Si quiere aprovechar al máximo su tiempo en su vida personal y profesional, la técnica del timeboxing es un enfoque eficaz para usted.
El valor del tiempo es inmenso y necesita utilizarlo adecuadamente para maximizar su productividad. Existen numerosos métodos de gestión del tiempo que puede utilizar para completar sus tareas en el momento adecuado. Una de esas técnicas es el timeboxing. En este artículo, le explicaré el enfoque del timeboxing y cómo puede aplicarlo en diversas tareas.
¿Qué es el timeboxing?
Como su nombre indica, el timeboxing es un enfoque de gestión del tiempo en el que usted asigna una unidad fija de tiempo para una actividad concreta. Con su ayuda, puede llegar a ser más autodisciplinado y organizado. También le permite estar más atento y concentrado en una tarea, pero sin excederse.
Aplicando este popular método, puede realizar tareas de calidad en la menor unidad de tiempo posible. Este enfoque estructurado le permite gestionar el tiempo y las tareas al mismo tiempo, lo que se traduce en una mayor productividad y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Sin embargo, debe ajustar esta técnica según sea necesario para obtener los máximos beneficios.
Explicación de la técnica Timeboxing
Para ayudarle a comprender mejor el método timeboxing, permítame compartir con usted un ejemplo. Por ejemplo, su jefe le pide que redacte una propuesta comercial para un proyecto empresarial. Para terminar esta tarea a tiempo, usted se fija un timebox de 3 horas.
Dentro de este timebox o plazo, su atención debe centrarse únicamente en la redacción de la propuesta. Durante este tiempo, evitará todo tipo de distracciones, como las llamadas telefónicas o las notificaciones de las redes sociales.
Cuando se acabe el tiempo, deberá detener la tarea y evaluar cuánto ha avanzado. Si es necesario, puede asignar otro plazo de tiempo determinado para completar la tarea. Pero asegúrese de hacerlo para mejorar la productividad y no alargar la tarea innecesariamente.
Beneficios del timeboxing para cualquiera
- El timeboxing le ofrece una idea clara del tiempo necesario para una tarea, de modo que puede asignar el tiempo de forma eficaz y priorizar las tareas
- Le permite centrarse en la tarea que tiene entre manos y concentrarse más con un sentido de urgencia.
- Con este método, puede dividir su proyecto o calendario en cajas de tiempo o trozos manejables. De este modo, podrá cumplir fácilmente sus objetivos.
- El timeboxing le permite asignar tiempo a tareas separadas para que pueda tener un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Si tiene el hábito de procrastinar, el timeboxing puede motivarle para completar las tareas antes.
- El timeboxing también es útil para hacer un seguimiento del progreso del trabajo y comprender los logros que ha conseguido.
- Este método también es flexible y le permite asignar más timebox a una tarea.
Cómo aplicar el timeboxing con eficacia
La técnica del timeboxing puede aplicarse eficazmente clasificándola en varios segmentos.
Asignar la caja del tiempo
En primer lugar, determine el tiempo que desea dedicar a una actividad concreta. En función de la complejidad de la tarea y de sus preferencias, puede establecer un límite de tiempo de unos minutos o de varias horas.
Empiece a concentrarse en la tarea
Cuando sepa el tiempo del que dispone para la actividad designada, debe concentrarse en la tarea que tiene entre manos. Asegúrese de evitar cualquier tipo de distracción para completar la tarea a tiempo.
Evaluar el progreso
Ahora, debe intentar completar la tarea dentro del límite de tiempo o timebox. Por alguna razón, es posible que no pueda terminar la tarea en un solo plazo. En ese caso, siempre puede asignar un timebox adicional teniendo en cuenta la urgencia de la tarea.
Tómese un descanso
Si tiene más de una caja de tiempo, es muy útil hacer pequeños descansos entre ellas. Es posible que desee completar la tarea lo antes posible; sin embargo, tomarse un descanso le ayudará a trabajar con una perspectiva fresca.
Repita según sea necesario
Si trabaja en proyectos de mayor envergadura con una serie de tareas, puede dividirlas en varios trozos de tiempo más pequeños. Así, podrá seguir fácilmente el progreso de su proyecto y mantener la concentración.
Timeboxing Vs. Bloqueo temporal
Aunque tanto el timeboxing como el bloqueo de tiempo programan un tiempo específico para una actividad, los trozos de tiempo del bloqueo de tiempo son más largos que el timeboxing.
| Características | Timeboxing | Bloqueo temporal |
|---|---|---|
| Objetivo | Permite completar las tareas a tiempo | Organizar estructuralmente el tiempo para las tareas |
| Enfoque | Realizar las actividades dentro del límite de tiempo | Disponer de bloques de tiempo para diversas tareas |
| Tiempo asignado | Tener un límite de tiempo para las tareas | Disponer de programación para las distintas actividades |
| Flexibilidad | Se puede incluir más timeboxing | Tener alguna estructura flexible |
| Urgencia | Induce un sentido de urgencia | Se centra más en la asignación de tiempo y el establecimiento de prioridades |
Timeboxing Vs. Lista de tareas pendientes
Estas dos técnicas de gestión del tiempo son completamente diferentes. En el timeboxing, usted dispone de
una cantidad específica de tiempo para completar una tarea. Sin embargo, en una lista de tareas pendientes, simplemente enumera todas las tareas que desea completar en un día o una semana sin ningún plazo para completar cada tarea.
| Características | Timeboxing | Lista de tareas pendientes |
|---|---|---|
| Uso | Se utiliza para tareas urgentes | Se utiliza para cualquier tarea importante, sensible al tiempo o no |
| Límite de tiempo | Las tareas se realizan en un tiempo fijo | Las tareas no tienen un tiempo fijo para completarse |
| Flexibilidad | Tienen una flexibilidad limitada | Tienen una flexibilidad completa |
| Nivel de urgencia | Implica estrés y urgencia | No implica estrés |
Timeboxing Vs. Pomodoro
En el timeboxing, usted crea una caja con el tiempo que prefiere para completar una actividad. En el Pomodoro, las tareas suelen realizarse durante 25 minutos seguidos, y luego se toma un descanso de 5 minutos.
| Características | Timeboxing | Pomodoro |
|---|---|---|
| Cuadro de tiempo | Varios tiempos de duración | Tiempo e intervalo fijos |
| Flexibilidad | Marco temporal flexible para diferentes tareas | Plazo rígido para todas las tareas |
| Utilización | Para gestionar tareas y plazos | Para centrarse en la productividad mediante un trabajo en profundidad |
| Enfoque | Asignación del tiempo | Enfoque y concentración |
Timebox Vs. Sprint
El Timeboxing es un método que mejora la productividad, pero su principio es diferente del Scrpint. Sin embargo, el Sprint es un ciclo de trabajo limitado en el tiempo que se utiliza en metodologías de gestión de proyectos como Scrum. Divide un proyecto en un periodo corto.
| Características | Timeboxing | Sprint |
|---|---|---|
| Uso | Tareas y proyectos dentro del plazo | Desarrollo de proyectos que necesitan una mejora continua |
| Enfoque | Asignar un tiempo fijo con intervalo | Iteraciones con límite de tiempo |
| Nivel de urgencia | Puede implicar una urgencia potencial | Ciclo de trabajo estructurado sin tensión |
| Enfoque | Completar la tarea dentro del plazo | Entregar productos completos |
Ejemplos de timeboxing
He aquí algunos ejemplos del método timeboxing que puede utilizar para distintos fines. A continuación se enumeran los ejemplos más populares:
Timeboxing en Agile
Los equipos que trabajan en un proyecto ágil suelen utilizar el método timeboxing para realizar tareas diarias como las reuniones stand-up. Para ello, disponen de un marco temporal específico al principio o al final de la jornada laboral, que suele durar entre 15 y 30 minutos.
En esta reunión, la gente suele compartir las actualizaciones de sus tareas. Aunque el objetivo es completar el briefing a tiempo, los equipos siempre pueden revisar el rendimiento para ver si el plazo es suficiente. También pueden aumentar y disminuir el timeboxing para agile en función de sus necesidades.
Timeboxing en Scrum
Incluso los equipos de Scrum pueden beneficiarse del método de timeboxing, ya que ayuda a los equipos a gestionar su trabajo de manera eficaz a través de límites de tiempo específicos. Un ejemplo podría ser el sprint, que es un método para entregar un producto despachable.
Normalmente, los sprints oscilan entre dos y cuatro necesidades y no superan más de un calendario. Los plazos de los eventos scrum se realizan en el siguiente calendario:
- Sprint: El timeboxing se utiliza para un mes o menos.
- Planificación del sprint: Ocho horas o menos.
- Scrum diario: 15 minutos.
- Revisión del Sprint: 4 horas o menos.
- Retrospectivas del Sprint: 3 horas
Timeboxing en la gestión de proyectos
En cualquier tipo de gestión de proyectos, encontrará el uso de técnicas de timeboxing.
Puede considerar como ejemplo un proyecto de desarrollo de una aplicación. Los sprints de desarrollo de Timebox suelen durar dos semanas. En este tiempo, la limitación temporal garantiza una codificación y unas pruebas eficientes.
Además, el timeboxing también es útil para la corrección de errores, que podría tomar sólo 48 horas para resolver cualquier problema crítico. Así, los problemas graves pueden resolverse rápidamente para conseguir un software estable.
Timeboxing en DSDM
En DSDM (método de desarrollo dinámico de sistemas), un timebox es un marco temporal fijo y predeterminado durante el cual debe completar actividades o tareas específicas. Estos timeboxes suelen ser cortos, desde unos pocos días a unas pocas semanas, dependiendo del tamaño y la complejidad del proyecto.
Esto significa que el equipo del proyecto debe ajustar el alcance o el contenido del timebox para que encaje en el tiempo asignado. Este principio de timeboxing rígido garantiza que el proyecto siga estando sujeto a plazos y que haya un ritmo predecible en el progreso del proyecto.
Timeboxing en una reunión virtual
Debe empezar por establecer un orden del día claro que describa los objetivos de la reunión y un calendario para los mismos. A continuación, puede utilizar un cronómetro o las funciones del software de reuniones en línea para controlar y mostrar el tiempo de cada segmento.
Durante la reunión virtual, deberá ceñirse al calendario predefinido, manteniendo los debates encauzados y evitando retrasos innecesarios. Al final de cada punto del orden del día, resuma los puntos clave y asigne las acciones necesarias.
El timeboxing en la gestión de marketing
El método de timeboxing también es útil para las empresas que utilizan el marketing de contenidos. La fase de creación de contenidos puede realizarse utilizando el método timeboxing. Esta fase puede durar un mes mientras el equipo crea las entradas del blog y el contenido de las redes sociales para un calendario concreto.
A continuación, el equipo puede programar el contenido con regularidad para garantizar una producción de contenidos eficiente y las revisiones necesarias.
Aplicaciones populares de Timeboxing
#1 . monday.com
monday.com es una versátil plataforma de gestión de proyectos y colaboración que también puede utilizar como herramienta de timeboxing. Puede crear bloques de tareas o subtareas utilizando su función Crear tableros y tareas. Para cada uno de estos bloques, puede añadir horas de inicio y fin. El cronómetro se ejecutará en la interfaz de usuario de monday.com para que pueda seguir el progreso.
#2. Asana
Asana es la aplicación de referencia para la gestión de productos y proyectos de muchas startups y empresas. Sus funciones de espacio de trabajo, como la creación de tareas, las fechas de vencimiento, las notificaciones y recordatorios, el seguimiento y los informes de progreso y los paneles de control, son las herramientas perfectas para practicar el timeboxing en casa o en el lugar de trabajo.
#3. Notion
Notion es un espacio de trabajo colaborativo en línea y una aplicación de base de datos que también puede utilizar como plataforma para practicar. En ella, puede añadir tableros Kanban para el timeboxing e integrar una función de temporizador dentro de las tarjetas de tarea.
#4. Clockify
Clockify es una sencilla app de seguimiento del tiempo con añadidos de valor como Equipos, Tablero, Proyectos y más. Aquí, sólo tiene que escribir el nombre de una tarea, añadir la hora de inicio, añadir la hora de finalización y hacer clic en el botón de reproducción para iniciar el timeboxing.
Plantillas de timeboxing sin esfuerzo
#1. Plantilla de caja de tiempo para Notion
Esta plantilla de timeboxing de Notion le ayuda a organizar su día basándose en la técnica clásica de Timeboxing. Le permite priorizar fácilmente las tareas anotándolas en el campo de las 3 principales prioridades y estableciendo temporizadores para cada una de ellas.
#2. Timeboxing de Lucidchart
La plataforma de diagramación deLucidchartcreó una plantilla preconfigurada de timeboxing sólo para usted si desea lograr lo siguiente:
- Gestionar, organizar y estructurar las tareas diarias
- Imponer límites de tiempo para garantizar la máxima productividad
- Realizar más tareas en función de su lista de timebox y de su capacidad
Importando esta plantilla a su cuenta de Lucidchart de forma gratuita, puede añadir sus propias tareas y empezar a hacer timeboxing inmediatamente.
#3. Plantilla Timebox de Creately
Esta plantilla de timeboxing de Creately viene con un calendario holístico de timebox para todos los días laborables de lunes a viernes. Además, crea cuadros de cuadrícula de timeboxes de 1 hora. Puede editar fácilmente el formato utilizando Creately para añadir las tareas de toda la semana en diferentes cajas de bloques de 1 hora. Esta es la mejor plantilla para lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
#4. Caja del tiempo azul y blanca para imprimir en Canva
¿Necesita una plantilla de caja de tiempo para imprimir? Utilice esta plantilla de Canva ahora mismo. Tiene una página para la caja del tiempo diaria y otra para la semanal. En la plantilla diaria, puede añadir la fecha, las 3 prioridades principales, un horario para 18 horas y los objetivos del día. En la página semanal, obtendrá las mismas tareas planificadas semanalmente.
Conclusión
Ahora, puede ver de la discusión anterior que el objetivo del timeboxing es crear un sentido de urgencia para ayudarle a completar una tarea o conjunto de tareas en particular dentro de un plazo fijo.
Como esta técnica tiene varios usos, puede utilizarla siempre que le convenga. También puede probar las aplicaciones y plantillas de timeboxing para utilizarlas de forma fácil y cómoda. Si desea probar otros enfoques, eche un vistazo a la técnica Pomodoro.