Microsoft Visio: Todo lo que quería saber

¿Busca una aplicación profesional para crear diagramas y organigramas con los que representar visualmente información e ideas empresariales complejas?

No busque más, porque Microsoft Visio es una de las mejores y más preferidas herramientas de diagramación de las organizaciones empresariales. Fue creada por primera vez por la corporación Shapewear y posteriormente adquirida por Microsoft en el año 2000.

¿Qué es Microsoft Visio?

Microsoft Visio es un software utilizado para crear diagramas y organigramas profesionales para la gestión empresarial, el análisis y las presentaciones. La aplicación ayuda a visualizar y transformar datos complejos en diagramas que comunican información fácilmente. 

Visio cuenta con más de 250.000 formas y símbolos modernos. La aplicación se utiliza para satisfacer las necesidades de diagramación de edificios y arquitectura, gestión de TI, modelado de procesos, gestión de recursos humanos, gestión de proyectosdiseño de interfaces de usuario, etc. El uso más común de Microsoft Visio es la creación de organigramas, Diagrama de flujoPlan de flujo y Notación de modelado de procesos empresariales.

¿Cuáles son las características de Microsoft Visio?

Estas son algunas de las mejores características de la aplicación Microsoft Visio:

• Microsoft Visio es una herramienta de diagramación muy popular, fiable y estable.
• Da acceso a OneDrive para almacenar y ver diagramas desde cualquier lugar en línea.
• La aplicación permite a los usuarios editar y comentar diagramas en tiempo real.
• El indicador de presencia de Visio muestra dónde está trabajando tu coautor en el diagrama.
• Microsoft Visio es compatible con varios navegadores, lo que significa que puedes acceder a la aplicación desde cualquier navegador.
• La aplicación dispone de varias plantillas, preajustes y opciones de diagramas incluso para sus necesidades específicas, como wireframe, software, gestión de proyectos, ingeniería, etc.
• Visio dispone de ShapeSheet Intellisense, que ayuda a completar las fórmulas a medida que se escriben.
• Los bastidores vista de Visio le permite ver sus diagramas incluso cuando los está creando.
• La aplicación web de Visio te permite guardar automáticamente tu trabajo de forma predeterminada.
• La aplicación también funciona perfectamente en dispositivos táctiles.
• Dispone de funciones de panorámica y zoom para ver formas y diagramas con gran precisión.
• Personalice los diagramas en cuanto a color de fondo, transparencia, tamaño, resolución, etc.
• Guarda los diagramas en formato JPEG y PNG.
• Asigne hiperenlaces a formas de diagramas que redirijan a un enlace externo, a otras páginas o a una dirección de correo electrónico.
• Documente automáticamente diagramas de Microsoft Visio en documentos de Word.
• Cree y comparta diagramas sin esfuerzo y de forma segura.
• La aplicación también ayuda a descomponer diagramas complejos y grandes en partes más pequeñas con Microsoft PowerPoint diapositivas.
• Permite una integración perfecta con otros productos de Microsoft como Teams, Power BI, Automate, Excel, PPT, Word, OneDrive y Azure.

¿En qué es mejor Visio que las aplicaciones habituales de diagramas de flujo?

Los diagramas y elementos visuales añaden una dimensión adicional a una propuesta, presentación y gestión empresarial. En algunos ámbitos específicos, como la arquitectura, la ingeniería, etc., es muy importante crear diagramas profesionales con una buena herramienta. 

Microsoft Visio es una de las mejores y más preferidas herramientas disponibles. La aplicación tiene casi todas las funciones disponibles para satisfacer tus necesidades de diagramación. Tanto si necesitas diagramas de flujo sencillos como diagramas complejos y de gran tamaño, la aplicación te ofrece una flexibilidad total. Dispone de una amplia variedad de plantillas estándar y preajustes para crear visuales rápidamente. Al mismo tiempo, puedes personalizar los diagramas utilizando diferentes herramientas para satisfacer tus necesidades específicas.

Viso es la mejor herramienta de modelado para infraestructuras de TI, procesos empresariales, estructura organizativa, UI-wireframe, etc. La interfaz es sencilla e intuitiva en comparación con otros programas como CAD y también es mucho menos costoso. La aplicación permite integrar documentos fácilmente; no es necesaria ninguna conversión particular. 

Dispone de una amplia biblioteca de formas, iconos y elementos. Las plantillas estándar disponibles ahorran tiempo y esfuerzo. Puede construir diagramas fáciles de entender tanto para lectores técnicos como no técnicos.  

En resumen, estas son algunas de las ventajas de Microsoft Visio que lo hacen preferible:

• Microsoft Visio proporciona herramientas y funciones de diagramación para crear diversas arquitecturas empresariales y de bases de datos sin esfuerzo.
• Cree fácilmente diagramas de flujo, discusiones de Brainstorming, modelos BPMN, mapas y otros diagramas.
• Microsoft Visio es compatible con varios navegadores y, con el plan profesional, puedes descargarlo en varios dispositivos. 
• Las aplicaciones le permiten crear visuales que capturan datos importantes y valiosos para usted y su empresa.

Si la comparamos con otras herramientas teniendo en cuenta todos los factores, desde el precio, la facilidad de uso, la compatibilidad entre navegadores, las funciones avanzadas, las plantillas estándar y muchos más, Visio es sin duda la mejor opción.

¿Se integra Visio con otros productos de Microsoft?

Descubre a continuación cómo puedes integrar Visio con otros productos de Microsoft como Teams, Power BI, Automate, Excel, PPT, Word, OneDrive y Azure:

Equipos: Con Visio, puede ver, editar y colaborar fácilmente en diagramas de Visio desde dentro de su ordenador. Equipos Microsoft. Sube los archivos de Visio a la biblioteca de archivos de Microsoft Team desde tu dispositivo o almacenamiento en la nube. Aquellos que tengan el permiso adecuado podrán acceder a los diagramas de Visio directamente desde Teams.

Power BI: Puede utilizar Microsoft Visio para la Web y Power BI conjuntamente para comparar e ilustrar diagramas y elementos visuales con fines empresariales. Aquí tienes un paso a paso instrucciones sobre la integración de diagramas de Visio en Power BI.

Automatiza: Acceda a Visio desde la propia aplicación Power Automate para analizar y esbozar la lógica de su diagrama antes de construirlo.

Excel: Cree organigramas básicos u organigramas en Excel utilizando el complemento Visio Data Visualizer. 

PPT: Visio permite crear fragmentos de diapositivas y exportarlos a Microsoft PowerPoint para diagramas grandes y complejos.

Palabra: Inserta, visualiza y edita diagramas de Visio en documentos de Word fácilmente mediante sencillos pasos.

OneDrive: Microsoft Visio proporciona acceso al almacenamiento de OneDrive para almacenar diagramas de Visio y verlos desde cualquier lugar en línea.

Azure: Visio puede utilizarse para crear diagramas Azure que ayuden a diseñar e implantar soluciones de aplicaciones.

Descripción general de los planes de precios de Microsoft Visio

Microsoft Visio es una herramienta de pago, y el plan de precios no está incluido en el paquete de Microsoft office 365. A continuación se muestran dos de los planes de precios de Visio disponibles para suscripciones mensuales o anuales.

PLAN 1:

Con el plan de precios 1 de Visio, obtendrá acceso web a la aplicación. Este plan es para crear diagramas básicos, diagramas de flujo, líneas de tiempo y diagramas SDL. Obtendrás 2 GB de almacenamiento en OneDrive. El plan ofrece múltiples preajustes y plantillas para empezar. El precio de la suscripción mensual es de $6 por usuario y mes, mientras que el precio de la suscripción anual es de $5 por usuario y mes.

PLAN 2: 

Visio Plan 2 incluye todas las funciones del plan 1 más funciones avanzadas adicionales. Este plan ofrece una aplicación de escritorio que se puede descargar en 5 dispositivos a la vez. Este plan está recomendado para usuarios que necesitan diagramas profesionales que cumplan los estándares del sector, como BPMN 2.0, UML 2.5 e IEEE. El precio de la suscripción mensual es de $18 por usuario y mes, mientras que el precio de la suscripción anual es de $15 por usuario y mes.

Elija un plan que se ajuste a sus necesidades y a su presupuesto. Si necesita crear diagramas básicos, entonces el plan 1 debería ser su elección. Pero si necesita funciones avanzadas para crear diagramas, entonces seguramente vaya por el plan 2.

¿Qué tipos de diagramas se pueden crear con Visio?

Con Microsoft Visio puedes crear varios tipos de diagramas y elementos visuales. A continuación se indican algunos de los tipos de diagramas más populares que se pueden crear con Visio:

Diagrama de flujo

Los diagramas de flujo se utilizan en las empresas para representar un proceso mediante formas y flechas. Son los diagramas más utilizados para analizar, documentar, estudiar, planificar y comunicar procesos complejos divididos en trozos para una mejor comprensión. Las formas del diagrama de flujo representan los pasos, y las flechas, la progresión de un paso a otro. 

Organigramas

Organigramas (organigramas) son un diagrama que muestra la estructura interna de una organización y su jerarquía de relaciones. El recuadro muestra el nombre y el cargo del empleado, y la línea conecta los distintos niveles. El diagrama representa quién informa a quién y es esencial para una mejor gestión y planificación.

Planos

A plano es un diagrama que muestra la disposición de un edificio u otra estructura en 2D desde arriba.

Ayuda a visualizar la ubicación de las habitaciones, los muebles, etc., en relación con los demás. 

Mapas mentales

Un mapa mental es un diagrama que conecta diferentes ideas, palabras, conceptos, tareas, etc., con un tema o concepto central.

Este diagrama se utiliza sobre todo para aportar ideas y planificar con eficacia. El tema principal está representado por una forma ovalada, y las ramas y subramas representan diversas ideas.

Tablas y gráficos

Los diagramas y gráficos se utilizan para representar visualmente datos complejos de forma que resulte más fácil hacer interpretaciones. Este tipo de diagrama se utiliza habitualmente en las representaciones empresariales. Las empresas utilizan distintos tipos de diagramas y gráficos: diagramas de barras, diagramas circulares y diagramas de líneas.

Diagramas de Gantt

Diagramas de Gantt son los diagramas más utilizados para la gestión de proyectos. Es un tipo de diagrama de barras que ayuda a representar gráficamente los calendarios de los proyectos.

Muestra las tareas del proyecto, las fechas de inicio y fin, las personas asignadas a las distintas tareas y otra información importante.

Diagramas de red

Un diagrama de red es útil para representar la estructura de la red informática de una empresa o edificio. Muestra todos los componentes que forman la red y cómo están interconectados. El diagrama de red también se utiliza para representar cómo fluyen los datos informáticos en una organización.

Aquí tienes algunos consejos para aprovechar al máximo la aplicación:

• En primer lugar, comprueba si hay alguna plantilla disponible en la aplicación que se ajuste a tus necesidades. Si no encuentras una que coincida exactamente, selecciona la plantilla más parecida y personalízala según lo que quieras.
• Utilice las plantillas de Microsoft Visio para extraer diferentes formas, por ejemplo, el lápiz con forma de diagrama de flujo.
• Añade fácilmente datos escribiendo directamente en una ventana de datos de forma.
• Con Visio professional, importa datos automáticamente desde Microsoft Excel o Access.

¿Qué formatos de archivo se utilizan en Visio?

A continuación se enumeran algunos tipos de archivo importantes compatibles con Microsoft Visio:

• VSDX (Visio Drawings)  
• VSSX (archivo de plantilla de Visio) 
• VSTX (Plantilla de dibujo Visio) 
• VDW (Visio Web Drawing) 
• VSDM (dibujo con macros)
• VSTM (Plantilla Visio habilitada para macros)
• VSSM (Plantilla Visio habilitada para macros)
• VSX (Archivo Visio Stencil XML)
• VTX (archivo XML de plantilla de Visio)

Palabras finales

Microsoft Visio es una herramienta versátil para negocios y empresas. La aplicación cuenta con dos planes de precios que incluyen funciones básicas y avanzadas. Ayuda a hacer diagramas profesionales sin esfuerzo utilizando diversas herramientas y plantillas estándar del sector. No obstante, puede personalizar sus diagramas según sus necesidades. Permite una fácil integración con otros productos de Microsoft para diferentes objetivos empresariales.