15 Mejores programas de archivo de correo electrónico para almacenar para futuras auditorías/recuperaciones

Si tiene un negocio o es un particular muy ocupado, lo más probable es que reciba y envíe correos electrónicos importantes a diario.

Sin embargo, esos correos importantes pueden perderse a veces. Pueden borrarse accidentalmente o eliminarse malintencionadamente de la bandeja de entrada. Algunos correos importantes también quedan engullidos en su bandeja de entrada, cuando recibe numerosos correos a diario.

De entre los muchos correos electrónicos que recibe a diario, hay algunos importantes a los que quizá quiera acceder más tarde. Aquí es donde el archivado de correos electrónicos resulta útil. Al archivar determinados correos electrónicos, puede proteger datos cruciales que no desea perder por sobrecarga o cualquier otra consecuencia.

A pesar de la utilidad del archivado del correo electrónico, es sorprendente cómo tanta gente no aprovecha esta potente función. En este post, aprenderemos más sobre el archivado de correo electrónico y nos sumergiremos en algunos de los mejores software de archivado de correo electrónico que es absolutamente necesario utilizar.

Ventajas del archivado de correos electrónicos

Al archivar un correo electrónico, lo guarda para futuras consultas. Muchos profesionales de empresa utilizan el archivado para proteger sus datos o volver a un correo electrónico importante en el futuro. A continuación le explicamos por qué el archivado de correos electrónicos puede beneficiarle:

#1. Almacenamiento 📦

Cada correo electrónico que recibe se guarda en servidores activos. La afluencia de correos electrónicos puede hacer que el rendimiento del servidor se ralentice. Para mejorar el rendimiento, tendría que eliminar correos electrónicos. Pero, ¿y si hay datos importantes en ellos? Ahí es donde el archivado del correo electrónico puede ayudarle.

Le permite migrar los datos importantes del correo electrónico a un servidor externo seguro o a una nube, desde donde podrá acceder a ellos fácilmente.

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#2. Seguridad 🔒

Cuando sus correos electrónicos están archivados, permanecen protegidos en un entorno seguro con copias de seguridad periódicas de los datos.

Existen herramientas de archivado de correo electrónico que proporcionan excelentes capacidades de recuperación en caso de desastre, pero eso es sólo cuando se ha elegido el software adecuado. Un indicador vital de un buen software de archivado de correo electrónico es un tiempo de actividad garantizado del 99,9%.

#3. Productividad 👨‍💻

Una bandeja de entrada abarrotada puede hacer que la búsqueda de un correo electrónico concreto sea todo un reto. Si su trabajo le exige buscar un correo electrónico concreto, primero tendrá que clasificar varios correos.

Si archiva sus correos electrónicos, podrá acceder fácilmente a los que necesite desde el archivo y la copia de seguridad de los datos de correo electrónico. Además, para mantener a su equipo en una misma página, tiene sentido utilizar herramientas de bandeja de entrada compartida para gestionar también los correos electrónicos del equipo.

#4. Cumplimiento ⚖️

Las organizaciones de muchos sectores mantienen registros de las comunicaciones por correo electrónico con fines oficiales. Podrían pedírselos durante una auditoría o investigación. Borrar todos los correos electrónicos puede no ser la mejor idea si quiere mantenerse en el lado correcto de la ley y no quiere acabar en aguas calientes con las autoridades.

Puede archivar y guardar los correos electrónicos importantes en el archivo y estar en el lado más seguro. En general, el archivado del correo electrónico puede tener varios beneficios a nivel personal y organizativo.

Introducción al software de archivado de correo electrónico

El software de archivado de correo electrónico está diseñado para la recuperación en caso de desastre, ya que le ayuda a almacenar correos electrónicos importantes y recuperarlos cuando se soliciten. Estas herramientas también ayudan a eliminar los correos electrónicos no deseados, liberar espacio de almacenamiento en el servidor y acelerar las operaciones de correo electrónico. Al mismo tiempo, puede utilizar soluciones de seguridad de correo electrónico para protegerse también de los ataques de spam y phishing.

El software de archivado de correo electrónico puede ser útil en muchos casos, ya sea para uso personal o profesional.

Si dirige una empresa, necesita disponer de una solución de archivado de correo electrónico para garantizar el cumplimiento de las normativas del sector, de modo que todas las comunicaciones por correo electrónico de su organización puedan conservarse en caso de que se produzca una investigación oficial o una auditoría.

Cómo funciona el software de archivado de correo electrónico

Cuando archiva determinados correos electrónicos, básicamente los traslada de su bandeja de entrada principal a una carpeta de archivo independiente. Al hacerlo, puede conservar el correo electrónico para futuras consultas y acceder a ellos sin problemas.

Con una solución eficaz de archivado de correo electrónico, puede trasladar su correo electrónico importante a una ubicación más segura, lo que permite la recuperación en caso de desastre.

La principal ventaja de utilizar un software de archivado de correo electrónico es que cumple los requisitos de conformidad de la organización, pero esto varía de un software a otro. Las empresas también pueden configurar la herramienta de archivado en función de sus necesidades. Por ejemplo, una empresa puede archivar todos los correos electrónicos entrantes si es necesario, reduciendo así la necesidad de limpiar con frecuencia la bandeja de entrada del correo electrónico.

Antes de buscar una solución de archivado de correo electrónico, lo mejor es examinar sus características y las normas de cumplimiento y decidir en consecuencia.

Características clave que debe buscar en un software de archivado de correo electrónico

Antes de comprometerse con una solución de archivado de correo electrónico, hay algunas características clave con las que no debería comprometerse.

Son los requisitos mínimos si desea un software eficaz y que funcione bien para el almacenamiento y la copia de seguridad sin fisuras de los correos electrónicos importantes. Estas son las características imprescindibles de un software de archivado de correo electrónico:

• Función de búsqueda rápida e intuitiva para acceder a los datos de correo electrónico almacenados en el software
• Gestión sin fisuras de grandes cantidades de datos de correo electrónico cruciales
• Cumple con la normativa
• Rentable y eficiente

Si puede hacerse con una herramienta que cumpla ✅todos los requisitos anteriores, habrá encontrado la solución perfecta.

Ahora que ya conocemos el software de archivado de correo electrónico, vamos a sumergirnos en las mejores opciones que puede utilizar para sus necesidades.

Mimecast

Mimecast ofrece una solución basada en la nube a los problemas de archivado de una organización cuya lista de archivos de correo electrónico parece interminable. Le permite deshacerse de sus problemas de archivado de correo electrónico con sólidas funciones diseñadas para facilitarle las cosas más que nunca.

A diferencia del software de archivo de correo electrónico ordinario, Mimecast es ideal para empresas en crecimiento que desean optar por una solución más rentable.

Dado que el mantenimiento de un software de archivado de correo electrónico puede resultar caro y complejo en ocasiones, las funciones de gestión de archivos de correo electrónico de Mimecast me resultaron muy útiles. Si desea archivar correos electrónicos vitales en un lugar seguro y de fácil acceso, optar por Mimecast es un acierto.

Mailstore Home

Si lo que busca es un hogar único para los correos electrónicos de varios ordenadores, sistemas y programas, Mailstore Home es una opción increíble que además resulta ser gratuita. Mantiene las comunicaciones esenciales por correo electrónico en un archivo central seguro.

Gracias a las capacidades avanzadas de esta solución de archivado de correo electrónico, ya no tendrá que perder sus correos electrónicos debido a archivos PST defectuosos, copias de seguridad de datos incompletas o cualquier otro problema.

Gracias a su función de búsqueda inteligente, MailStore Home facilita la búsqueda de un correo electrónico específico, incluso a partir de grandes datos de archivo. Puede migrar correos electrónicos a su bandeja de entrada principal y restaurarlos desde el archivo siempre que lo desee.

Archivo de correo electrónico Pro

EmailArchive Pro hace que archivar sea de lo más sencillo. Con un solo clic, puede archivar varias cuentas y carpetas de correo electrónico y guardarlas en un lugar seguro para futuras consultas. También puede convertirlos en archivos PDF con función de búsqueda para recuperarlos de forma rápida y sencilla.

Esta solución de archivado de correo electrónico también ofrece compatibilidad nativa con G-suite al integrarse con la API de Gmail. Con Gmail OAuth, podrá disfrutar de una mayor seguridad y de un acceso al correo electrónico de sólo lectura.

Para una experiencia de archivado de correo electrónico sin problemas, Email Archive Pro es sin duda un profesional en el juego.

Barracuda

¿Desea su empresa minimizar los requisitos de almacenamiento de correo electrónico y mejorar la productividad de los usuarios? Barracuda es la solución ideal para ofrecerle exactamente eso. Con esta herramienta, puede trasladar de forma segura información vital a una nube, tratándola como un nivel de almacenamiento secundario para una mayor protección de los datos de correo electrónico.

Dado que los datos se almacenan fuera del entorno operativo del correo electrónico, se conservan de forma segura sin tener que preocuparse por su eliminación o corrupción. Al gestionar el volumen de los datos de su servidor de correo electrónico, puede reducir enormemente los costes al tiempo que mantiene unos niveles ideales de eficacia operativa.

Barracuda también garantiza el cumplimiento de los requisitos gubernamentales y normativos y agiliza el e-discovery.

Jatheon

Jatheon dispone de una potente solución de archivo de correo electrónico local que le ayudará a almacenar, recuperar, gestionar y auditar una enorme pila de datos de correo electrónico e información empresarial no estructurada.

La suite de archivado avanzado de Jatheon le permite analizar los datos archivados y obtener información que puede utilizarse en todos los departamentos. Agiliza el e-discovery al permitir el acceso para gestionar y proteger los datos, al tiempo que proporciona una funcionalidad de búsqueda específica para facilitar la búsqueda y recuperación de datos.

Para una solución de archivo de correo electrónico todo en uno, Jatheon es una opción excelente. Puede mejorar la gobernanza de los datos detectando los problemas antes de que se agraven y previniendo las conductas indebidas de los empleados.

Quest

Quest es una solución de archivado de correo electrónico que facilita más que nunca el almacenamiento, la gestión y la recuperación de datos de correo electrónico.

Con esta solución, puede reducir las necesidades de almacenamiento de datos a largo plazo y la necesidad de gestionar el rendimiento de su servidor de correo electrónico almacenando los archivos adjuntos de correo electrónico de una sola instancia por separado de los servidores.

Quest también hace alarde de una capacidad de retención eficaz al cumplir con las políticas de cumplimiento normativo. Además, puede crear etiquetas para la categorización, lo que le permite migrar y recuperar sólo los datos de su elección.

Libraesva

Libraesva es una de las principales soluciones de archivado de correo electrónico para proteger la información empresarial importante, mejorar la eficacia de los empleados y simplificar el cumplimiento de las normativas.

Si está buscando una solución sencilla pero eficaz de gobierno del correo electrónico, gestión de riesgos y cumplimiento normativo, no busque más allá de Libraesva.

Tanto si utiliza un servidor de correo electrónico local como en la nube, Libraesva puede proporcionarle las mejores soluciones de archivado de correo electrónico. Viene con integración nativa con Office 365 y Microsoft Exchange, y el complemento exclusivo de Outlook del software le permite acceder fácilmente al correo electrónico archivado, ya sea en Windows o Mac.

ArcTitan

ArcTitan es una herramienta integrada y automatizada con Office 365, que le ofrece una búsqueda superrápida de los datos de correo electrónico que tenga almacenados en el archivo. Le encantará la fácil configuración y la rentable implantación de este software. Convierte los datos cruciales del correo electrónico en un repositorio almacenándolos en el archivo.

Tanto si necesita una solución de archivo de correo electrónico para su empresa, como para el sector educativo o MSP, Arctitan es una excelente opción para las necesidades de archivado dinámico. Por no mencionar que el acceso remoto a los correos electrónicos hace que el trato sea aún más atractivo.

N-able

Si prefiere las soluciones basadas en la nube para almacenar y proteger los datos de correo electrónico, encontrará en N-able una de las mejores del sector. Es una solución de archivado de correo electrónico en la nube robusta y encriptada para garantizar que sus datos permanezcan seguros y a salvo.

Puede proteger sus datos a través de ella y hacer frente a los requisitos de cumplimiento establecidos por los organismos reguladores relacionados con la industria, como HIPAA, FRCP y SOX.

Los MSP pueden gestionar los requisitos de almacenamiento de los correos electrónicos entrantes y salientes como un profesional con N-able, al tiempo que reducen los costes de almacenamiento de la infraestructura local.

Smarsh

Una herramienta eficaz para registrar la comunicación vital por correo electrónico, Smarsh puede almacenar correos electrónicos que incluyan archivos adjuntos al tiempo que permite a su organización cumplir con las normativas gubernamentales y las reglas de mantenimiento de registros.

Una de las mejores características de este software es que admite la captura directa de la fuente en el formato nativo para garantizar que se conserva el contexto completo de los datos.

Puede ayudar a segregar los mensajes internos, externos, entrantes y salientes. Además, también ofrece un acceso al archivo personal que permite a sus empleados acceder a su historial de correo electrónico.

No cabe duda de que Smarsh es todo un paquete para el archivo de correo electrónico.

MailMeter

MailMeter tiene todas las funciones que cabría esperar de un buen software de archivo de correo electrónico en un solo lugar. Desde la navegación por las bandejas de entrada hasta la realización de búsquedas de e-discovery y DSAR y la gestión del correo electrónico en la nube y en las instalaciones, es la solución integral para sus necesidades de archivado de correo electrónico.

La interfaz avanzada de la herramienta facilita la delimitación del ámbito de búsqueda de correo electrónico por cualquier motivo mediante criterios definidos.

MailMeter puede ser fenomenal si dirige una empresa, ya que debe tratar con un gran volumen de datos de correo electrónico. Invertir en este software puede evitar fácilmente la pérdida de datos y proteger sus datos de correo electrónico.

Arcserve

Arcserve hace que la gestión del correo electrónico sea lo más fluida posible al agilizar la captura y el almacenamiento del correo electrónico en varias ubicaciones, divisiones y usuarios finales.

El software puede integrarse con varias plataformas de terceros, como Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange e IBM Domino. Así que, independientemente del servicio que utilice, sólo necesitará Arcserve para conectarlo todo.

Cryoserve

Para facilitar la captura, el almacenamiento y la búsqueda de correos electrónicos, Cryoserve es una gran solución. La popularidad de este software se debe a lo versátil que puede ser. Puede utilizarse como una solución de archivo de correo electrónico, un SaaS basado en la nube, un dispositivo de hardware y una solución híbrida que se adapte a su infraestructura de TI.

Al almacenar copias de todos los correos electrónicos recibidos y enviados, Cryoserve convierte los datos en un recurso de uso diario. Puede estar tranquilo sabiendo que todos los datos críticos de su empresa están en buenas manos y pueden recuperarse fácilmente cuando sea necesario.

Intradyn

¿Desea proteger sus datos de correo electrónico en caso de cualquier litigio futuro, una consulta de derecho a saber o una solicitud de eDiscovery? Intradyn puede ayudarle a hacerlo con facilidad. Guarda los correos electrónicos entrantes y salientes para garantizarle un registro de todas las comunicaciones, al tiempo que protege sus datos para futuras consultas.

Intradyn le permite importar correos electrónicos sin procesar en formato RFC822 y migrar correos electrónicos históricos. Además, funciona con los principales servicios de correo electrónico, como MS Exchange, Gmail y Office 365, entre otros.

Microfocus

Microfocus se ocupa de todas sus necesidades de archivado de correo electrónico de forma flexible con un archivo y múltiples plataformas. Esta herramienta simplifica la captura, el almacenamiento, la conservación, la búsqueda y el descubrimiento de toda la comunicación interna y externa a través del correo electrónico, las redes sociales y los textos.

Si busca una solución que controle la comunicación en todas las plataformas que utiliza su empresa, Microfocus es la herramienta que lo consigue.

Se puede decir que es una solución de archivo de correo electrónico que lo tiene todo bajo el mismo techo.

Reflexiones finales

Las soluciones de archivado de correo electrónico simplifican el almacenamiento y la protección de sus correos electrónicos al tiempo que garantizan un acceso rápido y sin problemas. También ayudan a cumplir las normas del sector de registro de las comunicaciones por correo electrónico con fines oficiales. Esto reduce la tarea administrativa de la gestión del correo electrónico, ya que el proceso está automatizado. Para aumentar aún más la productividad, también puede utilizar el software de creación de plantillas de correo electrónico.

En última instancia, todo se reduce al software que elija. Los que se enumeran en este post han sido cuidadosamente seleccionados y funcionan tremendamente bien en términos de velocidad, rentabilidad y fiabilidad.

A continuación, consulte las mejores soluciones de filtrado y protección contra el correo basura.