede distribuir la carga de trabajo como desee utilizando la función“ Categorías ”y crear colas de los hilos de su bandeja de entrada compartida para resolverlos de manera ordenada.

    invierno

    invierno es un software único de bandeja de entrada compartida que permite a su equipo colaborar dentro de Gmail y ofrecer una experiencia de cliente fantástica. El panel de la bandeja de entrada compartida se encuentra dentro de su Gmail personal y le permite delegar consultas entrantes con un solo clic. Puede escribir notas privadas y compartirlas instantáneamente con su equipo para una colaboración perfecta.

    Caracteristicas

    • Propiedad y estado del correo electrónico
    • Colaboración interna instantánea desde la bandeja de entrada personal de Gmail
    • Flujos de trabajo automatizados y encuestas de satisfacción del cliente
    • Información procesable sobre violaciones de SLA y distribución de cargas de trabajo

    También puede realizar un seguimiento de las métricas clave y el rendimiento de los agentes desde un único panel. Hiver también ofrece plantillas de correo electrónico para ofrecer respuestas más rápidas. También le permite convertir su cuenta de Gmail en una mesa de ayuda. También puede migrar a Gmail con tecnología Hiver para una transición sin esfuerzo.

    surco

    GrooveHQ es una de las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para empresas que actualmente escalan y buscan una transición sin esfuerzo. Le ayuda a realizar un seguimiento de todo y administrar toda la bandeja de entrada compartida con facilidad. Todas las comunicaciones entrantes del cliente, como correos electrónicos, chats, mensajes de redes sociales, conversaciones telefónicas, etc., vienen en un solo lugar.

    Puede asignar tickets a miembros específicos del equipo, colaborar mediante notas privadas, incorporar a los miembros del equipo a través de "@menciones" y abordar también la detección de colisiones. Sus increíbles funcionalidades de informes y seguimiento le permiten aprovechar al máximo sus recursos.

    SupportBee

    SupportBee es una herramienta de colaboración de correo electrónico eficaz con una interfaz de correo electrónico familiar y ofrece funciones de colaboración impecables. Puede asignar tickets a agentes específicos o equipos específicos, comentarlos y discutirlos cuando sea necesario. Sus agentes pueden compartir borradores de respuestas para revisarlos antes de enviarlos a un cliente.

    SupportBee se jacta de importar a la velocidad del rayo los correos electrónicos entrantes y tiene una función de actualización automática que no requiere una actualización manual. Hay tres categorías de tickets: respondidas, sin responder y archivadas. Por lo tanto, puede ver instantáneamente los tickets que necesitan atención inmediata y resolverlos de manera prioritaria.

    SharedBox

    SharedBox es un software de mesa de ayuda y bandeja de entrada compartida construido en Slack que le permite administrar la comunicación con el cliente y ofrecer soporte directamente desde su panel de Slack. Puede recibir mensajes, tweets y correos electrónicos en Slack y colaborar también en correos electrónicos compartidos y cuentas de Twitter.

    Cada cuenta tiene un sitio de soporte donde sus usuarios pueden administrar y responder a la comunicación con el cliente. También puede agregar varios correos electrónicos.

    Herramientas de bandeja de entrada compartida: es hora de hacer que el correo electrónico sea más colaborativo

    Las herramientas de la bandeja de entrada compartida que se comparten aquí hacen mucho más que simplemente administrar las bandejas de entrada de soporte. Ahorran tiempo, mejoran la satisfacción del cliente y mejorar la productividad de su equipo de atención al cliente. Además, lo ayudan a fomentar una cultura organizacional transparente y responsable y facilitan la visibilidad en todo el sistema.

    Puede crear reglas de enrutamiento, guardar respuestas para soporte, poner su generación líder en piloto automático por creando un chatboty aporta más contexto a tus conversaciones.

    Por lo tanto, invierta en cualquiera de estas herramientas y dé a su negocio la ventaja adecuada.