12 Mejores programas de reserva de salas de reuniones/conferencias en 2024

¡Se acabaron la incertidumbre, el estrés y las esperas con estos programas de reserva de salas de reuniones!

Probablemente se haya encontrado alguna vez en esta situación, en la que necesita un espacio tranquilo para una reunión rápida pero quiere ahorrar tiempo buscando una sala vacía o revolviendo para comprobar si hay alguna disponible en Slack.

Todos reconocemos la importancia de las salas de reuniones para apoyar la productividad de los empleados y alcanzar el éxito. El primer paso es establecer espacios de reunión prácticos para su equipo, y el segundo es idear un sistema que garantice que estas salas se utilizan de forma eficiente para beneficiar a todos al máximo.

Con un software de programación de salas, podrá comprobar rápidamente la disponibilidad de las salas y determinar cuándo estará disponible un espacio para sus reuniones. He aquí varias opciones de software de programación de salas para simplificar sus reservas de salas de conferencias, con una visión más detallada en el siguiente post.

Ventajas del software de reserva de salas de reuniones y conferencias

Algunas de las mejores características de las salas de conferencias para reuniones son las siguientes:

• Webinars interactivos: Las salas de conferencias para reuniones deben poder albergar seminarios web en directo, semivivos y sesiones pregrabadas. Las plataformas deben poder albergar sesiones moderadas de preguntas y respuestas, encuestas, cuestionarios y grupos en directo.
• Opciones de chat sencillas: La plataforma debe admitir funciones de chat de audio, vídeo y mensajes de texto que permitan a todos colaborar y conversar entre sí.
• Búsqueda de contactos: La función de búsqueda de contactos permite a los usuarios buscar a los asistentes a la reunión y conectar con ellos mediante llamadas de audio y vídeo de forma individual.
• Programador de reuniones: El módulo de gestión de reuniones debe permitir a los organizadores organizar reuniones y avisar automáticamente a los asistentes.
• Atención al cliente: El software de conferencias para reuniones debe ofrecer atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, cuando el cliente tenga problemas para organizar la reunión virtual y conectarse a ella.

Desde plantillas de actas de reuniones hasta la programación automática, la tecnología puede hacer que el proceso de organización de reuniones sea mucho más sencillo y eficaz. Echemos ahora un vistazo detallado al software de reserva de salas de reuniones/conferencias que le ayudará a tener una experiencia sin complicaciones.

Skedda

Skedda es el sistema de programación de espacios de trabajo líder en el mundo. Durante mis sesiones de prueba, he comprobado que ahorra tiempo al automatizar la programación y organización de espacios de trabajo y salas de reuniones.

La gestión de la organización de salas de conferencias, puestos de trabajo, instalaciones de la empresa y áreas de presentación se simplifica con Skedda. Con la programación inteligente de Skedda, su gestor robótico de salas de reuniones, le ofrece la siguiente asistencia:

• Ajustes sencillos.
• Varias opciones de personalización.
• Condiciones de visibilidad adaptables.
• Permisos de acceso de usuario simplificados.
• Una visión clara de la ocupación de las mesas para días concretos.

Características:

• Mejora el entorno de trabajo en general, desde la entrada hasta la salida.
• Permite a las organizaciones automatizar y optimizar los complejos procedimientos de reserva.
• Ofrezca a sus usuarios la posibilidad de autorreservar rápidamente desde cualquier dispositivo.
• Elogiado por su coste competitivo, su diseño fácil de usar, su claridad de uso y su excelente servicio de atención al cliente.

Ofrece la mejor gestión posible de salas de conferencias, incluida una conectividad fluida con Microsoft 365 y Google Workspace. Con Skedda y una herramienta de toma de notas con inteligencia artificial, ¡está todo listo para celebrar reuniones eficientes y eficaces!

Accruent EMS

Encontrar el lugar de reunión ideal en su lugar de trabajo o en el campus es sencillo con la ayuda del conocido servicio de reserva de salas de reuniones en línea Accruent EMS.

Funciones:

• Acceda a información importante, como las dimensiones de la sala y el aforo, mientras realiza la reserva.
• Utilice la flexibilidad para bloquear zonas, los paneles de visualización de salas de conferencias y las opciones de reserva móvil para gestionar la capacidad de las salas.
• Haga que su campus o lugar de trabajo sea más seguro e higiénico automatizando la programación de los procedimientos de limpieza y saneamiento.
• Reduzca los costes de gestión y el tiempo dedicado a reservar reuniones.
• Cree formularios de reserva con directrices específicas basadas en atributos como el cargo o la antigüedad.

Este software de reservas le permite programar rápida y fácilmente lugares de reunión como salas de juntas y salas de conferencias.

Algunas de las características interesantes que me llamaron la atención fueron su llamativa señalización de los escritorios, los diseños interactivos de las plantas y los análisis para impulsar la productividad, la innovación y la energía general de su organización.

Envoy

Las innovadoras soluciones Space Saver de Envoy le permiten acceder a más opciones de espacio de trabajo adaptadas a las necesidades de cada miembro del equipo. Imagine que sólo una o dos personas reservan regularmente sus espacios de reunión más grandes. Si es así, considere la posibilidad de convertir estos espacios en espacios de reunión más pequeños o de añadir módulos de reunión en toda la empresa para que su espacio de trabajo sea más adaptable.

Características:

• Las indicaciones en verde, amarillo y rojo le ayudan a localizar los lugares accesibles dentro de cada sala.
• Utilice Slack o Teams para recibir alertas y recordatorios puntuales para reservar espacios más pequeños o salas vacantes.
• Reciba alertas inmediatas por correo electrónico si una sala deja de estar disponible.
• Utilizando las funciones basadas en la ubicación de la aplicación móvil Envoy, localice y asegure el alojamiento disponible más cercano.
• Proteger las conversaciones privadas gracias a la opción de ofuscar los nombres de las reuniones.

Según mi experiencia, Envoy aporta nuevas ideas para utilizar su espacio con el apoyo de análisis exhaustivos. Utilizando esta información, puede maximizar el uso de su espacio y tomar decisiones bien informadas que le ahorren dinero.

Robin

Robin destaca como una de las primeras soluciones que vienen a la mente cuando se piensa en un software de reserva de salas de conferencias. He utilizado el sistema de reserva de reuniones de Robin y he comprobado que puede reservar salas de conferencias, escritorios, puestos de trabajo y otros espacios de oficina con facilidad.

Esto maximiza el uso de su espacio y la localización de posibles lugares para mejoras o reparaciones de equipos.

Características:

• Puede determinar inmediatamente qué salas se reservan con frecuencia y tienen una gran demanda.
• Una reserva de sala de reuniones realizada a través de su canal de Slack se actualizará automáticamente en su Google Calendar.
• Robin también ofrece información detallada sobre el funcionamiento de sus salas de conferencias y espacios de oficina.
• Todo gira en torno a mejorar y optimizar su experiencia de gestión del espacio de trabajo.

La fácil conexión de Robin con conocidos programas de oficina como Slack, Zoom y Google Calendar es una de sus principales ventajas.

Teem

Como muchos otros sistemas de reserva de salas de conferencias, Teem está hecho para ayudarle a sacar el máximo partido de sus espacios de reunión. Gracias a la facilidad de reserva en varios espacios de trabajo, pude reservar fácilmente las salas que necesitaba.

Características:

• A través de su aplicación móvil, puede hacer reservas directamente desde su teléfono, prescindiendo de la necesidad de iniciar sesión en un sitio web.
• En la recepción, los huéspedes pueden registrarse utilizando una tableta y cumplimentar cualquier papeleo necesario.
• También ofrece un sistema seguro de gestión de huéspedes.
• El sistema le avisa al instante por correo electrónico, SMS o Slack de que sus invitados han entrado en el vestíbulo.

Fuera de cada sala de reuniones, podría colocar fácilmente las pantallas de sala de la tableta, lo que permite añadir o eliminar reuniones en persona. Los complementos de calendario de Teem facilitan el proceso de programación, ya que simplifican la planificación de reuniones en plataformas como Outlook, Office 365 y Google Calendar.

MeetingRoomApp

La tecnología moderna facilita la planificación y organización de reuniones de negocios, simplifica los procesos empresariales y maximiza el uso del espacio de oficina. Como plataforma avanzada para programar y gestionar salas de reuniones y conferencias, MeetingRoomApp destaca según mi experiencia.

Características:

• El editor Stylebook permite una personalización significativa y una variedad infinita de fondos para la aplicación.
• Configurar la identidad de marca de su empresa es sencillo y rápido, y puede utilizar el modo oscuro o añadir otros efectos visuales.
• Las reuniones pueden programarse rápidamente en el panel táctil situado en la puerta de la sala de conferencias.
• Gracias a esta funcionalidad, los usuarios pueden visualizar al instante los acontecimientos empresariales en el smartphone de la sala de reuniones.

Su panel de control y su función de elaboración de informes son una herramienta analítica que proporciona información sobre los espacios de reunión más utilizados y el comportamiento de los usuarios.

CalendarWiz

CalendarWiz da a los directivos el poder de invitar a la gente a eventos y reuniones y les da la libertad de establecer varias opciones de RSVP como «aceptar», «tal vez» o «declinar»

Los miembros del personal pueden mejorar su software de reserva de salas de conferencias desarrollando categorías codificadas por colores para la organización de eventos, reuniones y tareas.

Características:

• Los administradores pueden personalizar el diseño de la plataforma para que coincida con los colores, logotipos y derechos de acceso de su marca.
• Las empresas pueden combinar la plataforma con varias soluciones de terceros gracias a la interfaz de programación de aplicaciones (API) que admite.
• CalendarWiz ofrece opciones de suscripción mensual y anual.
• Los usuarios pueden acceder a una útil atención al cliente a través de soporte por correo electrónico, chat en vivo, preguntas frecuentes y documentación detallada.

Los miembros del equipo y los clientes también pueden sugerir eventos proporcionando información como el título del evento, la categoría y un posible día y hora.

Appspace

Los empleados pueden confirmar fácilmente las reservas de salas de conferencias, las reservas de escritorios y la asignación de recursos a través de Appspace.

Funciones:

• Cree un código QR para registrarse sin hacer contacto físico, dando acceso a los visitantes e invitados a los espacios designados.
• Para encontrar el espacio de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades, emplee estaciones de acoplamiento inteligentes.
• Combine dispositivos IoT y sensores para construir un lugar de trabajo híbrido que priorice la productividad y la seguridad.
• Appspace admite varias opciones de hardware, como pucks de escritorio, quioscos interactivos o paneles de sala.

Lo que me encantó de la plataforma fue el hecho de que puede gestionar fácilmente estas reservas a través de su intranet, correo electrónico, Microsoft Teams o la App específica para empleados de Appspace. Así, tiene flexibilidad para hacer planes con días de antelación, mientras viaja a la oficina o cuando ya está allí.

UnSpot

Con UnSpot, puede determinar rápidamente los mejores días para invitar a la gente a reuniones en salas de conferencias y conocer mejor cómo se utilizan las salas de reuniones, lo que le ayudará a evaluar las necesidades espaciales de su equipo.

Características:

• Sistema de reserva de mesas, horarios de trabajo, análisis de oficinas, herramientas de gestión de aparcamientos, navegación y mapas interactivos.
• Reservas rápidas y sencillas de espacios para reuniones utilizando el calendario de su empresa.
• UnSpot proporciona información inmediata y en tiempo real sobre todas las reservas y salas disponibles.
• Formar a un empleado para que utilice el servicio lleva tan sólo 10 minutos.

Su equipo tendrá acceso a un software fácil de usar que simplificará la reserva de salas de reuniones a través de un ordenador de sobremesa, una aplicación móvil o la pantalla de la sala de reuniones.

Condeco

Condeco ofrece un método sencillo para reunir a la gente, ya sea físicamente, electrónicamente o de ambas formas. Simplifica la programación de reuniones y se integra fácilmente con aplicaciones tan conocidas como Teams y Zoom.

Funciones:

• Mediante la inclusión de ajustes y preferencias, haga que sus reservas de salas de reuniones sean más exclusivas.
• Podrá reservar rápidamente salas de reuniones profesionales e informales que se adapten a su estilo de trabajo.
• La plataforma comprueba automáticamente la disponibilidad de una sala a la hora elegida.
• Encuentre rápidamente espacios de reunión disponibles utilizando criterios como la ubicación, la capacidad o los servicios.

Con Condeco, puede elegir rápidamente un lugar y una hora adecuados, comprobar la disponibilidad de todos y reservar en cuestión de segundos. Curiosamente, podría utilizar varias plataformas como Outlook, dispositivos móviles o el portal web de Condeco.

Lea también: Las mejores soluciones de conferencias web y compartición instantánea

Accruent

Utilizar eficazmente el espacio disponible es esencial para gestionar un espacio de coworking. Según mi experiencia, puede garantizar la felicidad de los clientes a la vez que reduce los costes operativos utilizando el sistema de reserva de salas de reuniones y conferencias de Accruent.

Características:

• Fusione el programa para mejorar la gestión de sus instalaciones y tomar decisiones de mantenimiento con conocimiento de causa.
• Utilice un sistema de reserva de salas centralizado para agilizar las responsabilidades de programación.
• Puede simplificar la administración de eventos ofreciendo una ventanilla única para tareas como la facturación.
• Si habilita soluciones de videoconferencia listas para usar, podrá conectar al personal remoto.

Encuentre y reserve el espacio de trabajo ideal para reuniones o tareas en el campus o dentro de su edificio de oficinas. El procedimiento de reserva que ofrece el sistema de Accruent es sencillo, flexible y seguro, y se conecta sin esfuerzo con sus flujos de trabajo actuales.

Kadence

En Kadence, el trabajo debe capacitarle en lugar de limitarle, permitiendo a las personas sobresalir en todo lo que emprenden. Este software de reserva de salas de conferencias crea el sistema operativo para el futuro del trabajo, enriqueciendo la coordinación de las personas, el tiempo y el espacio para ayudar a los equipos a sentirse confiados y capacitados para tomar las mejores decisiones.

Funciones:

• Puede reservar fácilmente lugares de reunión adecuados para reuniones improvisadas esté donde esté.
• Invite a visitantes seleccionando rápidamente los servicios adecuados.
• Utilice las notificaciones de recordatorios de registro para aumentar la disponibilidad de salas.
• Con unos pocos clics, podrá reservar rápidamente salas de reuniones directamente desde su calendario e invitar a sus compañeros de trabajo.
• Obtenga una imagen clara de quién está dentro o fuera de la oficina con información precisa sobre las reservas.

Con un protocolo superficial para alquilar lugares y hacer un seguimiento de cuándo los compañeros de trabajo utilizan el espacio, Kadence es una herramienta muy fácil de usar.

Características que debe buscar en un software de programación de salas

Cuando busque un software de programación de salas, asegúrese de que incluye las siguientes características:

• Capacidad de elaboración de informes integrada: Asegúrese de que el software de programación de reuniones debe poseer la capacidad de generar informes estandarizados en varios formatos.
• Integración con herramientas de terceros: El software debe ser capaz de realizar un seguimiento de las salas de reuniones y del uso de los distintos recursos para reducir los costes incurridos.
• Sincronización en tiempo real: El software de reserva de salas de reuniones debe contar con una base de datos centralizada, que debe actualizarse en tiempo real para proporcionar los últimos datos de los usuarios y evitar así conflictos de programación.
• Escalabilidad: El software debe ser escalable para satisfacer las necesidades de la organización de gestionar múltiples ubicaciones y reservas en diferentes zonas horarias.
• Cuadro de mandos centralizado: El calendario y el tablero de mandos centralizados para comprobar la disponibilidad de las salas de reuniones y visualizar los planos y el espacio de las salas.
• Alertas y notificaciones por correo electrónico: El software de programación de salas por el que vaya a optar debe ser capaz de notificar automáticamente a los interesados el estado de sus solicitudes, facturas y otras comunicaciones relacionadas.

Aparte de éstas, las características cambiarían en función de sus necesidades, ya que, al fin y al cabo, se supone que este software debe ayudarle a realizar el trabajo más rápidamente y con menos estrés. Dado que las reuniones son inevitables, puede probar las que se adapten a sus preferencias y, finalmente, acotar las combinaciones ganadoras.

Conclusión

Estar al día de los últimos avances tecnológicos y de la gestión de oficinas requiere mantener un espacio de trabajo eficaz. En este artículo se destacan las principales herramientas de reserva de salas de conferencias que he encontrado útiles para mejorar la experiencia de las reuniones.

En última instancia, estas tecnologías permiten a las organizaciones ahorrar tiempo y dinero al proporcionar soluciones prácticas de gestión de recursos. Estas herramientas permiten a las empresas asegurarse de que cada reunión sea productiva y esté bien organizada.

A continuación, pruebe estas plantillas de actas de reuniones para una planificación indolora y una ejecución perfecta.