Motor de Reglas de Negocio (BRE): ¿Qué es y cómo funciona?

Las empresas tienen procesos definidos que hacen que su organización funcione sin problemas. Sin estos procesos, sus operaciones se descontrolan rápidamente.

Las normas empresariales guían su toma de decisiones. Ya sea contratando empleados, incorporando nuevos miembros al equipo o decidiendo qué asociaciones o clientes aceptar, unas reglas predeterminadas garantizarán la coherencia y la eficacia del flujo de trabajo de su empresa.

Un motor de reglas de negocio (BRE) puede ayudar a automatizar procesos e incluso predecir resultados en función de las condiciones que introduzca. En esta guía, cubriremos todo lo relativo a un BRE para que pueda implantar esta técnica en su organización.

Importancia de la automatización empresarial

Hoy en día, la automatización empresarial puede suponer un completo cambio de juego para cualquier empresa. Se suele utilizar como un software que ayuda a realizar tareas repetitivas sin necesidad de control humano de forma automática.

La automatización empresarial le permite a usted y a su equipo centrarse en otros proyectos mediante la automatización de tareas rutinarias y redundantes, lo que a su vez puede aumentar la eficacia del equipo, mejorar la productividad y ayudar a escalar un negocio.

Además, reducir las tareas tediosas y repetitivas puede ayudar a ahorrar mucho en gastos como:

• La mejora de los procesos reduce el coste total de las operaciones
• Las reglas de automatización definidas ayudan a disminuir los gastos y a aumentar los márgenes de beneficio
• Disminuir los costes de mano de obra, ya que la mayoría de las tareas repetitivas pueden encomendarse a BRE, como eliminar a sus directivos de tener que hacer la incorporación de los empleados

Y mucho más..

La automatización aumenta la productividad empresarial

El concepto de automatización siempre ha estado impulsado por el deseo de aumentar la productividad, reducir los costes y disminuir los errores humanos simultáneamente. Automatizar las tareas repetitivas puede ahorrar mucho tiempo.

La posibilidad de «establecer y olvidarse» de ciertos aspectos de la empresa nos da mayor libertad para centrarnos en otras áreas. Por lo tanto, considere la posibilidad de trabajar en la empresa en lugar de en ella.

Además, la automatización puede suponer una mayor rentabilidad para su organización. La automatización le permite ahorrar dinero en horas de trabajo al no tener que ocuparse de tareas como las campañas de goteo por correo electrónico, las secuencias de seguimiento y el pago mensual de facturas.

La automatización adecuada en su empresa puede contribuir en gran medida a aumentar la productividad.

Una vez establecidos los flujos de trabajo y los procesos, puede automatizar las tareas para permitir que los miembros del equipo se centren en las tareas importantes que requieren atención práctica. Como resultado de este aumento de la productividad, su empresa siempre podrá avanzar y nada se quedará atrás.

¿Qué es un motor de reglas empresariales?

Un motor de reglas empresariales (BRE) es un software basado en programas que ayuda a automatizar los procesos y las decisiones empresariales utilizando una lógica predefinida para predecir los resultados probables y mejorar la productividad de una organización. Esto ayuda a minimizar errores, reducir costes y aumentar la eficacia.

Las reglas empresariales son instrucciones predeterminadas que guían la toma de decisiones.

A continuación hemos enumerado algunos ejemplos para destacar cómo los motores de reglas de negocio pueden mejorar significativamente la eficiencia operativa utilizando estrategias predefinidas.

• 🏦 Instituciones financieras: Los bancos y los prestamistas utilizan un BRE para verificar si un préstamo cumple todos los requisitos antes de que se apruebe al prestatario. Los prestamistas deben tener en cuenta criterios como la deuda pendiente, el historial crediticio y los ingresos para determinar qué tipos de préstamos aprobar.
• 🩺 Compañías de seguros médicos: Las compañías de seguros médicos utilizan reglas de negocio para decidir si un nuevo cliente cumple sus requisitos de elegibilidad.
• 🛍️ Minoristas: Los minoristas deben determinar si los clientes cumplen los criterios para obtener servicios exclusivos como envíos gratuitos o recompensas de un programa de fidelización. Con un BRE, puede establecer reglas de negocio para aplicar descuentos u otras ventajas. Por ejemplo, cuando un cliente gasta más de 100 dólares, recibe el envío gratuito.
• 🙋 Atención al cliente: Puede crear un formulario dinámico que implemente una regla para dirigir automáticamente las solicitudes de atención al cliente al departamento adecuado en función de su selección. Esto ahorra tiempo y garantiza que los tickets de atención al cliente se resuelvan rápidamente.

Los motores de reglas son especialmente eficaces cuando las organizaciones deben tomar decisiones basadas en requisitos lógicos específicos.

¿Por qué debería utilizar BRE?

Existen muchos casos de uso sobre cómo las empresas de diferentes sectores pueden aprovechar un BRE para impulsar la eficacia operativa y reducir al mismo tiempo los gastos generales.

He aquí algunos casos de uso a tener en cuenta:

#1. Cumplimiento

Industrias como la financiera y la sanitaria deben seguir reglamentos estrictos y mantener el cumplimiento de las normas de los órganos de gobierno.

Siempre deben estar preparados para las auditorías o revisiones de los organismos reguladores para asegurarse de que cumplen todos los requisitos exigidos. El incumplimiento puede acarrear la interrupción del negocio y la imposición de duras multas.

Un BRE ayuda a que los procesos sean más transparentes y automatiza diversas decisiones. Las ofertas de cumplimiento pueden aprovechar el motor de reglas para realizar los cambios oportunos en las decisiones empresariales, de modo que la empresa pueda responder a los cambios de las políticas normativas.

#2. Segmentación de clientes

Los consumidores buscan empresas más atractivas y atentas. Las empresas que mejor atienden a sus clientes y reciben una fuerte lealtad de marca tienden a segmentar a sus clientes.

Los consumidores gravitan hacia las marcas que comprenden sus necesidades básicas y ofrecen resultados excepcionales hechos a medida. Las empresas consiguen la fidelidad de sus clientes creando ofertas relevantes que proporcionan experiencias personalizadas y de gran valor.

Esto permite a las organizaciones atender los deseos y necesidades de su base de clientes. Por ejemplo, el departamento de marketing puede segmentar su audiencia en función de los intereses o la interacción con la empresa.

Esto les permite personalizar sus campañas publicitarias para el público adecuado. También ayuda a las organizaciones a encontrar nuevos clientes potenciales con rasgos similares.

#3. Procesos de aprobación

Es habitual que las empresas financieras revisen las solicitudes utilizando reglas empresariales para determinar si cumplen sus normas de aprobación. Por ejemplo, una organización puede aplicar una regla que rechace automáticamente a los solicitantes que no cumplan los estándares mínimos de puntuación crediticia.

Tomemos el ejemplo de una empresa como Wells Fargo, que le permite solicitar una tarjeta de crédito y recibir los resultados al instante. Esto se debe a que su sistema cuenta con un BRE que le dice automáticamente si reúne los requisitos o no.

#4. Incorporación de empleados

La incorporación de nuevos empleados en los sistemas heredados de su organización puede llevar tiempo y esfuerzo. Se puede crear una regla de negocio como parte del proceso de incorporación de empleados para asignarles automáticamente una dirección de correo electrónico o configurar sus credenciales del sistema.

#5. Compras y devoluciones

El software BRE se utiliza ampliamente en el comercio minorista para establecer flujos de trabajo en torno a las compras y devoluciones de los clientes. Mediante la implementación de un BRE, los propietarios de comercios minoristas pueden rechazar devoluciones si no entran dentro de un plazo específico.

Además, las reglas empresariales pueden aplicar automáticamente descuentos a los miembros que se inscriben en programas de fidelización de clientes una vez que alcanzan umbrales de compra específicos.

Por ejemplo, Starbucks permite automáticamente a los usuarios elegir las recompensas deseadas una vez que han alcanzado los puntos suficientes para convertirse en miembros de oro de su programa de fidelización de clientes.

#6. Chatbots

Elservicio de atención al cliente se ha visto revolucionado por los chatbots en los últimos años al mejorar la comunicación y la experiencia de los clientes.

Loschatbots son similares a la sección de preguntas frecuentes, sólo que son una versión automatizada que utiliza Inteligencia Artificial (IA). Se utiliza la lógica empresarial, ya que debe recibir la entrada de un visitante web e interpretar y responder automáticamente a su solicitud.

Las ventajas de utilizar chatbots incluyen la disponibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana, capacidades multilingües, conocimiento del comportamiento del cliente y respuestas puntuales.

El uso de estos chatbots mejorará su productividad y la comunicación en su sitio web. Con un BRE, puede gestionar fácilmente la lógica empresarial que permite a su chatbot adaptarse a la solicitud de su cliente.

¿Cómo funciona un BRE?

El BRE automatiza las decisiones utilizando programas informáticos que tienen una lógica predeterminada, que es la información que usted proporciona,

Automatiza un proceso o flujo de trabajo determinando lo que debe hacerse a continuación. En la mayoría de los casos, se integra con un sistema o aplicación para proporcionar los datos que necesita y garantizar su funcionalidad.

Además de los datos de entrada y salida, el programa de toma de decisiones tiene un conjunto de reglas que rigen las decisiones. Por ejemplo, utilizando un motor de reglas, puede decidir qué productos entran en un pedido en función del tipo de cliente y de los productos que compra con más frecuencia.

Los motores de reglas suelen admitir la definición de reglas, hechos, prioridades, exclusión mutua, condiciones previas y otras funciones.

Tipos de motores de reglas de negocio

No todos los motores de reglas de negocio son iguales. Dependiendo del departamento y de los objetivos, querrá elegir el software adecuado para facilitar sus procesos de flujo de trabajo.

He aquí los principales tipos de Motores de Reglas de Negocio:

#1. Motor de reglas basado en scripts

Un BRE fácil de configurar que sólo funciona cuando se trata de decisiones de sí o no dentro del flujo de trabajo. Tiene limitaciones ya que no puede soportar cálculos complejos, lógica o flujos de trabajo.

#2. Motor de reglas declarativas

Estos motores pueden manejar un entorno empresarial ya que permite flujos de trabajo y lógica de decisión más complicados. Estos cálculos pueden producirse fácilmente en segundo plano sin mucha participación o aportación del usuario.

#3. Motor de reglas basado en la codificación

Estos BRE le permiten construir bots y asignarles diversas tareas para que operen. Los bots pueden explorar las redes para leer y escribir datos, atravesar aplicaciones de archivos y realizar otras funciones de forma automática.

Ventajas del uso de BRE

Al invertir en una plataforma BRE, su organización puede obtener muchos beneficios, como por ejemplo

Productividad mejorada

Con un BRE, las decisiones se toman automáticamente, eliminando de sus operaciones la molestia de la toma de decisiones manual.

Mayor coherencia

Las empresas se aseguran de que los miembros del equipo ejecutan las tareas de forma coherente. El software ayuda a las empresas a establecer plantillas para trabajar a través de diversos procesos con automatización. Esto ayuda a las empresas a cumplir las normativas del sector y puede reducir los errores humanos.

Reducción de costes

Realizar las tareas manualmente conlleva costes. Un motor de reglas puede reducir el coste de la toma de decisiones, lo que ahorra tiempo y dinero.

Mayor flexibilidad

No es necesario cambiar la infraestructura informática ni el código subyacente para modificar las reglas empresariales. Los profesionales no técnicos pueden cambiar, crear o actualizar fácilmente las reglas empresariales, lo que permite a su organización responder rápidamente a los entornos cambiantes.

Mayor conectividad

Las BRE ofrecen enrutamiento dinámico, lo que significa que pueden dirigir automáticamente una tarea a la persona adecuada dentro del flujo de trabajo. Por lo tanto, ya no necesitará un intermediario para distribuir las tareas. Es habitual encontrar BREs integrados en varias herramientas empresariales como ERPs y CRMs para eliminar la entrada manual de datos.

¿Cómo elegir el mejor motor de reglas de negocio?

La elección del BRE depende del nivel de reglas de negocio que desee gestionar. El BRE también debe ser compatible con su usuario final objetivo. En caso necesario, el usuario final debería poder modificar el proceso.

A continuación se indican los mejores tipos de BRE que puede utilizar en función de sus necesidades:

• Puede utilizar un motor basado en scripts para flujos de trabajo muy sencillos. Se trata de simples respuestas de sí o no que pueden utilizarse para la mayoría de los negocios, como las cualificaciones en seguros y finanzas.
• Para quienes buscan decisiones automatizadas de mayor nivel, considere el motor de reglas declarativas que automatiza cualquier elección utilizando sus condiciones preestablecidas.
• Si busca una automatización muy personalizada, puede utilizar un motor basado en la codificación para realizar otras tareas.

Si busca acelerar sus conocimientos sobre los motores de reglas empresariales y cómo aprovecharlos en su empresa, hay algunos libros que le recomendamos encarecidamente.

#1. Business Rules Engine A Complete Guide – Edición 2020

La calidad de sus consultas y de su lógica es vital para obtener el resultado adecuado de su BRE. En esta guía Edición 2020, aprenderá a definir, diseñar, construir e implementar reglas de negocio en sus procesos diarios.

Esta guía viene acompañada de una autoevaluación única que capacita a los lectores para formular las preguntas adecuadas. La autoevaluación abarca 965 preguntas actualizadas basadas en casos prácticos que le ayudarán a descubrir áreas de mejora dentro de su BRE.

Al final, aprenderá a aplicar estas estrategias de mejores prácticas para ayudarle a construir un sistema heredado que dure muchos años.

#2. Motores de reglas empresariales e IA para usuarios avanzados de Excel

Esta completa guía explica cómo la mayoría de la gente necesita simplificar su vida. El libro comienza presentando este enfoque único de los motores de reglas. Proporciona una hoja de ruta que puede ampliarse para trabajar con otros colegas.

Al final de esta guía, descubrirá cómo utilizar la potencia de Rule Engine junto con sus conocimientos actuales de Excel. Muestra cómo los principiantes pueden empezar con hojas de cálculo y cómo ampliar el enfoque colaborando con soluciones de nivel empresarial.

Conclusión

El motor de reglas de negocio es un concepto que no muchas empresas aprovechan, ya que simplemente no son conscientes de ello.

Esta técnica puede ayudarle a automatizar las operaciones empresariales, ahorrándole tiempo y permitiéndole centrarse en las cosas que más importan. También puede automatizar la mayoría de sus procesos secundarios.

Si desea saber más sobre BRE, puede conseguir los libros mencionados a través de Amazon y comprender cada elemento en detalle.

También puede explorar algunas de las mejores plataformas de automatización del flujo de trabajo para uso personal o empresarial.