En el ámbito de los espacios comerciales, las empresas se encuentran con proyectos complejos que deben ejecutar con una precisión meticulosa. Para ello, es vital agilizar las operaciones para que no haya líos en el último momento.
Los espacios comerciales utilizan herramientas visuales para sus operaciones y gestión de proyectos sin fisuras. En la intrincada red de flujos de trabajo, una de esas herramientas visuales es el diagrama SIPOC. Aporta claridad y planificación estratégica en el ámbito de la gestión de proyectos comerciales.
Por lo tanto, si se esfuerza por alcanzar la excelencia operativa en una organización, aprovechar su poder resulta de gran ayuda. Pero, ¿qué es una herramienta SIPOC y cómo crear una?
Los diagramas SIPOC proporcionan una visión a vista de pájaro al registrar cómo se transformarán las entradas en resultados procesables para lograr las salidas deseadas. Además, también incluye cómo obtendrán los clientes estos resultados.
SIPOC son las siglas en inglés de Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes, que traza el ciclo completo de la gestión de proyectos empresariales. Comprende pasos que esbozan el proceso e iluminan su funcionamiento interno. Este breve visual también puede imaginarse como el plano de un proyecto.
Así, su equipo puede colaborar eficazmente en tiempo real para la resolución activa de problemas. Para una organización, es nada menos que una brújula que ayuda a conocer la dirección en la que debe avanzar.
Así, sus esfuerzos no serán vagos ya que dispondrá de un enfoque estratégico y estructurado para proceder. ¡Embarquémonos en el cautivador viaje de los diagramas SIPOC y los enfoques más sencillos para su creación!
¿De qué se compone un diagrama SIPOC?
Ahora que ya sabe qué son los diagramas SIPOC se estará preguntando qué significa cada uno de sus elementos. Sin más dilación, ¡entremos en los detalles!
✔Proveedores: Toda empresa o proyecto necesita recursos que lleven el proyecto a buen puerto. La parte de proveedores del diagrama se ocupa de quién proporciona los recursos, incluida la mano de obra, los materiales, las inversiones, etc., necesarios para el proyecto.
✔Inputs: Mientras que la parte de los proveedores indica quién actuaría como su proveedor para el proyecto, la parte de las entradas contendrá lo que usted necesita. Se trata de las materias primas, las finanzas exactas, el equipamiento y similares.
✔Proceso: El proceso es el plan de acción para ejecutar el proyecto en una serie de tareas.
✔Outputs: Las salidas contienen el resultado del proyecto que se generaría una vez finalizado el proceso. Incluyen los entregables como productos y otros resultados tangibles o intangibles.
✔Clientes: Son las personas que recibirán el producto o resultado del proyecto. Los clientes suelen ser partes interesadas o clientes internos.
Cada uno de los elementos clave se define para crear un Diagrama SIPOC adecuado.
¿Cuál es la función de un Diagrama SIPOC?
Un Diagrama SIPOC es una parte esencial de la gestión de proyectos empresariales (BPM). No es esencial para todos los proyectos que emprende la empresa, pero simplifica los más grandes y complejos. Por lo tanto, es una herramienta visual que ayuda a mejorar el resultado.
Permite comprender brevemente quién proporcionará los suministros, qué se necesita, cómo ejecutar el plan, los resultados finales que se obtendrán y cuándo los consumidores recibirán los entregables.
¿Cómo ayuda el diagrama SIPOC?
Muchos de ustedes pensarían que los diagramas SIPOC son formalidades innecesarias y discutirían la idea de preparar uno. Aunque le sobrarían razones para no decantarse por un Diagrama SIPOC, tenemos varias razones fundamentales de cómo mejoraría sus proyectos empresariales.
✔Ayudaa ahorrar costes: Es un plano de lo que necesita para un proyecto, incluyendo mano de obra, costes, recursos y otras cosas. También obtiene una lista de los beneficios. Los SIPOC, al trazar un mapa de todo el proyecto, le ayudan a visualizar lo que necesita y lo que no. Puede centrarse en las áreas en las que puede ahorrar dinero, haciendo así que el proyecto sea rentable.
✔Iniciael proceso de forma estratégica: Usted pensará que el Diagrama SIPOC no es una entidad en tiempo real, ni algunos de sus clientes lo requerirán cómo si se tratara de un proceso del proyecto.
Pues bien, al crear el diagrama SIPOC, usted ya empieza a planificar sobre los suministros, los proveedores, cuál del personal contribuiría, etc. Así, con un enfoque estratégico, el resultado sería mejor, lo que redundaría en un mayor rendimiento y evitaría líos de última hora.
✔ Una ventajasobre los recursos: Al presentar un diagrama SIPOC delante de su equipo o del personal implicado, más personas pueden echarle un vistazo. De este modo, varias personas pueden compartir sus opiniones, consejos e ideas que pueden tenerse en cuenta para ejecutar mejor las cosas y que, en la mayoría de los casos, se traducen en un menor uso de los recursos.
Así pues, el Diagrama SIPOC es una parte esencial de la gestión de proyectos que ayuda a mejorar la eficacia y, por tanto, a aumentar los proyectos.
Ejemplo de Diagrama SIPOC
La idea básica del diagrama SIPOC es comprender la entrada y la salida de un proceso desde su inicio hasta su finalización. En este ejemplo, hablaremos del proceso de compra de un coche.
Proveedor: Concesionarios de coches, particulares, empresas.
Entrada: Modelo de coche, Especificaciones, Precios.
Proceso: Realización de la prueba de conducción, Selección de los modelos de automóviles que superan con éxito la prueba de conducción previa, Proceso.
Salida: Coche, Documentación, Contrato de servicio.
Cliente: Compradores de coches, Empresas, Revendedor.
Esto describe de forma sencilla el proceso seguido y los pasos que se han tenido en cuenta para llegar al resultado final. Con la ayuda de las herramientas mencionadas a continuación, puede realizar su propio diagrama SIPOC según sus necesidades.
Lucidchart
Lucidchart es una de las plataformas de creación de herramientas visuales más fáciles de usar para los principiantes. Puede crear diagramas SIPOC utilizando la herramienta en línea o descargando su aplicación para Android. Hay una plantilla específica que puede personalizar según sus necesidades. Sin embargo, antes de utilizar la plantilla, debe registrarse o darse de alta en Google, Slack o Microsoft 365.
Características
- Puede añadir hasta 60 formas en un solo diagrama en el plan gratuito y más en el plan de pago.
- Puede integrarse con plataformas como Jira Software, GitHub, Slack y otras e incluso importar sus datos.
- Cree mejores versiones comparando dos documentos, ya que resalta las diferencias.
- La colaboración en tiempo real es más manejable gracias a la ordenación por fecha y hora, la asignación de nombres a las versiones y las funciones de control de acceso de este tipo.
- Diseño sencillo e interfaz gráfica de usuario bien organizada para ponerse al día rápidamente.
No es de extrañar que Lucidchart sea una excelente herramienta de diagramación para crear SIPOC y más diagramas de este tipo. Con la versión gratuita puede utilizarla para diagramas básicos. Para los avances, necesita actualizar a la versión pro.
Paradigma Visual
VisualParadigm, como su nombre indica, le ayuda a mapear los paradigmas implicados en cualquier proceso. Así, puede crear cualquier diagrama con él, y a los usuarios les ha encantado para crear diagramas SIPOC. Tiene una gama decente de 200 plantillas que puede personalizar para su proyecto.
Características
- Una amplia gama de herramientas incorporadas para crear cómodamente el SIPOC deseado.
- Dibuje diagramas SIPOC como dibujos Visio e impórtelos en Visual Paradigm para colaborar en tiempo real.
- Permite incrustar diagramas e integrarlos en Word, PowerPoint, Outlook y plataformas similares de Microsoft Office.
- Admite la exportación de diagramas SIPOC a PNG, JPG, PDF, SVG y formatos de archivo similares.
Lo que los usuarios adoran de esta herramienta es que no necesitan formación práctica para utilizarla porque es fácil de usar para principiantes. Además, no hay limitación en el número de formas, líneas o elementos que puede utilizar. Por lo tanto, es una herramienta completa para facilitar el diseño de diagramas SIPOC.
Creately
Creately es otra herramienta de diagramación que va muy bien para la colaboración. Su lienzo tiene muchas características para que pueda personalizar las plantillas SIPOC de forma inteligente. Anteriormente conocida como plataforma de gestión del trabajo, es la número uno gracias a su lienzo universal inteligente. Así pues, ¡vamos a embarcarnos en lo que la hace increíble!
Características
- Edición sencilla con una función intuitiva de arrastrar y soltar.
- Le permite dar controles de acceso a su equipo.
- Tiene una función de votación incorporada para conocer las opiniones sobre la herramienta.
- Las integraciones CMS le permiten guardar sus diagramas allí o importar datos de ellos a los diagramas SIPOC.
- Contiene una opción de pantalla compartida incorporada para proyectar diagramas en reuniones.
Puede utilizar las plantillas de Creately tanto en línea como fuera de línea. Para el primer caso, puede utilizar el enlace para acceder en cualquier momento. Además, para el segundo, puede descargar la herramienta, que puede funcionar en ordenadores Windows, Mac y Linux.
Asana
Asana es principalmente un CRM, aunque le permite crear sus diagramas o plantillas SIPOC sin coste alguno. Aunque se distingue más que otras, sus funciones son bastante avanzadas para diagramas de gestión de proyectos empresariales de alto nivel. Echemos un vistazo sobre ellas.
Características
- Cree SIPOCs sin código con unos pocos clics, y también puede automatizar con sus Workflow Builders
- Las integraciones con Slack, Creative Cloud y Zoom le ayudan a demostrar rápidamente los diagramas en su reunión.
- También puede personalizar a partir de plantillas existentes.
- Diferentes formas y colores para crear un diagrama bien indicado.
Asana es una de las herramientas más avanzadas utilizadas en el espacio comercial debido al avance y la automatización del lugar de trabajo que ofrece. Además, con una interfaz gráfica de usuario sencilla, facilita la creación de procesos.
Palabras finales
Los diagramas SIPOC son una parte esencial de la gestión de proyectos empresariales. Puede utilizarlo para planificar el anteproyecto y, de este modo, realizar un seguimiento de cada uno de los proveedores, los suministros, el personal implicado, los planes previstos, el resultado y la entrega al cliente.
A continuación, puede dividirlo en hitos y saber qué fase se completará en el tiempo requerido. Una aplicación estratégica ayuda a ahorrar costes, da ventaja sobre los recursos, ahorra tiempo, mejora la eficacia y, en consecuencia, aumenta los beneficios.
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