Los sistemas de gestión de visitantes (VMS) se están popularizando a medida que las organizaciones se ven obligadas a subir de nivel debido al aumento de los riesgos relacionados con la salud, la seguridad y el cumplimiento de las normas.
Según un informe, es probable que el tamaño del mercado mundial de sistemas de gestión de visitantes aumente de 1.100 millones de dólares en 2021 a 2.300 millones en 2026.
Varios factores son responsables de su crecimiento, entre ellos la mayor concienciación sobre la seguridad, la demanda de trabajo sin papeles y la necesidad de cumplir las normativas. Es evidente sobre todo después de la irrupción del Covid-19, que provocó grandes cambios en la forma en que solían trabajar las industrias.
La tecnología y los sistemas de seguridad han avanzado para hacer frente a la mano de obra digital y a los escenarios del mundo post-COVID.
Un sistema de gestión de visitantes puede ayudar a las organizaciones a adaptarse a los cambios sin problemas y, al mismo tiempo, ofrecer los mejores servicios, productos y experiencia a los visitantes.
Hablemos de este software y de cómo puede ayudarle.
¿Qué es la gestión de visitantes?
La gestión de visitantes se refiere al proceso de seguimiento y gestión de los visitantes que entran y salen de las instalaciones de su organización. Tanto si su organización cuenta con un recepcionista como si no, la gestión de visitantes es esencial para la seguridad de sus empleados y de la empresa.
Aunque ofrezca productos, servicios y atención al cliente excepcionales, la gestión de visitantes va un paso por delante para garantizar que abandonan sus instalaciones con una buena impresión. No sólo refuerza la reputación de su marca y aumenta la notoriedad, sino que también anima a la gente a acudir de nuevo a usted cuando lo necesite.
Ahora bien, puede que piense a quién estamos llamando visitantes aquí. Los visitantes pueden ser
- Vendedores y contratistas
- Asistentes a una reunión de negocios
- Profesionales de la reglamentación o la auditoría
- Candidatos a entrevistas de trabajo
- Mensajeros
- Personas que buscan alguna información
- Repartidores
Aparte de eso, los visitantes pueden ser empleados que quizá no acudan con frecuencia a las instalaciones, como las personas que trabajan desde casa. A veces, también pueden producirse visitas inesperadas.
¿Qué es un sistema de gestión de visitas?
Un sistema o software de gestión de visitantes (VMS) es una herramienta que realiza el seguimiento y la gestión de las personas que entran y salen de los locales comerciales. Representa varios procesos para gestionar el flujo de visitantes desde la llegada hasta la salida para ofrecer la mejor experiencia al tiempo que se garantiza la seguridad de todos y el cumplimiento de la normativa empresarial.
Empresas de todos los tamaños pueden utilizar el software de gestión de visitantes, no sólo las grandes compañías. Además, el VMS es eficaz para diversos sectores verticales de la industria, como defensa y aeroespacial, automoción, química, servicios y suministros comerciales, bienes de consumo, distribución, sanidad, TI, electrónica, ingeniería y muchos más.
Existen diferentes tipos de VMS
- Gestión de visitantes en autoservicio: Se utiliza un quiosco para el registro de entrada. Aquí, los visitantes esperan en las colas, rellenan los datos y presentan los documentos requeridos para obtener una tarjeta de identificación.
- VMSadministradopor el personal: El personal de una organización supervisa y controla a los visitantes utilizando el software.
- VMSbasado en ordenador: Es un sistema informático de ventanilla única que permite a una empresa supervisar y controlar a los visitantes. Puede recopilar datos en tiempo real y automatiza las tareas manuales para mejorar la experiencia.
- VMSbasado en SaaS: Es un software de terceros para supervisar y controlar a los visitantes de empresas de diferentes escalas. En este caso, las organizaciones no tienen que gestionar la infraestructura ni dedicar tiempo al mantenimiento; los proveedores de servicios se ocupan de ello, y el coste es asequible.
¿Qué necesidad hay de un sistema de gestión de visitas?
Los sistemas de gestión de visitantes son vitales para que las organizaciones controlen y gestionen a los visitantes, especialmente durante y después de una crisis mundial como la de Covid-19. Le ayudan a adaptarse a los nuevos retos y a garantizar la seguridad de sus trabajadores y visitantes.
Dicho esto, las reuniones de negocios cara a cara siguen vigentes incluso en esta era de seminarios web en directo y videoconferencias. De hecho, muchas empresas están ahora abiertas y permiten visitas, por lo que, para garantizar que todos los visitantes están contabilizados a la vez que se garantiza la seguridad, los sistemas de gestión de visitas desempeñan un papel fundamental.
Veamos algunas de las ventajas de los SGV:
Mejor experiencia del visitante
Ofrecer una buena experiencia al visitante construirá la reputación de su marca y dará la bienvenida a más visitantes. La gente le elegirá a usted en lugar de a sus competidores si se asegura de que salen contentos de sus instalaciones. Un VMS puede ayudarle a conseguirlo permitiéndole gestionarlo todo con facilidad sin crear molestias a los visitantes.
Proceso de recepción racionalizado
Con un buen VMS en funcionamiento, todos los procesos se gestionarán de forma eficaz, desde la recepción de los visitantes hasta su salida. El uso del software permite a su personal tratar a los invitados en función de los motivos de su visita. También le ayudará a gestionar las reuniones y asegurarse de que empiecen a tiempo, y de que los visitantes no se sientan frustrados esperando en el vestíbulo.
Seguridad y seguimiento sin contacto
El software VMS le ayudará a realizar un seguimiento sin contacto y a gestionar a los visitantes. Garantizará la seguridad de todos dentro de las instalaciones de su edificio. Como resultado, podrá mantener una protección superior frente a problemas relacionados con la salud como el COVID u otras enfermedades infecciosas. Además, el software le ayudará a defender su organización de los riesgos relacionados con la propiedad intelectual, la seguridad en el lugar de trabajo, etc.
Cumplimiento
Con el VMS, podrá registrar datos importantes recogidos de los visitantes, como su información personal, documentos de identidad, documentos médicos y otros papeles. Le ayudará a gestionarlos fácilmente y a mantener un registro, para que no se encuentre con riesgos de cumplimiento como GDPR, HIPAA, etc.
Seguimiento de empleados/personal
Además de gestionar las visitas, el software le ayudará a realizar un seguimiento de las actividades de sus empleados o personal. Maximizará su productividad y les ayudará a centrarse en áreas cruciales. Como los riesgos pueden ser externos e internos, vigilar a su personal interno le ayudará a reducirlos.
Si quiere beneficiarse de estas ventajas, aquí tiene algunos de los mejores proveedores de VMS del mercado.
SwipedOn
Construya el sistema de registro de empleados y visitantes más accesible, SwipedOn, que es seguro, sencillo y ágil. Le permite experimentar un entorno de trabajo flexible con una gestión completa del lugar de trabajo.
SwipedOn le ayuda a transformar el lugar de trabajo sustituyendo los antiguos libros de visitas por una solución de gestión de visitas sencilla, moderna y elegante. Obtenga muchas ventajas de esta plataforma única, como realizar el registro de empleados y visitantes sin contacto.
Obtendrá funciones como herramientas de rastreo de contactos, notificaciones instantáneas, impresión de tarjetas identificativas, acuerdos digitales, tablón de entrada y salida de empleados, gestión de evacuaciones y preguntas de control con alertas. Los visitantes podrán registrarse directamente escaneando el código QR con la cámara de su móvil sin necesidad de contacto físico. Evitará que su empresa y su personal se expongan a enfermedades infecciosas.
Además, podrá gestionar fácilmente los registros de seguridad y salud, la política COVID-19, los acuerdos de confidencialidad, etc. Muchas industrias utilizan SwipedOn, como la construcción, la logística, las organizaciones sin ánimo de lucro, los servicios públicos, la educación, la atención a la tercera edad, la fabricación, los deportes, la marina, el turismo, el co-working y muchas más. Lo mejor es que SwipedOn planta árboles por cada nuevo cliente.
Experimente la plataforma aún mejor con muchos complementos como catering, entregas y SMS ilimitados. Para mejorar las opciones de gestión de sus empleados y visitantes, puede conectar SwipedOn con herramientas empresariales para gestionar su trabajo sin problemas, como Microsoft Active Directory o Azure Active Directory.
También encontrará cero costes de configuración, fácil rastreo de contactos, herramientas de filtrado de visitantes e inicio de sesión sin contacto en todos los planes. Modernice la recepción de visitantes por sólo 49 $/mes para una única ubicación.
iLobby
iLobby es un líder mundial en gestión de visitantes para empresas, en el que confían aeropuertos internacionales, grandes bancos, empresas de la lista Fortune 500 y el gobierno para gestionar, supervisar y hacer un seguimiento de los visitantes.
Escanee el documento de identidad con fotografía para obtener la información utilizando un escáner específico o una cámara integrada para garantizar la correcta identificación. Utilice una base de datos de listas de vigilancia de terceros o interna para comprobar al instante y marcar o denegar la entrada a invitados no deseados.
Durante una emergencia, alertará a todos los empleados y le proporcionará una lista de los que se encuentran en el lugar para ayudarle con el recuento. Automatiza el complejísimo proceso de validar, supervisar y controlar a las personas en todas las ubicaciones para cumplir los requisitos de conformidad, seguridad y privacidad.
Puede examinar a visitantes, contratistas, empleados, visitantes que regresan, tipos personalizados, entrevistas, reuniones, eventos y entregas. Proteja su empresa comprobando quién se encuentra en su edificio, agilizando el proceso de registro de los visitantes, automatizando el cumplimiento y la seguridad y controlando el acceso físico.
Haga que sus visitantes conozcan los documentos legales como la responsabilidad, las renuncias y los acuerdos de confidencialidad y recoja sus firmas digitales. Además, almacene todos los documentos legales en un único lugar de forma segura para descargarlos cuando los necesite. También puede crear informes personalizados fácilmente con unos pocos clics y ver todos los informes del panel o exportar la información.
Esté siempre preparado para las auditorías manteniendo una lista de documentos firmados y otros datos. Intégrelo con sus herramientas empresariales como Skype for Business, Google Hangouts, Slack, llamadas de voz, directorios de usuarios como Azure Active Directory, Cisco, Google identities, etc., inicio de sesión único Okta, Onelogin, CRM, correo electrónico y calendario, unidades de disco, control de acceso y muchas más.
Consígalo gratis para probarlo o elija un plan a partir de 199 $/mes.
Envoy Visitantes
Ofrezca una nueva experiencia a usted y a todos los que visiten su lugar de trabajo con Envoy Visitors. Mantenga su lugar de trabajo seguro gracias al sistema de gestión de visitas y ahorre tiempo. Compruebe quién, por qué y cuándo le visita alguien y restrinja la entrada al visitante que no cumpla sus criterios.
Además, haga que su lugar de trabajo sea más saludable con la ayuda de las opciones de registro sin contacto. No hay necesidad de rastrear a los empleados y hacer un seguimiento de los documentos firmados o las tarjetas de identificación manuscritas. En su lugar, tendrá todo en un único panel de control para hacer un seguimiento de todo lo que desee con la opción de descargar algunos documentos.
Dé una buena impresión cuando aparezca un invitado enviándole indicaciones para llegar al lugar de trabajo, encuestándole para conocer su experiencia y haciéndole decir «guau» con un registro en el iPad. También puede capturar y almacenar todo de forma segura para seguir cumpliendo la normativa.
Durante las auditorías, exporte rápidamente los datos necesarios para una revisión indolora. Además, cree múltiples opciones para el inicio de sesión que formulen varias preguntas para conocer el propósito de la visita de cada huésped. Sus empleados también recibirán notificaciones instantáneas y automáticas cuando lleguen los invitados.
Revise a cada visitante estableciendo algunos criterios y compruebe si aparecen en listas de vigilancia de terceros o internas. Además, obtenga informes y análisis sobre el volumen de visitantes y exporte los datos rápidamente con algunos clics. También puede pedir a sus invitados que firmen documentos legales como renuncias y acuerdos de confidencialidad en el iPad.
Además, cree insignias personalizadas o permita que Envoy Visitors imprima las insignias automáticamente cuando un visitante se registre. Pida a sus invitados que capturen una foto para que su anfitrión pueda saludarles con confianza. También puede crear un lugar de trabajo saludable y seguro, vigilar la oficina, obtener datos para trabajar de forma más inteligente y mantener a sus empleados concentrados.
Obtenga funciones limitadas si opta por un plan gratuito o elija el plan más adecuado para su empresa por sólo 99 $/mes/localización.
Greetly
Greetly es una plataforma fácil y sencilla de utilizar el sistema de gestión de visitas para mantener seguro su lugar de trabajo. En lugar de utilizar una recepcionista tradicional, utilice esta plataforma fácil de usar y totalmente personalizable que le permite integrar conocidos CRMyaplicaciones de mensajería.
La herramienta siempre se asegura de que el miembro adecuado reciba una notificación en cuanto el invitado finalice el proceso de registro. No importa dónde se encuentre, recibirá alertas instantáneas sobre la llegada de sus huéspedes para que pueda actuar con rapidez.
Greetly pretende que la interfaz sea más accesible para que los visitantes la entiendan y para que usted la utilice en la recepción. También extiende felizmente el ethos a las demás funciones de la interfaz. Puede completar el proceso de configuración en cuestión de minutos y estar listo para utilizarlo el mismo día.
La herramienta puede representar su negocio como usted quiera con flujos de trabajo de facturación totalmente personalizables. Recopila todos los datos de los visitantes y los agiliza para que éstos obtengan la mejor experiencia. También puede personalizar la interfaz de bienvenida según sus necesidades y las de sus clientes y permitir que Greetly le eche una mano.
La seguridad es una parte importante de cualquier recepción, y Greetly imprime al instante las tarjetas de identificación con las fotos de los visitantes, sus datos y otra información relevante. Ofrece una demostración gratuita y le da la bienvenida con una guía paso a paso para empezar.
Los planes de pago empiezan en 79 $/mes por local.
Sign In App
SignIn App está construido para el lugar de trabajo moderno, que es seguro e inteligente para el inicio de sesión. Puede utilizar este software para la gestión de visitas, el registro de contratistas y personal, y la reserva de salas de escritorio. Cuenta con Spaces, un complemento flexible e inteligente para la reserva de salas de reuniones y escritorios.
La plataforma le ayuda a acoger a su máximo personal y a gestionar la capacidad de forma eficaz. También puede permitir que sus visitantes se registren utilizando su smartphone mediante un escáner de código QR. Sus invitados no necesitan instalar ninguna aplicación aparte; el inicio de sesión sin contacto es seguro y totalmente personalizable para los sectores.
Además, elabore un cuestionario para cada grupo de visitantes creando preguntas de opción múltiple. Cumpla los requisitos de salud y privacidad o de seguridad de la empresa reduciendo el tiempo de registro. También le ofrecerá un control total sobre los datos.
Sign In App equilibra el almacenamiento de la información necesaria y crítica para la seguridad y la elaboración de informes al tiempo que mantiene la privacidad de los visitantes. Está diseñada para evolucionar con nuevas funcionalidades y características y ofrecer una mejor experiencia a los visitantes. Obtenga funciones avanzadas como el registro previo de visitantes, el inicio de sesión del personal, la gestión de contratistas, la aplicación complementaria, los mensajes, las políticas, los acuerdos de confidencialidad, los campos de datos personalizados, etc.
También obtendrá ventajas de una lista de evacuación, múltiples sitios, idiomas, eventos, entregas, una pantalla de bienvenida, integraciones, insignias personalizadas para cada visitante, notificaciones y muchas más. Personalice el paquete que necesite o haga una prueba gratuita de 15 días. Si le resulta útil, cambie a una suscripción de pago en cualquier momento.
Proxyclick
Permita que sus visitantes, contratistas y empleados regresen de forma segura respetando la privacidad y cumpliendo las normas a nivel mundial con Proxyclick. La reserva de mesa es una forma fácil, segura y sencilla de dar la bienvenida a los empleados al lugar de trabajo.
Permita que sus empleados elijan dónde, con quién y cuándo se sientan dentro de los espacios predefinidos. Obtendrá una visibilidad total de quién está trabajando y dónde se sienta cada uno. Le ayudará a organizar el lugar de trabajo para que sea seguro, acogedor y eficiente.
Además, podrá explorar el volumen y la profundidad de las posibilidades con los sistemas extremos. Integre las herramientas con las que usted y su equipo están familiarizados para una implementación sin problemas. Es el único VMS con una certificación completa de privacidad ISAE 3000 Tipo 1 para que la gente pueda confiar en usted.
Soporta 30 millones de visitas en 7000 ubicaciones para ayudarle a confiar más en su equipo. También puede escalar con el VMS que ofrece anfitriones, quioscos y visitantes ilimitados. Obtenga una lista interminable de funciones para mejorar la experiencia de cada visitante, agilizar la recepción y asegurar los activos.
Entre sus funciones se incluyen la reserva de mostradores y empleados, flujos de visitantes, potentes cuadros de mando, flujos inteligentes para visitantes y empleados, integraciones premium, seguridad avanzada, servicios empresariales, éxito del cliente y muchas más. Además, puede mantener seguros a sus empleados y visitantes con el programa de prevención COVID-19.
Controle a sus visitantes y empleados antes de que lleguen, comparta instrucciones de seguridad, permítales el acceso con el código QR, manténgase seguro y flexible y limite los riesgos para la salud. Opte por el plan que mejor se adapte a sus necesidades por 100 $ al mes por ubicación.
WhosOnLocation
Mantenga a sus contratistas, visitantes y empleados seguros y protegidos con controles de bienestar, rastreo de contactos, inicio de sesión sin contacto y mucho más mientras trabajan fuera y dentro de las instalaciones con WhosOnLocation. Es una solución integral que gestiona los prerregistros, la identidad de los visitantes, el rastreo de contactos, las alertas de seguridad y crea conciencia de la política de visitantes.
Gestione el cumplimiento de las notificaciones de peligro por parte de los contratistas, la gestión de la inducción en varias instalaciones y la asistencia. También puede gestionar los permisos y la presencia de los empleados para respaldar la seguridad y los perfiles de las instalaciones. Por no hablar de que todo está respaldado por una potente visión e informes.
La herramienta ofrece un inicio de sesión fácil y sin contacto para realizar un seguimiento de cada empleado que trabaja solo. Además, dispone de funciones de emergencia como la autoverificación, los informes de evacuación y reunión, la perspectiva y la colaboración, y los pases de lista manuales. Limite el acceso a empleados cualificados y autorizados, contratistas y visitantes para asegurar sus instalaciones.
WhosOnLocation le ayuda a examinar a visitantes, contratistas y empleados para reducir el riesgo de intrusos o invitados no autorizados. Además, asegúrese de quién está autorizado a estar en sus instalaciones y de que ha superado los controles sanitarios.
Dispone de planes que funcionan para todos, independientemente del tamaño de la empresa. Gestione todo a un precio inicial de 599 $/año por ubicación.
Traction Guest
Proporcione a su organización un único lugar para gestionar, gobernar y asegurar todo un proceso de operaciones de visitas con Traction Guest. Traction Guest mantiene sus instalaciones seguras, los procesos conformes y los empleados a salvo, garantizando que cada interacción impulsa la máxima productividad.
Ayuda a los visitantes y empleados a encontrar su entrada y ubicación correctas, validar o escanear su identificación, conocer a su anfitrión, elegir su idioma. Además, puede hacer un seguimiento de quién se encuentra en el lugar para mantener los protocolos de emergencia y seguridad. Asimismo, recopile los datos necesarios para cumplir las normas de conformidad.
Represente su marca cuando dé la bienvenida a los visitantes para construir experiencias y crear un impacto visual que haga que cada visita sea memorable y productiva. Con la ayuda de un único sistema configurable, aborde sus requisitos de ubicación global como permisos, idiomas y datos.
Contrate un plan adecuado para su organización por sólo 115 $/mes/iPad.
Pronestor Visitor
PronestorVisitor ofrece una plataforma segura para gestionar visitas. Es una solución de gestión innovadora en la que puede obtener una visión completa de los visitantes pasados, presentes o futuros. También le permite realizar un seguimiento de cada reunión y reserva mediante notificaciones automáticas.
Pronestor Visitor le ayuda a enviar indicaciones a sus visitantes y a proporcionarles una tarjeta de embarque para que la escaneen con su teléfono para registrarse. Con los informes adecuados, sabrá quién está dónde y a quién ver. La herramienta también puede gestionar muchos puntos de entrada en varias ubicaciones a la vez. Además, puede informar de las directrices a sus visitantes al registrarse o antes de las reuniones.
Esta plataforma le muestra una visión de 360 grados de las actividades de la organización. Empiece a combinar los comentarios y los datos para mejorar la disponibilidad de sus instalaciones, algo esencial para la productividad. Además, la plataforma facilita que sus invitados y su organización se mantengan sanos y seguros.
Conclusión 👨🏫
Los sistemas de gestión de visitas son muy demandados hoy en día en diferentes sectores y tamaños de empresa. El software puede ayudarle a ofrecer una experiencia excepcional a los visitantes al tiempo que garantiza la seguridad y el cumplimiento de las necesidades de la organización.
A continuación, explore algunos de los mejores software de control horario para el equipo.