¿Qué es Google Workspace? Guía para principiantes

Si ha utilizado Gmail, Google Drive o Google Docs, ya habrá interactuado con Google Workspace. Pero, ¿qué es exactamente y por qué dependen de él tantas empresas?

Google Workspace, anteriormente denominado G Suite, incluye correo electrónico, almacenamiento de archivos, reuniones de vídeo, edición de documentos y mucho más. Todo está conectado, lo que hace que la colaboración sea perfecta.

Google Workspace en cifras:

• 10 millones de empresas utilizan Google Workspace
• 3.000 millones de usuarios en todo el mundo aprovechan sus herramientas a diario

Gracias a sus potentes funciones, Google Workspace es una de las plataformas de productividad más utilizadas. Tanto si dirige una pequeña empresa, como si gestiona un equipo remoto o simplemente necesita una configuración de correo electrónico profesional, lo tiene todo para mantenerle organizado.

En esta guía, le explicaré qué ofrece Google Workspace, cuánto cuesta y si es la opción adecuada para usted.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es una suite de productividad todo en uno que reúne correo electrónico, almacenamiento en la nube, reuniones de vídeo y herramientas de colaboración.

Un vistazo rápido a su evolución:

• 2006: Google Apps para su dominio introdujo Gmail, Google Talk y Google Calendar para empresas.
• 2016: Lanzamiento de G Suite con colaboración en tiempo real en Google Docs, Sheets y Slides.
• 2020: Se renombra como Google Workspace, añadiendo una mayor integración entre las aplicaciones.

En la actualidad, millones de empresas, escuelas y organizaciones de todo el mundo utilizan Google Workspace. Proporciona una forma sencilla de comunicarse, almacenar archivos y colaborar en tiempo real.

¿Cuánto cuesta Google Workspace?

Google Workspace es un servicio de pago con diferentes planes de precios en función de las necesidades de la empresa, a partir de €6.80/usuario/mes.

No existe una versión gratuita, pero Google ofrece una prueba gratuita de 14 días, para que pueda probar sus funciones antes de comprometerse.

He aquí una comparación de los planes disponibles basada en precios, almacenamiento, características y casos de uso ideales:

Plan	Precio por usuario/mes (facturado anualmente)	Almacenamiento por usuario	Características clave	El mejor para
Business Starter	€6.80	30 GB	Correo electrónico empresarial personalizado, videoconferencias de hasta 100 participantes, Gemini App	Autónomos, nuevas empresas y microempresas
Business Standard	€13.60	2 TB	Todas las funciones Starter, reuniones de hasta 150 participantes, grabación, Gemini Advanced	Equipos pequeños y empresas en crecimiento
Business Plus	€21.10	5 TB	Todas las funciones estándar Funciones mejoradas de seguridad, cumplimiento y gestión	Empresas medianas y grandes con necesidades de seguridad
Enterprise	Precios personalizados	5 TB	Funciones avanzadas de seguridad, gestión y personalización, con opciones flexibles de almacenamiento	Grandes empresas que necesitan seguridad y cumplimiento avanzados

Si está empezando, el plan Business Starter es una gran elección, ya que proporciona correo electrónico profesional y herramientas esenciales a un bajo coste.

Las empresas pequeñas pero en crecimiento pueden beneficiarse del plan Business Standard, que ofrece más funciones de almacenamiento y reuniones.

Para equipos más grandes, el plan Business Plus incluye seguridad avanzada y mayor capacidad de reunión.

Puede explorar los planes e iniciar su prueba de Google Workspace para ver cuál se adapta mejor a su empresa.

¿Es gratuito Google Workspace?

No, Google Workspace no es gratuito. Es un servicio de pago diseñado para empresas y organizaciones que necesitan correo electrónico profesional, herramientas de colaboración y controles de administración.

Sin embargo, algunos productos de Google incluidos en Google Workspace son gratuitos para uso personal (con limitaciones). Por ejemplo

• Gmail – Gratuito para el correo electrónico personal, pero carece de dominio personalizado.
• Google Drive – Ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito, pero las empresas necesitan más espacio.
• Google Docs, Sheets y Slides – Disponible de forma gratuita pero sin seguridad ni soporte de nivel empresarial.
• Google Meet – Permite realizar videollamadas gratuitas, pero las versiones de pago incluyen más participantes, grabaciones y controles de administración. Obtenga más información sobre los detalles de Google Meet aquí.

Aunque los particulares pueden utilizar estas herramientas sin pagar, Google Workspace proporciona funciones adicionales como unidades compartidas, correo electrónico empresarial y mayor seguridad.

¿Qué incluye Google Workspace?

Google Workspace está repleto de herramientas que ayudan a las empresas a colaborar de forma eficaz. Incluye Gmail, Drive, Meet, Docs, Sheets y mucho más, todo integrado en una única plataforma.

Los usuarios aprecian lo fluido que resulta todo. Eugene L., propietario de una empresa inmobiliaria comercial, dice:

«Tenemos cinco personas en nuestra empresa y le doy a Google Workspace un cinco de cinco«

Gmail

Gmail de Google Workspace es más que un simple servicio de correo electrónico. Proporciona una solución de correo electrónico profesional para empresas con un dominio personalizado, protección avanzada contra la suplantación de identidad y asistencia basada en inteligencia artificial. A diferencia de la versión gratuita, incluye asistencia ininterrumpida, acceso sin conexión y una mayor integración con Google Drive, Meet y Calendar.

Puede configurar varios alias, crear listas de correo de grupo y gestionar los correos electrónicos con etiquetas y filtros inteligentes. Las funciones de seguridad mejoradas, como el modo confidencial y las herramientas de cumplimiento, lo convierten en una opción sólida para las empresas que manejan datos confidenciales.

Google Meet

Google Meet hace que las videoconferencias sean sencillas y fiables. Ofrece videollamadas de alta calidad, subtítulos en directo y cancelación de ruido, lo que hace que las conversaciones sean más claras. También puede utilizar fondos virtuales o efectos de desenfoque para mantener alejadas las distracciones.

Con una suscripción a Google Workspace, las reuniones pueden durar más tiempo y obtendrá funciones adicionales como grabación de llamadas, salas de descanso y transmisión en directo. Dado que se conecta con Google Calendar, para unirse a una reunión basta con un clic.

Chat de Google

Google Chat mantiene las conversaciones organizadas y elimina los largos hilos de correo electrónico al ofrecer mensajería en tiempo real. Permite mensajes directos, chats de grupo y espacios dedicados en los que los equipos pueden colaborar en proyectos.

Diseñado pensando en la seguridad empresarial, proporciona mensajería cifrada y funciona a la perfección con otras herramientas de Google Workspace. Los equipos pueden compartir archivos desde Google Drive, asignar tareas e integrar aplicaciones de terceros para mejorar los flujos de trabajo.

Google Calendar

Google Calendar es una herramienta de programación inteligente que ayuda a los equipos a mantenerse organizados. Permite configurar varios calendarios, programar reuniones y enviar invitaciones con ajustes automáticos de zonas horarias.

La integración con Google Meet facilita la adición de enlaces de videoconferencia. Las empresas pueden crear calendarios compartidos para equipos, gestionar recordatorios de eventos y automatizar la programación de citas.

Con funciones como la codificación por colores y el seguimiento de objetivos, Google Calendar mejora la productividad y garantiza que no se pierda ninguna reunión.

Google Drive

Google Drive es una solución de almacenamiento en la nube que permite guardar y compartir archivos de forma segura. Ofrece de 15 GB a almacenamiento ilimitado, en función del plan Google Workspace. Las empresas pueden organizar los archivos en unidades compartidas, controlar los niveles de acceso y colaborar en tiempo real.

Las funciones de seguridad incorporadas incluyen cifrado, historial de versiones y búsqueda potenciada por IA. Dado que se integra perfectamente con Docs, Sheets y Slides, los usuarios pueden editar y almacenar archivos sin preocuparse por la pérdida de datos.

Google Docs

Google Docs es un procesador de textos en línea fácil de usar que permite a los equipos trabajar juntos en tiempo real. Como todo se almacena en la nube, no hay que preocuparse por guardar archivos o perder el progreso. Guarda automáticamente los cambios y mantiene un historial detallado de las versiones, por lo que las ediciones pueden rastrearse y restaurarse en cualquier momento.

Los equipos pueden dejar comentarios, sugerir ediciones y chatear directamente dentro de los documentos, lo que hace que la colaboración sea perfecta. También se conecta con Google Drive para gestionar archivos sin esfuerzo. Funciones como la escritura por voz y Smart Compose ayudan a agilizar el trabajo, lo que la convierte en una herramienta imprescindible para informes, propuestas y creación de contenidos en empresas de todos los tamaños.

Hojas de cálculo de Google

Google Sheets es una herramienta de hoja de cálculo basada en la nube para el análisis de datos y la colaboración. Incluye fórmulas integradas, tablas dinámicas y perspectivas impulsadas por IA para simplificar cálculos complejos.

Las empresas utilizan Google Sheets para la elaboración de presupuestos, el seguimiento del rendimiento y la gestión de proyectos. La perfecta integración con Google Forms permite a los usuarios recopilar y analizar datos de encuestas en tiempo real. Gracias al formato condicional, los flujos de trabajo automatizados y la colaboración en directo, los equipos pueden trabajar en tareas basadas en datos de forma eficaz.

Google Slides

Google Slides es una herramienta de presentación versátil que facilita la creación y edición de diapositivas desde cualquier dispositivo. Al estar basada en la nube, los equipos pueden trabajar juntos en tiempo real sin preocuparse por guardar archivos o perder el progreso.

Las empresas la utilizan para presentaciones a clientes, reuniones de equipo y sesiones de formación, con multitud de plantillas personalizables, vídeos incrustados y elementos interactivos para mantener al público atento. También funciona sin problemas con Google Meet, lo que permite a los presentadores compartir diapositivas directamente durante las videollamadas para disfrutar de una experiencia más interactiva.

Formularios de Google

Google Forms es una herramienta sencilla pero potente para crear encuestas, cuestionarios y formularios de opinión. Con ella, las empresas pueden recopilar información sobre los clientes, realizar encuestas a los empleados o recoger inscripciones.

Las respuestas se almacenan automáticamente en Google Sheets para su análisis. Con plantillas personalizables, ramificación lógica y notificaciones automáticas por correo electrónico, Google Forms simplifica la recopilación de datos para cualquier sector.

Google Sites

Google Sites permite a las empresas crear sitios web internos, portales de equipo o centros de proyectos sin codificación. Admite la edición mediante arrastrar y soltar, la colaboración en tiempo real y la integración perfecta con Google Drive, Docs y Forms.

Los equipos utilizan Google Sites para crear bases de conocimientos, portales de incorporación y páginas de eventos, facilitando el acceso a la información en toda la organización.

Aplicación Google Gemini

Google Gemini es un asistente impulsado por IA que mejora la productividad en Google Workspace. Ayuda a redactar correos electrónicos, resumir documentos y generar informes con sugerencias inteligentes. Integrado en Gmail, Docs y Chat, automatiza las tareas repetitivas, lo que permite a los equipos centrarse en el trabajo estratégico.

NotebookLM

NotebookLM es una herramienta de investigación impulsada por IA diseñada para profesionales que manejan grandes cantidades de información. Ayuda a resumir artículos, generar notas y organizar el material de investigación.

Integrada con Google Drive, permite a los equipos agilizar la gestión del conocimiento y las sesiones de intercambio de ideas.

Google Keep

Google Keep es una herramienta digital para tomar notas que se sincroniza entre dispositivos. Admite notas de voz, anotaciones de imágenes y etiquetas codificadas por colores para facilitar la organización. Los equipos utilizan Google Keep para apuntar ideas rápidas, crear listas de comprobación y colaborar en tiempo real.

Google Apps Script

Google Apps Script es una plataforma de codificación que automatiza los flujos de trabajo dentro de Google Workspace. Las empresas la utilizan para crear funciones personalizadas, automatizar respuestas de correo electrónico e integrar aplicaciones de terceros. Con Apps Script, los equipos pueden mejorar la productividad sin necesidad de conocimientos avanzados de programación.

Todas estas son herramientas que hacen de Google Workspace una potente solución para las empresas. A continuación, vamos a explorar cómo acceder a todo y gestionarlo mediante la Admin Console.

¿Cómo acceder a Google Workspace Admin?

💀 Google, cuando intento iniciar sesión en otro dispositivo:

Si alguna vez ha intentado iniciar sesión desde un dispositivo nuevo, Google actúa como un interrogador de seguridad de primer nivel. Pero una vez que hayas entrado, la Admin Console es tu centro de mando para gestionar todo en Google Workspace.

Paso 1: Abra la Admin Console

Vaya a admin.google.com e inicie sesión con su cuenta de administrador (no con una cuenta de Gmail normal).

Paso 2: Navegue por el panel de control

Dentro de la consola, encontrará secciones clave como:

• Usuarios – Gestione las cuentas de los empleados y los niveles de acceso.
• Aplicaciones – Controle qué servicios de Google puede utilizar su equipo.
• Facturación – Vea las suscripciones y los pagos.
• Seguridad – Configure 2FA y supervise la actividad de inicio de sesión.

Paso 3: Ajuste los permisos de usuario

¿Necesita asignar derechos de administrador? Vaya a Usuarios > Seleccionar usuario > Funciones y privilegios de administrador y configure los niveles de acceso.

Paso 4: Configure las funciones de seguridad

Habilite la verificación en dos pasos y realice un seguimiento de los intentos de inicio de sesión en Seguridad para una mayor protección.

Paso 5: Gestionar dispositivos y políticas

En Dispositivos, puede realizar un seguimiento de los portátiles de la empresa y borrar de forma remota los dispositivos perdidos o robados.

La consola de administración de Google Workspace simplifica la gestión de TI, garantizando que todo funcione sin problemas.

¿Es Google Workspace bueno para mí?

Por supuesto Google Workspace es un potente conjunto de herramientas de productividad diseñado para empresas de todos los tamaños. Tanto si se trata de una nueva empresa, un pequeño negocio o una gran empresa, le ayuda a agilizar la comunicación, la colaboración y la gestión de proyectos.

¿Quién debería utilizar Google Workspace?

• Empresas de todos los tamaños: correos electrónicos empresariales seguros, almacenamiento en la nube y herramientas de colaboración en equipo.
• Equipos remotos y autónomos – Trabaje desde cualquier lugar con colaboración en tiempo real en Docs, Sheets y Meet.
• Agencias y consultores – Organice proyectos de clientes, comparta archivos y programe reuniones de forma eficaz.
• Educación y organizaciones sin ánimo de lucro: aproveche Google Workspace para aprender en línea y compartir documentos.

Para uso personal, Google Workspace puede resultar innecesario. En su lugar, considere Google One, que ofrece almacenamiento adicional, copias de seguridad automáticas y servicios premium de Google para usuarios individuales.

Si necesita una suite profesional de correo electrónico y productividad para empresas, Google Workspace es una inversión sólida.

Alternativas a Google Workspace

Lo entiendo. Google Workspace no es para todo el mundo. Quizá prefiera otras aplicaciones, o simplemente quiera algo más asequible. No hay problema. Aquí tiene algunas alternativas sólidas, en función de lo que realmente necesite.

Microsoft 365

Si le gustan Word y Excel, Microsoft 365 puede sentirse como en casa. Viene con

• Outlook para el correo electrónico
• Teams para videollamadas
• OneDrive para almacenamiento
• Word, Excel y PowerPoint para documentos

Es una buena opción si ya trabaja con herramientas de Microsoft y desea que todo se sincronice fácilmente.

Zoho Workplace

¿No quiere gastar mucho pero aún así necesita grandes herramientas? Zoho Workplace es una buena opción. Usted obtiene

• Zoho Mail para el correo electrónico empresarial
• Writer, Sheet, y Show para documentos
• Zoho WorkDrive para almacenamiento en la nube
• Cliq para chats en equipo

Es genial para las pequeñas empresas que sólo necesitan lo esencial sin tener que pagar por funciones adicionales que no van a utilizar.

Si todo lo que necesita es un correo electrónico empresarial, el correo electrónico de IONOS es una gran opción. Cuesta sólo 1 $/mes, por lo que obtendrá un correo electrónico profesional sin pagar de más por cosas que no necesita.

Al final, la mejor opción depende de cómo trabaje. Para una suite completa, Google Workspace sigue siendo mi opción. Pero si sólo necesita correo electrónico o prefiere las herramientas de Microsoft, éstas son alternativas excelentes.

Tomar la decisión correcta con Google Workspace

A estas alturas, probablemente ya tenga una idea clara de si Google Workspace es adecuado para usted. He cubierto sus características, cómo funciona e incluso algunas alternativas. Si necesita correo electrónico empresarial, almacenamiento de archivos y herramientas para trabajar en equipo, es una opción sólida. Pero si sólo necesita un correo electrónico, hay opciones más baratas.

Yo siempre me fijo en cómo trabajo antes de elegir una herramienta. ¿Necesito una colaboración sencilla? ¿Acceso a archivos desde cualquier lugar? ¿Un correo electrónico empresarial que tenga un aspecto profesional? Si la respuesta es afirmativa, Google Workspace merece la pena.

En Geekflare, llevamos años probando y revisando software para ayudar a la gente a tomar decisiones informadas. Si aún no está seguro o quiere explorar más opciones, ¡consulte nuestras otras guías!