Los jefes de proyecto tienen una misión sencilla: llevar el proyecto y el equipo hasta el final con un porcentaje de éxito del 100%.
Deben llevar a cabo esta responsabilidad manteniendo al tanto a todas las personas implicadas y comunicando el objetivo del proyecto como una historia. ¡Aquí viene la plantilla de la hoja de ruta del proyecto!
La hoja de ruta del proyecto es una visión general fácil de entender, de alto nivel y granular de los componentes vitales de cualquier proyecto. Es un recurso no confidencial y a la vista del público que los directores de proyecto pueden compartir con un grupo público o profesional para explicar rápidamente lo siguiente:
- Una instantánea del tamaño de un bocado de los objetivos del proyecto.
- Entregables clave del proyecto.
- Dependencias de las tareas del proyecto.
- Hitos cruciales del proyecto.
- Riesgos del proyecto.
Se trata simplemente de una narración en la que se simplifican los materiales técnicos con ejemplos de la vida real. Al final de la presentación, debe haber un claro establecimiento de expectativas entre las partes interesadas, los directivos o los miembros del equipo ejecutor.
A continuación encontrará algunas de las mejores plantillas gratuitas de hojas de ruta de proyectos que puede utilizar.
Smartsheet
Smartsheet es un conocido proveedor de software como servicio (SaaS) para la gestión del trabajo y la colaboración remota en proyectos. Una de sus últimas ofertas es una hoja de ruta de proyectos intuitiva y editable para gestores de proyectos profesionales.
Puede utilizar cualquiera de las plantillas de esta aplicación web y mantenerla durante todo el proyecto para actualizarla. Estos formatos son fácilmente accesibles ya que Smartsheet le permite descargar la plantilla editada en varios formatos como Word, Excel, PowerPoint, Docs, Sheets y Slides.
Algunas de las plantillas ya preparadas que son relevantes hoy en día son:
- Ejemplo de hoja de ruta de proyecto para tecnología de la información (TI)
- Documento de ejemplo de hoja de ruta de proyecto múltiple
- ejemplo de hoja de ruta de proyecto a 3 años
- Plantilla de hoja de ruta de proyecto ágil
Además, el acceso a las plantillas es gratuito, ya que puede probar la plataforma a modo de prueba y descargar el documento que necesite. Además, si la plataforma le resulta valiosa para sus proyectos, también puede obtener una suscripción completa.
Bitrix24
Bitrix24 ofrece a los usuarios gestión de proyectos con seguimiento del tiempo, un potente CRM, colaboración en línea, herramientas de comunicación y un asistente de IA. El software de seguimiento del tiempo ha sido durante mucho tiempo una herramienta muy apreciada por los gestores impulsados por los datos. Recopilar suficientes datos da una idea fiable de cuánto tiempo llevan determinadas tareas, lo que permite predecir el calendario de las hojas de ruta.
Bitrix24 proporciona plantillas de tareas, tableros Kanban y diagramas de Gantt, que son el «qué» y el «cuándo» de los planes del proyecto. Al igual que las hojas de ruta de los productos, muestran un calendario para esfuerzos como el lanzamiento de productos o de nuevas funcionalidades importantes. Pero a diferencia de las hojas de ruta, los Gantt suelen ofrecer más detalles sobre las dependencias y los plazos interfuncionales.
Con la integración gratuita de Bitrix24 con Miro, los usuarios tienen acceso a plantillas de hojas de ruta pre-construidas o a la creación de plantillas propias del cliente y marcos inteligentes, lo que es ideal para wireframing, hojas de ruta o planificación de sprints.
También puede utilizar fácilmente herramientas profesionales de scrum dentro de Bitrix24:
- Atrasos
- Sprints
- Puntos de historia
La automatización de tareas y diferentes desencadenantes mejorarán la eficiencia de los empleados y ayudarán con grandes tareas y proyectos.
La gestión de proyectos con IA le permite descartar el lápiz y el papel y dejar todos los cálculos a los algoritmos. La planificación estratégica con IA ayuda a identificar los puntos débiles, las oportunidades y a establecer objetivos. El análisis del rendimiento trabajará en segundo plano, recopilando grandes cantidades de entradas de tiempo para ofrecer los plazos más actualizados de todas las tareas realizadas anteriormente.
Office Timeline
Office Timeline es otro destino popular para plantillas de hojas de ruta de proyectos de calidad que puede obtener gratuitamente. La herramienta le ayuda a transformar datos complejos de gestión de proyectos en hojas de ruta de proyectos claras en Microsoft PowerPoint.
Podrá presentar el documento de la hoja de ruta fácilmente ante un público de alto valor con total confianza. La cuidada estructura visual de la hoja de ruta del proyecto en esta herramienta es fácil de recordar.
Las plantillas de documentos de hoja de ruta disponibles incluyen:
- Ejemplo de documento de hoja de ruta del proyecto
- Plantilla de hoja de ruta del producto
- Plantilla de hoja de ruta de TI
- Plantilla de hoja de ruta de estrategia/negocio
- Plantilla de hoja de ruta tecnológica
Por ahora, Office Timeline no ofrece la descarga directa de plantillas de hojas de ruta de proyectos para archivos de Google Workspace como Sheets, Docs y Slides. Pero puede abrir fácilmente las plantillas en la plataforma de Google, ya que es muy compatible con los archivos de Microsoft Office.
Aha!
Las plantillas de hojas de ruta de productos Aha! reducen el tiempo de personalización de las plantillas. Puede empezar a presentar planes de proyecto, objetivos y visiones generales de alto nivel en cuestión de minutos si utiliza estas plantillas. En la actualidad, hay 16 documentos de hojas de ruta de proyectos de descarga gratuita que puede personalizar según su proyecto.
No todos los ejemplos de hoja de ruta del proyecto son iguales, por lo que debe utilizarlos con prudencia. Por ejemplo, algunos de ellos son adecuados para presentar objetivos empresariales de alto nivel de un proyecto. En cambio, algunos son más adecuados para el lanzamiento de productos, la explicación de las características de un proyecto, etc.
Aha le permite descargar los archivos de hojas de ruta en formatos Microsoft PowerPoint y Excel. Sin embargo, si necesita una herramienta dedicada para la elaboración y visualización de hojas de ruta de proyectos, puede suscribirse a la herramienta Aha.
Template.net
Template. net es otra fuente fiable de documentos de ejemplo de hojas de ruta de proyectos. Puede utilizar sus ejemplos gratuitos para crear una hoja de ruta de proyecto estratégico eficaz para su empresa. Proporciona acceso a distintos tipos de documentos de hojas de ruta de proyectos, desde diseños infográficos creativos hasta la gestión ágil de proyectos.
Sin embargo, este sitio puede no ser ideal para usted si busca plantillas de hojas de ruta gratuitas de alta calidad. En la actualidad, el portal web sólo ofrece dos plantillas básicas de hojas de ruta de proyectos.
Slite
Si no sabe por dónde empezar para crear una hoja de ruta profesional para su próximo proyecto, puede visitar Slite y echar un vistazo a sus plantillas gratuitas. Las plantillas tienen un gran aspecto visual y son fáciles de personalizar. Además, puede utilizar la aplicación web de Slite para editar una plantilla en línea con un colaborador remoto.
A diferencia de otros sitios web de plantillas, no le permite simplemente descargar un formato Word o Docs para autoeditarse. En su lugar, abre la plantilla gratuita en el editor de la aplicación Slite, donde puede utilizar varios componentes para la personalización del documento de hoja de ruta del proyecto.
La plantilla gratuita en pantalla tiene diferentes segmentos como el titular de la hoja de ruta, la misión del equipo, los antecedentes del proyecto, la visualización trimestral de la hoja de ruta mediante un diagrama de Gantt y la visión general de la hoja de ruta. Por lo tanto, puede personalizar fácilmente estas secciones, ya que se explican por sí mismas.
Además, también puede adjuntar archivos desde Google Drive para complementar su documento de hoja de ruta con archivos de proyecto adicionales desde la nube. Una vez que haya terminado de editar, puede imprimir el documento o exportarlo como archivo PDF.
Conozcamos ahora la importancia de crear una hoja de ruta del proyecto.
Importancia de crear una hoja de ruta del proyecto
Una hoja de ruta de proyecto es una forma sencilla de expresar las metas u objetivos de un proyecto. A veces, este tipo de informes pueden ajustarse para explicar el estado y el ritmo de avance del proyecto. Descubra a continuación la importancia de contar con una hoja de ruta del proyecto para cualquier proyecto:
#1. Gestionar las expectativas de las partes interesadas
Una plantilla de hoja de ruta del proyecto le ayuda a establecer las expectativas correctas entre los propietarios del proyecto y las partes interesadas. Cuando visualice los costes, los recursos y el calendario de forma sucinta, sus supervisores podrán ayudarle a satisfacer las necesidades de su proyecto.
#2. Transmita objetivos y planes con facilidad
Las hojas de ruta de los proyectos suelen tener un formato visual con una visión general de alto nivel. Por lo tanto, es un documento importante para transmitir rápidamente información vital a las partes interesadas.
#3. Fomente decisiones más rápidas
Su hoja de ruta del proyecto esboza claramente los entregables y objetivos esenciales. Siempre que se encuentre con un conflicto de priorización de tareas durante el proyecto, consulte el documento original de la hoja de ruta del proyecto para comprender qué tarea debe acelerarse.
#4. Elabore instantáneas actualizadas del proyecto
Una de las principales tareas de la hoja de ruta del proyecto es crear diferentes versiones actualizadas a medida que avanza el proyecto. Puede utilizar esos informes actualizados para hacer una presentación sin rodeos sobre el estado del proyecto que cualquier nivel de la audiencia pueda entender.
#5. Comuníquese con los equipos externos
Las hojas de ruta de los proyectos no suelen contener información confidencial sobre el trabajo. Por lo tanto, también puede comunicar el documento a las partes externas implicadas en el proyecto.
#6. Sirve de recordatorio
Cualquier proyecto conlleva el riesgo de desviarse del camino durante las actividades habituales. Sin embargo, debe indicar a su equipo que consulte la hoja de ruta del proyecto para volver a encarrilar la situación.
Ventajas de una hoja de ruta del proyecto
La hoja de ruta del proyecto ha sido subestimada o infravalorada durante mucho tiempo, pero ahora los gestores de proyectos hacen hincapié en este recurso. Si incorpora una hoja de ruta del proyecto en la planificación del mismo, obtendrá las siguientes ventajas sobre sus competidores:
- Establecer la responsabilidad del proyecto
- Priorizar y alinear
- Coordinar eficazmente
- Visualizar claramente las funciones
- Aclarar los objetivos del proyecto
Componentes de una hoja de ruta de proyecto típica
Componentes de una hoja de ruta de proyecto típica
La hoja de ruta de su proyecto debe caber en una página. Por lo tanto, debe elegir los componentes de la hoja de ruta del proyecto de forma inteligente. Debe incluir lo siguiente en su plantilla de hoja de ruta del proyecto:
- En primer lugar, incluya un resumen del calendario del proyecto con plazos no negociables.
- No omita los hitos esenciales que su equipo pretende alcanzar.
- La hoja de ruta también debe destacar la distribución del presupuesto y de los recursos humanos en un formato visual.
- También debe destacarse aquí cualquier dependencia de tareas que usted espere.
- El documento de la hoja de ruta del proyecto debe incluir los contactos vitales, especialmente para los consultores y proveedores externos.
- Describa los objetivos, las metas y las prioridades a modo de resumen de alto nivel en unas pocas frases.
Palabras finales
La hoja de ruta del proyecto que presente debe ofrecer una visión general del proyecto. No debe ser simplemente un desglose detallado de los recursos, las tareas o los costes del proyecto. Los interesados tienen los diagramas de Gantt u otro software de gestión de proyectos para visualizar estos detalles.
Puede utilizar cualquiera de las plantillas de hojas de ruta del proyecto anteriores para crear una hoja de ruta profesional que se convertirá en un complemento del plan original del proyecto. Su hoja de ruta del proyecto también será sencilla y concisa cuando utilice las plantillas en lugar de elaborar una desde cero.