Las técnicas de gestión de proyectos permiten a las organizaciones planificar, seguir, ejecutar y completar los proyectos de forma eficaz y dentro del plazo previsto.
En cada proyecto, tiene que esforzarse al máximo mientras crea sus productos y servicios y les añade valor.
Como un proyecto implica varios procesos, tareas y personas, debe disponer de los medios para gestionarlo todo sin esfuerzo.
Para gestionar proyectos, ya sean sencillos o complejos, necesita conocer diversas metodologías de gestión de proyectos y saber dónde son adecuadas.
En este artículo, hablaré de las distintas técnicas de gestión de proyectos, sus principios, ventajas y herramientas.
Vamos allá
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un proceso en el que se utilizan conocimientos, herramientas, técnicas y habilidades específicas para gestionar un proyecto y unas tareas determinadas y completarlo en el plazo especificado, aportando al mismo tiempo valor y calidad.
En este proceso, se forma un equipo con las habilidades adecuadas para alcanzar los objetivos del proyecto dentro de los recursos disponibles. Las principales limitaciones de la gestión de proyectos son el tiempo, el alcance y el presupuesto. Las limitaciones secundarias consisten en optimizar los insumos necesarios y aplicarlos para lograr el objetivo.
El objetivo de la gestión de proyectos es completar un proyecto a tiempo o antes de tiempo, garantizando que se cumplen todos los objetivos del cliente.
Para gestionar proyectos con eficacia, los gestores de proyectos necesitan un conjunto de habilidades aparte de los conocimientos técnicos necesarios para completar las tareas y evaluar a los demás. Estas habilidades incluyen la comunicación eficaz, la inteligencia emocional, la adaptabilidad, la competencia intercultural, la gestión del tiempo y la resolución de conflictos.
Diferentes técnicas de gestión de proyectos
Echemos un vistazo a las técnicas de gestión de proyectos más populares que pueden ayudar a llevar su proyecto al siguiente nivel.
Gestión ágil de proyectos
La gestión ágil de proyectos es un enfoque iterativo, paso a paso, para planificar y gestionar los procesos de desarrollo de software de principio a fin. Divide los proyectos de desarrollo de software en pequeños ciclos de desarrollo denominados iteraciones o sprints.
Principios:
- Satisfacer a los clientes con entregas continuas y tempranas
- Acoger los requisitos de los clientes
- Entregar el valor y los resultados esperados al final
- Romper los silos del proyecto y simplificar las tareas
- Capacitar y motivar a los equipos
- Comunicación eficaz
- Mantener la coherencia en el ritmo de trabajo
- Potenciar la agilidad y dar flexibilidad a los equipos
- Ajustar la forma de trabajar
Beneficios:
- Mayor concentración en los requisitos específicos de un cliente
- Proporciona un mejor control de los proyectos
- Reduce los residuos optimizando el consumo de recursos
- Tiempos de ejecución de los proyectos más rápidos y con calidad
- Aumento de las posibilidades de éxito del proyecto con todo racionalizado y esfuerzos a medida
- Ofrece la capacidad de detectar defectos o problemas del producto de forma más rápida y clara
- Mejora del proceso general de desarrollo para obtener mejores resultados
Ejemplos:
- Los clientes comparten sus problemas con la cámara, la carga, la interfaz de usuario, etc., y los equipos de desarrollo trabajan en ellos y lanzan una nueva actualización.
- Para lanzar un nuevo sitio web, hay que reunir los requisitos, redactar un resumen del sitio web, diseñar y desarrollar el sitio web, completar las pruebas y ajustar los cambios.
Herramientas de gestión ágil de proyectos:
#1. Software Jira
Consiga una metodología ágil de gestión de proyectos para su programa de desarrollo de software con Jira Software. Es compatible con metodologías ágiles, ya sea Kanban, scrum o sus propios métodos.
Desde tableros ágiles hasta hojas de ruta, informes e integraciones, podrá planificar, gestionar y realizar un seguimiento de su desarrollo ágil de software desde un único lugar.
Obtendrá herramientas de planificación de sprints, incluida la gestión de versiones, un backlog grooming sencillo, puntos de historia y un tablero de scrum. Puede utilizar permisos de sprint, tipos de incidencia personalizados, flujos de trabajo y centros de lanzamiento para realizar el seguimiento y gestionar los sprints.
#2. Wrike
Habilite la entrega continua de sus sprints más rápidamente con Wrike. Es un software de gestión de proyectos ágiles que ayuda a su equipo a colaborar, comunicarse y entregar el trabajo más rápido, todo en un solo lugar. Ayuda a mejorar el flujo de trabajo y a supervisar continuamente los plazos para que sus proyectos se mantengan siempre en el buen camino.
Con Wrike, simplifique la entrega de sus proyectos y permita a su equipo compartir fácilmente la información y priorizar las tareas. Puede agilizar su proyecto, utilizar todos los recursos de manera eficiente y terminar el proceso de desarrollo dentro del plazo.
Gestión de proyectos Scrum
La gestión de proyectos Scrum es una técnica de gestión que prioriza la entrega de productos incremental e iterativa mediante la toma de decisiones en colaboración y la retroalimentación constante.
Scrum fija los costes y el tiempo para controlar las necesidades de recursos mediante ceremonias colaborativas, ciclos de retroalimentación frecuentes, cartera de productos priorizados y cajas de tiempo.
Principios:
- Control sobre el proceso que implica inspección, adaptación y transparencia
- Autoorganización
- Priorización basada en el valor
- Colaboración
- Limitación del tiempo
- Desarrollo interactivo
Ventajas:
- Permite a los equipos de desarrollo completar la entrega de forma eficaz y rápida
- Garantiza un uso eficaz del dinero y del tiempo
- Divide los grandes proyectos en sprints más pequeños y fáciles de gestionar
- Permite probar los desarrollos durante la sesión de revisión
- Recoge los comentarios de las partes interesadas y los clientes
- Durante las reuniones de Scrum, los esfuerzos de los individuos son visibles con mayor claridad
Ejemplos:
- Desarrollo de nuevo software: Los equipos pueden desarrollar y desplegar rápidamente nuevas funciones de una solución de software.
- Marketing: Scrum ayuda a resolver problemas complejos mediante el aprendizaje a través de datos anteriores y permite a su equipo planificar en consecuencia.
Herramientas de gestión de proyectos Scrum:
#1. Smartsheet
Con Smartsheet, puede gestionar programas, procesos y proyectos a escala. Ofrece un conjunto de flujos de trabajo, vistas, cuadros de mando e informes que se adaptan a sus necesidades. También puede capturar y realizar un seguimiento de sus recursos, planes y calendarios.
Puede combinar la experiencia del usuario con la coherencia del proyecto e impulsar la entrega, la alineación y los resultados del proyecto. Smartsheet le permite gestionar el trabajo creativo y de marketing, las personas y el contenido y alinearse con sus prioridades, propósitos y personas.
#2. Miro
Supercargue su proyecto a través de la planificación de sprints, Scrums diarios, y más con Miro. Le ayuda a convertir sus increíbles ideas en realidad con sus planificadores, plantillas y tableros Kanban. Obtendrá un único centro para su proyecto para reducir el tiempo de preparación y crear una mejor experiencia para su equipo ágil.
El modo privado de Miro le permite mejorar sus flujos de trabajo ágiles. Podrá visualizar las dependencias y los proyectos en un único lugar y estimar el tiempo necesario para cada tarea. Además, puede mejorar la colaboración con su potente IA.
Gestión ajustada de proyectos
La gestión ajustada de proyectos es el proceso de gestión de conceptos ajustados, como la fabricación ajustada, el pensamiento ajustado y la construcción ajustada.
El objetivo principal es maximizar el valor y minimizar los residuos. Ayuda a organizar los proyectos para satisfacer los requisitos y las condiciones del mercado modificando las disposiciones organizativas y funcionales.
Principios:
- Identificar el valor: El primer principio es identificar el valor del producto. Su parte interesada, cliente o usuario define el valor. Puede ser el precio, el plazo o la calidad.
- Trazar el flujo de valor: Consiste en diagramar su flujo de trabajo ideal y el actual desde el principio hasta el final de su proyecto. Al compararlos, podrá detectar los residuos para maximizar la eficacia.
- Crear flujo: Después de comparar, necesita reelaborar su plan de proyecto eliminando los desperdicios. Para ello, puede desglosar cada etapa del proceso de desarrollo del producto y reconfigurarlas según sea necesario.
- Establezca el pull: Un sistema pull ayuda a su empresa a mantener un flujo de trabajo eficiente. Extrae trabajo de procesos anteriores para satisfacer las demandas exactas de sus clientes.
- Mejora continua: La búsqueda de la perfección mediante mejoras continuas es el quinto principio de la gestión de proyectos Lean. En función de las demandas de sus clientes o consumidores, deberá analizar el valor del producto y el flujo de trabajo para reducir los residuos.
Beneficios:
- Mejora de la eficacia y la productividad
- Reducción de los plazos de entrega
- Menores costes de almacenamiento e inventario
- Disminución de los costes generales
- Mayor calidad del producto o servicio
- Mayor satisfacción del cliente
Ejemplo:
- Gestión ajustada de proyectos para la fabricación: Lean se utiliza especialmente en la industria manufacturera para eliminar los residuos (Muda). También incluye los residuos creados por la sobrecarga (Muri) y la irregularidad en las cargas de trabajo (Mura).
Gestión de proyectos en cascada
La gestión de proyectos en cascada es una metodología que sigue una estructura y un enfoque secuencial para la realización de un proyecto. Proporciona la forma más directa de gestionar todo el proyecto.
Esta técnica pretende tener en cuenta las necesidades del cliente y de las partes interesadas durante la fase de planificación, ordenarlas en planes de proyecto secuenciales y lineales, y ceñirse al mismo plan.
Principios:
- Estructura secuencial: El modelo de cascada separa sus operaciones en varias fases. Puede pasar a la siguiente fase una vez que haya completado la actual. Esto significa que nunca encontrará espacio para revisitar una fase o cambiar su curso una vez completada.
- Mínima implicación del cliente: Implica una interacción mínima con los clientes, ya que todas las operaciones comienzan sólo después de conocer los objetivos y requisitos de los clientes.
- Potente documentación: Implica una documentación detallada de todos los objetivos, el proceso de desarrollo y los resultados. Encontrará todo en esta documentación, desde el calendario hasta la ruta para resolver los problemas.
Ventajas:
- Presenta una estructura clara con su modelado secuencial de las distintas fases
- Transfiere la información de forma fluida
- Le permite gestionar y determinar sus objetivos con eficacia
- Sigue un planteamiento lineal para evitar desviaciones del original
Ejemplos:
Este tipo de gestión de proyectos se utiliza a menudo en proyectos de producción o construcción, como electrodomésticos, automóviles, electrónica, edificios, oficinas, etc.
Herramientas de gestión de proyectos en cascada:
#1. ProjectManager
Establezca fácilmente las fases y las dependencias de las tareas con el software de gestión de proyectos en cascada de ProjectManager. Ofrece una funcionalidad de arrastrar y soltar que ayuda a ajustar los calendarios de sus proyectos.
Puede crear fácilmente planes en cascada, confeccionar un calendario y establecer hitos. Proporciona informes de progreso, colaboración en equipo, planificación en cascada, un panel de control del proyecto, múltiples vistas y mucho más.
#2. Asana
Consiga una plataforma de gestión en cascada flexible y fácil de usar para entregar proyectos de calidad juntos y con mayor rapidez. Asana le permite gestionar trabajos complejos con su vista de lista, línea de tiempo y tableros. Puede conectar sus herramientas empresariales para colaborar, comunicarse y coordinar el trabajo desde un solo lugar.
Gestión de proyectos Kanban
La gestión de proyectos Kanban se utiliza para mejorar los flujos de trabajo y la concentración del equipo y reducir la ineficacia y el despilfarro.
No se basa en ceremonias, roles y sprints. En su lugar, es flexible y se adapta fácilmente a las estructuras del equipo y a los roles existentes mediante la categorización de tareas en un tablero Kanban.
Principios:
- Puede visualizar su flujo de trabajo en un tablero Kanban para representar el trabajo en su inventario.
- Puede establecer un límite en el progreso del trabajo que se puede hacer a la vez en una columna.
- Puede centrarse en el flujo para estar atento a las interrupciones y mejorar en consecuencia.
- Puede supervisar el sistema Kanban y realizar mejoras continuas en sus proyectos en curso.
Ventajas:
- Ofrece flexibilidad
- Entrega continua
- Mayor eficacia y productividad
- Menos pérdidas de tiempo
Ejemplos:
El sistema de gestión de proyectos Kanban se utiliza en los sectores de la sanidad, la informática y el desarrollo de software, la fabricación y el marketing.
Herramientas de gestión de proyectos Kanban:
#1. ClickUp
Gestione sus proyectos y tareas con las vistas flexibles de ClickUp. Ofrece tareas de arrastrar y soltar, filtros, clasificación y mucho más con un sistema Kanban personalizable.
Obtenga una visión completa del proyecto de su equipo y vea varios flujos de trabajo en una sola vista. Puede organizar sus columnas fácilmente para gestionar sus proyectos como desee por estado, prioridades, asignados, etc.
#nTask
Gestione sus flujos de trabajo con comunicación en tiempo real y transparencia de proyectos, y supérelos con los tableros Kanban. nTask define estados personalizados en sus tableros para reflejar la fase de finalización de la tarea. Puede dirigir sus correos electrónicos y eliminar la creación de tareas manualmente en su tablero.
Gestión de proyectos Six Sigma
Seis Sigma es una técnica de gestión de proyectos utilizada para averiguar la causa raíz de problemas complejos. Sigue un enfoque estructurado y utiliza un proceso iterativo para comprender la calidad de los proyectos en curso, determinar la causa de un problema y obtener soluciones.
Principios:
- Se centra en los clientes
- Evalúa los pasos de un proceso y encuentra el problema
- Elimina los valores atípicos y los defectos
- Implica a las partes interesadas
- Es flexible con un sistema receptivo
Ventajas:
- Le hace comprender los objetivos y requisitos cambiantes de los clientes
- Mejora la calidad y la entrega
- Reducción de los residuos
- Desarrollo de procesos y productos potentes
- Mejora de las posiciones competitivas en el mercado
Ejemplos:
La técnica de gestión de proyectos Seis Sigma se utiliza en diversos sectores, como los servicios de gestión de la cadena de suministro, la aviación, las finanzas, la ingeniería, la sanidad y la hostelería, entre otros.
Método del camino crítico
El método del caminocrítico es un algoritmo paso a paso que define los procesos o tareas críticos y no críticos con el objetivo de evitar problemas de programación. Es adecuado para proyectos que constan de múltiples actividades que interactúan de forma compleja.
Principios:
- Caracterización de los proyectos
- Componentes básicos necesarios para completar el proyecto
- Requisitos del proyecto
Ventajas:
- Programación eficaz
- Control de costes
- Mejora de la gestión del proyecto
- Se facilita la distribución del equipo para las distintas tareas
Ejemplos:
El método del camino crítico gestiona diversos proyectos, como el desarrollo de software, la planificación de eventos, la fabricación y la construcción.
Herramientas del método del camino crítico:
#1. PMCalculators
PMCalculators ofrece herramientas de primera calidad para dibujar diagramas de actividades en los nodos del proyecto y calcular el camino crítico para un máximo de 50 actividades. Calcule los tiempos de inicio y finalización tempranos, la holgura y los tiempos de inicio y finalización tardíos utilizando este método.
Utilizando el método PERT, obtenga la varianza estándar, la desviación y el tiempo estimado para cada actividad. Calcule la probabilidad de completar un proyecto en un calendario dado, evalúe su coste de choque y reduzca su duración.
#2. AtoZmath
AtoZmath ofrece un método del camino crítico y una calculadora PERT para que pueda resolver problemas complejos paso a paso. Le permite obtener soluciones instantáneas a sus problemas de producto.
PRINCE2
Los proyectos en entornos controlados ( PRINCE2 ) son una metodología de gestión de proyectos utilizada en distintos países que se centra en el control y la organización a lo largo de todo el proyecto. Se trata de un marco lineal y basado en procesos que se centra en iniciativas que están en movimiento.
Principios:
- Requiere tener claras las necesidades, las funciones y las responsabilidades, unos beneficios realistas y una gestión detallada de los costes.
- Aprendizaje continuo
- Las juntas del proyecto establecen requisitos comunes
- Los equipos deben mantener un registro de calidad
- El método puede adaptarse a las necesidades específicas de un proyecto
Ventajas:
- Ofrece flexibilidad
- Metodología fácil para principiantes
- Se adapta a cualquier tipo de proyecto
Ejemplos:
PRINCE2 puede utilizarse en el sector público, la industria del petróleo y el gas, la construcción, las TI, la banca, la ingeniería, la gestión de operaciones, el marketing, etc.
Herramientas PRINCE2:
#1. Asana
Implemente la metodología PRINCE2 con Asana y simplifique la gestión de su flujo de trabajo. Puede elegir entre la biblioteca de plantillas de flujos de trabajo o crear flujos de trabajo personalizados para agilizar los procesos.
Le ayuda a dirigir el proyecto, iniciar un proyecto, gestionar los límites de una etapa, controlar una etapa, gestionar la entrega del producto y cerrar un proyecto.
#2. PMBOK
El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es una recopilación de las mejores prácticas, procesos, directrices y terminologías en torno a la gestión de proyectos. Puede evolucionar con el tiempo y es un recurso esencial para su organización.
Además, el PMBOK puede ayudarle a estandarizar las prácticas en varios departamentos, evitar fracasos en los proyectos y adaptar los procesos para satisfacer necesidades específicas.
Gestión del valor ganado
La gestión del valor ganado es un método que mide objetivamente el progreso y el rendimiento. Puede combinar las mediciones del alcance, los costes y el tiempo y es capaz de ofrecer previsiones precisas de los problemas de rendimiento, lo que le permite gestionar los proyectos con eficacia.
Principios:
- Requiere que finalice de antemano el alcance del trabajo, dividiéndolo en pequeñas piezas y asignándolas a los miembros del equipo
- Necesita a alguien que controle el calendario, el coste y los objetivos técnicos
- La medición del rendimiento debe incluir el alcance del trabajo, el coste, los objetivos, los costes registrados y reales, y los logros
- Analizar las variaciones del plan, preparar una estimación y prever los impactos
- Utilizar los datos del valor ganado en los procesos de gestión
Ventajas:
- Ofrece visibilidad en tiempo real de los datos del valor ganado
- Permite una planificación realista del proyecto
- Medición precisa del calendario y el presupuesto
- Elimina los riesgos
- Mejora la motivación y la responsabilidad
Ejemplos:
TI, defensa, agencias gubernamentales, el sector comercial, etc., utilizan esta técnica.
Herramientas de gestión del valor ganado:
#1. ProjectManager
Planifique proyectos, gestione recursos y cree flujos de trabajo con las sólidas funciones de ProjectManager. Puede aportar precisión, conocimientos y agilidad a sus carteras de proyectos. Con su aplicación móvil, puede actualizar las tareas desde el taller o el lugar de trabajo de forma inmediata.
Los gestores de proyectos pueden colaborar fácilmente en los proyectos sin comprometer la información crítica gracias a los roles personalizados del software de gestión de proyectos, los flujos de trabajo de aprobación, los permisos de usuario, la seguridad técnica, las restricciones de los proyectos, etc.
Conclusión
Como gestor de proyectos, necesita conocer diferentes técnicas de gestión de proyectos y sus ventajas. Todas las técnicas que he comentado anteriormente sirven para la gestión de proyectos, pero con un principio diferente.
También puede utilizar herramientas de gestión de proyectos adecuadas para planificar, organizar, ejecutar y realizar un seguimiento de los proyectos en curso a través de diversas funciones y capacidades.