El software de gestión de gastos ayuda a las empresas a automatizar y agilizar el proceso de seguimiento, gestión y notificación de gastos, en una única plataforma. Aporta visibilidad a los gastos de la empresa para comprender los patrones de gasto y reducir los errores en su gestión.
El principal problema del proceso manual de gestión de gastos es la implicación de tareas de introducción de datos a través de la adición de facturas, la solicitud de reembolsos, la liquidación de reclamaciones, etc. Incluso los pequeños errores pueden estropear el seguimiento de sus gastos y sus esfuerzos por controlar los presupuestos. Además, no ofrece visibilidad de la gestión de gastos, lo que dificulta la búsqueda de errores que corregir.
Un software de gestión de gastos controla los gastos evitando los errores manuales mediante la automatización. También identifica oportunidades para ahorrar costes, ya que los equipos financieros se centran en la toma de decisiones estratégicas para ahorrar costes en lugar de en tareas administrativas.
Geekflare ha investigado el mejor software de gestión de gastos que le permite obtener visibilidad de los gastos empresariales para tomar mejores decisiones financieras.
- Zoho Expense – Mejor para pequeñas empresas
- Rippling – Todo en uno RRHH, Nómina IT y Gestión de Gastos
- Precoro – Lo mejor para pequeñas y medianas empresas
- Moss – La mejor para transparencia y control financiero
- Pleo – Lo mejor para las empresas europeas
- Emburse – La mejor para la gestión móvil de gastos
- Payhawk – La mejor para optimizar los presupuestos de la empresa
- BILL – Lo mejor para el seguimiento de gastos en tiempo real
- Expensify – Ofrece tarjeta corporativa con devolución de efectivo
- SAP Concur – Lo mejor para las grandes empresas
- Veryfi – Extracción de datos de recibos impulsada por IA
- Everlance – La mejor para el seguimiento de gastos de autónomos
- Rydoo – La mejor para el control de gastos impulsado por IA
- Fyle – La mejor para informes de gastos inteligentes
- Show less
Puede confiar en Geekflare
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Zoho Expense
Mejor para pequeñas empresas
- Gestión de gastos de viajeSí
- Integración35
Acerca de Zoho Expense
Zoho Expense es parte de la suite de productos de Finanzas de Zoho, que se centra en la gestión de viajes y gastos para las empresas. Proporciona herramientas dedicadas de gestión de gastos para manejar los flujos de trabajo de viajes en línea y fuera de línea en una sola plataforma.
Zoho proporciona una solución rentable para consolidar los gastos de negocios a través de viajes, solicitudes de compra, reembolsos y más. Con sus potentes informes, integraciones y funciones de colaboración, los equipos financieros pueden tomar decisiones informadas sobre su gestión de gastos.
Características de Zoho Expense
Soporte Multi-Moneda: Ideal para empresas que operan en diferentes países.
Establezca reglas de gastos: Establezca límites regulares de dietas o importes de gastos para que los empleados controlen sus gastos. Puede notificarles cuando alcancen su límite de gastos.
Accesibilidad móvil: Permite el seguimiento de los gastos sobre la marcha a través de una aplicación móvil.
Personalice y controle: Implemente funciones y flujos de trabajo de aprobaciones personalizados y diseñe cuadros de mando personalizados basados en la jerarquía de acceso de los empleados o en la categoría de gastos.
Gestión de tarjetas: Centralice y concilie la gestión de tarjetas de crédito personales y corporativas en tiempo real.
Pros/Contras de Zoho Expense
La generosa versión de prueba gratuita ofrece funciones clave para probar la automatización de la gestión de gastos
Buena precisión de la función de autoescaneado para cargar facturas y recibos
Opción de añadir gastos de viaje basados en dietas o kilometraje
Funciones de informe de gastos inadecuadas
Problemas para sincronizar la aplicación móvil con las actualizaciones realizadas en la aplicación web
La configuración inicial requiere mucho tiempo
Integración inadecuada para agilizar los pagos de nóminas y reembolsos
Precios de Zoho Expense
| Plan | Precios (por usuario/mes) | Ofertas |
|---|---|---|
| Free | $0 | Hasta 3 usuarios, 5 GB de almacenamiento de recibos, 20 autoescaneados de recibos |
| Standard | $4 | 20 autoescaneados de recibos por usuario, conciliación de tarjetas corporativas, anticipos de efectivo |
| Premium | $7 | Autoscaneado de recibos, Solicitudes de viaje, Solicitud de compra, Aprobación avanzada |
| Custom | Precios a petición | Gestor de cuentas dedicado, Asistencia global prioritaria las 24 horas, Implementación, incorporación y formación personalizadas, Integraciones ERP personalizadas |
Rippling
Todo en uno RRHH, Nómina IT y Gestión de Gastos
- Gestión de gastos de viajeNo
- Integración600
Acerca de Rippling
Rippling le ayuda a controlar los gastos de su empresa automatizando la revisión y el bloqueo de los gastos fuera de póliza. Se centra en ayudarle a aplicar su política de gastos mediante flujos de trabajo en cadena de aprobación, acciones desencadenantes para notificar los límites de la póliza, emitir pagos y mucho más.
Con Rippling, puede integrar las nóminas y los reembolsos para simplificar la gestión de los empleados. Se integra con su ecosistema de software de RR.HH. y contabilidad, ayudándole aún más con la auditoría y el cumplimiento en una única plataforma.
Características de Rippling
Políticas personalizadas: Implemente normas y restricciones personalizadas sobre lo que puede ver cada empleado y adáptelas a medida que cambie su función.
Cadenas de aprobación automatizadas: Implemente flujos de trabajo de aprobación para revisar los gastos con reglas basadas en roles.
Soporte multidivisa: Reembolse gastos en 100 países mientras su cuadro de mandos lee la divisa de su elección, ayudando a las empresas globales a operar con eficacia.
Conciliación entre divisas: Convierta automáticamente los gastos en la moneda del revisor, agilizando el proceso de conciliación de las transacciones extranjeras.
Generador de informes: Genere informes de gastos en tiempo real y responda a las consultas sobre reembolsos directamente dentro del sistema de nóminas.
Pros/Contras de Rippling
Plataforma unificada para aplicar una política de gastos personalizada
Funciones robustas centradas en el autoservicio
Plataforma integrada con RRHH, análisis, nóminas, LMS, help desk, encuestas y mucho más
Puede adquirir aplicaciones por separado según las necesidades de su empresa
Demasiadas funciones aumentan la curva de aprendizaje y el tiempo de configuración
Los usuarios señalan que las opciones de pago internacional son inadecuadas
El soporte por correo electrónico provoca una falta de asistencia humana y un aumento del tiempo de resolución
Navegación difícil para el usuario
Precoro
Lo mejor para pequeñas y medianas empresas
- Gestión de gastos de viajeNo
- IntegraciónNetSuite, Xero, QuickBooks, Amazon, Slack, Power BI
Acerca de Precoro
Precoro proporciona visibilidad y previsibilidad en los gastos de sus empleados. Es una de las mejores aplicaciones para gastos empresariales para realizar el seguimiento, gestionar y automatizar los flujos de trabajo de gestión de gastos a través del panel de control.
Las funciones de Precoro se dirigen a la eficiencia presupuestaria en la gestión de compras y empleados para ayudar a su empresa a tomar decisiones financieras informadas. Se ajusta según los casos de uso de su sector, el tamaño de la empresa y el modelo de compra, proporcionando así flexibilidad en su estrategia financiera y presupuestaria.
Características de Precoro
Unifique las compras: Facilidad para añadir y editar los gastos de los empleados con flujos de trabajo de aprobación para procesar todas las transacciones en una única plataforma.
Personalice losflujos de trabajo: Cree campos personalizados, flujos de trabajo de aprobación y diseños de cuadros de mando basados en los roles y permisos de los usuarios.
Gestión de proveedores: Centraliza la información de los proveedores, lo que facilita la gestión de los contratos y el mantenimiento de las relaciones con los proveedores.
SSO e inicio de sesión de Google: Permite un acceso seguro al inicio de sesión. También puede limitar las direcciones IP, lo que ayuda a gestionar la contabilización de empleados en varias ubicaciones.
Tecnología OCR: Escanea automáticamente los recibos y digitaliza el papeleo para evitar la introducción manual de datos.
Pros/Contras de Precoro
Cuadro de mandos fácil de usar para equipos no financieros
Diseño organizado y fácil de usar
Precios rentables para el seguimiento de gastos de pequeñas empresas
Ideal para flujos de trabajo de adquisiciones
Agiliza las actividades de aprovisionamiento en una sola plataforma para una mejor visibilidad.
Funciones de facturación e informes inadecuadas
Carece de funciones específicas de reserva de viajes y gestión de gastos
Sin función de importación masiva para añadir órdenes de compra
Precios de Precoro
| Plan | Precios (mensuales) | Ofertas |
|---|---|---|
| Core | $499 | Aprovisionamiento avanzado, cotejo en 3 direcciones, aprobaciones automatizadas, campos y flujos de trabajo personalizados, seguimiento del presupuesto en tiempo real |
| Automation | $999 | Automatización AP, Formularios de admisión dinámicos, Incorporación de proveedores, Portal de proveedores, Integraciones ERP seleccionadas |
| Suite | Precios a petición | Múltiples entidades, Selección de servidor regional, Controles avanzados de administración y seguridad, Implementación personalizada, Lista blanca IP |
Moss
La mejor para transparencia y control financiero
- Gestión de gastos de viajeSí
- Integración50
Acerca de Moss
El software de gestión de gastos de Moss se centra en las funciones de contabilidad y teneduría de libros. Puede sincronizar su sistema de contabilidad apoyándolo con los datos de los recibos, el seguimiento de gastos y los esfuerzos presupuestarios.
Le permite emitir tarjetas de crédito con límites personalizados y políticas de aprobación adaptadas a las funciones de los empleados. Esto digitaliza los datos para facilitar los cálculos de cierre de mes, mejorando así la productividad de los equipos financieros.
Características de Moss
Tarjetas de crédito corporativas: Emita tarjetas para empleados con límites personalizables para mantener la supervisión de los gastos.
Gestione recibos: Utilice la aplicación móvil de Moss para capturar los datos de los recibos sin conexión. También permite la sincronización automática mediante la integración directa con Gmail/Outlook.
Opciones de pago: Permite agrupar los gastos y reembolsos de los empleados con múltiples opciones de pago como Apple Pay.
Automatización del cierre de mes: Se integra con el software de contabilidad y categoriza automáticamente los datos de gasto de las tarjetas de crédito corporativas.
Medidas de seguridad mejoradas: La plataforma de Moss cumple la normativa GDPR y utiliza defensas multicapa como la autenticación multifactor, los pagos sin contacto, el inicio de sesión único (SSO), etc.
Pros/Contras de Moss
Facilidad para añadir recibos y ratio de éxito de reconocimiento con la aplicación móvil
Atención al cliente receptiva
Bueno para la productividad de los equipos de contabilidad y finanzas
Las funciones de sincronización de datos facilitan la contabilidad
Funciones de control presupuestario
Precios de plataforma única, independientemente del número de usuarios
Implica curva de aprendizaje
Funciones de informe de gastos inadecuadas
Lleva tiempo configurarlo con la asignación de tarjetas de crédito, el diseño del cuadro de mandos, la adición de miembros del equipo, etc.
Funciones de previsión inadecuadas
Pleo
Lo mejor para las empresas europeas
- Gestión de gastos de viajeSí
- IntegraciónContabilidad, NetSuite, HRIS
Acerca de Pleo
Pleo es el mejor software de gestión de gastos para empresas europeas, y centraliza los pagos digitales, las facturas, el seguimiento de gastos y los reembolsos en una única plataforma. Esto facilita la contabilidad, incluso para los gastos de varias entidades, lo que hace que los equipos financieros sean más productivos.
Con controles de gastos y perspectivas, la empresa puede elaborar estrategias para garantizar que cumple los presupuestos según lo decidido. Una característica única incluye la gestión de suscripciones, donde puede eliminar duplicados y gestionar pagos recurrentes.
Características de Pleo
Seguimiento de gastosen tiempo real : Ayuda a obtener información en tiempo real sobre los gastos para tomar decisiones informadas que eviten gastar más de la cuenta.
Tarjetas de empresa Pleo: Utilice tarjetas físicas, temporales o virtuales que permitan a los empleados realizar compras directamente. Los equipos financieros pueden mantener el control estableciendo límites de gasto.
Gestión de gastos de varias entidades: Gestione los gastos de distintas entidades u oficinas desde una única cuenta.
Automatice la gestión de recibos: Captura y sincroniza todos los datos de gastos entre suscripciones, facturas, gastos fuera de línea o gastos diarios con su herramienta de contabilidad.
Racionalice los gastos de bolsillo: Ayuda a realizar un seguimiento de los gastos según la política definida de la empresa con flujos de trabajo de aprobación y alertas de gastos.
Pros/Contras de Pleo
Proporciona funciones de auditoría y contabilidad en tiempo real
Funciones eficaces de gestión de recibos
Configuración sencilla con una interfaz de usuario intuitiva
Proporciona un 1% de devolución por cada gasto en la compra de planes anuales
La integración de los gastos de la tarjeta virtual y el software de contabilidad reduce el trabajo manual
Pleo se posiciona como una «plataforma de gestión de gastos», lo que la hace inadecuada para las empresas
Funciones de gestión fiscal inadecuadas
Aceptación limitada de tarjetas virtuales
Los usuarios informan de la poca fiabilidad de la obtención de recibos por correo electrónico
Precios de Pleo
| Plan | Precios (mensuales) | Ofertas |
|---|---|---|
| Essential | $39 | 3 usuarios incluidos, Seguimiento de gastos en tiempo real, Informes de gastos automatizados, Integraciones con sistemas contables |
| Advanced | $89 | Gestión multi-entidad, Controles avanzados, Soporte telefónico |
| Beyond | $179 | 5 usuarios incluidos, Perspectivas de gasto, Incorporación asistida, Asistencia de conserjería |
Emburse
La mejor para la gestión móvil de gastos
- Gestión de gastos de viajeSí
- IntegraciónNetSuite, Sage, QuickBooks, Xero, Salesforce
Acerca de Emburse
Emburse proporciona una aplicación móvil para ayudar a gestionar los gastos y reembolsos sobre la marcha. Gracias a su función de ‘política de gastos adaptable’, puede adaptar su software de gestión de gastos a su sector.
Sus funciones de gestión de gastos de viaje lo hacen ideal para organizaciones con necesidades de viajes frecuentes de sus empleados. También proporciona tarjetas físicas y virtuales que hacen que el control de los gastos de los empleados sea más fluido e integrado.
Características de Emburse
Optimice los gastos de viaje: Aproveche funciones útiles como el seguimiento y la nueva reserva de tarifas más bajas para ahorrar gastos de viaje.
Integración ERP: Digitalice a la perfección con el software de gestión de gastos y aumente su funcionalidad integrándolo con los sistemas existentes de contabilidad, facturación, recursos humanos y otros.
Tarjetas virtuales: Obtenga una tarjeta corporativa física o virtual que le permita controlar fácilmente los gastos mediante límites de gasto.
Captura móvil de recibos: Los empleados pueden enviar los gastos a medida que se producen utilizando la intuitiva aplicación móvil, lo que permite la captura de recibos en tiempo real para obtener reembolsos precisos.
Cuadros de mando: Tome decisiones informadas creando informes de gastos personalizados y realizando un seguimiento de las métricas vitales mediante cuadros de mando.
Pros/Contras de Emburse
Aplicación móvil y de escritorio fácil de usar
Recursos adecuados para aprender las herramientas de gestión de gastos de Emburse
Ideal para empresas que buscan añadir/editar gastos de viaje sobre la marcha con una aplicación móvil
Atención al cliente activa que tiene en cuenta los comentarios
Las funciones de las aplicaciones de escritorio y móvil no están sincronizadas
Flujos de trabajo de reembolso inadecuados
Funciones de elaboración de informes difíciles de navegar
Sin opción de importación masiva
Es necesario cargar los recibos uno a uno, por lo que sigue siendo un proceso manual
Payhawk
La mejor para optimizar los presupuestos de la empresa
- Gestión de gastos de viajeSí
- Integración50
Acerca de Payhawk
Payhawk le ofrece racionalizar su presupuesto financiero y sus esfuerzos para controlarlo con su software de gestión de gastos. Al crear una gestión presupuestaria por centro de coste, puede realizar un seguimiento en tiempo real de los gastos empresariales realizados con cargo al mismo.
Además, puede automatizar la gestión de suscripciones y restringir los gastos añadiendo límites según la política de gastos. Con Payhawk, el equipo financiero también puede crear informes de gastos personalizados por centros de costes, equipos, empleados o categorías de gastos, lo que ayuda en las auditorías.
Características de Payhawk
Tarjetas individuales y de equipo: Emita tarjetas de débito o crédito con límites de gasto estrictos para controlar los gastos y digitalice las transacciones para facilitar la contabilidad y la conciliación.
Seguimiento de gastos en tiempo real: Obtenga un panel de control con seguimiento de gastos en directo que centraliza todas las transacciones.
Soporte de informes ESG: Payhawk realiza un seguimiento automático de las emisiones de carbono para respaldar sus informes ESG y sus esfuerzos de sostenibilidad.
Gestión de suscripciones: Rastree y gestione los pagos periódicos. Obtendrá información sobre los gastos de forma que sea predecible, lo que le ayudará a tomar mejores decisiones financieras.
Cadenas de aprobación personalizadas: Implemente políticas de gastos personalizadas diseñando flujos de trabajo de aprobación y límites de gastos en todas las categorías de transacciones.
Pros/Contras de Payhawk
Funciones de seguimiento de gastos para permitir un mejor control y optimización del presupuesto
Equipo activo de asistencia al producto y al cliente
Soporte multidivisa
Las funciones de documentación reducen el papeleo
Proporciona reembolso de gastos
Opciones de exportación de datos inadecuadas
Los usuarios informan de lentitud del software, retrasos en la actualización de los datos y fallos ocasionales.
Configuración compleja de las integraciones
Sólo permite cargar un recibo por transacción
Note: Para las empresas registradas en el EEE o el Reino Unido/I con menos de 50 empleados, pueden probar Payhawk durante 24 meses a 149 £/mes.
BILL
Lo mejor para el seguimiento de gastos en tiempo real
- Gestión de gastos de viajeSí
- IntegraciónQuickBooks, Sage Intacct, Oracle Netsuite, Slack, HRIS, Xero
Acerca de BILL
BILL ofrece herramientas gratuitas de gestión de gastos que centralizan las transacciones de las tarjetas de crédito de la empresa, los reembolsos y el seguimiento de los gastos. También proporciona funciones dedicadas para gestionar la reserva de viajes y el seguimiento de gastos utilizando la tarjeta corporativa BILL Divvy.
BILL le ayuda con el seguimiento de los gastos en tiempo real, de forma que puede remitir estos datos a su software de cuentas a pagar o cuentas a cobrar para su posterior contabilización. Se integra con múltiples software de terceros, ayudándole así a tomar decisiones informadas con funcionalidades adicionales.
Características de BILL
Aplicación móvil para el seguimiento de recibos: Complete y realice el seguimiento de las transacciones sobre la marcha utilizando la aplicación móvil de BILL para actualizar los gastos.
Tarjetas virtuales: La tarjeta corporativa BILL Divvy ayuda a evitar cualquier exposición al fraude y controla los gastos con límites de gasto.
Política de gastos: Utilice las funciones de control presupuestario y de gestión de gastos para aplicar la política de gastos y reembolsos de su empresa.
Integraciones de software de contabilidad: Sincronice y comparta datos con ERP y software de contabilidad como NetSuite, QuickBooks Online, Sage Intacct, etc.
Gestione los reembolsos: Reúna todos los gastos de bolsillo y reembolse a tiempo a los empleados o proveedores con los pagos ACH o el sistema de nóminas.
Pros/Contras de BILL
Al ser gratuita, permite el seguimiento de los gastos de la pequeña empresa
Ahorra dinero y tiempo en los grandes gastos mensuales con las transacciones de caja chica
Funciones de prevención del fraude en las tarjetas virtuales
Ofrece un programa de recompensas sobre los gastos realizados con la tarjeta virtual
No realiza un seguimiento de los gastos personales
Errores en la exactitud de la carga de recibos
Carece de función de notificación para alertar sobre las limitaciones presupuestarias
No se pueden establecer límites en los recibos
No admite la gestión de gastos de varias entidades
Presupuestación y jerarquía de gastos inadecuadas
Expensify
Ofrece tarjeta corporativa con devolución de efectivo
- Gestión de gastos de viajeSí
- Integración45
Acerca de Expensify
Expensify proporciona una plataforma de gestión de gastos tanto para particulares como para empresas. Puede realizar un seguimiento de los recibos, preparar informes de gastos, automatizar facturas y gestionar flujos de trabajo de viajes en una única plataforma.
Con precios asequibles y una herramienta gratuita de gestión de gastos para particulares, es una buena opción para empezar. También ofrece devoluciones en efectivo en sus gastos de tarjetas de crédito corporativas, lo que le ayudará aún más a reducir la inversión en software de gestión de gastos.
Características de Expensify
Herramientas de colaboración: Centralice la comunicación con empleados, proveedores, clientes, etc. a través de chat, correos electrónicos o mensajes.
Reembolsos globales: Admite pagos en 190 países en sus monedas locales.
Gestión de viajes: Agiliza la reserva de alojamientos y viajes mediante vuelos. Permite añadir límites de gasto en las reservas de viajes y opciones de pago flexibles.
40 integraciones: Mejore la funcionalidad y evite la migración de datos integrándose directamente con ERP y software de contabilidad como Xero, Quickbooks, NetSuite, Workday, Sage Intacct, etc.
Tarjetas virtuales: Emita tarjetas corporativas para gestionar los gastos de los empleados y facilitar la contabilidad y el control presupuestario.
Pros/Contras de Expensify
Obtiene directamente los gastos de tarjetas de crédito, correos electrónicos y recibos
Sus funciones sencillas pero eficaces facilitan su uso
Buenas capacidades de elaboración de informes
Incluye funciones de seguimiento de gastos personales
Proporciona una dirección de correo electrónico específica para enviar los recibos directamente a la aplicación
Configuración y navegación difíciles
Los usuarios de pequeñas empresas informan de un servicio de atención al cliente deficiente y limitado
Las aplicaciones móviles tienen funciones limitadas en comparación con las de escritorio
Los usuarios informan de errores y fallos ocasionales
Los planes de precios por usuario lo hacen caro para equipos grandes
Precios de Expensify
| Plan | Precios (por usuario/mes) | Ofertas |
|---|---|---|
| Collect | $5 | Permite SmartScans ilimitados, acceso a tarjetas Expensify, reembolso ACH, integraciones y mucho más. |
| Control | $9 | Permite todo en Collect autenticación SAML/SSO, presupuestos, informes y flujos de trabajo de aprobación. |
SAP Concur
Lo mejor para las grandes empresas
- Gestión de gastos de viajeSí
- Integración700
Acerca de SAP Concur
SAP Concur viene con una plataforma integrada y funciones empresariales que permiten a las grandes organizaciones racionalizar los gastos en todas sus complejas operaciones. Automatiza la recopilación, centralización y procesamiento de datos de gastos a partir de los sistemas y canales existentes, como los recibos.
Gracias a su profunda integración con 50 soluciones ERP, obtendrá información procesable para tomar decisiones financieras informadas para su empresa.
Características de SAP Concur
Comprobaciones de cumplimiento de políticas: Automatiza los flujos de trabajo de aprobación y establece comprobaciones mediante alertas para mantener la política de gastos de la empresa.
Aplicación móvil SAP Concur: Agiliza los gastos de los empleados guiándoles durante los viajes de negocios y capturando los datos de los recibos para facilitar la contabilidad y los reembolsos.
Análisis de gastos en tiempo real: Proporciona cuadros de mando que ofrecen información sobre las tendencias de gasto para tomar decisiones financieras eficaces.
Concur travel: Centraliza la gestión completa de los gastos de viaje introduciendo previamente la información del viaje de negocios en las solicitudes de reembolso de gastos. Esto automatiza y acelera el ritmo de los reembolsos a los empleados.
700 integraciones: Sincronice y comparta datos con el software existente para una transición más fluida y capacidades mejoradas.
Pros/Contras de SAP Concur
Marca SAP y experiencia con clientes empresariales
Eficaz aplicación móvil para cargar recibos
IA y OCR avanzados para la captura de datos de gastos
Potentes integraciones que permiten la escalabilidad
Adecuados recursos de formación del software de gestión de gastos SAP Concur
Funciones de auditoría inadecuadas para hacer cumplir la política de gastos
Los usuarios informan de un deficiente soporte al cliente posterior a la compra
Funciones limitadas de la aplicación móvil en comparación con la de escritorio
Los usuarios informan de una curva de aprendizaje pronunciada para SAP Concur
Veryfi
Extracción de datos de recibos impulsada por IA
- Gestión de gastos de viajeNo
- IntegraciónQuickBooks, Xero, Dropbox, Google Drive
Acerca de Veryfi
La plataforma de gestión de gastos AI de Veryfi integra tecnología OCR avanzada para capturar datos de gastos efectivos a partir de recibos y documentos. Es adecuada para autónomos o empresas que realizan muchas transacciones fuera de línea que implican papeleo, recibos, facturas, cobro en efectivo, etc.
La aplicación móvil Veryfi agiliza aún más la gestión de gastos sincronizando los datos capturados con su plataforma de contabilidad o compartiéndolos con integraciones de terceros. Su empresa también puede generar informes de gastos para obtener información que le permita optimizar la gestión de gastos.
Características de Veryfi
Portal de facturación de autoservicio: Un espacio dedicado para que los contables gestionen varios clientes de forma eficaz simplificando la facturación y el seguimiento de proyectos.
Conciliación de gastos en tiempo real: Concilie de forma precisa y automática las transacciones con los recibos cargados mediante la conexión de cuentas bancarias o tarjetas de crédito.
Informes para la toma de decisiones financieras: Genere informes estándar o personalizados para conocer mejor los patrones de gasto.
Tecnología OCR: Experimente la IA para extraer datos de gastos de recibos, facturas, formularios, documentos, etc.
Integración con software de contabilidad: Sincronice los gastos directamente con QuickBooks o Xero para actualizarlos en tiempo real y llevar la contabilidad sin problemas.
Pros/Contras de Veryfi
Buena atención al cliente
Tecnología de reconocimiento OCR eficaz y precisa
Fácil de usar y rápida configuración
Flujos de trabajo de contabilidad sin fisuras
La integración con Google Drive y Dropbox ayuda a realizar copias de seguridad de los archivos
Opción de importación y exportación inadecuada
Caro para las necesidades de seguimiento de gastos de las pequeñas empresas
Precios de Veryfi
| Plan Veryfi | Precios (mensuales) | Ofertas |
|---|---|---|
| Free | $0 | Permite procesar hasta 100 documentos/mes con almacenamiento limitado y soporte de correo electrónico. |
| Pay as you go | $500 | Permite procesar hasta 10.000 documentos al mes con almacenamiento limitado y asistencia por correo electrónico. |
| Custom | Precios a medida | Obtenga descuentos por volumen en el procesamiento de facturas, recibos y otros documentos con almacenamiento ilimitado. |
Everlance
La mejor para el seguimiento de gastos de autónomos
- Gestión de gastos de viajeSí
- Integración70
Acerca de Everlance
Everlance agiliza los gastos personales de los profesionales autónomos como freelancers o particulares. Simplemente sincroniza su cuenta bancaria y tarjetas de crédito para realizar un seguimiento de todas las transacciones y organizarlas para su posterior procesamiento.
Puede realizar un seguimiento de los gastos y determinar posibles deducciones fiscales y perspectivas de ahorro. Las herramientas de gestión de gastos son fáciles de usar y eficaces, por lo que es una opción ideal para cualquiera que busque agilizar su proceso de gestión de gastos.
Características de Everlance
Subir recibos: Los usuarios pueden subir fácilmente fotos de los recibos al almacenamiento en la nube para mantener sus registros organizados y accesibles en cualquier momento.
Obtenga información sobre los gastos: Ayuda a organizar y separar los gastos personales y empresariales de los profesionales autónomos, facilitando el análisis de los hábitos de gasto en el panel de control.
Seguimiento del kilometraje: Proporciona herramientas eficaces como la detección de ubicaciones favoritas, la categorización de viajes, mapas visuales para el enrutamiento y mucho más para el seguimiento del kilometraje.
Buscador de deducciones fiscales: Sugiere posibles deducciones fiscales basadas en los gastos registrados, ayudando a los usuarios a ahorrar dinero durante la temporada de impuestos.
Buscador de deducciones fiscales: Sincroniza, escanea y revisa las transacciones de tarjetas de crédito y cuentas bancarias en busca de posibles deducciones fiscales. También genera automáticamente informes del IRS para la declaración de impuestos.
Pros/Contras de Everlance
Separa los gastos personales de los empresariales
Eficaz para el seguimiento del kilometraje y la automatización del flujo de trabajo de reembolso
Funciones adecuadas para profesionales autónomos que viajan mucho
Fácil de usar sin una curva de aprendizaje pronunciada
Permite exportar datos
Adecuado para pequeñas empresas gracias a los planes de precios bajos
Los usuarios informan de fallos en el registro de viajes y gastos
Los usuarios informan de fallos en la sincronización y el seguimiento automáticos
No hay opción de edición masiva para transacciones o viajes
Carece de personalización para informes y cuadros de mando
Precios de Everlance
| Plan | Precios (por usuario/mes) | Ofertas |
|---|---|---|
| Free (Business)) | $0 | Permite que hasta 15 usuarios realicen un seguimiento automático de 30 viajes al mes con funciones limitadas de gestión de gastos. |
| CPM Program | $10 | Permite la detección de viajes ilimitados y la integración directa para sincronizar las transacciones de cuentas bancarias y tarjetas de crédito. |
| FAVR Program | $33 | Todo en Premium formación adicional y soporte prioritario. |
Rydoo
La mejor para el control de gastos impulsado por IA
- Gestión de gastos de viajeSí
- Integración35
Acerca de Rydoo
Rydoo utiliza la IA para optimizar el proceso de gestión de gastos, lo que permite a los equipos financieros realizar un seguimiento de los gastos, llevar a cabo auditorías inteligentes y obtener información para tomar mejores decisiones financieras. También permite una gestión inteligente de los gastos de viaje con funciones de seguimiento del kilometraje y gestión de dietas.
Con Rydoo, sus empleados pueden presentar los gastos de forma rápida y precisa con sólo hacer una foto de sus recibos. Además, sus funciones avanzadas habilitadas por IA, como la detección de fraudes y la gestión del cumplimiento de los gastos, ayudan a agilizar y escalar los esfuerzos de aplicación de la política de gastos.
Características de Rydoo
Aplicación móvil Rydoo: Realice el seguimiento de los gastos de los empleados escaneando los recibos, automatizando el seguimiento del kilometraje y simplificando los cálculos de dietas.
Establezca flujos de trabajo de aprobación: Controle y aplique la política de gastos agilizando las aprobaciones de gastos y los seguimientos.
Cumplimiento global: Admite el cálculo de impuestos, dietas y kilometraje en 80 países.
Conciliación de tarjetas de crédito: Automatice la adición de gastos de tarjetas de crédito y bancos, y la IA ayuda a cotejar y limpiar los datos.
Integraciones: Sincronice y comparta datos entre sus 35 sistemas existentes de RRHH, viajes, ERP o software de contabilidad para centralizar la gestión de gastos.
Pros/Contras de Rydoo
Buena precisión de OCR para cargar recibos
La plataforma basada en la nube facilita la generación de informes y pistas de auditoría
Navegación limpia e intuitiva
La aplicación móvil no reconoce las fotos de recibos tomadas con poca luz
Los precios basados en el usuario pueden resultar caros para equipos grandes
Los usuarios informan de un servicio de atención al cliente deficiente y de fallos y retrasos ocasionales al utilizar el software
Precios de Rydoo
| Plan | Precios (por usuario/mes) | Ofertas |
|---|---|---|
| Essential | €8 | Permite acceder a la aplicación móvil para añadir gastos ilimitados con integración básica y flujo de trabajo de aprobación único. |
| Pro | €10 | Conciliaciones automatizadas, aplicación de políticas personalizadas, flujos de trabajo de aprobación a varios niveles y mucho más. |
| Business | Precios a petición | Asistencia prioritaria y acceso a la API |
| Enterprise | Precios a petición | Cuadro de mandos Insights, acceso sandbox y automatización avanzada. |
Fyle
La mejor para informes de gastos inteligentes
- Gestión de gastos de viajeSí
- Integración5
Acerca de Fyle
Fyle ayuda a las pymes a gestionar los gastos de sus empleados y a automatizar los flujos de trabajo contables. Ofrece una interfaz de «mensajería» para registrar los gastos, en la que puede compartir fotos de los recibos. El OCR de Fyle detecta los datos de los gastos para guardarlos.
Fyle proporciona automatización e integración con el software de contabilidad para utilizar estos datos de gastos para una contabilidad racionalizada. Esto elimina la introducción manual de datos y mejora la visibilidad de los patrones de gasto, con el consiguiente ahorro de tiempo y reducción de errores.
Características de Fyle
Envío de mensajes de texto para la recogida de recibos: Sus empleados pueden enviar fotos de los recibos por mensaje de texto y Fyle captura los datos del gasto para guardarlos. A continuación, puede hacer un seguimiento para obtener más información a través del texto, lo que ayuda a evitar la necesidad de editar manualmente la información en la aplicación de escritorio.
Automatice los informes de gastos: La IA de Fyle genera informes de gastos según lo programado o a demanda, simplemente enviando un mensaje de texto.
Alertas y notificaciones: Ayude a los empleados a actualizar los recibos y la información cuando utilicen su tarjeta de crédito. Esto garantiza la puntualidad en la elaboración de presupuestos, la contabilidad y los reembolsos.
Gestione los gastos de viaje: Ofrece herramientas específicas para realizar un seguimiento del kilometraje y las dietas, agilizar la reserva de viajes y sincronizar los datos con el software de contabilidad.
Automatice el cumplimiento de los gastos: La IA de Fyle señala los gastos que no se ajustan a las políticas de gasto de su empresa, evitando así las revisiones manuales.
Pros/Contras de Fyle
Atención al cliente proactiva
Permite enviar informes de gastos desde la aplicación móvil
Detecta los documentos manuscritos
Puede recuperar datos de gastos de correos electrónicos
Interfaz de usuario intuitiva de la aplicación móvil
Opciones inadecuadas para configurar flujos de trabajo de aprobación
Carece de integraciones con otras aplicaciones como plataformas de reserva de viajes o taxis
Los usuarios informan de fallos ocasionales de la aplicación y de una detección errónea de los datos por parte de la IA
Funciones inadecuadas del panel de control para informes y análisis
Precios de Fyle
| Plan | Precios (mensuales) | Ofertas |
|---|---|---|
| Growth | $11.99 | Permite el escaneado y seguimiento ilimitado de recibos AI con integraciones de tarjetas de crédito y cuentas bancarias, conciliación y aprobaciones en una sola etapa. |
| Business | $14.99 | Cumplimiento de normativas de varias entidades, análisis avanzados, integración API y asistencia premium. |
| Enterprise | Precios a petición | Funciones de seguridad avanzadas y un gestor de cuentas dedicado para empresas |
¿Qué es un software de gestión de gastos?
El software de gestión de gastos proporciona visibilidad de los gastos de su empresa y de sus empleados en todas las operaciones. Realiza un seguimiento de los gastos, agrega las transacciones y las integra con el software de contabilidad para agilizar el seguimiento de los gastos y mantener unas finanzas limpias.
Para ello, el software de gestión de gastos suele utilizar tecnologías de IA como el OCR para los recibos sin conexión y las modernas tarjetas de gastos, como las tarjetas corporativas y virtuales, para capturar los gastos. Esto automatiza los esfuerzos, propensos a errores, necesarios para introducir manualmente los detalles de las transacciones y comprobar el cumplimiento de las políticas.
Así, con datos de gastos precisos, los equipos financieros pueden generar fácilmente informes de gastos para tomar decisiones financieras y optimizar los gastos de la empresa.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión de gastos?
Un software de gestión de gastos traduce la visibilidad obtenida sobre los gastos en los siguientes beneficios:
Ahorro de tiempo
Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales permiten a los usuarios utilizar aplicaciones móviles para capturar los datos de los recibos mediante tecnología OCR.
Sin esta sencilla automatización, sus empleados y equipos financieros tienen que realizar tareas manuales:
- Cargar recibos
- Mantenimiento del papeleo de facturas o recibos
- Introducción de datos de gastos en el formato requerido por la empresa
- Limpiar los datos para eliminar duplicados
- Revisar los gastos para comprobar el cumplimiento de la política
- Seguimiento con empleados o proveedores para volver a comprobar los gastos
- Cotejar los datos de las transacciones con los bancos y las tarjetas de crédito
- Eliminar o editar los datos de los gastos para adaptarlos a los cambios
- Enviar datos para generar informes
- Compartir datos con otro software de contabilidad
Con un solo flujo de trabajo de automatización de gastos, ¡su empresa elimina eficazmente estas 10 tareas manuales!
Imponer el cumplimiento
Un software de gestión de gastos con funciones integradas de aplicación de políticas garantiza que todos los gastos se ajusten a las directrices de la empresa y a los requisitos normativos. El software marca automáticamente los envíos que no cumplen las normas y ayuda a realizar un seguimiento de los gastos marcados para investigar los problemas más a fondo. Esto reduce el riesgo de fraude o de gastos no autorizados.
Otra forma en que las aplicaciones de seguimiento empresarial garantizan el cumplimiento es restringiendo el gasto mediante la adición de límites o reglas de gasto en las tarjetas de crédito asignadas. También notifica a los empleados cuando alcanzan los límites de gasto para que sean conscientes de sus gastos corrientes.
Aumentar la visibilidad empresarial
El software de gestión de gastos proporciona visibilidad en tiempo real de los patrones de gasto en todas las operaciones empresariales. Los equipos financieros pueden acceder a cuadros de mando que muestran los gastos actuales, las tendencias y la utilización del presupuesto.
Con esta visibilidad, pueden tomar decisiones financieras informadas.
Por ejemplo, los equipos financieros pueden identificar rápidamente que los gastos de viaje han aumentado en un departamento concreto. Con esta información, pueden investigar más a fondo y aplicar medidas para frenar los gastos de viaje innecesarios.
Optimizar los presupuestos
El software basado en la nube para realizar un seguimiento de los gastos ayuda a guardar, clasificar y organizar los datos en tiempo real. Se pueden utilizar herramientas de IA o de análisis de datos sobre estos datos históricos para determinar tendencias y formas de reducir los gastos. Basándose en estas percepciones, los equipos financieros pueden establecer límites presupuestarios para diferentes categorías y recibir alertas cuando se acerquen a esos límites.
Por ejemplo, una empresa puede descubrir que su departamento de marketing gasta sistemáticamente más de la cuenta en eventos. Con esta información, pueden ajustar los presupuestos futuros o aplicar procesos de aprobación más estrictos para los gastos relacionados con eventos.
¿Cuál es la diferencia entre el software de gestión de gastos y el de gestión de gastos?
El software de gestión de gastos y el software de gestión de gastos ayudan a automatizar y racionalizar los gastos empresariales. La diferencia clave radica en el área de las finanzas en la que se centran, que entenderemos mediante esta tabla:
| Criterios | Software de gestión de gastos | Software de gestión de gastos |
|---|---|---|
| Ámbito | Se centra en el seguimiento y la supervisión de los gastos de los empleados. | Se centra en proyectos individuales y sus gastos. |
| Características principales | Seguimiento de gastos, liquidación de reclamaciones, gestión de facturas, informes de gastos, reserva de viajes, seguimiento del kilometraje, cálculo de impuestos, etc. | Gestión de contratos con proveedores, elaboración de presupuestos, optimización de compras, gestión de proveedores, proyecciones financieras, etc. |
| Ejemplo de uso | Compra de papelería o gastos de viaje de los empleados en trabajos oficiales. | Se centra en los gastos desde el punto de vista de la empresa. |
| Tipo de gasto | Gastos operativos cotidianos | Gastos de capital, presupuestos operativos o costes indirectos de adquisición, todos ellos relacionados con la gestión de proyectos. |
| Usuarios implicados | Normalmente lo utilizan los empleados, RRHH y los equipos financieros. | Comparación de presupuestos de proveedores y determinación del impacto en los costes del proyecto o seguimiento de los costes del proyecto frente al gasto real. |
| Política seguida | Aplica las políticas de gastos para la presentación de recibos por parte de los empleados. | Aplica las políticas de adquisiciones y los contratos con proveedores para garantizar su cumplimiento. Incluye las normas de ejecución de proyectos sobre el terreno y los costes asociados. |
| Tipo de informes elaborados | Genera informes centrados en los gastos de los empleados, los gastos de viaje y las métricas de seguimiento de los reembolsos. | Proporciona informes detallados sobre las tendencias generales del gasto, el rendimiento de los proveedores y el cumplimiento del presupuesto. |
Mejores prácticas para gestionar los gastos corporativos
Aunque adquiera el mejor software de gestión de gastos, debe saber cómo aplicarlo eficazmente para maximizar el ahorro en gastos corporativos y el retorno de la inversión:
Establezca una política de gastos clara
El primer requisito es redactar una política de gastos teniendo en cuenta los gastos mínimos y medios de la tarea. Incluya los casos en los que los gastos puedan desviarse. A continuación, optimice sus límites de gasto en este rango basándose en los valores reales de los gastos.
Basándose en estos valores, su política debe esbozar:
- Qué constituye un gasto aprobable
- Los límites de reembolso
- La documentación requerida para la presentación de gastos
Asegúrese de que los empleados y otras partes interesadas conocen la política de gastos. Explore la posibilidad de establecer alertas en el software de gestión de gastos cuando se acerquen los límites de gasto.
Fomente la adopción de la aplicación móvil
Elija un software de gestión de gastos con una aplicación móvil para facilitar la recogida y el envío de recibos. Esto ayuda a los empleados a añadir rápidamente los recibos a medida que se producen. La IA de la aplicación móvil extrae los datos necesarios al instante y los envía o comparte con el software de contabilidad para su posterior procesamiento.
Una aplicación móvil aumenta el ritmo al que los equipos financieros reciben los datos de los gastos para tomar decisiones financieras a tiempo.
Para ello, deben llevarse a cabo sesiones de formación con los empleados para destacar la facilidad de presentar los gastos directamente desde sus smartphones. Entre las ventajas se incluyen tiempos de procesamiento y reembolsos más rápidos.
Imponga el envío puntual
A veces, los empleados carecen de la disciplina necesaria para presentar los gastos a tiempo. Incluso si consiguen presentarlos antes de final de mes, supone mucho trabajo para los equipos financieros revisar y procesar las aprobaciones.
Además, estas presentaciones tardías anulan la ventaja de obtener visibilidad de los gastos de los empleados. Los equipos financieros no pueden tomar decisiones informadas en tiempo real sobre el control de los presupuestos y el mantenimiento de la tesorería.
Para ello, configure notificaciones automáticas dentro de su software de gestión de gastos que recuerden a los empleados los próximos plazos de presentación. Por ejemplo, si los informes deben presentarse el día 5 de cada mes, envíe recordatorios una semana antes para garantizar el cumplimiento.
Realice revisiones y auditorías periódicas de los gastos
El software de gestión de gastos captura con precisión los datos de gastos en todas las operaciones, lo que acelera el ritmo de las revisiones de gastos para identificar anomalías y evitar reclamaciones fraudulentas.
Explore software de gestión de gastos como Zoho Expense, Pleo y Rydoo, que ofrecen funciones específicas de auditoría de gastos. En el caso de otros software, puede utilizar las funciones de análisis para generar informes sobre las tendencias de gasto.
Establezca límites de gasto
La mejor forma de controlar los presupuestos de gastos es implantar límites de gasto y un flujo de trabajo de alertas de la siguiente manera:
- Defina límites de gasto para las distintas categorías dentro de las tarjetas virtuales u otros modos de pago asignados.
- Establezca alertas automatizadas que notifiquen a los gestores cuando los gastos de un empleado se acerquen a estos límites predefinidos. Permita el seguimiento en el software para incluir las excepciones.
- Imparta formación a los empleados para que respeten estos límites y asegúrese de que comprenden estas excepciones.
- Revise y ajuste estos límites de gastos para adaptarlos a la evolución de los mercados y los procedimientos operativos normalizados.
Este enfoque proactivo permite intervenir a tiempo si el gasto supera las limitaciones presupuestarias.
Ofrezca tarjetas corporativas
Adoptar un software de gestión de gastos que ofrezca tarjetas de débito o crédito corporativas ayuda a los empleados a realizar compras directamente sin necesidad de adelantar gastos. Esto es crucial porque a veces los empleados pueden sentirse incómodos asumiendo los costes o pueden no disponer de las finanzas necesarias al realizar una tarea. También ayuda a realizar un seguimiento y sincronizar los datos de gastos en tiempo real.
Con las tarjetas corporativas, se simplifica el proceso de reembolso, ya que son más fáciles de supervisar que los reembolsos individuales.
Explore software de gestión de gastos como Moss, Pleo, Emburse, Payhawk, BILL, Expensify y Rydoo, que ofrecen tarjetas de crédito corporativas dedicadas o tarjetas virtuales como parte de su ecosistema.