El documento de alcance del trabajo le ayuda a evitar conjeturas y errores de comunicación en un proyecto y a mantenerlo encauzado cuando colabora con clientes externos.
Las empresas de hoy en día colaboran con múltiples partes antes de completar un proyecto. Para ese trabajo de colaboración, las empresas necesitan un documento profesional. Así podrán remitirse a él más adelante si las partes externas colaboradoras no entregan los productos del proyecto conforme a las especificaciones acordadas.
Uno de esos documentos empresariales es el alcance del trabajo. Lo necesitará siempre que acepte proyectos de otra persona o colabore con terceros.
Siga leyendo para aprender a redactar un documento de alcance del trabajo en un lenguaje claro y fácil de entender. También explorará algunos recursos en línea que ofrecen diferentes tipos de plantillas del alcance del trabajo y constructores basados en formularios.
Introducción
El alcance del trabajo, también conocido como documento SoW, es un documento en el que se describe información detallada sobre las bases de un proyecto. Mucha gente lo considera también un contrato escrito entre ellos y otras partes interesadas en un proyecto, incluidos agentes, proveedores de servicios y subcontratistas.
El documento suele explicar cómo se completa cada tarea o fase de un proyecto, los entregables, los resultados esperados, los calendarios de pago y el proceso. Con él, los autónomos o los equipos pueden mencionar de forma clara y concisa lo que las partes interesadas pueden esperar de un proyecto.
En caso de malentendido, esto funciona como la opción a la que pueden recurrir todas las partes. A partir de él, todos saben lo que tienen que hacer para que el proyecto funcione para ambos. El documento SoW es también una forma fantástica de comunicación eficaz, cuya falta puede hacer fracasar un proyecto y la relación entre el cliente y las partes interesadas.
Componentes esenciales
Dependiendo del tipo de proyecto y del sector, el documento variará. Sin embargo, estos son los elementos comunes que debe incluir en casi todos los SoW para la transparencia.
Información clave
En todo documento de SoW, debe incluir los detalles básicos de un proyecto para que los lectores puedan darse cuenta inmediatamente de qué se trata. Incluya el nombre del proyecto, el nombre del autor, el nombre del cliente, la fecha y otra información crucial.
Objetivos del proyecto
Añadir una breve descripción del proyecto en el SoW siempre ayuda. Asegúrese de incluir los antecedentes del proyecto, los objetivos, el planteamiento del problema y las personas implicadas, pero de forma concisa.
Descripción de los bienes y servicios en forma de lista
Pasemos ahora a la parte más crucial de este documento: los bienes y servicios que entregará o prestará en el marco del proyecto.
Es mejor desglosar los entregables en trozos más pequeños y enumerarlos como tareas y subtareas. Tanto si se trata de un proyecto independiente como de un proyecto en equipo, presente las tareas en una tabla junto con las fechas de finalización previstas y las personas de contacto.
Entregables del proyecto
Puede que no sea necesario en todos los documentos de SoW, pero mencionar lo que el cliente obtendrá una vez finalizado el proyecto es beneficioso. Así, sabrán qué esperar de usted y de su equipo.
Tiempo del proyecto
El tiempo desempeña un papel crucial en todos los proyectos; por lo tanto, debe incluir el plazo de finalización. Mencione cuándo empezará a trabajar en él y cuándo lo terminará. Asimismo, no olvide mencionar los hitos o logros que desee alcanzar por el camino.
Una lista de tareas pendientes
Otro componente opcional del documento SdT lo llevará al siguiente nivel. En esta sección, incluya cualquier cosa que no vaya a incluir en su proyecto pero que los clientes puedan esperar que lo haga. Esto dejará las cosas claras y le ayudará a evitar cualquier malentendido.
Protocolo de cambios
Dado que crea el SoW antes de empezar con un proyecto, es posible que más adelante surja la necesidad de realizar cambios en el alcance del proyecto que menciona en este documento. Por esta razón, necesita añadir un protocolo a través del cual podrá realizar cambios en el mismo.
Condiciones de pago
Todos los proyectos de pago deben contener una sección en la que tenga que describir los gastos del proyecto y las modalidades de pago. Si el proyecto requiere que invierta dinero en bienes, mano de obra, infraestructura o cualquier otro gasto general, inclúyalo en esta sección. Mencione también los calendarios de pago, los pagos por hitos y otros detalles en su documento SoW.
Términos y condiciones
Debe incluir todos los términos y condiciones del proyecto en esta sección. Aquí también puede explicar los términos utilizados en el SoW y cualquier condición que no haya aclarado antes.
Aceptación
Por último, añada esta sección que lo convertirá en un contrato legalmente exigible. Aquí, incluya la firma del cliente y ofrezca espacio para las firmas de otras partes interesadas.
Casos prácticos
Cualquier acuerdo de encargo de proyecto entre un cliente y una parte subcontratada debería realizarse a través de un documento SoW. A continuación encontrará algunos casos de uso reales de los documentos de alcance de palabra y sus plantillas:
#1. Trabajos de arquitectura de edificios
Dado que los trabajos de arquitectura para edificios empresariales y personales conllevan muchos gastos, riesgos e inversiones de tiempo, debe utilizar un documento SoW estándar que utilizan la mayoría de las empresas de construcción de edificios.
La plantilla siguiente es un documento SoW estandarizado que incluye todos los componentes vitales como la definición del proyecto, la información sobre el cliente y el proyecto, el proceso de selección del arquitecto, el calendario del proyecto, los requisitos de aprobación, el objetivo general, etc.
Descargar: Plantilla de trabajos de arquitectura gratis MS Word/Google Docs
#2. Renovación interior y exterior
Varias agencias de decoración y contratistas utilizan este documento de SoW para cerrar acuerdos de renovación de proyectos individuales o empresariales. Puede utilizar una plantilla si es nuevo en este campo y no tiene ni idea de cómo crearla.
La siguiente plantilla de documento de SoW se ha redactado según las necesidades de los contratistas generales estadounidenses para la renovación de edificios comerciales o residenciales. Contiene todo el contenido «de alcance» para las obras de renovación. No obstante, puede añadir más o eliminar algunos según el proyecto en el que esté trabajando.
Descargar: Plantilla de obras de renovación gratis MS Word/Google Docs
#3. Proyectos de paisajismo residencial y comercial
Los proyectos de paisajismo incluyen mucho trabajo húmedo, así como alardes profesionales. El documento de SoW es la oportunidad para que usted muestre su creatividad y sus gustos de diseño de modo que la parte encargada obtenga otro punto sólido para contratar a su agencia.
Esta plantilla de SoW de trabajos de paisajismo consta de bloques de imágenes en los que puede colocar el logotipo de la marca, paletas de colores de la marca, iconos y ejemplos de trabajos. Hay una página en blanco adicional que puede utilizar para escribir más contenido. Para cada página, puede cambiar el ejemplo de imagen de paisajismo.
Descargar: Plantilla SoW de paisajismo gratis MS Word/Google Docs
#4. Marketing en medios sociales
Ayudar a las empresas con sus anuncios y campañas de marketing en las redes sociales es lucrativo. Varios autónomos y agencias de marketing digital se dedican a esto. Si usted también está en este dominio, entonces un documento SoW puede ayudarle a largo plazo.
A continuación encontrará una plantilla de SoW de marketing en redes sociales organizada, nítida y profesional que las agencias y los autónomos pueden utilizar comercialmente. Contiene los componentes imprescindibles del documento SoW, como detalles del cliente, descripciones del proyecto, detalles de la campaña, entregables clave, tablas de campaña, etc.
Descargar: Plantilla SoW de marketing en medios sociales gratuita para MS Word/Google Docs
#5. Contratos gubernamentales
Un documento de SoW es muy necesario para los trabajos contractuales que pueda obtener del gobierno federal, estatal, municipal y de los condados. Además, encontrará que los documentos de alcance del trabajo de contratos gubernamentales son los más elaborados en contenido y alcances.
Aquí encontrará un ejemplo de plantilla de SoW para proyectos contractuales gubernamentales. Le permite añadir el logotipo de su agencia y otros contenidos del SoW como el nombre de la organización, el nombre del proyecto, los datos del autor, los antecedentes y objetivos del proyecto, la descripción del proyecto, el calendario/programa, la propuesta de costes del proveedor, etc.
Es posible que tenga que añadir o excluir contenido en función del proyecto de contrato gubernamental que le interese. Revise los requisitos del proyecto para un formato de documento SoW antes de enviar el borrador final.
Descargar: Plantilla SoW para contratos gubernamentales gratis MS Word/Google Docs
Dos para escribir el documento SOW ✔
- Incluya detalles explícitos sobre el trabajo, el pago, los recursos, el plazo, los hitos, etc.
- Añada elementos visuales como imágenes del producto o servicio final que espera, gráficos, cuadros, tablas, etc.
- Si el documento contiene jerga empresarial, asegúrese de que usted y la parte firmante la definen antes de encargar el proyecto.
- Si se trata de un proyecto a largo plazo con muchos entregables complejos que dependen del tiempo, incluya un calendario de revisión del SoW a intervalos mensuales o trimestrales.
- El documento también debe contener definiciones del éxito del proyecto. Cuando finalice el proyecto, el cliente podrá revisar fácilmente las definiciones de éxito y no habrá lugar para revisiones y reelaboraciones innecesarias.
- Mantenga el SoW nítido, conciso y breve. No utilice rellenos innecesarios para alargar el documento.
- Debe redactar el documento colaborando con las partes interesadas externas e internas. Por ejemplo, las partes interesadas internas serán su equipo de proyecto, y las externas, el cliente y los proveedores externos.
- Mencione los servicios estrechamente relacionados que no vienen con el proyecto, como el alojamiento después del desarrollo del sitio web, la publicación de la aplicación después del desarrollo de la aplicación, etc., a menos que el cliente pague por el servicio.
Ahora, pasemos a lo que no se debe hacer para redactar un documento de alcance del trabajo (SOW).
Qué no hacer para redactar un documento SOW ❌
- No dude en utilizar plantillas de documentos SOW y ejemplos de un proyecto relevante cuando cree el suyo. Le ahorrará tiempo y esfuerzo.
- No incluya en el documento contenidos vagos y ambiguos que los subcontratistas, proveedores y otros terceros puedan utilizar en su beneficio y causarle daños monetarios.
- No se precipite en el proceso de redacción de un documento de alcance del trabajo. Siéntese con sus colaboradores y planifique meticulosamente el documento incluyendo todas las definiciones, hitos, limitaciones, presupuesto, etc.
- No olvide esbozar claramente los entregables de un proyecto que están «fuera del alcance» y «dentro del alcance»
- Si el proyecto exige cierta duración de la formación profesional, no olvide incluirlo en el documento junto con los costes.
- Algunos documentos SoW carecen del flujo de trabajo paso a paso sobre cómo el cliente debe auditar los entregables para poder declarar la finalización del proyecto. Asegúrese de no cometer este error. Incluya pasos preaprobados que definan el proyecto como completo según los términos del encargo.
- Los proyectos a largo plazo pueden requerir desviaciones, alteraciones del alcance, cambios en los entregables, etc. No olvide mencionar estas posibilidades en el documento de SoW.
Además, consulte los recursos de plantillas gratuitas para documentos SOW.
Recursos de plantillas gratuitas
Smartsheet
En Smartsheet, los usuarios pueden encontrar una gran variedad de plantillas gratuitas del alcance del trabajo para uso personal. Aquí, las plantillas están disponibles en Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs y Google Sheets.
El marketing digital, la construcción comercial, el desarrollo de software, el diseño de interiores, el diseño web y la remodelación son algunos de los sectores populares en los que puede utilizar estas plantillas de esta plataforma.
Archivo de plantillas
Template Archive es otro sitio web en el que puede encontrar recursos gratuitos para crear los documentos de alcance del trabajo. Las plantillas son de varios diseños y formatos para que pueda elegir según su marca o proyecto. Además, puede descargarlas y editarlas fácilmente para conseguir un documento de alcance de trabajo único.
FormSwift
FormSwift le permite crear un documento de alcance del trabajo para su próxima propuesta de proyecto de dos maneras. En primer lugar, descargue de su sitio web una plantilla genérica en Microsoft Word o Adobe PDF. A continuación, puede rellenar los espacios en blanco para crear un documento SoW personalizado.
En segundo lugar, puede pasar por un constructor de SoW guiado en el que usted teclea los detalles pertinentes y el constructor va creando el documento. Se tarda unos 20 minutos en crear el documento en línea en esta plataforma.
Palabras finales
Así pues, ahora ya conoce el documento de alcance del trabajo, sus componentes y lo que debe y no debe hacer para crear un documento SoW profesional que le encante a su cliente. Además, también ha descubierto algunos casos de uso en los que puede utilizar los documentos SoW.
Para ayudarle aún más, el artículo ha esbozado algunos creadores de documentos de alcance del trabajo en línea y bibliotecas de plantillas. Puede crear un documento SoW en línea utilizando cualquiera de las plataformas mencionadas, ya sea siguiendo una guía paso a paso o descargando y personalizando una plantilla.
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