Microsoft SharePoint es el software de referencia para la colaboración de contenidos, documentos y trabajo. Sin embargo, si desea explorar algo mejor que SharePoint, puede probar ahora las siguientes alternativas a SharePoint.
SharePoint ha sido el gran impulsor en el espectro de la colaboración de contenidos y trabajo. Al principio, las grandes empresas solo utilizaban SharePoint, ya que podían permitirse el coste de una suscripción a SharePoint Classic u Office 365.
Sin embargo, la adopción de la nube y el auge del SaaS cambiaron mucho el ecosistema. Hoy en día, cualquier empresa, pequeña o grande, puede permitirse aplicaciones de trabajo y gestión de contenidos. Por lo tanto, SharePoint ya no es la única intranet o app de colaboración de contenidos.
Encuentre a continuación algunas alternativas populares a SharePoint si busca una mejor gestión de contenidos en la nube junto con una plataforma de trabajo colaborativo.
| Producto | Características destacables |
|---|---|
| Confluence | Colaboración de contenidos, documentación, alternativa de trabajo remoto. |
| Espacio de trabajo de Google | Suite de espacio de trabajo empresarial todo en uno con múltiples aplicaciones. |
| MangoApps | Sustituto asequible de SharePoint con funciones preintegradas. |
| Box | Creación colaborativa de contenidos, amplios casos de uso, seguro. |
| Helpjuice | Creación de bases de conocimientos e integración con el servicio de atención al cliente. |
| Jostle | Plataforma de éxito del empleado basada en la nube con una intranet fácil de usar. |
| Document360 | Plataforma para crear una base de conocimientos de autoservicio en línea. |
| Lugar de trabajo | Plataforma de comunicación empresarial, colaboración e intranet. |
| ONLYOFFICE | Paquete ofimático colaborativo con edición de documentos en tiempo real. |
You can trust Geekflare
At Geekflare, trust and transparency are paramount. Our team of experts, with over 185 years of combined experience in business and technology, tests and reviews software, ensuring our ratings and awards are unbiased and reliable. Learn how we test.
Confluence
Confluence es un software de colaboración de contenidos y documentación de Atlassian. Sirve como alternativa a SharePoint, proporcionando una opción a los equipos inteligentes para facilitar el trabajo a distancia. Se centra en la creación y gestión de contenidos.
Así, resulta fácil crear y organizar documentos, notas de reuniones, planes de proyectos, códigos de software, wireframes de diseño y mucho más en Confluence.
Además, Confluence es fácil de usar, lo que permite a los empleados utilizarlo en móviles y ordenadores sin una curva de aprendizaje pronunciada.
La aplicación de gestión de contenidos en la nube permite la colaboración en tiempo real, facilitando a los equipos la edición y revisión conjunta de contenidos. Además, se puede acceder fácilmente a las páginas, pizarras y espacios compartidos públicamente, como si se tratara de una aplicación web, sin necesidad de registrarse para obtener una cuenta.
Ofrece una amplia gama de integraciones con otras herramientas populares, lo que aumenta su versatilidad. Las integraciones más populares incluyen Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams, etc.
Además de la gestión de contenidos y trabajo, Confluence admite el control de versiones, lo que garantiza el seguimiento de todos los cambios y revisiones. Así, si encuentra algún contenido en un estado insatisfactorio después de una edición, puede volver a la última configuración buena conocida al instante.
Precios de Confluence: Desde 5,75 $/usuario/mes | Plan gratuito también disponible
Lea también: Confluence Vs. SharePoint
Espacio de trabajo de Google
Google Workspace es una suite de espacio de trabajo empresarial todo en uno que ofrece una amplia lista de aplicaciones para que pueda trabajar fácilmente en proyectos técnicos y creativos.
Las aplicaciones estrella con las que trabajará a menudo para crear, compartir y almacenar contenidos son Gmail, Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search y Apps Script.
Para ampliar las funcionalidades de su suscripción a Google Workspace, puede obtener Voice, Meet hardware y AppSheet. AppSheet es la última oferta de Google que le permite crear aplicaciones web compartibles interna y externamente sin necesidad de aprender a codificar.
Para la seguridad y la gestión del lugar de trabajo, los responsables de su empresa o los administradores de TI pueden empezar a utilizar aplicaciones de Google como Admin, Endpoint, Work Insights y Vault.
Casi todas las apps de Google que le permiten crear textos, imágenes, páginas web, diapositivas, etc., vienen también con un sistema de control de versiones. Así podrá restaurar contenidos antiguos cuando sea necesario.
Precios de Google Workspace: Desde 6 $/usuario/mes/facturación anual | Plan gratuito disponible
Lea también: Google Workspace Individual: Todo lo que necesita saber
MangoApps
MangoApps es un sustituto asequible de SharePoint. Ofrece la mayoría de las funciones que se obtienen de SharePoint. Por ejemplo, dispone de sitios de intranet, bases de conocimientos, portales de comunicación con los empleados, sistema de aprendizaje y desarrollo (LMS) para los empleados, portal de comentarios de los empleados, sitios de compromiso para toda la organización, comunidades de clientes empresariales y portales de autoservicio para los clientes.
Éstas son sólo funciones preconstruidas. Utilizando sus propias habilidades tecnológicas y creativas y las herramientas de MangoApps como flujos de trabajo, wikis, listas de tareas, gestión de tareas, espacios de trabajo para proyectos, páginas y API abiertas, puede crear un sinfín de flujos de trabajo personalizados en la herramienta sin ningún gasto adicional.
Usted y sus empleados pueden empezar a crear proyectos funcionales y bibliotecas de contenidos en MangoApps con colaboración en pocas horas tras registrarse en la herramienta. Tiene una curva de aprendizaje muy corta en comparación con SharePoint.
Precios de MangoApps: Desde 12 $/usuario/mes | 14 días de prueba gratuita disponibles
Box
Box es la nube de contenidos para todo tipo de empresas que buscan la creación colaborativa de contenidos mediante una pizarra digital, como Box Canvas. Además, puede crear procesos de aprobación y consumo de contenidos utilizando Box Relay, la herramienta de automatización de flujos de trabajo.
Box cuenta con casos de uso probados con gran éxito en sectores industriales como las finanzas, las ciencias de la vida, la administración pública, la sanidad, el comercio minorista, las organizaciones sin ánimo de lucro, los medios de comunicación, el entretenimiento, la educación y los servicios profesionales.
Puede aplicar las funciones de gestión de contenidos y colaboración laboral de Box en departamentos como RR.HH., jurídico, ventas, marketing, finanzas, etc.
Box se centra en la ciberseguridad y la privacidad de los datos, por lo que cuenta con prestigiosos registros de conformidad gubernamental y sanitaria para el almacenamiento de datos. Box Content Cloud cuenta con la certificación de cumplimiento de normativas internacionales como GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS, etc.
Precios de Box: Desde 20 $/usuario/mes | Plan gratuito disponible
Helpjuice
Helpjuice le ayuda a crear bases de conocimientos en línea que se integran a la perfección con software de atención al cliente como Freshdesk.
El traje de software de base de conocimientos se basa en funciones como la autoría y el formato de contenidos, la elaboración de informes y análisis, las personalizaciones del sitio de la base de conocimientos, el cuadro de búsqueda similar al de Google y una amplia integración con las aplicaciones empresariales.
La herramienta de autoría de contenidos Helpjuice viene con varias opciones de anotación y edición de texto como formato de texto, imágenes, vídeos, respuestas interactivas y mucho más. Puede configurar la lógica de backend en la base de conocimientos para que el portal muestre artículos de ayuda o pasos de solución de problemas en función de las entradas de los usuarios.
También puede colaborar en el contenido de la base de conocimientos en tiempo real en la herramienta del editor compartiendo los enlaces con otros editores o creadores. Por no mencionar que existe un fiable sistema de control de versiones para restaurar los contenidos eliminados. El portal de la base de conocimientos también se puede personalizar según las prácticas SEO para que los usuarios puedan encontrar sus artículos de ayuda en la búsqueda de Google.
Precios de Helpjuice: Desde 30 $/usuario/mes mínimo 4 usuarios | 14 días de prueba gratuita disponibles
Jostle
Jostle es una plataforma de éxito del empleado basada en la nube en la que cada miembro de una organización puede tener una experiencia de intranet fácil de usar. Mientras que muchos pueden considerar SharePoint una solución compleja, Jostle tiene una interfaz sencilla, accesible, ágil y visualmente atractiva.
LasfuncionesdeJostle, como los canales de noticias, las herramientas de reconocimiento de empleados y los foros de debate ayudan a los empleados a fomentar un sentimiento de comunidad a través de la comunicación. Los empleados también pueden compartir sus ideas y conectar con sus colegas utilizando las funciones de red social de esta aplicación.
Mediante un organigrama y un directorio de empleados, los usuarios pueden encontrar y conectar fácilmente con sus colegas.
También puede integrar Jostle con Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube y WordPress.
Precios de Jostle: A partir de 75 $/persona/mes | Plan gratuito también disponible
Document360
Document360 es principalmente una plataforma en la que puede crear una base de conocimientos de autoservicio en línea para sus empleados. Puede utilizarse para crear PNT para determinados equipos y documentación privada para clientes.
Puede crear, organizar y publicar artículos y documentación KB en esta plataforma fácil de usar y que permite realizar búsquedas. Incluso los usuarios principiantes pueden escribir y editar artículos utilizando herramientas intuitivas. El control de versiones de Document360puedeutilizarsepara realizar un seguimiento de los cambios y gestionar el historial de los documentos.
Además, obtendrá funciones como plantillas y marcas personalizables, análisis e informes integrados, capacidad multilingüe e integración.
Precios de Document360: Desde 149 $/proyecto/mes | Plan gratuito también disponible
Lugar de trabajo
Workplace de Meta es una plataforma de comunicación y colaboración empresarial que se ha consolidado como una popular alternativa a SharePoint con funciones como las de una intranet. Su biblioteca de conocimientos es el lugar donde puede crear, almacenar y compartir sus archivos para facilitar el acceso y el descubrimiento por parte de los demás.
Al utilizar la biblioteca de Meta’s Workplace para compartir todos sus recursos clave, puede gestionar el permiso de acceso a los archivos para determinar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a la información sensible. También ofrece una función de búsqueda para encontrar el archivo deseado de forma rápida y sin complicaciones.
Su amplia gama de integraciones incluye SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList, etc. También ofrece otras funciones como grupos, vídeo en directo, noticias, centro de seguridad e insights.
Precios de Workplace: A partir de 4 $/persona/mes
ONLYOFFICE
Si es usted una startup a la que la suscripción a SharePoint le resulta costosa, puede utilizar ONLYOFFICE. Esta suite ofimática colaborativa ofrece un plan gratuito para startups en el que se pueden crear, editar y gestionar varios tipos de archivos como documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
En la plataforma ONLYOFFICE, varios usuarios trabajan en el mismo documento en tiempo real, y todos los cambios serán visibles para todos los usuarios al instante.
ONLYOFFICE también cuenta con útiles funciones de gestión de documentos, como el seguimiento del historial, el control de versiones y los comentarios, que facilitan a los usuarios la organización y categorización de los archivos.
Gracias a la perfecta integración con servicios de almacenamiento en la nube como Box, Dropbox, OneDrive y Google Drive, podrá almacenar y acceder fácilmente a los archivos importantes. Otras integraciones compatibles son SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom y AWS.
Además, ONLYOFFICE protege los datos sensibles de su organización con funciones de seguridad inteligentes y permite a los administradores gestionar los permisos de acceso de todos los usuarios.
Precios de ON LYOFFICE: A partir de 8 $/usuario/mes
¿Por qué explorar alternativas a SharePoint?
La razón principal para que busque una alternativa a SharePoint es el impulso de Microsoft hacia Modern SharePoint y la posible desaparición de las versiones Classic SharePoint 2013, 2016 y 2019 👋. Según un debate en Microsoft Learn, podría ocurrir después de 2026. Sin embargo, usted podrá seguir utilizando el software.
Si, de todos modos, Microsoft deja de utilizar Classic SharePoint, no lo actualizará ni prestará servicios de asistencia. Si su equipo interno de TI es experto en SharePoint, podrá seguir utilizándolo tras el final previsto de su vida útil en 2026.
Por lo tanto, es mejor adelantarse en la búsqueda de una herramienta alternativa para la colaboración en equipo y el intercambio de documentos. Además, con más tiempo para elegir, podrá tomar una decisión más acertada ya que, al fin y al cabo, el software debería facilitar el trabajo, especialmente a los trabajadores remotos.
Otras razones para conseguir una alternativa a SharePoint
#1. Necesita expertos en SharePoint o agencias para configurar una intranet SharePoint, un sistema de gestión de contenidos e interfaces de colaboración laboral en esta herramienta. ¡Cuesta dinero💵!
#2. SharePoint está disponible como herramienta gratuita con Microsoft 365 Business Basic y planes de suscripción mejores. Pero incluso este plan básico cuesta 6 $/usuario/mes, y Microsoft le factura anualmente con esta tarifa. Por lo tanto, si usted es una pequeña o mediana empresa o tiene un presupuesto ajustado para aplicaciones empresariales, es posible que desee obtener una solución asequible.
#3. Está buscando una solución sencilla que todos los empleados puedan manejar sin pasar por una larga curva de aprendizaje, algo que SharePoint requiere absolutamente.
#4. Navegar por las ediciones Classic y Modern de SharePoint es, de nuevo, una tarea difícil. He visto a gente que literalmente tomaba notas de las ubicaciones de los documentos, listas, configuraciones, bibliotecas, etc. de SharePoint.
#5. Aunque Microsoft hizo un gran trabajo actualizando SharePoint Clásico a un SharePoint Moderno basado en la nube, todavía tiene fallos en toda su interfaz de usuario. A veces, algunos botones, el panel superior o el logotipo de la empresa no aparecen hasta que se actualiza un par de veces.
#6. Parece que hay un montón de personalizaciones, pero éstas están muy bien limitadas dentro de los propios límites de Microsoft. Por lo tanto, si necesita una aplicación de colaboración de contenidos única con una automatización compleja, puede que SharePoint no sea la elección adecuada.
#7. SharePoint utiliza Power Automate para la automatización, que de nuevo es una habilidad de alto nivel. Las alternativas a SharePoint utilizan el enfoque Si-esto-entonces-eso (IFTTT), que es fácil de aprender e implementar.
Características a tener en cuenta al elegir una alternativa
Antes de comprar cualquier alternativa a SharePoint, asegúrese de que la herramienta de colaboración documental contiene una combinación de las siguientes características:
#1. Fácil colaboración en la aplicación con acceso basado en roles para documentos, archivos, flujos de trabajo, proyectos, etc.
#2. Enlaces compartibles para la colaboración interna y externa.
#3. Enlaces públicos para espacios de trabajo, cuadros de mando y vistas que no requieren cuentas en la misma herramienta de colaboración de contenidos.
#4. Integración nula o de bajo código con diversas aplicaciones empresariales de terceros para ampliar las funcionalidades del sistema de gestión de contenidos.
#5. La herramienta debe poseer plantillas preconstruidas de gestión de contenidos y de trabajo.
#6. La aplicación no debe ser rígida, sino lo suficientemente flexible como para permitir a los usuarios crear bibliotecas de contenidos personalizadas, automatización de flujos de trabajo y tableros de proyectos.
#7. Debe haber opciones para la búsqueda de contenidos basada en metadatos.
#8. Si la herramienta permite crear una base de conocimientos, sería otro punto a favor.
Conclusión
Así pues, ahora ya conoce las mejores aplicaciones de colaboración de contenidos y trabajo que pueden sustituir fácilmente a sus proyectos y bibliotecas de contenidos de SharePoint. Además, todas estas herramientas de software como servicio (SaaS) vienen con opciones de precios escalables, por lo que puede empezar con una pequeña inversión. Cuando aumente su trabajo, podrá ampliarla.
Si no dispone de una herramienta de gestión de contenidos, trabajo y proyectos y está buscando una, sería aconsejable echar un vistazo a cualquiera de las anteriores alternativas a SharePoint antes de comprar costosas suscripciones a Microsoft 365 la misma.
Cuando ya disponga de la suscripción a Microsoft 365, no es necesario que migre a cualquiera de estas alternativas desde Sharepoint de forma instantánea deteniendo sus operaciones empresariales. Hágalo a lo largo del tiempo para mantener los flujos de trabajo empresariales en movimiento.