¿Desea realizar un seguimiento eficaz y sin errores de su inventario? ¿Desea automatizar el sistema de aprovisionamiento de su empresa? Necesita códigos de barras, y la mejor forma de crearlos o gestionarlos son los códigos de barras de Excel y los códigos de barras de Google Sheets.
Han pasado más de 50 años desde la concesión de la patente de los códigos de barras a favor de Norman Joseph Woodland y Bernard Silver. Aún así, los códigos de barras son indispensables cuando se necesita una forma fácil y eficaz de leer datos concisos escritos en productos de consumo o activos empresariales. De hecho, las empresas tecnológicas están desarrollando nuevas versiones de los mismos tomando como referencia los básicos.
Hoy en día, las empresas automatizan la creación de códigos de barras, su impresión bajo demanda y su descodificación mediante sólidas aplicaciones como Excel y Sheets. Siga leyendo para saber más sobre los códigos de barras, su uso y mucho más.
¿Qué es un código de barras?
Un código de barras, formado por barras y espacios, es una representación de números y caracteres legible por una máquina.
Mediante el uso de códigos de barras, las máquinas pueden leer para identificar el producto etiquetado a partir de un inventario conectado o de una base de datos de ventas al por menor. Estas imágenes contienen líneas negras y espacios blancos. Las líneas pueden tener diferentes anchuras y formas en función de la versión del código de barras, la norma, la simbología, etc.
Las líneas negras suelen ser paralelas con espacios blancos preprogramados entre ellas. Esta colocación de los colores blanco y negro podría asemejarse al concepto que subyace a los Códigos Morse. El hecho es que los Códigos Morse fueron la base para la invención de la tecnología de los códigos de barras.
Los códigos de barras suelen contener dígitos y letras. La longitud de los datos depende de su convención. Por ejemplo, los sistemas de códigos de barras industriales 2 de 5 pueden tener de 2 a 30 caracteres.
¿Cómo funciona el código de barras?
El principio de funcionamiento de los códigos de barras es la forma y la anchura de las líneas paralelas negras. La diferente anchura de las barras negras representa generalmente los números 1 y 0. Ahora bien, para representar los números comprendidos entre 0 y 9, las barras negras deben secuenciarse de una manera especial.
El patrón de las barras negras y sus datos correspondientes depende de la convención del sistema de códigos de barras.
Los siguientes son los estándares de códigos de barras más populares:
- Código Universal de Producto (UPC)
- Número Europeo de Artículo (EAN) utilizado en Europa
- Código 39 es de uso exclusivo en el Departamento de Defensa de EE.UU
- Código 128 es exclusivo en la industria B2B
- PDF417 ha sido especialmente diseñado para tarjetas de identificación
Esta secuenciación de barras negras es un algoritmo planificado de antemano y guardado en un sistema de compras al por menor, un software de seguimiento de inventarios, etc. Ahora, todo lo que hay que hacer es escanear el código de barras.
Para escanearlo, se fija un equipo especializado con luz láser, normalmente roja y verde. Dentro del escáner hay un convertidor de señal óptica a digital que lee el láser entrante.
Cuando parpadea el láser sobre un código de barras, el convertidor de señal escanea una parte reflejada del láser. Entonces, un ordenador conectado entiende el patrón de las líneas negras y los espacios blancos y descifra los datos incrustados.
Aplicaciones para códigos de barras: Google Sheets
Google Sheets es una aplicación web totalmente gratuita que le permite crear códigos de barras en un abrir y cerrar de ojos. Si tiene una pequeña tienda, un mercado en línea o trabaja como autónomo y necesita una forma barata de hacer un seguimiento del inventario, el sistema de códigos de barras de Google Sheets es suficiente para usted.
Google Sheets viene con las fórmulas, fuentes y propiedades de impresión necesarias para producir códigos de barras en masa.
Aplicaciones para códigos de barras: Microsoft Excel
Consideremos que su empresa utiliza la suite Microsoft 365 para todo tipo de documentación y gestión de contenidos, y no desea cambiar a un espacio de trabajo diferente. Entonces, puede utilizar cómodamente Excel para generar e imprimir cualquier número de códigos de barras que desee.
Excel dispone de varias fuentes de códigos de barras, propiedades de impresión y fuentes de códigos de barras para la creación rápida de códigos de barras para cualquier necesidad.
Códigos de barras de Excel
Los códigos de barras de Excel son similares a cualquier otro código de barras que utilicen las empresas. Pero, en este caso, usted convierte los datos de destino a un formato de código de barras utilizando fons, fórmulas, etc., desde la aplicación Excel. Muchas empresas crean sólidos sistemas de códigos de barras con Excel.
Un sistema de este tipo suele incluir lo siguiente
- una base de datos de productos y números de seguimiento
- un código VBA para automatizar la generación del código de barras
- propiedades de impresión preformateadas
- la correspondencia de los datos con la base de datos tras el escaneado del código de barras
Casos de uso de los códigos de barras de Excel
Supervisión de inventarios
Los almacenes de cualquier empresa generan y pegan etiquetas de códigos de barras en los artículos del inventario. Cuando llegan cosas nuevas de la planta de fabricación o los artículos almacenados van a los puntos de distribución, los encargados del almacén escanean los códigos de barras.
Supervisión de activos
Las empresas crean códigos de barras y etiquetan sus activos como ordenadores de sobremesa, portátiles, pantallas de televisión, mesas, sillas, etc. Cuando la organización necesita auditar su inventario de activos, sólo tiene que escanear las etiquetas de los códigos de barras y cotejar los datos con la lista de existencias.
Procesamiento de facturas
Las facturas vienen con códigos de barras preimpresos. Cuando el equipo de cuentas por cobrar o por pagar necesita procesar la factura y registrarla en un libro mayor, puede escanear el código de barras.
Canal minorista
En las tiendas de comestibles, los propietarios de las tiendas utilizan los códigos de barras para crear facturas rápidamente, hacer un seguimiento del inventario y evitar el robo de productos.
Seguimiento del correo
Tal vez, el uso más crucial de los códigos de barras se encuentre en el sistema de correo de todos los países del mundo. En cada punto de control del movimiento de un artículo postal, los carteros escanean el código de barras. De este modo, se obtiene información de seguimiento del artículo.
Combinación de correspondencia
Las empresas suelen utilizar los códigos de barras en una combinación de correspondencia para enviar correos electrónicos masivos con información sobre productos a proveedores o clientes.
RCM hospitalario
El sistema de gestión del ciclo de ingresos del hospital genera un código de barras cuando admite a un paciente. A continuación, el personal del hospital entrega al paciente una pulsera con el código de barras.
Ahora, a lo largo del ciclo de vida del paciente dentro del hospital, el personal escanearía el código de barras para las revisiones, las pruebas patológicas, los procedimientos de OT, etc. A continuación, el RCM gestionará automáticamente el libro mayor del paciente.
Hiperenlace de páginas web
Los códigos de barras avanzados, como los códigos QR 2D, son populares para vincular aplicaciones móviles, páginas web, portales de contenidos, etc., mediante hipervínculos URL.
Ventajas del uso de Excel para códigos de barras
Ahorro de costes
Si puede crear un sistema de creación de códigos de barras y automatizarlo en Excel, puede ahorrar mucho en una herramienta de códigos de barras aparte.
Mayor precisión
Cuando se crean y etiquetan con cuidado, los códigos de barras de Excel son muy precisos para el seguimiento y la gestión de artículos físicos.
Ninguna o menor curva de aprendizaje
Dado que su personal sabe manejar Excel, el sistema de producción de códigos de barras de Excel resultará familiar al equipo. No necesita formar a los empleados por separado sobre una nueva aplicación.
Disponibilidad instantánea de los datos de Excel
Cuando utiliza un sistema de códigos de barras Excel, los datos escaneados están disponibles al instante en su archivo Excel. Los empleados no necesitan invertir tiempo en importar los datos escaneados a Excel.
Integración
La mayoría de las herramientas y sistemas de generación de códigos de barras para Excel también son compatibles con otras aplicaciones de Microsoft como Word, PowerPoint, Publisher, etc.
Cómo crear códigos de barras masivos en Excel
Descargue e instale fuentes de códigos de barras
Las últimas versiones de Excel deberían contener algunas fuentes de códigos de barras. Sin embargo, si no existen tales fuentes, puede descargar una de Dafont. Si lo desea, puede utilizar cualquier otro sitio web. Es posible que desee adquirir una fuente de código de barras con licencia comercial para fines comerciales.
Una vez descargada, siga estos pasos:
- Descomprima el archivo y haga doble clic en el archivo BarcodeFont.ttff.
- Haga clic en Instalar para añadir la fuente a su sistema operativo.
Creación de un sistema generador de códigos de barras en Excel
#1. Abra Excel y cree dos encabezados de columna: ID del producto y Código de barras.
#2. Debajo de la cabecera Código de barras, copie la siguiente fórmula:
"*"&A2&"*"
#3. Ahora, haga clic en la celda que contiene la fórmula y, a continuación, seleccione la fuente BarcodeFont en Inicio > Sección Fuentes > Lista desplegable de selección de fuentes.
#4. Copie esta celda (B2) y péguela a continuación hasta 10 ó 20 filas según sus necesidades.
#5. A continuación, introduzca cualquier carácter del alfabeto inglés y números para obtener un código de barras en la parte derecha de esa celda hasta el recuento de celdas donde ha copiado-pegado la fórmula.
#6. Aumente el tamaño de letra de la columna Código de barras para obtener códigos de barras imprimibles.
Hasta ahora, ha aprendido sobre los códigos de barras y la creación manual de códigos de barras en Excel.
Si desea que su sistema de seguimiento de inventario sea impecable y escalable, puede considerar las siguientes herramientas y aplicaciones para la generación de códigos de barras:
TBarCode Office: TEC-IT
TBarCode Office es un moderno complemento para las aplicaciones Word y Excel de Microsoft. Puede descargar el complemento de forma gratuita. Una vez descargado, instale el complemento en Excel y Word para realizar tareas de generación de códigos de barras.
En Word, le ayudará a generar códigos de barras para el envío y la fusión de correspondencia. También puede imprimir códigos de barras en Word y pegarlos como adhesivos en los productos. En Excel, el mismo complemento le permite generar códigos de barras en bloque e imprimirlos.
El complemento es apto para Microsoft Office 2007 y versiones posteriores. Puede utilizar el complemento tanto en ordenadores con Windows de 32 bits como con Windows de 64 bits. Sin embargo, el complemento no es compatible con ordenadores de sobremesa o portátiles que no sean Windows.
Si necesita automatizar el sistema de códigos de barras de Excel mediante codificación VBA, puede descargar el SDK de TBarCode desde el mismo portal. El SDK también permite programar la automatización con Microsoft Access.
ActiveBarcode: Complemento para Excel
Otro popular complemento de código de barras para Excel es ActiveBarcode. Una vez que ha añadido correctamente la herramienta a su programa Excel, ésta añade un menú de cinta dedicado en su aplicación Excel. Obtendrá todas las opciones de creación, edición, automatización, impresión, etc., en ese menú de cinta.
ActiveBarcode es compatible con versiones anteriores de Microsoft Office. Puede instalar el complemento en versiones de Microsoft Office tan antiguas como la 2000. También es compatible con las versiones más recientes de Microsoft. Además, necesitará un PC con Windows de 32 o 64 bits. El complemento no es compatible con ordenadores macOS.
Las principales características de este complemento son:
- Posicionamiento personalizado del código de barras de Excel en sus tablas de datos
- Cambio del tamaño del código de barras con precisión de una pulgada o un centímetro
El complemento de código de barras se integra fácilmente con varios tipos de tablas de Excel. También puede automatizar la producción del código de barras vinculándolo a las celdas. Cuando cambian los datos de la celda, cambia también el código de barras.
Software de códigos de barras: ConnectCode
Barcode Software es una aplicación independiente para ordenadores con Windows 10 y 11. Microsoft Store aloja la app para su descarga gratuita. La aplicación se ejecuta como cualquier otra aplicación de Windows que utilice habitualmente. Pero, la principal diferencia es que la app Barcode Software enviará los datos del código de barras a un archivo Excel.
Por lo tanto, necesitará el software Excel para utilizar esta app. Como alternativa, puede exportar los resultados a aplicaciones como Adobe PDF, Word, Access y otras herramientas de diseño gráfico. La aplicación de códigos de barras viene con 3 fuentes de códigos de barras incorporadas. Éstas son
- Industrial 2 de 5
- Código 39
- POSTNET
Por lo tanto, sólo puede crear códigos de barras de los 3 estándares anteriores. No puede crear códigos de barras en otros formatos como UPC o EAN. Por lo tanto, esta es una buena aplicación si su empresa admite los tres estándares de códigos de barras anteriores.
Generador de códigos de barras en Excel: Tech Nitya
El generador de códigos de barras en Excel de Tech Nitya es un complemento que debe instalar en su programa Excel. Una vez configurado correctamente, podrá generar códigos de barras en bloque con un solo clic. La herramienta viene en diferentes tipos de licencias comerciales.
Por lo tanto, si desea una herramienta con licencia para uso comercial ilimitado, puede echar un vistazo a esta aplicación. Los aspectos más destacados de la herramienta son
- Interfaz de diseñador de códigos de barras fácil de usar.
- Personalice el código de barras real como desee.
- Viene con codificación estándar para muchas convenciones de códigos de barras como EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN, etc.
- También ofrece códigos de barras formateados para servicios postales como SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post, etc.
La herramienta es compatible con cualquier versión de Microsoft Office a partir de 2007. Además, puede exportar sus códigos de barras a la aplicación Microsoft Word.
Word final
Los códigos de barras son realmente prácticos para gestionar el inventario de productos, activos, control de existencias, etc. A veces, los expertos en tecnología encuentran en ellos una forma de comunicación de datos en códigos que los ojos sencillos no pueden entender.
Tanto si utiliza los códigos de barras para uso empresarial como si lo hace por afición a la tecnología, necesita software y herramientas para automatizar la generación de estos códigos legibles por máquinas. Puede utilizar códigos de barras de Excel o de Google Sheets creándolos manualmente.
Supongamos que no desea ninguna aplicación comercial. Pero, si busca una edición y producción más rápida de códigos de barras para Excel u otras aplicaciones de hojas de cálculo compatibles, puede probar cualquiera de las aplicaciones de terceros mencionadas.
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