Las notarizaciones son a menudo pasos esenciales en el camino hacia el éxito en la vida. Si va a comprar una casa, adoptar a un niño, casarse o hacer testamento, es posible que necesite la ayuda de un notario para terminar el papeleo.
Según el informe más reciente de la Asociación Nacional de Notarios, en 2021 habrá más de 4,4 millones de notarios en Estados Unidos.
La gente ha utilizado mucho los servicios notariales en línea en los últimos años. El mismo nivel de servicio está disponible en línea que en persona. Puede tener varias alternativas mientras busca los mejores servicios notariales en línea.
Hemos trabajado mucho para encontrar las empresas más fiables para usted. Nos hemos fijado en aspectos como el historial, la reputación, la plataforma, los procedimientos y los precios de cada empresa.
Estas son algunas de las formas más fiables de obtener documentos notariales sin salir de casa. Antes de entrar en las herramientas, repasemos algunos aspectos básicos.
¿Qué es el software notarial (e-notaries)?
El software para notarios electrónicos proporciona la funcionalidad necesaria para que los notarios públicos, abogados y cualquier otra persona que necesite firmar documentos electrónicos pueda hacerlo de forma segura. Esto es algo que todo aquel que necesite firmar documentos electrónicos debe saber.
El software para notarios electrónicos ofrece a las empresas y a las personas que necesitan notarizaciones más seguridad y facilita su uso. Además, el programa hace que sea fácil ver qué documentos aún necesitan ser notariados. Junto con eso, también puede verificar a quién se le ha permitido ver información privada.
Las empresas y trabajos que necesitan la ayuda de un notario utilizan el programa e-notary. Una amplia gama de documentos pueden legalizarse con la ayuda de los servicios de e-notario. Las escrituras de propiedad, las liquidaciones de seguros y las declaraciones juradas son algunos de los ejemplos más comunes.
Si desea legalizar un documento ante notario, puede ahorrar tiempo y dinero utilizando el software e-notary en lugar de la forma antigua.
Además, podría evitar que se estropeen los datos de los documentos confidenciales. Con algunos sistemas de e-notario, como los que utilizan la conferencia web, puede notarizar documentos desde lejos.
Algunos programas de e-notario vienen con asientos electrónicos de notario incorporados. Esto hace que el trabajo de notario sea más fácil y eficaz. La mayoría de las veces, el software para notarios electrónicos funciona con o se suma a software para firmas electrónicas, gestión de contratos y conferencias web.
Para que un producto forme parte de la categoría de e-notario, debe ser capaz de:
- Permitir a los notarios y a las personas firmar utilizando tecnología de firma digital o electrónica.
- Se debe hablar de la autenticación y de cualquier otra forma que pueda utilizarse para comprobar la seguridad.
- El destinatario obtendrá un sello electrónico que podrá utilizar en los tribunales y un certificado notarial que sólo será válido para ese notario.
- Hay que trabajar para que las conferencias web sean más fáciles para poder realizar la notarización a distancia.
Ventajas del software para notarios electrónicos
Aunque podríamos hablar de muchas ventajas, las cuatro siguientes son las más importantes:
- En primer lugar, no tendrá que presentarse en persona ante un notario. Esto significa que le resultará más fácil y cómodo encontrar notarios públicos autorizados por el estado en términos de tiempo y ubicación.
- Como resultado directo de estas mejoras, también existe un menor riesgo de fraude cuando la verificación digital de la identidad es mejor.
- Las firmas digitales le ahorrarán mucho tiempo, y todos sabemos que el tiempo es dinero en el banco.
- El software para notarios en línea también facilita la auditoría, lo que significa que el sistema incorpora más medidas de seguridad.
En conclusión, el software para notarios en línea nunca aprobará si sus documentos no son fiables. La notarización electrónica a distancia, que utiliza videoconferencias y audioconferencias en directo, le permitirá firmar documentos desde cualquier lugar del mundo.
Usted tiene una ventaja sobre los demás porque esta tecnología hace que sea más fácil y rápido que la gente se ponga en contacto con usted. Además, ¡también es sencillo!
¿Qué hace que el software para notarios en línea sea una opción ideal?
El uso conjunto de la autenticación multifactor, el análisis de credenciales y la autenticación dinámica basada en claves constituye una red de seguridad de triple amenaza para las notarizaciones en línea que tienen lugar lejos.
Al elegir un programa de notarización en línea, también debe pensar en algunas otras cosas. He aquí algunas preguntas más en las que puede resultarle útil pensar cuando busque empresas que fabriquen software para la notarización remota en línea.
- ¿Es necesario que la asociación consiga que estas comprobaciones sean realizadas por notarios?
- ¿Cumple el software para notarios las normas de la HIPAA?
- ¿Garantiza que todos los notarios tienen las credenciales adecuadas y están en lugares donde es legal hacer notarizaciones en línea a distancia?
La Asociación Nacional de Notarios comprueba cada año los antecedentes de sus miembros. Las herramientas notariales que existen deberían responder a todas estas preguntas.
Los servicios de notarización en línea están disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana. Utilizan una plataforma segura que acelera los procesos empresariales y reduce el tiempo que se tarda en hacer las cosas a mano.
Las empresas pueden utilizar la plataforma para ofrecer a sus clientes una forma rápida y digital de obtener documentos importantes ante notario. Lo primero que hace un cliente es cargar un documento electrónico.
A continuación, utilizan un documento de identidad con fotografía del gobierno para demostrar quiénes son. A continuación, utilizan una conexión de vídeo segura para hablar con un notario real con licencia. Por último, descargan el documento que ha sido notariado.
No se creerá lo potentes que son estas tecnologías y la cantidad de formas en que puede utilizarlas. Por ello, es importante elegir un software de notarización en línea que haga más fácil y seguro para sus clientes la notarización de documentos.
Notario Pandadoc
Con PandaDoc Notary, ahora es tan fácil notarizar algo como firmarlo electrónicamente. Las empresas sólo recurren a la notarización en línea cuando no pueden reunirse en persona (el firmante está en el hospital, fuera del estado, etc.)
Con la ayuda de PandaDoc Notary, las empresas pueden ahora trasladar el proceso de notarización a Internet. Esto les ahorra tiempo y dinero en comparación con las notarizaciones tradicionales que tienen lugar en persona. Además, sólo necesitan un programa para notarizar algo de principio a fin.
PandaDoc Notary legaliza documentos ante notario y los almacena con una seguridad que no se puede modificar, junto con un cifrado de alta gama. Esto le da la tranquilidad de que su información no será robada.
PandaDoc Notary también tiene diferentes maneras de asegurar que usted es quien dice ser, y mantiene un registro completo de todo lo que hace como notario, lo cual es requerido por las leyes de su estado. Esto ayuda a reducir el fraude y a disminuir los riesgos. Como resultado, la firma es siempre legal y exigible por ley.
Firma segura
Secured Signing es una herramienta de firma electrónica segura y fiable para las empresas que se toman la firma en serio. Tanto los clientes como el personal apreciarán la rapidez e intuitividad con la que puede utilizarla.
Existe la opción de capacidades más avanzadas para asegurar los papeles, las firmas y las operaciones de su empresa. Las firmas digitales generadas por Secured Signing son algo más que simples garabatos en una página con un sello de tiempo. Es fácil de usar y no requiere mucho tiempo para su configuración.
Tanto los clientes como los empleados lo adoran. Como ya no será necesario escanear, firmar, escanear y luego perder papeles, ahorrará tiempo tanto a los clientes como a los empleados. El creador de formularios completamente adaptable que ofrece simplificará los formularios digitales para sus procedimientos actuales.
Las funciones avanzadas de firma digital de Secured Signing, que verifican la identidad del firmante, la integridad del documento, el sellado de tiempo de la firma y la integridad de los datos que se van a verificar, pueden dificultar que los documentos empresariales serios sean válidos y legalmente vinculantes.
El equipo de Secured Signing trabaja conjuntamente para desarrollar formas únicas, nuevas e innovadoras de atraer a los usuarios, añadiendo nuevas funciones y mejorando la plataforma para facilitar el proceso.
DocuSign
DocuSign es un servicio de firma electrónica basado en la nube que permite a empresas de cualquier tamaño comunicar, firmar y gestionar contratos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Es una plataforma de firma electrónica en la que confían más de 250.000 empresas de 188 países. Permite a los clientes firmar diversos documentos, como permisos escolares, contratos corporativos, acuerdos y aprobaciones.
Los usuarios de DocuSign también pueden enviar documentos por correo electrónico y firmarlos en varios idiomas diferentes. El servicio también cuenta con una aplicación móvil para dispositivos Android, iOS y Windows.
DocuSign eNotary traslada el proceso de notarización al mundo digital si su empresa notaría documentos, incluyendo remitentes, firmantes y notarios. Permite que un notario público firme un documento electrónico como testigo personal. También ofrece una prueba gratuita de 30 días.
El plan Personal comienza en 10 $ al mes por usuario, el plan Estándar comienza en 25 $ al mes por usuario y el plan Premium comienza en 40 $ al mes por usuario.
SigNiX
El software de Notarización Remota Online (RON)de SIGNiX es más seguro que las formas tradicionales de obtener un documento notarial. Olvídese de los documentos en papel y utilice la información encriptada de nuestros documentos digitales que usted no puede cambiar.
SigNiX permite verificar identidades, realizar firmas digitales, grabar vídeos, hacer tantas copias de documentos notariales como desee y confeccionar un diario electrónico seguro. El software le proporciona todas las funciones que necesita para notarizar documentos de forma electrónica y segura.
Dado que su solución para la notarización remota en línea está basada en la nube, los notarios no necesitan equipos especiales. Cualquiera puede participar en una notarización desde cualquier dispositivo con un navegador web siempre que lo desee.
Como eNotaryDoX utiliza la plataforma de firma digital SIGNiX, cada firma, no sólo el documento final, se sella criptográficamente con las pruebas legales incorporadas en el documento notariado. Esto garantiza que nadie pueda cambiar el documento después de que haya sido firmado por un notario.
Legitimar
Los clientes pueden notarizar sus documentos en línea, a distancia y desde cualquier lugar utilizando Legitify. Se trata de una solución impulsada por IA que utiliza autenticación audio-vídeo. Esto ahorra a los clientes la molestia de desplazarse físicamente a un notario.
Actualmente, sólo ofrece un servicio, que se paga sobre la marcha y cobra una tarifa de conveniencia/sesión de notarización de 35 euros. En breve lanzarán suscripciones y planes para empresas.
Puede utilizar Legitify para cargar su documento, concertar una cita en línea, reunirse con el notario en una llamada de audio-vídeo, ¡y tener su documento notariado antes de que termine la sesión!
La plataforma integral que ofrece Legitify garantiza que el procedimiento de notarización en línea es seguro y cumple las normas de seguridad más actuales establecidas por el sector.
Notario LMI
ElServicio Not arial LMI se ha asociado con Notary Hub, que fabrica el software RON necesario para notarizar documentos en línea. Vienen con todo lo necesario para convertirse en un notario público, como la escolarización, los bonos, y el acceso a un notario remoto en línea. Para proteger al notario, también ofrecen un seguro contra errores y omisiones notariales.
También puede aprender habilidades esenciales para su trabajo como notario utilizando su servicio, como por ejemplo cómo hacer una Notaría Remota en Línea. Actualmente están activos en Estados Unidos en New Hampshire, Rhode Island, New Jersey, Maryland, Vermont, Massachusetts, Connecticut, Delaware y el Distrito de Columbia.
Conclusión
Para convertirse en notario electrónico, lo único que tiene que hacer es activar su cuenta. Si no está seguro de si su estado permite a sus notarios colegiados realizar actos notariales electrónicos o remotos en línea, puede consultar los sitios web y verificarlos. También puede comprobar allí sus tarifas de comisiones y luego elegir la mejor para usted
También puede explorar algunos proveedores de servicios de documentos legales asequibles para PYMES.