Plan de gestión de cambios: Plantillas, herramientas, mejores prácticas y más

Un plan de gestión del cambio permite a su empresa evolucionar constantemente y adoptar nuevas tecnologías y prácticas de marketing para adaptarse al dinamismo del mercado. De lo contrario, corre el riesgo de estancarse o hundir la empresa.

Si posee o dirige una empresa, debe aprender a iniciar, aplicar y analizar un plan de gestión del cambio. Según un reciente informe de investigación de WalkMeEl 79,7% de las empresas manifestaron su necesidad de adaptarse al cambio cada cinco años o menos. Sin embargo, solo 34% de esas iniciativas de cambio tuvieron éxito.

Las estadísticas de la gestión del cambio demuestran que se trata de un proceso difícil. Pero puedes dominarlo leyendo este artículo hasta el final.     

¿Qué es la gestión del cambio?

La gestión del cambio es el enfoque sistemático para implantar y navegar eficazmente por los cambios organizativos. Incluye planes para anticiparse a los obstáculos, mitigarlos y guiar a la organización a través de una transformación exitosa.

El cambio o transformación podría incluir cualquier cosa, desde la sustitución de la actual aplicación de correo electrónico con uno nuevo hasta cambiar por completo los productos y servicios de su empresa.

Principalmente, las empresas confían en el departamento de RRHH o en una agencia consultora externa para anticiparse a la transformación empresarial. Esto crea una distancia entre el cambio y los directivos, supervisores y miembros del equipo de la empresa. Sin embargo, la mejor manera de lograr una transición con éxito pasa por implicar a todas las personas y equipos afectados.     

El papel de la gestión del cambio en el éxito de la organización

El cambio es inevitable en las condiciones económicas y de mercado actuales. Las organizaciones que adoptan eficazmente esas transformaciones del mercado tienen probabilidades de prosperar. Aquí entra en juego un plan de gestión del cambio. Garantiza una estrategia infalible para aplicar el cambio y evitar fricciones de empleados, proveedores, contratistas, etc. 

Si el cambio exige un esfuerzo y unas capacidades adicionales de los empleados o contratistas, este plan le ayuda a impulsar esos resultados. Este concepto de gestión empresarial le permite incluir a los empleados de arriba abajo en todas las fases de la transformación para que comprendan la importancia del cambio.

Además, la gestión del cambio permite a su empresa adaptarse a cambios drásticos en el mercado, la mano de obra o la economía para que pueda seguir funcionando.  

Ventajas de la gestión del cambio

• Su empresa puede abordar de forma proactiva la resistencia al cambio y facilitar los posibles obstáculos para una transición más fluida.
• Establecer objetivos claros para las iniciativas de cambio le permite hacer un seguimiento del progreso y medir la eficacia de sus esfuerzos de transformación empresarial.
• Puede crear un plan de gestión del cambio. Estandarízalo y guárdalo para futuros proyectos de transformación empresarial.
• La gestión del cambio aborda múltiples aspectos del cambio, incluidas las personas, los procesos y la tecnología. Así puede garantizar un enfoque equilibrado y global de las transformaciones empresariales.
• Durante un proceso de gestión del cambio, puede proporcionar apoyo, formación y orientación adecuados a los empleados existentes para mejorar su productividad.

El plan de gestión del cambio y sus componentes

Un plan de gestión del cambio es el anteproyecto de todos los proyectos de transformación empresarial. En él se describen los pasos necesarios para aplicar el cambio en toda la organización. También incluye flujos de trabajo para la comunicación, la utilización de la tecnología, la implantación de nuevas aplicaciones empresariales, etc. A continuación encontrará los componentes de dicho plan: 

#1. Alcance

En el ámbito de aplicación, debe definir los límites y el alcance del cambio. Debe esbozar las áreas, departamentos o procesos específicos que cambiarán debido a la transformación. Además, cuando se define claramente el alcance, se ayuda a establecer un esfuerzo de cambio centrado y gestionable.

#2. Objetivos

Debe esbozar los resultados deseados o las metas que su organización pretende alcanzar en el Objetivo. Siga el SMART estrategia para crear sus objetivos, de modo que pueda evaluar el rendimiento con facilidad. Los objetivos pueden incluir la mejora de la eficiencia de las operaciones empresariales, la mejora de la satisfacción del servicio al cliente o la implantación de nuevas tecnologías.

#3. Funciones

Un proyecto de gestión del cambio debe constar de las siguientes funciones:

• Un profesional de la gestión del cambio
• Patrocinadores o partes interesadas de la empresa que emiten presupuestos y supervisan todos los cambios de la empresa.
• Jefes de equipo y directores de personal que animarán a los empleados a aceptar el cambio.
• Los jefes de proyecto crean tareas y las asignan a los equipos
• Responsable de formación y desarrollo para formar a los trabajadores

#4. Evaluación del impacto del cambio

Debe realizar una evaluación de las repercusiones que tendrá el cambio en la organización o en el departamento. Para ello, puede redactar un anuncio de cambio y enviarlo por correo electrónico a todos los empleados junto con un formulario en línea. Pida a los empleados que compartan sus comentarios sinceros sobre el cambio previsto, para que su equipo pueda crear un informe de evaluación del impacto para el patrocinador del cambio.

#5. Evaluación de riesgos

El componente de Evaluación de Riesgos implica determinar los riesgos potenciales asociados al cambio y lo siguiente:

• Evaluar la probabilidad de los riesgos
• Impacto de tales riesgos
• Desarrollar estrategias para mitigar esos riesgos 

Cómo planificar y aplicar un plan de gestión del cambio

1. Definir claramente los objetivos y el alcance del plan de gestión del cambio.
2. Identifique a las principales partes interesadas e involúcrelas en todas las fases de la transformación.
3. Elabore un plan detallado en el que se indiquen los pasos, el calendario y los recursos necesarios para aplicar el cambio.
4. Transmitir el cambio con eficacia, abordando las preocupaciones y destacando las ventajas.
5. Proporcionar apoyo y formación a los empleados para facilitar una transición fluida.
6. Supervisar los progresos y ajustar el plan según sea necesario
7. Abordar todos los problemas y cuellos de botella que surjan durante la aplicación en tiempo real.
8. Evaluar los resultados y aprender de la experiencia para mejorar continuamente las iniciativas futuras.

Plantillas de gestión del cambio

Con una plantilla de gestión del cambio, no es necesario planificarlo todo desde cero. Basta con utilizar cualquier herramienta de gestión de proyectos con una plantilla de transformación empresarial para empezar. 

Muchos desarrolladores de software de gestión de proyectos y obras investigan y estandarizan los planes de gestión del cambio para las empresas. Después, publican esos planes como plantillas en línea o dentro del software. Así, es bastante fácil encontrar plantillas gratuitas o de pago para gestionar los cambios que se avecinan en tu empresa.

Importancia de las plantillas

• Estas plantillas le ayudarán a ahorrar tiempo y esfuerzo
• También obtendrá un formato profesional que podrá utilizar
• Las plantillas gratuitas le ahorran los gastos de subcontratar la tarea a un consultor
• Plantillas de varios formatos, gráficos y creativos disponibles para elegir.
• Las plantillas basadas en software se integran automáticamente con su herramienta de gestión de cambios

#1. Plantilla de hoja de ruta para la gestión del cambio

lunes.com tiene un sistema fácil de personalizar y prediseñado plantilla de hoja de ruta para la gestión del cambio que puede utilizar. Viene con los hitos, herramientas y procesos que necesita para implantar un cambio. Si necesita presentar una visión general de todo el proceso de transformación, utilice esta plantilla.  

#2. Plantilla de comunicación de la gestión del cambio

También deberá crear un plan de comunicación para los próximos cambios que desee introducir en la empresa. Ayuda a reducir los desacuerdos entre los empleados. Para organizarlo, estandarizarlo y guardarlo para el futuro, puede utilizar una plantilla de comunicación para la gestión del cambio de Smartsheet. Está en Google Sheets, y puedes descargarla como hoja de cálculo de Excel si trabajas en soluciones de Microsoft 365.  

#3. Plantilla de solicitud de cambio

Una solicitud de cambio es un documento que puede utilizar para realizar un seguimiento de los cambios empresariales en curso. Es un método sencillo para registrar todas las solicitudes de cambio. Hace un seguimiento de lo siguiente

• Descripción del cambio solicitado
• Beneficio o motivo de la solicitud de cambio
• Modificaciones técnicas solicitadas

Puede utilizar este modelo de formulario de solicitud de modificación gratis desde Jotform. Hay dos formas de editar este formulario: suscribirse a una suscripción de pago. Jotform o edite de forma anónima y gratuita.  

#4. Plantilla del proceso de control de cambios

Una plantilla de control de cambios es similar a un formato de solicitud de control de cambios. La única diferencia es que en el primero hay que ser más específico sobre el cambio. El control del proceso de cambio se centra en cómo aplicar el aspecto del cambio. Así, los responsables de la aprobación pueden ver el panorama general del cambio antes de aprobarlo o denegarlo. Puede utilizar este Plantilla Miro para crear un proceso de control de cambios.  

Software útil para planificar la gestión del cambio

#1. Whatfix

Si está planificando la gestión del cambio, consulte Whatfix ahora. Se trata de una herramienta fiable para gestionar la transformación empresarial. Entre sus características se incluyen las siguientes:

• Pop-up: Envíe anuncios directamente a las pantallas de los empleados
• Autoayuda: Cree vídeos, enlaces y flujos para el próximo cambio para que los empleados puedan aprender
• Beacon: Los responsables de las empresas pueden crear contenidos sin implicar al equipo informático

#2. Freshservice

¿Busca una gestión controlada del cambio informático? Pruebe Freshservice. La herramienta mejora el proceso de despliegue de cambios y minimiza los impactos empresariales debidos al cambio. Además, puede integrar el proceso con los procesos de gestión de configuraciones, incidencias y activos. La herramienta permite crear un flujo de trabajo para visualizar el estado de la transformación en fases como Planificación, Pendiente de aprobación, Pendiente de publicación, Pendiente de revisión, etc.   

#3. Wrike

Wrike es ideal para planificar el proceso, utilizar todas las técnicas para las transformaciones empresariales e implantarlo en una cultura de trabajo híbrida. Le ofrece una visibilidad completa de las técnicas y herramientas de gestión del cambio junto con el proceso. La herramienta cuenta con representaciones gráficas de los objetivos, flujos de trabajoEl plan de transformación consiste en un conjunto de medidas, tareas y personas.

#4. ServiceDesk Plus

ServiceDesk Plus le ayuda a configurar las funciones, los estados, los tipos y las plantillas de todo el proyecto de gestión de cambios informáticos. Si te enfrentas a algún problema o error durante el proceso, puedes guardarlo como registro. Además, hay flujos de trabajo automatizados para que puedas automatizar tareas repetidas del proyecto de cambio. Por no mencionar que sus plantillas también incluyen métricas de gestión de cambios para medir el éxito.  

#5. SysAid

SysAidpara la gestión del cambio le ayuda a impulsar el proceso de transformación empresarial de acuerdo con las Biblioteca de Infraestructuras de Tecnologías de la Información (ITIL) para la gestión de cambios. Sus fases de gestión de cambios incluyen pestañas de introducción de datos para Detalles del cambio, Analizar, Aprobar CAB, Implementar, Liberar, Revisar, Cerrar e Historial, todo lo que exigen las directrices de ITIL.  

#6. Gestión del cambio - WalkMe

WalkMe puede ayudarle a implantar una transformación empresarial de forma inteligente calculando el presupuesto de inversión en tecnología. Además, analiza si este presupuesto sostendrá un cambio a largo plazo para que no tenga que pasar por frecuentes transformaciones. Debería utilizar esta herramienta para obtener una visión completa del proceso de cambio y mejorar el impacto de la transformación. 

#7. La Tienda del Cambio

Puede elegir La Tienda del Cambio durante la planificación de la gestión del cambio para la asequibilidad, las tecnologías integradas y una mejor gestión de la comentarios de los empleados. Todas las funciones están incluidas en una suscripción. Curiosamente, The Change Shop ha desarrollado una herramienta de simulación de cambios para que pueda crear algunos escenarios hipotéticos antes de invertir tiempo, dinero y esfuerzo.  

#8. Giva

Software sencillo de habilitación para el cambio, Givaofrece una forma sencilla de planificar y realizar un seguimiento de los cambios basados en ITIL dentro de un panel de control organizado. Puede crear y aplicar flujos de trabajo de control de cambios para que la dirección pueda examinar y aprobar el cambio. Además, puede revisar todos los proyectos de transformación empresarial con resultados mixtos, exitosos y no exitosos desde una aplicación basada en la nube.

#9. La brújula del cambio

¿Quiere una herramienta para presentar gráficamente el impacto de un cambio previsto en una empresa? Pruebe La brújula del cambio. También le permite crear perspectivas a partir de datos adicionales para que pueda modificar la estrategia de transformación y obtener el máximo beneficio. Además, puede implantar rápidamente los cambios en todos los departamentos sin perturbar las operaciones de la empresa.

#10. Issuetrak

Una aplicación avanzada de gestión del cambio, Issuetrakaumenta la probabilidad de éxito de la transformación empresarial. Proporciona todas las herramientas para solicitar un cambio, revisar la solicitud y aprobarla. La herramienta le ayuda ofreciéndole un gestor de tareas de gestión de cambios, una utilidad de control del cumplimiento, un flujo de trabajo de asignación automática de tareas y formularios para recopilar o proporcionar comentarios.  

Buenas prácticas de gestión del cambio

A continuación encontrará las mejores prácticas que debe seguir a la hora de transformar su empresa:

1. Elija lo que corresponda indicadores clave de rendimiento (KPI) en consonancia con el cambio propuesto.
2. Documente el "por qué" del cambio, apoyándose en datos que apelen a los objetivos e intereses de las partes interesadas.
3. Especifique resultados mensurables para cada tarea o fase principal del plan de gestión del cambio.
4. Prevea la posibilidad de tener que reciclar a sus trabajadores en el futuro.
5. Documente las expectativas, compárelas con los resultados de la vida real y utilice la información obtenida para mejorar los futuros procesos de gestión del cambio.
6. Centralizar la comunicación dentro de la software de gestión de proyectos para agilizar la colaboración.
7. Programe comprobaciones periódicas con las partes interesadas y las pruebas en los hitos críticos.
8. Prepare planes de reserva para garantizar la disponibilidad.
9. Evalúe a las personas responsables de aplicar el cambio y asigne funciones de liderazgo a las que tengan más probabilidades de cumplirlo.
10. Conecte los objetivos con resultados tangibles que repercutan en las operaciones cotidianas para mejorar la comprensión y la aceptación del cambio por parte de los empleados.

Conclusión

El camino hacia la gestión del cambio es sencillo y lineal si se aplica el plan adecuado. Además, no pase por alto la necesidad de implicar a los empleados durante el proceso. Es posible que necesite herramientas inteligentes para documentar, planificar y automatizar algunas de sus fases, así que consulte también las herramientas de gestión del cambio mencionadas anteriormente.

Una transformación empresarial implicará un gasto presupuestario. Así que eche un vistazo a estos soluciones de gestión de gastos adecuado para cualquier tamaño y tipo de empresa.