Revisión de Confluence: ¿Quién debería utilizarlo?

Confluence

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Confluence es un espacio de trabajo en equipo para colaborar y compartir conocimientos. Este espacio de trabajo conectado ayuda a los equipos a crear, encontrar y compartir información útil. Beneficia a equipos de todo tipo, incluidos los que trabajan en proyectos de misión crítica que requieren prácticas rigurosas. Confluence ofrece funciones que mantienen a todos los miembros del equipo alineados con el objetivo, toman decisiones informadas y cumplen la meta.

Características

• Pizarra en línea para lluvias de ideas e ideación
• Creación ilimitada de páginas y almacenamiento en diferentes Spaces
• Base de datos organizativa con vistas personalizadas
• Colaboración en tiempo real para equipos remotos
• Gestión del conocimiento con plantillas personalizadas

Pros

• Integración fluida con productos de Atlassian como Jira
• Plataforma altamente personalizable con panel de control personalizado
• IA para la generación y reescritura de ideas

Contras

• La navegación por la interfaz puede resultar confusa para los nuevos usuarios
• No es adecuado para la documentación de API
• No disponible como aplicación de escritorio o móvil

¿Qué es Confluence?

Confluence es un espacio de trabajo colaborativo basado en web para equipos. Permite a los usuarios crear, gestionar y compartir conocimientos e información. Funciona como un eje central para proyectos, documentación y debates.

Su empresa matriz, Atlassian, fue fundada en 2002 en Australia por Mike Cannon-Brookes y Scott Farquhar. Confluence comenzó su andadura en 2003 y actualmente emplea a 12.000 personas en 13 ubicaciones globales. Cuenta con 300.000 clientes en todo el mundo, entre ellos grandes nombres como la NASA, Audi, Docker y The New York Times.

Confluence es adecuado para una amplia gama de sectores, como agencias de marketing y creativas, consultoría y servicios profesionales, desarrollo de software y TI, finanzas, contabilidad, sanidad, ciencias de la vida, recursos humanos, fabricación, ingeniería, legal, cumplimiento y organizaciones sin ánimo de lucro.

Características de Confluence

Las características clave de Confluence incluyen pizarras multiuso, páginas, bases de datos y mucho más.

Páginas

Las páginas son los componentes básicos de la plataforma Confluence. Ya se trate de tomar notas, planificar proyectos o realizar análisis competitivos, Confluence permite a los usuarios hacerlo utilizando las páginas. Los equipos pueden crear una página desde cero según sus necesidades o utilizar plantillas para empezar al instante. Las páginas también son útiles para mantener la comunicación interna entre los miembros del equipo. Los usuarios pueden ejecutar páginas en modo presentador durante las presentaciones y compartirlas mediante códigos QR.

Pizarras

Confluence ofrece a los equipos una pizarra multiusos que les permite trabajar en colaboración en cualquier proyecto. Ayuda a los usuarios a capturar pensamientos aleatorios y a trabajar en ellos en equipo. Este lienzo infinito permite a los usuarios realizar lluvias de ideas y visualizarlas mediante stickies, líneas, secciones, sellos, temporizadores, etc.

Los equipos pueden utilizar plantillas para hojas de ruta, organigramas, flujos de trabajo, mapas conceptuales y retro sencillos para utilizarlos en la pizarra y realizar ediciones en tiempo real con sus colegas. Ofrece integración con Jira para utilizar secciones inteligentes y conectores inteligentes y convierte los distintos elementos en asuntos de Jira. Los usuarios pueden conectar sus herramientas favoritas con la pizarra para editar cuestiones de Jira, incrustar páginas de Confluence y utilizar su referencia en otras herramientas como Google Docs y Figma.

Bases de datos

La función de base de datos de Confluence permite a los equipos añadir una estructura a sus actividades y visualizarlas. Permite a los usuarios almacenar y organizar la información de forma centralizada en un único lugar que se actualiza y sincroniza automáticamente en tiempo real. Los usuarios de Confluence pueden crear vistas personalizadas (tabla, tablero, tarjetas) para diferentes equipos y partes interesadas. Permite a los equipos disponer de una biblioteca de información para ver y realizar un seguimiento de los entregables y agregar todas las herramientas, enlaces e información de Confluence y de fuentes externas para obtener una única vista.

Espacios

Confluence Spaces ayuda a las empresas a almacenar información de forma organizada. Funciona como un contenedor donde los empleados crean, almacenan y colaboran en trabajos relacionados con un proyecto o iniciativa compartidos. Varios equipos podrían trabajar en diversos proyectos de medios sociales, pero todas las páginas relacionadas pueden almacenarse en un espacio denominado Medios sociales. Mediante la función de análisis, los equipos pueden obtener una visión general de las actividades en el espacio y realizar exportaciones de datos analíticos a Excel. Los usuarios pueden aplicar la automatización impulsada por IA para crear flujos de trabajo de colaboración, notificación y organización.

Confluence para la gestión de programas

Los equipos que necesitan llevar a cabo la gestión de programas también pueden beneficiarse del uso de Confluence. Ayuda a los equipos a planificar proyectos y a realizar un seguimiento de sus tareas y subtareas para controlar el progreso. Los usuarios pueden crear páginas utilizando plantillas para cada proyecto o programa y clasificarlas en un mismo espacio.

La función de resumen AI de Confluence permite a los equipos obtener rápidamente un contexto de las páginas y los comentarios en tamaño de bocado. Así, las personas que forman parte de varios equipos pueden comprender rápidamente la intención y el proceso de trabajo del proyecto.

Confluence integra la IA de Atlassian en varios aspectos de la plataforma. Los usuarios pueden utilizarla para traducir de forma concisa, mejorar la redacción, encontrar un título, corregir la gramática y cambiar el tono.

Los jefes de programa y los equipos pueden integrar Jira en Confluence para acceder y utilizar las páginas de Confluence en todos los productos de Jira. Esta integración les permite compartir enlaces directos a documentos de Confluence en Jira y vincular cuestiones de Jira a páginas de Confluence.

Confluence para equipos de marketing

Los equipos de marketing pueden utilizar Confluence para crear contenidos, gestionar activos creativos y convertir propuestas en planes viables. Otras tareas de marketing que Confluence ayuda a realizar a las empresas son la edición, la recopilación de comentarios, la creación de un primer borrador y el ajuste del tono de la campaña en función de la audiencia.

Confluence ofrece una serie de plantillas y funciones de integración para el equipo de marketing. Su plantilla Estrategia de contenidos permite a los usuarios tener todas las estrategias de la campaña de contenidos en un solo lugar, incluyendo la visión general, la hoja de ruta, la planificación, el canal de contenidos y el calendario editorial.

La plantilla Campaña de marketing permite a las empresas definir la estrategia de una campaña concreta, establecer objetivos y presupuestos, y hacer una lista de los entregables de la campaña. Cuando los usuarios crean una página sobre un tema determinado, también pueden cargar y adjuntar archivos relevantes a esa página. Los miembros del equipo pueden editar esos archivos, hacer comentarios sobre ellos y compartirlos con los demás.

Los equipos de marketing pueden integrar Slack para recibir notificaciones sobre nuevos comentarios, actualizaciones de páginas o asignaciones de tareas, de modo que los miembros del equipo se mantengan informados sobre las últimas actualizaciones de la campaña. También pueden integrar Confluence con Dropbox o Google Drive para almacenar y acceder a activos creativos y documentos directamente dentro de la plataforma.

Casos de uso de Confluence

Los casos de uso de Confluence son la gestión de conocimientos, la colaboración en proyectos, las bases de datos de información, etc.

Gestión del conocimiento

La gestión de conocimientos es un aspecto crítico de cualquier proyecto, y la mayoría de las empresas utilizan una herramienta independiente para crear una base de conocimientos para sus equipos. Esto significa que los equipos tienen que aprender una nueva herramienta, además de cambiar entre su software de gestión de proyectos y de base de conocimientos. Confluence resuelve este problema ofreciendo una sólida función de gestión del conocimiento dentro de la misma plataforma.

Los usuarios pueden crear páginas y colocarlas en bases de datos. Dispone de plantillas para crear artículos de instrucciones, artículos de solución de problemas y directrices de redacción para todos los equipos. Confluence ofrece un historial de versiones de las páginas que incluye el nombre de la persona que realizó los cambios y permite a las empresas revertir los cambios.

Colaboración en proyectos

Dado que los proyectos implican a varios miembros del equipo, es necesario que todos estén al tanto del estado y las responsabilidades del proyecto. Confluence permite a los usuarios crear planes de proyecto y hojas de ruta y poner todas las páginas en el mismo espacio. Para asignar tareas individuales a los compañeros de equipo, permite a las empresas utilizar @mention. También hay notificaciones en tiempo real cada vez que hay un comentario, un «me gusta» y una edición en el contenido.

Pizarras en línea

Los equipos que dependen de la colaboración a menudo necesitan realizar juntos una lluvia de ideas o crear un diseño. Si los miembros del equipo están distribuidos por todo el mundo o trabajan desde ubicaciones remotas, no tienen la posibilidad de utilizar una pizarra en la oficina. Por suerte, pueden utilizar la pizarra en línea de Confluence.

Desde la lluvia de ideas y los mapas mentales hasta la elaboración de estrategias y la creación de equipos, la pizarra en línea permite a los equipos utilizarla para diversos fines. Pueden crear lo que quieran utilizando notas adhesivas, líneas, formas, sellos y enlaces en la pizarra. También admite la importación desde Jira.

Base de datos de información

Los directores de programa a menudo necesitan gestionar varios documentos inconexos para sus proyectos, lo que supone todo un reto. Las bases de datos de Confluence ofrecen una cómoda solución a este problema al permitirles almacenar la información y los documentos necesarios de forma centralizada y organizada.

La función de las bases de datos permite la estructuración dinámica de los documentos, de modo que los equipos pueden definir y referenciar las relaciones entre el trabajo para obtener visibilidad y coherencia interfuncional. Los equipos pueden utilizar esta función para crear una biblioteca de datos y acumular todas las herramientas y enlaces necesarios. Les permite añadir columnas y elegir el tipo de entrada aceptable para cada columna.

Cuadro de mandos del equipo

Como miembros de un equipo, los empleados deben tener una visión clara del rendimiento del equipo para saber en qué punto se encuentran y cómo pueden mejorar. El Tablero de Equipo de Confluence es un lugar centralizado donde los equipos pueden hacer un seguimiento de su progreso, acceder a información importante y colaborar con los miembros del equipo. El tablero personalizable permite a los usuarios obtener todos los datos y métricas esenciales en un solo lugar. Los usuarios pueden crear páginas para realizar un seguimiento de métricas específicas y utilizarlas como fuente de datos principal para el cuadro de mandos.

Mejorar la comunicación

La comunicación es la clave para completar con éxito un proyecto. A diferencia de los métodos de comunicación tradicionales, Confluence permite a los equipos estar en contacto entre sí y mantenerse informados de los procesos empresariales. En Confluence Space, los usuarios obtienen todo lo que necesitan sobre un proyecto o tema. Facilita la búsqueda avanzada con etiquetas y jerarquía de contenidos para ayudar a los usuarios a encontrar rápidamente lo que necesitan.

Todos obtienen una página de inicio personalizada con la actividad del proyecto y los borradores en curso. También funciona como fuente única de anuncios, noticias de la organización y recursos del equipo. Los usuarios de Confluence pueden utilizar su función de IA para crear anteproyectos, presentaciones y documentos estratégicos. Incluso pueden pulir un borrador escrito con prisas para convertirlo en un plan bien redactado.

Colaboración en tiempo real

Tanto si un equipo trabaja desde la oficina como a distancia, la colaboración en los archivos tiene que tener lugar en línea. Esto significa que necesitan disponer de un software que les permita colaborar en archivos y documentos en tiempo real.

Confluence permite a los usuarios subir archivos, documentos, imágenes y vídeos a la página relacionada. Desde allí, pueden editar los archivos y hacer comentarios sobre ellos. Su notificación instantánea permite a los miembros pertinentes del equipo saber si se ha producido algún cambio en los documentos.

¿Cuáles son las ventajas de Confluence?

A continuación se enumeran las ventajas de Confluence.

Gestión del trabajo a distancia

Al ser un software de colaboración basado en la nube, Confluence es ideal para gestionar equipos remotos. Su base de conocimientos centralizada y su facilidad de documentación permiten a los equipos remotos funcionar y colaborar sin problemas. Los equipos pueden estar ubicados en diferentes lugares y aun así compartir documentos, realizar un seguimiento del progreso y comunicarse entre sí.

Mejora de la eficacia de los equipos

Los usuarios de Confluence notan una chispa en la eficiencia de su equipo, ya que proporciona un eje centralizado para la información. Los usuarios pueden encontrar rápidamente los recursos que necesitan sin tener que buscar en varias aplicaciones. Su función de automatización del flujo de trabajo reduce las tareas manuales para que los equipos puedan invertir su tiempo y esfuerzo en hacer algo más fructífero.

Colaboración mejorada

Confluence proporciona herramientas para editar, comentar y compartir en tiempo real. Los equipos pueden trabajar juntos en documentos, aportar ideas en pizarras y dar su opinión sobre distintas tareas etiquetando a las personas implicadas, lo que garantiza una mejor toma de decisiones y mejores resultados.

Mejor organización de la información

Confluence ayuda a los equipos a mantener una base de conocimientos detallada y accesible gracias a su enfoque estructurado de la organización de la información. Permite a los usuarios categorizar la información en espacios, páginas y documentos para que los equipos puedan encontrar y utilizar la información que necesitan sin ninguna posibilidad de duplicación de información.

Escalabilidad para equipos grandes

Confluence es un software escalable que puede satisfacer las crecientes necesidades de una organización. Funciones como la gestión de permisos, las estructuras jerárquicas y la integración de terceros ayudan a las empresas a gestionar grandes proyectos o equipos más grandes.

Mejorar la comunicación

Confluence permite a los usuarios compartir documentos, comentar páginas y recibir notificaciones instantáneas para mejorar la comunicación. Admite la integración con las principales aplicaciones de comunicación, como Slack y Microsoft Teams, lo que permite a las empresas mantener informadas a todas las partes interesadas.

Precios de Confluence

Confluence ofrece tres planes de precios diferentes: Estándar, Premium y Enterprise, además de su plan gratuito. También ofrecen hasta un 17% de descuento en su plan anual.

Planes	Precios (por usuario/mes)	Características principales	Ideal para
Gratis	$0	Páginas ilimitadas, espacios ilimitados, plantillas	Autónomo, consultor
Estándar	$4.89	Usuarios ilimitados, colaboración externa, permiso de páginas	Pequeña empresa como agencia de marketing, startup en crecimiento
Premium	$8.87	Pizarras ilimitadas, almacenamiento ilimitado, control de administración	Mediana empresa como SaaS global, editorial
Empresa	Precios a petición	Gestión de identidades y accesos, perspectivas entre productos, automatización ilimitada	Grandes empresas como banca, empresa de desarrollo de software

Integración de Confluence

Confluence admite la integración con aplicaciones de varias categorías para ayudar a mejorar la productividad. Las aplicaciones de macros ayudan a los usuarios a automatizar tareas repetitivas, mientras que las aplicaciones de gestión de documentos agilizan el almacenamiento, la recuperación y la colaboración de archivos desde Confluence. Mediante la integración de herramientas de diseño, los usuarios de Confluence pueden integrar activos visuales en las páginas de Confluence. También pueden utilizar herramientas de gestión de proyectos para la gestión de tareas y apps de seguimiento del tiempo para la asignación de recursos y la productividad. La integración con CRM permite a las empresas centralizar la información de los clientes, mientras que las herramientas de automatización del flujo de trabajo reducen el esfuerzo manual y aumentan la eficacia.

Asistencia de Confluence

Confluence ofrece asistencia al cliente principalmente a través del sistema de tickets. Los usuarios pueden introducir sus problemas y disponibilidad y elegir entre chatear con un agente o recibir una llamada en un horario conveniente. Sin embargo, los usuarios del plan Enterprise obtienen un número de teléfono exclusivo para la asistencia. Además, los usuarios pueden obtener ayuda de la documentación del software y de la base de conocimientos. Atlassian también cuenta con un foro comunitario en el que las empresas reciben respuestas y asistencia de otros usuarios.

¿Tiene Confluence un plan gratuito?

Sí, Confluence dispone de un plan gratuito para equipos de hasta 10 usuarios. Este plan gratuito para siempre incluye funciones como páginas ilimitadas, espacios ilimitados, 2 GB de almacenamiento de archivos, 3 pizarras activas para cada usuario y plantillas para marketing, gestión de programas, etc.

Confluence Móvil: Trabaje desde cualquier lugar

Confluence Mobile es una aplicación disponible en Android y iPhone. Permite a los usuarios acceder instantáneamente a proyectos, actividades de equipo y clientes. Los usuarios pueden compartir ideas con sus compañeros de equipo, colaborar estrechamente con ellos, ver actividades, buscar contenidos, decidir el número de notificaciones que recibirán, anotar ideas e importar archivos e imágenes desde cualquier lugar. Admite la sincronización instantánea de datos en todos los dispositivos, lo que permite a los usuarios crear o editar páginas.

Alternativas a Confluence

Las empresas necesitan gestión del conocimiento y colaboración en proyectos para utilizar Confluence. Sin embargo, los equipos pueden elegir alternativas a Confluence como su software de colaboración.

Alternativas a Confluence	Valoración Geekflare	Precio inicial	Ideal para
Notion	4.8	Plan gratuito 10 $/mes	Equipos que necesitan gestión de tareas y toma de notas
Google Docs	4.7	Plan gratuito $6/mes	Particulares que sólo necesitan Docs o bien Google Workspace para PYMES
Microsoft OneNote	4.5	Plan gratuito $6/mes	Equipos para organizar y compartir notas
Document360	4.8	199 $/proyecto/mes Plan gratuito	SaaS que necesita documentación de API, manuales de usuario
Quip	4.3	10 $/mes	Equipos que necesiten colaboración documental con funciones de chat integradas

¿Quién debería utilizar Confluence?

Confluence es adecuado para empresas pequeñas y grandes. Los gestores de programas y proyectos que necesiten realizar un seguimiento y organizar páginas de estrategia, DACI y plazos de proyectos deberían utilizarlo. Los equipos de marketing pueden utilizarlo para gestionar los calendarios de los equipos, realizar un seguimiento del rendimiento de las campañas y colaborar en los materiales de marketing. Los equipos de recursos humanos pueden utilizar Confluence para almacenar información sobre los empleados, crear políticas y gestionar los procesos de incorporación.

Los equipos de TI y de desarrollo de software se beneficiarán de sus funciones que ayudan a documentar procedimientos técnicos, hojas de ruta de proyectos, código, bases de conocimientos y proyectos de TI. Confluence también es ideal para que los equipos de gestión de productos creen hojas de ruta de productos, recojan opiniones de las partes interesadas y documenten los requisitos de los productos. Dado que Confluence facilita una colaboración fluida, el intercambio de conocimientos y la documentación, los equipos que gestionan proyectos de colaboración lo encontrarán muy útil.

¿Quién no debería utilizar Confluence?

Confluence no es lo más adecuado para autónomos, particulares y microequipos con presupuestos limitados que necesiten funciones avanzadas. Podrían beneficiarse de herramientas más sencillas como Google Docs o Notion, que ofrecen funciones básicas de colaboración, gestión de tareas y documentación a un coste menor.

Veredicto sobre Confluence

Esta reseña de Confluence analiza en profundidad las funcionalidades de esta solución de gestión del ciclo de vida de los contenidos repleta de funciones. Aunque ofrece numerosas plantillas para todo el mundo, los equipos que trabajan en marketing y gestión de programas son los que más se pueden beneficiar de ella. Es más conocido por su base de conocimientos y colaboración, pero es igualmente eficaz para la gestión de proyectos y programas. Confluence recibe el premio Geekflare a la innovación excelente.