Tanto si envía un correo electrónico promocional a sus suscriptores como si hace circular un anuncio entre sus empleados, la combinación de correspondencia puede facilitar el proceso.
El correo electrónico es un modo popular de comunicación profesional. Cuando necesite enviar el mismo correo electrónico a un gran número de personas pero con un toque de personalización, la combinación de correspondencia es el método más conveniente.
Siga leyendo porque le explicaré el proceso de combinación de correspondencia, junto con los mejores consejos y herramientas de combinación de correspondencia.
¿Qué es la combinación de correspondencia?
La combinación de correspondencia se refiere al método de crear documentos o correos electrónicos personalizados mediante la automatización. Cuando los usuarios crean un documento con marcadores de posición o campos de fusión y vinculan una fuente de datos con él, la combinación de correspondencia extrae los datos de la fuente y los coloca en los campos adecuados. Esta técnica es muy beneficiosa para enviar el mismo correo electrónico a un gran número de destinatarios.
Combinación de correspondencia para una comunicación eficaz y productiva
La importancia de la combinación de correspondencia radica en su eficacia para realizar una comunicación útil y productiva. Automatiza el proceso de creación de documentos personalizados para enviar ofertas promocionales personalizadas a una amplia base de clientes.
Al mismo tiempo, ahorra el tiempo que el equipo de marketing habría empleado de otro modo en crear correos electrónicos a medida para cada cliente y posible cliente. De este modo, aumenta la productividad del equipo a la vez que se asegura de que todos reciben contenidos relevantes e individualizados.
La combinación de correspondencia se utiliza tanto en el ámbito personal como en el empresarial. Le ayuda a mantener un enfoque profesional y coherente en sus comunicaciones.
Ventajas del uso de la combinación de correspondencia
Ahorro de tiempo en la redacción de correos electrónicos
Crear correos electrónicos separados para cada destinatario podría llevarle horas o incluso días si tiene previsto enviar el correo electrónico a cientos de personas. Con Mail Merge, sólo tiene que crear un borrador y utilizarlo para enviar un número ilimitado de correos personalizados a los destinatarios.
Personalización automática de los correos masivos
La personalización desempeña un papel importante a la hora de garantizar la posibilidad de obtener respuestas de los correos electrónicos en frío. Personalizar manualmente un gran número de correos electrónicos es una tarea ardua. Con la combinación de correspondencia, puede automatizar el proceso de personalización del número masivo de correos electrónicos.
Mitigar los errores humanos
Cuando escribe manualmente correos electrónicos masivos o incluso los personaliza manualmente, existe la posibilidad de que se produzcan errores humanos. Los correos electrónicos erróneos dan una impresión negativa y poco impresionante sobre usted y su empresa al destinatario. La combinación de correspondencia puede eliminar la posibilidad de tener errores humanos en los correos electrónicos.
¿Cómo funciona la combinación de correspondencia?
El proceso de combinación de correspondencia funciona con la automatización de la creación de múltiples correos electrónicos personalizados a partir de una única plantilla. El usuario empieza creando un documento en un programa de tratamiento de textos. En ese documento, define los campos específicos en los que se insertará la información personalizada. Estos campos se conocen como campos de fusión.
A continuación, se conecta una fuente de datos a la cuenta principal. Esta fuente puede ser una hoja de cálculo, un archivo CSV o una base de datos. Durante el proceso, el software de combinación de correspondencia extrae los datos necesarios de la fuente para colocarlos en los campos de combinación del documento principal. De este modo, genera copias individualizadas para cada contacto o cliente potencial.
Cómo hacer la combinación de correspondencia de Excel a Outlook
A continuación encontrará un escenario básico de combinación de correspondencia en el que voy a utilizar Excel como base de datos para el contenido de la combinación de correspondencia y Outlook para enviar los correos electrónicos combinados de forma masiva.
Necesito enviar varios correos electrónicos a mis clientes para enviarles sus facturas vencidas para este mes. El correo electrónico incluirá el mismo cuerpo de texto, pero cambiará la información específica del cliente, como el nombre del cliente, la dirección de facturación, el importe de la factura y la fecha de vencimiento.
Organización de la base de datos en Excel
La configuración de la base de datos en Excel para la combinación de correspondencia es un paso crucial. Debe introducir toda la información relevante que desee incluir en el correo fusionado bajo encabezados de columna específicos.
Por ejemplo, mi correo electrónico a los clientes para las facturas incluirá la siguiente información:
- Nombre del cliente
- Dirección de facturación
- Importe de la factura
- Fecha de vencimiento
Así que he creado encabezados de columna en Excel similares a la lista anterior.
El archivo Excel también contendrá las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Así que he creado otra cabecera de columna llamada Email. Este encabezado de columna contiene todas las direcciones de correo electrónico de los clientes para este proyecto de combinación de correspondencia.
Las direcciones de correo electrónico no se añadirán al contenido de los correos que voy a enviar. Outlook se referirá a esta columna para conocer la lista de correos electrónicos para el envío masivo.
Creación del correo fusionado en Outlook
Si va a enviar correos electrónicos masivos directamente a sus clientes, clientes potenciales, clientes potenciales de ventas o visitantes de su sitio web, debe iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook.
En este método, creará el correo electrónico en Microsoft Word y enviará los correos HTML utilizando la aplicación de escritorio de Outlook. Ahorrará tiempo al no tener que crear documentos de correo electrónico individuales en archivos de Word y copiar y pegar esos contenidos en correos electrónicos individuales, lo cual es un proceso que lleva mucho tiempo.
Empecemos:
- Abra la aplicación de escritorio Microsoft Outlook.
- Seleccione la pestaña Inicio en el menú de la cinta de Outlook .
- Ahora, haga clic en la pestaña Personas del panel de navegación izquierdo de Outlook.
- En la pestaña Contactos o Personas , seleccione cualquier contacto de correo electrónico.
- Haga clic en el botón del comando Combinar correspondencia dentro del bloque de comandos Acciones.
- Haga lo siguiente en el cuadro de diálogo Combinar contactos por correo:
- Contactos: Sólo contactos seleccionados
- Archivo de documento: Nuevo documento
- Tipo de documento: Formulario
- Fusionar a: Documento nuevo
- Pulse OK.
Ahora se abrirá un archivo en blanco de Microsoft Word. Allí, realice estas acciones:
- Haga clic en la pestaña Mailings .
- Haga clic en el comando Iniciar combinación de correspondencia y elija Mensajes de correo electrónico.
- Para vincular la base de datos Excel, haga clic en el botón Seleccionar destinatarios y elija la opción Utilizar una lista existente del menú contextual.
- Navegue hasta su archivo Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos .
- Seleccione el archivo Excel y haga clic en Aceptar.
- En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en Aceptar.
- Comience a escribir el contenido del correo electrónico.
- En los lugares donde necesite añadir lo siguiente, haga clic en el botón Insertar campo de fusión y elija el elemento correspondiente:
- Nombre del cliente
- Dirección de facturación
- Importe de la factura
- Fecha de vencimiento
- Los campos fusionados en el correo electrónico tendrán el aspecto de «Nombre_cliente», «Dirección_facturación»,«Importe_facturación «, etc.
- Pulse el botón Vista previa de resultados para ver el correo electrónico de salida.
- Pulse el botón Registro siguiente para ver los correos electrónicos de salida de todos los destinatarios.
Envío de correos fusionados
Una vez que esté satisfecho con el correo electrónico, siga estos pasos para enviar correos electrónicos masivos:
- Haga clic en el botón Finalizar y fusionar.
- En el menú contextual que se abre, haga clic en la opción Enviar mensajes de correo electrónico.
- En el cuadro de diálogo Fusionar en correo electrónico, realice estas acciones:
- Seleccione Correo electrónico para el campo Para .
- Escriba un asunto como«Factura de Nov 2023«
- SeleccioneEnviar registros a Todos.
- Haga clic en Aceptar para enviar todos los correos electrónicos a la vez.
Cómo crear una plantilla de combinación de correspondencia
Una vez que haya enviado los correos electrónicos, siga estas instrucciones para crear una plantilla de combinación de correspondencia en Microsoft Word:
- Vuelva al correo electrónico que creó en la aplicación Word .
- Vaya a la pestaña Archivo y elija la opción Guardar como .
- Guarde el archivo de Word en una carpeta de su PC o Mac.
Ya está Ha creado con éxito una plantilla de combinación de correspondencia. Este archivo estará vinculado al archivo Excel anterior que utilizó.
Si necesita cambiar la base de datos, haga clic en Seleccionar destinatarios y vincule una nueva base de datos si es necesario.
Cuando abra el archivo la próxima vez, se abrirá en el diseño Carta. Puede cambiar el diseño del contenido a Mensajes de correo electrónico desde el formato Carta haciendo clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia.
Los mejores consejos para la combinación de correspondencia
Formatee adecuadamente la base de datos de origen
La combinación de correspondencia depende en gran medida de la información que extraiga de la base de datos proporcionada. Por esta razón, debe asegurarse de que la fuente de datos (hoja de cálculo o base de datos) está formateada adecuadamente con encabezados de columna específicos. Sólo con un formato coherente y unos datos precisos podrá conseguir que el proceso de combinación de correspondencia sea fiable.
Plantillas profesionales
Es normal utilizar plantillas de correo electrónico para la combinación de correspondencia. Cuando lo haga, utilice siempre plantillas profesionales para crear correos electrónicos visualmente atractivos. La plantilla debe tener un diseño limpio y fuentes inteligibles para crear una impresión pulida y creíble entre los destinatarios.
Pruebe siempre la combinación de correspondencia antes de utilizarla
Antes de proceder a la combinación de correspondencia, siempre es mejor realizar una prueba con un pequeño subconjunto de datos. Así podrá identificar si hay algún problema con los campos de fusión, el formato o la integración de datos y rectificarlos. Las pruebas garantizarán que los correos electrónicos finales no contengan errores.
Actualice y organice la lista de destinatarios
Antes de vincular la base de datos de listas de destinatarios para la combinación de correspondencia, compruebe siempre si la base de datos contiene la información más reciente y precisa. Además, la lista debe estar organizada adecuadamente para el envío de correos electrónicos.
Solución de problemas de la combinación de correspondencia
La herramienta de combinación de correspondencia de Microsoft Word viene con una función de solución de problemas. Cuando se encuentre en el borrador de la combinación de correspondencia, haga clic en el comando Comprobar errores del bloque Vista previa de resultados.
En el cuadro de diálogo Comprobación e informe de errores, seleccione la opción Simular la fusión… y haga clic en Aceptar. Esta acción ejecutará una simulación y averiguará si hay algún error en su documento de combinación de correspondencia.
Casos de uso de la combinación de correspondencia
Invitación a una fiesta de cumpleaños
En la vida personal, el uso de la combinación de correspondencia se observa al invitar a amigos, colegas, conocidos y familiares a cualquier acto personal como una fiesta de cumpleaños, un banquete de bodas, una fiesta de promoción, un aniversario, etc. En lugar de enviar un correo electrónico a cada persona, se puede utilizar la técnica de combinación de correspondencia para enviar la invitación en poco tiempo.
Generación de facturas
Cuando las empresas necesitan enviar facturas a varios clientes, redactar el mismo correo electrónico para cada uno de ellos es una tarea agitada y que requiere mucho tiempo. Para ello, las empresas pueden crear una plantilla de factura y utilizar la combinación de correspondencia para rellenarla automáticamente con los datos personales de los clientes, como el nombre, el número de factura, el importe adeudado, etc.
Campaña por correo electrónico
El uso más común de la combinación de correspondencia puede verse en el caso de las campañas de correo electrónico en frío. Cuando las empresas necesitan enviar correos electrónicos a sus clientes potenciales para promocionar sus nuevos productos u ofertas, utilizan esta técnica para enviar correos electrónicos masivos de una sola vez.
Comunicaciones a los empleados
Para hacer un anuncio común a todos los departamentos o para informar a los empleados sobre las actualizaciones de las políticas, se utiliza la combinación de correspondencia. Para ello, las empresas pueden establecer un proceso para extraer detalles como el nombre, el departamento y el ID del empleado de la base de datos central de empleados.
Reclutamiento
El uso de la combinación de correspondencia también se ve cuando las empresas contratan en masa. Pueden crear una plantilla para las cartas de oferta y los contratos y automatizar el proceso de envío de los correos electrónicos. La combinación de correspondencia les permite personalizar estos documentos añadiendo datos como el nombre del empleado, la designación, el departamento, la fecha de incorporación, etc.
Herramientas populares de combinación de correspondencia
#1. YAMM
YAMM ofrece un servicio de combinación de correspondencia para Gmail. Al utilizar este servicio, su correo electrónico tiene más posibilidades de llegar a la bandeja de entrada principal del destinatario. Además, le permite hacer un seguimiento de los resultados en tiempo real desde Google Sheets. YAMM admite el envío de archivos adjuntos y la programación de correos electrónicos.
#2. Mailmeteor
Mailmeteor es otra plataforma para el envío masivo de correos electrónicos desde Gmail. El servicio aumenta la capacidad de entrega al enviar el correo electrónico desde su cuenta de Gmail. No tiene que preocuparse por su privacidad ya que necesita un permiso mínimo para funcionar.
#3. Bandeja de entrada correcta
RightInbox es una extensión de Chrome que le permite ampliar su alcance por correo electrónico. Además de enviar mensajes personalizados, puede utilizarla para realizar un seguimiento automático con secuencias. También dispone de facilidades para programar la hora y la fecha de inicio de la campaña según le convenga.
#4. Mailshake
Con Mailshake, sólo se tarda unos segundos en añadir la lista de contactos mediante un archivo CSV. También es fácil personalizar los correos electrónicos, lo que a la larga aumentará las tasas de respuesta. De hecho, puede automatizar todo el flujo de trabajo de divulgación. Milkshake admite la integración con Salesforce, Hubspot, Zapier y muchos más.
#5. GMass
GMass garantiza el mayor compromiso de su Gmail convirtiéndolo en una plataforma de marketing por correo electrónico. También le permite enviar secuencias de seguimiento automatizadas. Además, este complemento le permite enviar correos electrónicos prácticamente ilimitados, superando el límite establecido por Gmail.
#6. Gumbamail
Si desea enviar correos electrónicos masivos personalizados, Gumbamail es una gran elección. Puede utilizar sus plantillas integradas para enviar a sus contactos. Incluso le permite realizar un seguimiento de la tasa de apertura del correo electrónico en tiempo real sin cambiar el contexto. La configuración de campañas, la importación de contactos y los reposts de campañas son características adicionales de Gumbamail.
Conclusión
Ahora que conoce las mejores técnicas para aplicar la combinación de correspondencia en una gran variedad de casos de uso, puede empezar a utilizarla de inmediato. También hay una serie de herramientas de combinación de correspondencia que puede utilizar para que el proceso sea más eficaz.
Si le interesa, puede informarse sobre la técnica de email blast.