Una carta de equipo es una de las formas más eficaces de aumentar la colaboración y el trabajo en equipo en un proyecto, negocio o empresa. Cuando crea adecuadamente un documento de este tipo, puede motivar y animar a los miembros de su equipo a trabajar como una sola entidad.
Documentar las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto y revisarlas periódicamente se ha convertido en la necesidad del momento. Esto se debe a que las industrias y las empresas están cambiando a una velocidad sin precedentes. Las empresas han empezado a implementar cartas de equipo y sus plantillas para mantenerse al día con las necesidades de la era digital.
¿Quiere saber más sobre las cartas de equipo? Siga leyendo este artículo para encontrar una discusión en profundidad sobre el tema, sus objetivos, beneficios, redacción y plantillas gratuitas para guiarle en situaciones de la vida real.
¿Qué es una carta de equipo?
Para definir los activos, obstáculos y objetivos de un equipo de proyecto, los propietarios o gestores del proyecto utilizan el documento de carta de equipo. A veces, dicha carta también puede esbozar los límites y la dirección del equipo. En pocas palabras, es muy similar a las hojas de ruta de productos o proyectos, salvo que la carta de un equipo es sólo para un equipo individual.
La carta del equipo del proyecto debe definir sin ambigüedades las responsabilidades y funciones de cada miembro del equipo. Destaca su enfoque en los entregables de los miembros del equipo y en cómo trazar un plan de entregas a lo largo de cierto tiempo. Además, garantiza un compromiso fluido del equipo a largo plazo y durante transiciones significativas en el proyecto o la empresa.
La dirección superior, sus subordinados, los jefes de proyecto y los miembros del equipo del proyecto deben llegar a un consenso antes de establecer la carta del equipo. Se supone que mitiga la confusión sobre el papel del equipo en el proceso empresarial o el proyecto.
Objetivos de la creación de una carta de equipo
El acta constitutiva de los miembros del equipo del proyecto es una parte indispensable del proceso más amplio de planificación de los recursos del proyecto. Debe redactar el documento teniendo en cuenta los siguientes objetivos:
- En primer lugar, defina el resultado del proyecto en el que trabajará el equipo en forma de resultados. Estos resultados pueden ser servicios, productos o simples entregables.
- A continuación, deberá establecer las funciones de los miembros del equipo en función de los resultados individuales del proyecto. Por ejemplo, asignar un desarrollador front-end, un desarrollador back-end, un diseñador, un probador y un comercializador para un proyecto de desarrollo de una aplicación.
- El tercer elemento es definir las responsabilidades en función de los roles. Incluya las cláusulas apropiadas para garantizar la modificación de la responsabilidad requerida cuando el proyecto lo exija.
- También debe establecer un canal de relación adecuado desde el nivel inferior hasta el nivel superior del proyecto. Garantizará una cadena de mando adecuada para informar de las tareas, los errores y los entregables.
- Por último, debe haber un conjunto de normas básicas acordes con la política de comportamiento aceptable de la empresa.
Ventajas de utilizar una Carta de Equipo
He aquí las ventajas que puede esperar de una carta de los miembros del equipo:
- Si el personal de su empresa tiene miedo a las nuevas transformaciones, una carta de equipo puede ayudarles a subir a bordo, ya que funciona como una guía de cómo hacerlo.
- También ayuda al jefe del equipo o del proyecto a establecer la responsabilidad entre los equipos para asegurarse de que los empleados eligen automáticamente sus tareas.
- Las cartas de equipo incluyen responsabilidades y funciones detalladas de todos los miembros del equipo. Así, los recursos no pierden el tiempo adivinando sus tareas dentro del proyecto.
- Las partes interesadas de la empresa y los propietarios del proyecto conocerán el propósito del equipo. Permitirá a la alta dirección tomar decisiones estratégicas de aumento o disminución de la fuerza del equipo.
- Las cartas de equipo también ayudan a los gestores de proyectos a resolver conflictos cuando varios equipos trabajan activamente en un mismo proyecto.
Atributos importantes de una carta de equipo
Los atributos de las cartas de equipo cambiarán de un proyecto a otro. Pero, las diez características siguientes son algo comunes:
- Objetivos y misión del equipo
- Antecedentes del proyecto
- Mención del presupuesto, la formación y los recursos
- Estructura operativa del equipo
- Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo
- Métricas para la evaluación del rendimiento del equipo
- Un esquema del alcance del proyecto y de la participación del equipo
- Una guía de comunicación para establecer la política de reuniones del equipo
- Una lista de tareas e hitos del proyecto
- Firmas de todos los miembros del equipo
Tras incluir los atributos anteriores, puede utilizar su imaginación y creatividad para mejorar la carta del equipo.
Creación de una carta de equipo: guía paso a paso
Redactar la carta de los miembros del equipo es agradable y no requiere esfuerzo si se utiliza una buena plantilla. También debería preferir redactar el documento en colaboración en lugar de permitir que una sola persona trabaje en él. He aquí cómo puede crear una para su propio proyecto o empresa:
#1. Comience con un contexto de la carta como la identificación de las expectativas de las partes interesadas, la capacidad de contribución de los miembros del equipo, las expectativas personales y el líder del equipo.
#2. Pase las preguntas a todos los miembros y pídales que escriban sus propias respuestas.
#3. Ahora, es el momento de redactar una declaración de objetivos para la carta del equipo. Puede empezar recopilando información sobre los objetivos de éxito, las metas a alcanzar, el trabajo de valor añadido para apoyar al equipo, etc.
#4. El siguiente paso es crear hitos, objetivos y plazos relacionados con la declaración de misión del proyecto. Aquí puede explicar las funciones, las responsabilidades y los mentores. Además, puede mencionar
- Quién informará a quién
- La persona que evaluará el rendimiento individual
- Quién tiene el deber de comunicarse con la autoridad superior
#5. A continuación, debe crear un esquema detallado para la evaluación del rendimiento. Necesita establecer métricas, intervalos de evaluación, modo de evaluación y un formato para la puntuación.
#6. Una vez que haya finalizado el contenido anterior, pase a imprimir físicamente el documento para compartirlo. También puede hacer circular digitalmente el borrador de la carta. Independientemente del modo de puesta en común, deberá obtener un acuse de recibo de cada miembro del equipo.
Aquí tiene algunas sugerencias de plantillas de cartas de equipo gratuitas para crear cartas de equipo de la máxima calidad para necesidades profesionales:
Mural
Mural es una popular herramienta de pizarra que permite la creación colaborativa de cartas de equipo. Si utiliza la plantilla de carta de equipo de esta herramienta de colaboración, podrá esbozar sin esfuerzo los elementos vitales de conexión y comunicación del equipo. También podrá especificar un conjunto de habilidades y conceptos que guiarán a su equipo en el futuro.
Existen dos versiones diferentes de la plantilla de carta de equipo de Mural. Una es un ejemplo de carta de equipo completada, y la otra es el diseño en blanco del mismo documento. Una vez que termine de crear el documento mediante la colaboración, expórtelo en diferentes formas como PDF, PNG y HTML comprimido con datos.
Miro
Miro es otro exitoso tablero de colaboración en línea para equipos remotos e híbridos. También viene con varias plantillas gratuitas para la carta de equipo que puede personalizar sin esfuerzo. Además, puede compartir el enlace de la plantilla en línea con todo su equipo para colaborar en una carta de equipo de empresa o de proyecto.
Miro también esboza instrucciones completas para editar sus plantillas gratuitas como la carta de equipo para un equipo de ventas o académico en su portal de plantillas. Puede registrarse gratuitamente utilizando su cuenta de Google y empezar a personalizar el documento de ejemplo según su proyecto. Si necesita exportar el documento, puede guardarlo como imagen, PDF o plantilla de Miro.
Creately
Creately es un espacio de trabajo visual mundialmente aclamado para crear organigramas, diagramas, infografías y cartas de equipo. Dispone de una amplia biblioteca de plantillas para diversos documentos empresariales, incluidas las cartas para equipos de proyecto. Así, puede elegir la que se ajuste a los requisitos de su empresa o proyecto y editarla.
Sin embargo, Creately ofrece un número limitado de plantillas de cartas de equipo para usuarios gratuitos. Puede elegir un formato de tres por tres o de dos por tres por dos. Las plantillas disponibles de Creatly son adecuadas para documentos de carta de equipo ligeros y centrados. En cuanto a la exportación, ofrece los formatos PDF, JPEG, CSV, PNG y SVG.
DocFormats
DocFormats es un portal fiable y de primera categoría para plantillas de documentos empresariales como propuestas de eventos, evaluaciones de empleados, folletos de marketing, etc. También encontrará algunos documentos de ejemplo de carta de equipo profesional en este sitio web. Hay más de 10 plantillas de estatutos de equipo en DocFormats.
Su biblioteca incluye cartas de equipo de proyecto, de asistencia sanitaria, de desarrollo ágil, de tipo columna y visuales. Puede descargar los archivos RTF y Word desde el portal. Después, puede editar el documento según sus necesidades.
Sample.net
Es posible que haya visitado Sample.net por su contenido de alta calidad y confianza de documentos empresariales, de ventas y de marketing. En esta ocasión, le animamos a que lo visite de nuevo para que pueda obtener más de 50 plantillas de cartas de equipo listas para su uso empresarial.
Ofrece una gran variedad de documentos de ejemplo para cartas de equipo sobre tareas de grupo, límites del equipo, trabajo en equipo, rúbrica de calificación, diseño gráfico, plan de acción de gestión, liderazgo ejecutivo y muchos más.
Los documentos de plantilla están en diferentes tipos de archivo. Puede hacer clic en una plantilla para echar un vistazo al tipo de archivo descargable. La mayoría de las descargas están disponibles en formato PDF, por lo que necesitará una herramienta de edición de PDF para personalizar las plantillas.
Reflexiones finales
Este artículo debería servirle de referencia para las cartas de equipo y sus plantillas siempre que necesite crear una para su proyecto o empresa. También puede seguir la guía paso a paso para crear una carta de equipo mencionada anteriormente.
Además, el artículo también le presenta 5 populares y mejores plantillas de cartas de equipo que puede utilizar gratuitamente en proyectos y operaciones empresariales relevantes.
El mero hecho de redactar una carta de equipo procesable no es el final de sus responsabilidades. Debe compartirla adecuadamente con el equipo y los propietarios del proyecto. Además, deberá mantener el documento a salvo de miradas indiscretas en el mundo cibernético. Por lo tanto, deberá utilizar cualquier software de gestión de documentos para administrar el contenido sin esfuerzo.