Los datos son un activo crítico que puede mejorar las operaciones, la eficiencia, la experiencia del cliente y la toma de decisiones.
Para ello, las empresas y organizaciones están generando, recopilando y almacenando enormes volúmenes de datos procedentes de distintas fuentes. Sin embargo, a medida que aumentan los volúmenes de datos, extraer la información más útil puede ser todo un reto, especialmente cuando la información está desorganizada y dispersa por diferentes lugares.
Una forma de superar estos retos es almacenar los datos en un repositorio de datos adecuado. Esto proporciona una fuente de datos unificada que contiene información filtrada, en la que se pueden realizar búsquedas y que está lista para el análisis y la elaboración de informes.
En este artículo definiremos el repositorio de datos y conoceremos sus ventajas, los distintos tipos y las mejores prácticas.
¿Qué es un repositorio de datos?
Un repositorio de datos es una biblioteca o archivo que contiene datos para apoyar las funciones de análisis y elaboración de informes en la investigación o las operaciones empresariales. En la práctica, un repositorio de datos es un término general que se refiere a la ubicación centralizada donde se almacenan los datos. Puede referirse a un único dispositivo de almacenamiento o a un conjunto de bases de datos que abarcan distintos dispositivos.
En una operación típica, las organizaciones pueden recopilar datos dispares procedentes de puntos de venta, CRM, ERP, hojas de cálculo y otras fuentes. A continuación, los trasladan a un repositorio de datos donde se clasifican, limpian, validan, formatean, organizan y almacenan.
Normalmente, las organizaciones pueden aislar y almacenar tipos específicos de datos en el repositorio con fines analíticos o de elaboración de informes. Y como se trata de un almacenamiento a largo plazo, pueden reutilizarlos varias veces para realizar distintos tipos de análisis.
Un repositorio de datos típico tiene tres capas principales.
- Capa de fuentes de datos
- Capa de procesamiento de datos o almacén
- La capa de aplicación de destino, como la formada por los usuarios, los analistas y los informes
¿Por qué necesita un repositorio de datos?
Los datos están disponibles a partir de los puntos de contacto con el cliente, Internet, la investigación, el marketing, las aplicaciones y muchas otras fuentes. Sin embargo, suelen estar en formato bruto, y las organizaciones necesitan herramientas adecuadas para extraer información útil que les ayude a alcanzar sus objetivos. Una buena práctica consiste en crear un repositorio de datos para organizarlos y ponerlos a disposición del análisis y otras aplicaciones.
El repositorio permite a los usuarios autorizados acceder, recuperar y gestionar los datos de forma fácil y rápida mediante herramientas de búsqueda, consulta y otras. En consecuencia, los usuarios y las empresas pueden realizar análisis, investigaciones, intercambios e informes. Y esto les permite agilizar las operaciones y tomar mejores decisiones basadas en los datos.
Supongamos que desea establecer qué departamento de su organización incurre en más costes operativos. Puede crear un repositorio de datos para los arrendamientos, la seguridad, los costes energéticos, los servicios públicos y otros gastos. Mantener los datos en un lugar centralizado le ayudará a analizar e identificar el departamento con más gastos y, por tanto, a tomar decisiones más informadas y centradas cuando quiera recortar gastos.
Aunque los repositorios de datos suelen ser utilizados por instituciones científicas y de investigación, también es aplicable a organizaciones y empresas en general.
Beneficios de los repositorios de datos
En la actualidad, la mayoría de las organizaciones utilizan los repositorios de datos como medio para gestionar y utilizar sus datos de forma más eficaz. El concepto de repositorio de datos ha seguido ganando popularidad debido a ventajas como la facilidad de acceso a la información, la gestión, el análisis y la elaboración de informes.
Otras ventajas incluyen:
- Proporcionar una mejor visibilidad: Guardar los datos en un lugar central y fiable permite acceder a ellos en cualquier momento. Por el contrario, mantener los datos en aplicaciones no compartidas o en silos locales significa que sólo están disponibles para un individuo o unas pocas personas. Esto reduce su visibilidad y facilidad de uso. En consecuencia, los equipos pueden tardar más tiempo y utilizar recursos adicionales para acceder a los datos.
- Fácil acceso a los datos útiles: Los datos en formato digital son fáciles de buscar y acceder. Añadir metadatos a los datos en el repositorio permite a los usuarios comprenderlos y utilizarlos mucho mejor.
- Facilidad para proteger los datos y cumplir las normas: Es mucho más fácil proteger los datos en una ubicación central, a diferencia de cuando están dispersos por distintos lugares. Además, un repositorio de datos facilita y abarata el cumplimiento de diversas normas reglamentarias.
- Datos reutilizables: El repositorio de datos contiene una amplia variedad de datos para el análisis y la elaboración de informes. Los analistas e investigadores pueden utilizar los mismos datos para generar distintos tipos de informes.
- Proporciona perspectivas útiles: El uso de las herramientas adecuadas en los repositorios de datos permite obtener una visión multidimensional de los datos en lugar de analizar la información en diferentes lugares.
Tipos de repositorios de datos
Repositorio de datos es un término general que se refiere al archivo de información. Sin embargo, existen diferentes repositorios en función de la aplicación o el objetivo que se persiga. A continuación se presentan los cuatro tipos principales de repositorios de datos.
#1. Almacén de datos
El almacén de datos es uno de los tipos de repositorio de datos más grandes. En esta categoría, las empresas pueden recopilar datos de varias fuentes y en diferentes formatos. Un almacén de datos típico almacena grandes volúmenes de datos procedentes de distintas fuentes. Su estructura permite a las organizaciones organizar fácilmente los datos, analizarlos y elaborar informes. Y esto permite a los equipos tomar mejores decisiones basadas en los datos.
La información de un almacén de datos puede abarcar varios temas y suele limpiarse, filtrarse y definirse para un uso concreto.
#2. Data Mart
Un data mart es una sección segregada de un almacén de datos. El almacén de datos orientado a temas concretos almacena un subconjunto de datos centrados en una función o departamento empresarial específico, como finanzas, soporte, compras o marketing.
Normalmente, un data mart tiene un tamaño más reducido. Esto ayuda a acelerar los procesos empresariales al permitir el acceso a los datos relevantes en un plazo más breve. Proporcionan un medio rentable para obtener rápidamente información procesable.
#3. Lago de datos
Un lago de datos es un gran archivo que contiene datos en cualquier forma. Esto incluye datos no estructurados, semiestructurados y estructurados. Utiliza metadatos para categorizar y etiquetar los datos, que en gran medida no están estructurados. Un lago de datos proporciona un control total y una mejor gobernanza de los datos que un almacén de datos.
#4. Cubos de datos
Los cubos de datos son depósitos de datos multidimensionales que se centran más en los datos complejos que no admiten los otros tipos. Tienen tres o más dimensiones, cada una de las cuales representa una característica específica, como los costes o las ventas diarias, mensuales o anuales. Los lagos de datos permiten a los investigadores evaluar los datos desde varios puntos de vista.
Lea también: Lago de datos frente a almacén de datos: ¿Cuáles son las diferencias?
Mejores prácticas para diseñar y mantener repositorios de datos
Un repositorio de datos típico dispone de herramientas para almacenar, gestionar y asegurar la información. Dispone de funciones como el control de acceso, la indexación, la compresión, la generación de informes, el cifrado, etc.
Al diseñar y crear un repositorio de datos, debe tener en cuenta varios factores de hardware y software, además de trabajar con ingenieros de canalización de datos, analistas de datos y otros expertos. Dependiendo del ámbito, deberá involucrar a expertos del sector. Por ejemplo, si crea un repositorio de datos clínicos, trabajará con médicos y otros profesionales de la medicina.
Una estrategia eficaz de gestión de datos incluye lo siguiente:
✅ Organización de archivos
✅ Almacenamiento seguro y controles de acceso adecuados
✅ Control de versiones y documentación
✅ Apoya la colaboración
✅ Políticas claras sobre la reutilización y el uso compartido
✅ Archivado y conservación de los datos para futuras referencias o usos.
Aunque los pasos para diseñar, crear y gestionar un repositorio de datos pueden diferir de una industria u organización a otra, a continuación se indican algunas de las mejores prácticas.
Limitar el alcance en las fases iniciales
Al principio, la mejor práctica es utilizar un ámbito más reducido para el repositorio de datos. Una estrategia consiste en utilizar un número menor de áreas temáticas y conjuntos de datos e ir aumentando el alcance gradualmente.
Elija las herramientas adecuadas
Las herramientas son cruciales a la hora de crear, almacenar, compartir, analizar y gestionar repositorios de datos. Como tales, la calidad y el análisis de los datos dependerán de las herramientas que utilice. Dado que existen diferentes tipos de herramientas con distintas capacidades, asegúrese de que su elección satisface sus necesidades.
Automatice tantos procesos como sea posible
Si es posible, automatice las tareas de carga y mantenimiento para mejorar la eficacia, reducir las pérdidas de tiempo y el riesgo de errores.
Diseñe un repositorio flexible y escalable
Para adaptarse al aumento del volumen de datos y a la evolución de los tipos y formatos de datos, la mejor práctica consiste en diseñar y crear un repositorio escalable. Un sistema de este tipo servirá para las necesidades actuales y se escalará para soportar mayores tipos y volúmenes de datos en el futuro. Además, debe ser flexible para trabajar con diferentes herramientas y tecnologías emergentes.
Proteger los datos en todo momento
Garantice la integridad y la seguridad de los datos, ya que cualquier discrepancia, compromiso o robo puede dar lugar a resultados de análisis inexactos y a malas decisiones. Establezca reglas de acceso adecuadas y conceda a los usuarios autorizados sólo los permisos que necesiten para desempeñar sus funciones. Además, cifre los datos en reposo y en tránsito. Considere otras medidas como la autenticación multifactor para añadir una capa de protección adicional.
Utilice modelos de datos estándar
El modelado de datos ayuda a convertir los datos en información valiosa que los investigadores y los líderes empresariales puedan comprender mejor. Normalmente, la información de un repositorio de datos es reutilizable.
Las organizaciones pueden utilizar los mismos datos para extraer información útil en distintos ámbitos. Los datos tienen muchos contextos en función de cómo se utilicen en diferentes procesos y aplicaciones analíticas. Por ello, una organización puede utilizar varios modelos de datos para satisfacer diferentes necesidades analíticas.
Indexación de datos
La creación de índices en las tablas del repositorio de datos mejora el rendimiento de las consultas y debería ser una práctica habitual. Mejora la velocidad de consulta al proporcionar una tabla de búsqueda organizada basada en determinados atributos y con entradas que apuntan a ubicaciones específicas de los datos.
La indización en los repositorios de datos puede variar en función del uso. Puede ser ligera o extensa, según el uso. Lo ideal es que la estrategia de indexación se centre en acelerar los procesos ETL. Una de las mejores prácticas a la hora de transformar los datos es asegurarse de que el índice proporcione la información necesaria sin omitir datos útiles y sin ser innecesariamente grande.
También es importante equilibrar la compensación entre la mejora del rendimiento de consulta del repositorio de datos y los gastos generales y de mantenimiento asociados a la indexación.
Lea también: Las mejores herramientas ETL para PYMES.
Ejemplos de repositorios de datos
Los repositorios de datos se dividen en diferentes categorías:
- Repositorios institucionales (IR ) para instituciones de investigadores, como el Texas Data Repository de las Bibliotecas de la Universidad A&M de Texas.
- Repositorios disciplinarios o específicos de un dominio (DR): Estos son específicos de un dominio y están gestionados por un consorcio de investigadores o una organización profesional, como el Registro de Repositorios de Datos de Investigación (re3data) de DataCite, y el Directorio de Repositorios de Acceso Abierto (OpenDOAR), formado por varios repositorios académicos de acceso abierto.
- Repositorios abiertos o de propósito general, como Dryad, Figshare y Harvard Dataverse.
Casos de uso de los repositorios de datos
Los sectores de las finanzas, la sanidad, el comercio electrónico, la cadena de suministro y otros pueden beneficiarse del uso de repositorios de datos. Al utilizar plenamente las grandes cantidades de datos que recopilan y generan, pueden obtener mejores conocimientos para optimizar sus servicios y prestarlos mejor y más rápidamente.
Investigación clínica
La investigación clínica es un campo intensivo en datos. Sacar el máximo partido de los datos ayuda a impulsar la industria sanitaria en la dirección correcta. El análisis de big data permite a los científicos y otros profesionales profundizar en los ensayos clínicos y obtener conocimientos que ayudan a mejorar la asistencia sanitaria y salvar vidas.
Servicios financieros
La industria de los servicios financieros puede beneficiarse del análisis de las grandes cantidades de datos de que disponen. El análisis les proporciona perspectivas que pueden utilizar para mejorar los servicios, la eficiencia y los ingresos. Algunas de las áreas en las que las instituciones financieras pueden utilizar los repositorios de datos son:
- Generar informes financieros analizando los datos desde una ubicación centralizada.
- Permitir la toma de decisiones automatizada impulsada por IA.
Palabras finales
Los datos son un activo esencial en la toma de decisiones. Sin embargo, las organizaciones que almacenan grandes volúmenes de datos necesitan las soluciones adecuadas para recopilarlos, almacenarlos, gestionarlos y analizarlos.
Para ello, un repositorio de datos proporciona una solución para consolidar y gestionar los datos críticos. Los repositorios permiten a las organizaciones analizar los datos, obtener información y tomar mejores decisiones basadas en los datos.
Un repositorio de datos proporciona un almacenamiento centralizado de diferentes tipos de información, pero de una forma lógica que facilita el acceso, la búsqueda, el análisis y la gestión. También ayuda a las organizaciones a asegurar, compartir, mantener y garantizar la integridad y calidad de los datos y a cumplir las normas reglamentarias.
A continuación, consulte las mejores herramientas de gestión de datos para medianas y grandes empresas.