Mejor software de colaboración y comunicación para 2024

monday.com es un sólido software de gestión de productos diseñado para la planificación y comunicación eficaz de equipos. Ofrece una amplia gama de funciones que atienden a diversos aspectos de la gestión de proyectos, como la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y la colaboración. Por ejemplo, Workdocs permite a los equipos de varios departamentos, incluidos los de ventas, finanzas y marketing, trabajar juntos a la perfección en tiempo real. Pueden etiquetarse mutuamente en los elementos de acción, asignar tareas, proporcionar retroalimentación (mediante comentarios) y mantenerlo todo perfectamente organizado con listas de comprobación.

monday.com puede incrustar Workdocs directamente en los tableros para integrarlos en un flujo de trabajo más amplio. Los tableros ayudan a organizar y hacer un seguimiento de los proyectos, actuando como una pizarra virtual en la que los equipos pueden colaborar aún más, asegurándose de que todos trabajan por un objetivo común.

Además, monday.com cuenta con más de 200 integraciones. Los equipos pueden utilizar las integraciones de Zoom, Google Drive, Microsoft Teams y Slack para colaborar. Para la comunicación, monday.com ofrece integraciones para herramientas populares como Outlook, Gmail, Zendesk y Twilio.

Notion es un espacio de trabajo con todas las funciones que gestiona todas sus necesidades de planificación y gestión de tareas. Los equipos pueden utilizarlo para crear diversas herramientas de seguimiento del progreso, desde simples listas de tareas hasta detallados tableros Kanban.

Notion permite una colaboración sencilla, ya que puede crear páginas y compartirlas con otros con unos pocos clics. En función de los permisos de acceso que haya establecido, los miembros del equipo pueden entrar y realizar cambios, comentar el contenido y asignarse tareas. Los calendarios compartidos de Notion pueden utilizarse para mantener a todo el mundo al corriente de los plazos importantes y los próximos eventos.

Un caso de uso popular de Notion es la toma de notas, donde los equipos pueden crear y compartir fácilmente notas de reuniones, sesiones de intercambio de ideas, documentación de proyectos e incluso investigaciones.

Los equipos también pueden utilizarlo para crear una wiki viva, ya que Notion les permite construir una estructura jerárquica de contenidos por la que es fácil navegar anidando páginas dentro de páginas. Gracias a la compatibilidad con Markdown, el contenido es fácil de crear y también de formatear para que tenga un aspecto atractivo y atrayente.

Además, las etiquetas y los filtros pueden hacer que el contenido sea fácil de buscar, las bases de datos (por ejemplo, tablas, tableros, listas) pueden organizar la información, y se pueden incrustar medios para una rica experiencia multimedia.

Trello es un software de gestión de proyectos diseñado con tableros Kanban en mente. Está diseñado para adaptarse a cualquier flujo de trabajo gracias a sus tableros intuitivos y fáciles de configurar que le permiten dividirlo en sencillos pasos con tarjetas.

En un tablero Trello, los equipos pueden crear tarjetas que denoten tareas y asignárselas unos a otros. Pueden actualizar la tarjeta en tiempo real moviéndola hacia la derecha a medida que la tarea avanza por las fases hasta su finalización. Las tarjetas pueden encapsular toda la información necesaria para que los miembros del equipo asignados realicen su trabajo, incluidos archivos adjuntos, fechas de vencimiento y comentarios.

Además de la vista Tablero, Trello dispone de otras vistas que le permiten ver sus proyectos desde múltiples ángulos. Entre ellas se incluyen las vistas Tabla, Calendario, Cronología, Espacio de trabajo, Tablero y Mapa.

Trello también puede utilizarse con las aplicaciones de productividad favoritas de su equipo. Por ejemplo, puede configurar Trello para que envíe notificaciones a los canales de Slack cuando se actualicen las tarjetas a través de la función Slack Power-Up.

Todoist es una aplicación de gestión de tareas para estar al tanto de los elementos que hay que completar en el espacio de trabajo de un equipo. El flujo de trabajo es intuitivo: cree una tarea, descríbala en detalle, fije una fecha de vencimiento y asígnela a alguien. La tarea puede incluso contener subtareas que contribuyan a completar la tarea mayor.

Las tareas pueden etiquetarse con banderas de prioridad para marcar su importancia sobre las demás. Incluso puede etiquetar las tareas, lo que permite una organización, categorización y filtrado eficaces.

Todoist está disponible en múltiples plataformas, incluyendo escritorio, móvil y wearables. Incluso tiene una práctica extensión para el navegador que le permite guardar páginas web como tareas, planificar su día y completar tareas directamente desde su navegador.

Basecamp es una herramienta web de gestión de proyectos para equipos remotos que mejora la productividad, la colaboración y la comunicación. Dispone de las herramientas habituales de gestión de tareas (por ejemplo, tablones, listas de tareas pendientes y programación de eventos, plazos e hitos), así como de un práctico tablón de mensajes para realizar lluvias de ideas, lanzar ideas de proyectos y debatir los bloqueos.

Las funciones de productividad y comunicación de Basecamp contribuyen significativamente a su función Mover la aguja. Esta herramienta de visualización de proyectos controla el progreso con una aguja que se mueve a medida que los miembros del equipo completan las tareas. Una vez que llega al final del medidor de la derecha, la tarea se considera completada.

En función de factores como las tareas pendientes, los hitos y los plazos, la aguja puede alertarle si va por buen camino o si hay que tomar medidas para avanzar. La comunicación adicional para mover la aguja puede automatizarse mediante la función de comprobación automática. Ésta envía regularmente preguntas a los miembros del equipo, permitiéndole comprobar cómo están y los progresos que han realizado.

Existe incluso una función de chat en grupo que actúa como un enfriador de agua digital para fomentar el sentido de comunidad.

Airtable es una plataforma basada en la nube para la construcción de aplicaciones de productividad utilizando IA-sin necesidad de código. Las apps que construya pueden funcionar con sus bases de datos preexistentes, o puede crearlas desde cero utilizando el Diseñador de Interfaces.

Puede vincular fácilmente las tablas de la base de datos para hacerlas relacionales, de modo que los datos sean más procesables en las distintas funciones de la organización.

Además de crear aplicaciones, Airtable le permite compartir las bases de datos (denominadas bases) con su equipo. Los colaboradores pueden entonces editarlas, actualizarlas y analizarlas, y los cambios que realicen se reflejarán en directo. Esto garantiza que todos estén al tanto de la información más actualizada que necesitan para el análisis de datos.

Estas bases compartidas transforman una base de datos ordinaria en un espacio de trabajo colaborativo en tiempo real en el que los compañeros de equipo pueden dejar comentarios y menciones sobre tablas concretas, incluidos sus campos y registros.

Asana es un espacio de trabajo colaborativo donde los equipos pueden automatizar los flujos de trabajo y colaborar de forma eficiente. Permite crear proyectos con campos personalizados y automatizaciones que agilizan el trabajo de forma significativa.

Un ejemplo de automatización puede ser una regla que notifique a los miembros del equipo cuando una tarea se ha completado o se ha movido a una nueva sección. También puede ser una regla que establezca automáticamente una fecha de vencimiento cuando se haya asignado una tarea a un miembro del equipo.

Si tiene un proyecto o una tarea con éxito, puede convertirlo en una plantilla para futuros trabajos. Esto acelera el flujo de trabajo y garantiza que todo esté estandarizado para el éxito futuro. Incluso puede agrupar los campos, secciones, reglas y plantillas y aplicarlos a varios proyectos para compartir las mejores prácticas de forma generalizada.

Asana le permite estar al tanto de las tareas que deben completarse con el tablero de mandos del proyecto. Con los informes del tablero, puede obtener una visión general de cada proyecto y realizar un seguimiento del progreso. A continuación, puede centrarse en los elementos de acción, como las tareas atrasadas o estancadas, y comunicarse con los equipos para saber cómo hacerlas avanzar.

Zoho Projects es una herramienta integral de gestión de tareas para equipos pequeños. Mejora la productividad, la comunicación y la colaboración mediante la fácil creación, automatización (a través de Blueprints), personalización, delegación a los miembros del equipo, y el seguimiento de las tareas en una ubicación central. Los miembros del equipo pueden entonces discutir fácilmente los elementos de acción dentro de tareas específicas y colaborar para entregar todo a tiempo.

Zoho Projects puede integrarse fácilmente con aplicaciones de origen como Zoho CRM, Zoho Mail y Zoho Docs, así como con aplicaciones de terceros como Slack, Google Drive, Dropbox y Microsoft Office. En total, hay más de 40 integraciones que aseguran que Zoho Projects puede encajar perfectamente en docenas de flujos de trabajo.

Quizás lo que hace que Zoho Projects sea aún más adecuado para equipos pequeños es su asequibilidad. Un equipo de tres personas puede gestionar fácilmente hasta dos proyectos de forma gratuita.

Workvivo es un espacio de trabajo digital para mejorar la comunicación y fomentar una cultura laboral productiva y positiva. Pretende sustituir a las antiguas intranets de empresa, ya que resulta más atractivo para los empleados gracias a sus elementos de medios sociales. Además, cuenta con una interfaz intuitiva que facilita su uso.

En una intranet social de Workvivo, los miembros del equipo tienen acceso a un feed de noticias con actualizaciones similares a las de los medios sociales para compartir conocimientos. También fomenta la interacción con espacios comunitarios, donde los miembros del equipo pueden colaborar basándose en objetivos compartidos.

Las insignias y los premios permiten a los empleados gritarse unos a otros en público por un trabajo bien hecho. Esto puede mejorar la moral y el sentimiento de pertenencia y logro.

Cada miembro del equipo en una intranet Workvivo obtiene su propio perfil detallado. Los demás pueden visitarlo y descubrir quién de entre sus compañeros tiene intereses comunes y conectarse.

Teamwork es una herramienta de gestión de clientes que ayuda a los equipos a entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. En lugar de utilizar varias herramientas para gestionar los proyectos de los clientes, Teamwork le ofrece todo lo que necesita para guiarle con éxito a través del ciclo de vida del cliente. Esto incluye la gestión, la automatización de tareas, el seguimiento del tiempo, los informes financieros y los comentarios de los clientes.

Teamwork cuenta con funciones flexibles de elaboración de informes que pueden proporcionarle valiosas perspectivas que le lleven a una toma de decisiones impactante. Puede supervisar fácilmente los proyectos, los clientes y los miembros del equipo. Esto asegura que nada se quede atrás, que todo el mundo esté siendo plenamente utilizado, y que la facturación tenga sentido para el presupuesto de su cliente al tiempo que garantiza la rentabilidad de su negocio.

Miro es una aplicación de pizarra digital para que los equipos exploren sus ideas desde su concepción hasta su finalización. Usted y su equipo pueden realizar una lluvia de ideas utilizando el lienzo infinito, una pizarra digital para dibujar y esbozar cualquier idea imaginable sin limitaciones.

Miro ofrece formas creativas de expresar sus ideas, como dibujos, bocetos, diagramas o mapas mentales generados por IA. Los miembros también pueden añadir todo tipo de medios a la pizarra para inspirarse, como imágenes y GIF, así como documentos, como PDF y hojas de cálculo, para fomentar el intercambio de información.

Los miembros del equipo también pueden dejar comentarios para que la retroalimentación iterativa mejore las ideas. Dispone de otras funciones interactivas, como Sticky Notes y temporizadores, para mantener el compromiso de los miembros del equipo.

Además de la aplicación web, Miro también está disponible para ordenadores de sobremesa y móviles. Existe incluso una aplicación Miro para pantallas interactivas basadas en Windows. Esto garantiza que los equipos puedan seguir siendo productivos en una amplia gama de dispositivos.

Slack es una aplicación de chat creada para la comunicación en equipo gracias a sus capacidades de mensajería en tiempo real. Con sede en San Francisco, California, Slack cuenta con más de 32,3 millones de usuarios activos diarios, lo que la convierte en una de las aplicaciones de comunicación en equipo más utilizadas en diversos sectores.

Slack permite a los equipos mantener conversaciones centradas en intereses compartidos en canales. Los equipos pueden imitar las charlas de oficina en persona a través de los huddles, que son discusiones de audio en directo entre varias personas que pueden mejorar la toma de decisiones. Los participantes en el huddle también pueden compartir fácilmente sus pantallas para mostrar y discutir su trabajo con los demás.

Slack ofrece más de 2.600 integraciones en varias categorías de software, como calendario, comunicación, productividad, CRM, almacenamiento en la nube y trabajo remoto. Por ejemplo, puede integrar Slack con su calendario para gestionar reuniones o con Asana para recibir actualizaciones de tareas.

Microsoft 365 es una plataforma de servicios de suscripción que proporciona acceso a varias aplicaciones y documentos de Microsoft para mejorar la productividad. Por ejemplo, obtiene la versión de escritorio de las aplicaciones de Office, incluidos Word, Excel y PowerPoint.

Puede compartir fácilmente los documentos creados en estas apps con otras personas para colaborar en tiempo real. Por ejemplo, puede añadir colaboradores a un documento de Word y todos podrán editarlo, con los cambios reflejados en tiempo real. Además, las personas pueden hacer un seguimiento de los cambios para revisar mejor las contribuciones y dejar comentarios para dar su opinión.

Cuando se utiliza con Teams, usted y los miembros de su equipo pueden chatear y utilizar archivos compartidos para colaborar en documentos. A continuación, varias personas pueden editar en directo los documentos dentro de Teams. Es una gran manera de obtener comentarios en tiempo real sobre el trabajo en curso dentro de una aplicación de comunicación dedicada.

Teams ya no forma parte de la suscripción a Microsoft 365: tendrá que adquirir una suscripción a Teams por separado (a partir de 4 $/usuario/mes). Esta suscripción desbloquea funciones como reuniones de grupo ilimitadas y la posibilidad de añadir hasta 300 personas a una reunión.

Google Workspace (anteriormente G Suite) es un conjunto de herramientas de Google diseñadas para mejorar la productividad y la colaboración de un equipo. Todas ellas se basan en la nube, proporcionando formas eficaces para que los equipos trabajen juntos.

Todos los miembros de un equipo en Google Workspace obtienen una dirección de correo electrónico personalizada, que pueden utilizar para iniciar sesión en Gmail y enviar correos electrónicos. Esto garantiza el intercambio eficaz de información y la alineación de los objetivos.

Google ofrece un conjunto de aplicaciones de productividad similares a Microsoft Office. Entre ellas se incluyen Google Docs para la creación de documentos, Google Sheets para hojas de cálculo y Google Slides para presentaciones. Todas estas herramientas le permiten subir documentos a OneDrive y añadir colaboradores para editarlos y comentarlos en directo.

Google Workspace también incluye Google Drive para el almacenamiento en la nube y el uso compartido de archivos, Google Meet para videoconferencias y Google Calendar para la gestión del tiempo y la programación de reuniones.

Jira es un software desarrollado por Atlassian que permite a los equipos planificar, gestionar y realizar un seguimiento de los proyectos. Atlassian crea principalmente herramientas para que los desarrolladores colaboren en sus proyectos de desarrollo de software, por lo que no es de extrañar que Jira sea una gran herramienta para mantener a todo el mundo al tanto de los hitos y realizar un seguimiento de los problemas en dichos proyectos.

Los equipos pueden mejorar su gestión de tareas visualmente a través de tableros Scrum y Kanban. Si surgen problemas, los jefes de proyecto pueden utilizar funciones avanzadas como el Rastreador de problemas para encontrar los más urgentes.

Los usuarios de Jira también pueden utilizar la IA para obtener sugerencias sobre lo que deberían trabajar a continuación. A través de la gestión de dependencias, Jira puede esbozar todos los pasos necesarios para completar un proyecto, lo que le permite ser proactivo a la hora de evitar bloqueos.

A través de las fechas de lanzamiento compartidas, el equipo de desarrollo y el de marketing pueden coordinarse a la perfección para garantizar el éxito del lanzamiento.

Jira también tiene todas las características clave del software de gestión de proyectos, incluidos los flujos de trabajo automatizados y personalizables y la integración de terceros con herramientas como Slack y Figma.

Workplace es una intranet virtual creada por Meta para las necesidades de comunicación interna de un equipo. El sitio web lo describe como el Facebook para empresas. Hay incluso un feed curado por IA que puede actualizar a los equipos basándose en sus interacciones históricas en la plataforma.

Entre las funciones de Workplace se incluye la Biblioteca de conocimientos, que actúa como página de inicio, donde los miembros del equipo pueden crear, compartir y debatir contenidos y archivos. Todos pueden participar en Workplace a través de reacciones, publicaciones, comentarios y videollamadas.

Al ser compatible con más de 91 idiomas, Workplace minimiza considerablemente las barreras lingüísticas. Por ello, Workplace es también una herramienta excelente para una colaboración fluida entre regiones y para construir una cultura de trabajo diversa.

También hay grupos en los que los empleados pueden unirse a los equipos que mejor se adapten a sus intereses organizativos. Éstos pueden basarse en aspectos como proyectos, países, regiones o incluso aficiones.