La dinámica de trabajo cambia rápidamente y, para que las empresas se mantengan en sintonía, la gestión de proyectos (PM) se ha convertido en la industria de mayor crecimiento de nuestro tiempo.
Cada vez hay más software de PM que permite a los equipos de empleados colaborar fácilmente y en tiempo real para mantenerse organizados y productivos. Está claro que maximizar la productividad, gestionar a los empleados y autónomos y hacer crecer su negocio depende en gran medida de la herramienta de gestión de proyectos que elija.
Trello y monday.com han figurado siempre entre las principales en el espacio de la gestión de proyectos, pero la mayoría de los usuarios potenciales necesitan ayuda para decidirse entre las dos. Aunque ambas herramientas ofrecen ventajas similares a simple vista, tienen algunas diferencias sutiles en cuanto a tableros, integraciones, funciones de seguimiento del tiempo, extensiones de navegador y aplicaciones móviles.
En lugar de dejarle que ande a tientas en la oscuridad y elija al azar Trello frente a monday.com, queremos ayudarle desglosando sus principales características para que pueda tomar una decisión con conocimiento de causa.
Trello frente a monday.com: Una visión general
El software de gestión de proyectos desempeña un papel fundamental en la vida de los empresarios en solitario y de quienes gestionan múltiples proyectos para grandes empresas. Con el software de gestión de proyectos, cuestiones como completar las tareas a tiempo, delegar o comunicarse con los miembros del equipo se convierten en un paseo por el parque.
Trello y monday.com son opciones formidables, pero lo que más le convenga dependerá de lo que esté buscando. No obstante, dado que hay cierto grado de solapamiento en cuanto a características, compararemos brevemente ambas y mencionaremos algunos de sus puntos fuertes y débiles.
Y lo que es más importante, nuestra reseña destacará dónde brilla o se queda corta cada herramienta, cubriendo áreas como la facilidad de uso, la atención al cliente, la elaboración de informes y la integración con otro software.
¿Qué es Trello?
Trello es una herramienta de colaboración en línea con tarjetas y tableros que permite a los usuarios compartir sus perspectivas sobre las funciones y los proyectos asignados. La plataforma consta de tableros, listas y tarjetas que los equipos pueden utilizar para crear tableros de colaboración ilimitados. Los usuarios escribirán sus tareas en tarjetas móviles para reflejar su progreso.
Los usuarios pueden filtrar, etiquetar o codificar por colores las tarjetas que se arrastran para conseguir efectos visuales más significativos. El software permite a los usuarios escribir comentarios en las tarjetas cuando tengan opiniones, preguntas o ideas diferentes. Y lo que es más importante, los usuarios pueden mencionar a miembros concretos a los que están notificando en la aplicación a través del móvil, el correo electrónico o el escritorio.
Trello renovó sus funciones en 2021 para incluir un nuevo conjunto de características, entre las que destacan las formas adicionales de ver los proyectos. Las adiciones más destacadas fueron una vista de línea de tiempo, una vista de calendario y una tabla de espacio de trabajo desde la que se pueden ver las tareas y varios tableros simultáneamente. No obstante, todas estas nuevas funciones sólo están disponibles para los usuarios de los planes de pago de Trello.
¿Qué es monday.com?
monday.com es un sistema operativo de trabajo basado en la nube que le permite crear herramientas para gestionar y organizar todo lo que hace en el trabajo. Puede utilizar la herramienta para dar forma a los flujos de trabajo y conectar con los miembros de su equipo y todo lo demás. Se trata de un dispositivo sencillo e intuitivo que puede ayudar a equipos de todos los tamaños a ajustar las necesidades cambiantes, colaborar con facilidad y crear transparencia.
Aunque monday.com está diseñado para gestionar el flujo de proyectos, también puede utilizar la herramienta para gestionar campañas publicitarias, gestionar proyectos de clientes, realizar un seguimiento de errores y gestionar la producción de vídeo, entre otras tareas complejas. monday.com cuenta con varias plantillas personalizables, herramientas de seguimiento del tiempo y paneles para obtener información, además de aplicaciones móviles que permiten a los usuarios permanecer conectados mientras se desplazan.
el sistema de gestión empresarial de monday.com está diseñado en torno a tableros personalizables, lo que le ha valido el apelativo de «una interesante alternativa a Trello» Las plantillas de tableros que ofrece esta herramienta de gestión empresarial facilitan el flujo de trabajo de equipos de diferentes sectores y tipos de proyectos.
Además de permitir que los miembros del equipo se comuniquen directamente, en los tableros o a través de sistemas de mensajería interna, monday.com cuenta con numerosas herramientas empresariales como las de ventas y marketing, relaciones con los clientes y gestión de documentos.
Trello frente a monday.com: Una comparación de características
monday.com
monday.com ofrece un periodo de prueba gratuito de 14 días, pero el esquema de precios depende del plan que uno elija en función del número de usuarios que accedan a los proyectos. Su plan base cuesta 39 dólares mensuales para entre uno y cinco usuarios. La herramienta ofrece descuentos para instituciones educativas y organizaciones sin ánimo de lucro.
#1. Plantillas y campos de datos
monday.com dispone de plantillas que abarcan desde la gestión de incidencias y las vacaciones familiares hasta calendarios, pruebas A/B y procesos ágiles. Las plantillas están diseñadas para que los usuarios puedan descargarlas y adaptarlas en función del tipo de proyecto o sector. También hay más de 20 campos de datos altamente personalizables que puede ajustar a cualquier proyecto.
#2. Automatización
monday.com cuenta con una biblioteca de automatizaciones basadas en reglas y diseñadas explícitamente para la gestión de tareas menores. Se pueden utilizar para establecer notificaciones o para mover cosas a bordo.
#3. Colaboración
Como todas las demás herramientas de gestión de proyectos, monday.com permite la colaboración entre los miembros del equipo a través de comentarios y conversaciones dentro del proyecto, donde también se pueden añadir documentos e imágenes. Existe la posibilidad de crear automatizaciones para enviar notificaciones por correo electrónico a todos los implicados, por ejemplo, cuando se completa una tarea. Los gestores pueden ver la carga de trabajo de todo el equipo y reajustar rápidamente las asignaciones según sea necesario.
#4. Gráficos e informes de progreso
monday.com ofrece posibilidades de elaboración de gráficos a través del diagrama de Gantt, que los usuarios pueden crear utilizando su función de cronograma. Las opciones de gráficos disponibles incluyen gráficos circulares, de barras y de líneas que permitirán a los miembros del equipo ver el progreso y personalizar para ver las cargas de trabajo de los miembros del equipo.
#5. Aplicación móvil
monday.com cuenta con una intuitiva aplicación móvil compatible tanto con Android como con iOS. Aunque la app tiene algunas limitaciones y no es tan flexible como la versión de escritorio, permite a los usuarios acceder a las funciones de la herramienta sobre la marcha.
Trello
Trello presenta un tablón de anuncios digital, una interfaz de tablero «kanban», que ayuda a los usuarios a organizar proyectos de forma visual. Los usuarios pueden crear tareas fácilmente, asignarlas a otros o utilizar la tecnología de arrastrar y soltar para moverlas por el tablero.
#1. Automatización
Trello cuenta con una función de automatización, Butler, que permite a los usuarios programar automatizaciones en numerosos tableros a los que puede acceder todo el equipo. Los usuarios pueden programar comandos, establecer reglas y crear acciones específicas de activación de fechas de vencimiento como monday.com.
#2. Colaboración
Los miembros del proyecto pueden comentar las tareas además de compartir imágenes y archivos dentro de Trello. Además de la función de arrastrar y soltar, puede compartir a través del correo electrónico y añadir compañeros de equipo a cualquier proyecto. Trello es más barato que monday.com, ya que permite a los usuarios un acceso limitado sin necesidad de pagar.
#3. Gráficos de progreso e informes
En lo que respecta a los informes, Trello no dispone de una función de informes regular, pero el asistente de automatización Butler ayuda a generar informes. Al reunir un grupo de fichas, Butler puede crear rápidamente una cuenta basada en su contenido. No obstante, aparte de algunos gráficos, los informes de Trello no incluyen un sit y no tienen el equivalente de la vista del diagrama de Gantt de monday.com.
#4. Aplicación móvil
Trello cuenta con una aplicación móvil compatible con los sistemas Android e iOS con mayor funcionalidad que la de monday.com. La app permite a los usuarios crear listas, tableros y tarjetas, marcar las tareas completadas o ajustar las fechas de vencimiento. La aplicación móvil, fácil de usar, le ofrece una vista en miniatura de todos sus tableros.
Trello frente a monday.com: Integraciones y complementos
Trello
Trello tiene un sistema único de integraciones conocidas como Power Ups que puede aplicar fácilmente a tableros individuales. Los Power-Ups, que se cuentan por cientos, permiten a los usuarios añadir nuevas funciones a sus tableros de Trello, además de integrarlos con numerosas herramientas empresariales.
Algunos de los Power Ups más populares incluyen un fantástico complemento para campos personalizados, un rastreador de tiempo, formularios de Trello y una función incorporada de SurveyMonkey.
También hay integraciones activas para Gmail, Google Drive, Salesforce y Zendesk. Los potenciadores de Trello son principalmente gratuitos, pero es posible que tenga que pagar una cuota de suscripción por algunos de creadores externos.
monday.com
monday.com incorpora muchas integraciones y complementos que puede añadir a su espacio de trabajo a medida que surja la necesidad. Estas integraciones están disponibles para su uso en todos los tableros, y sólo tiene que instalarlas individualmente en cada tablero. Sin embargo, la mayoría de estas integraciones proceden de creadores externos, y es posible que tenga que pagar una cuota de suscripción.
Algunas de las aplicaciones más notables disponibles en monday.com incluyen notas, HTML incrustado, un voicer para grabar descripciones de audio de las tareas y SuperForm.
Otras integraciones de monday.com son el correo electrónico, las comunicaciones internas, la gestión de archivos y el marketing. Aun así, algunas de ellas están restringidas a los usuarios de planes de pago superiores al nivel estándar. Esta puede ser la principal desviación respecto a Trello, donde integraciones similares son gratuitas o se cobran a terceros creadores.
Trello frente a monday.com: Facilidad de uso
Tanto Trello como monday.com cuentan con interfaces intuitivas y fáciles de usar. Sin embargo, la facilidad de uso se reducirá a las preferencias personales.
Trello
Trello ha adoptado el método del tablero Kanban, en el que el usuario puede personalizar fácilmente las tarjetas utilizando imágenes. Sus tarjetas se mostrarán en el tablero, donde sólo mostrarán los aspectos más importantes, como el título, el progreso y la fecha de vencimiento.
Un usuario también puede codificar por colores para transmitir mensajes importantes, como las fechas de vencimiento, al resto del equipo: pueden hacer clic en la tarjeta para obtener los detalles precisos. El sistema organiza las tarjetas de forma ordenada, previsualizando los documentos e imágenes guardados.
En comparación con monday.com, es más fácil aprender a utilizar Trello, que guía a los usuarios a través de su primer proyecto, simplemente porque no muestra demasiados campos ni opciones de personalización sobre la marcha.
monday.com
la interfaz de monday.com se asemeja a una hoja de cálculo con registros llamados Pulse, donde se pueden guardar documentos y tareas o mostrar los pasos dados para completar un proyecto. Un usuario puede crear los mismos informes utilizando un formulario en línea exclusivo de monday.com.
Si ya ha utilizado antes una hoja de cálculo, ya sabe lo que le espera, con funciones adicionales como iconos y colores que pueden utilizarse para diferenciar campos o personalizarlos.
No obstante, si es un novato total, el formato de monday.com puede resultar un poco abrumador, ya que toda la información, incluidos los calendarios, las vistas de tarjetas y las líneas de tiempo, se encuentran en la misma página. Lo bueno de monday.com es que guía al usuario a través del proceso básico de creación de un proyecto, de modo que los demás procesos avanzados pueden aprenderse a medida que se avanza.
Trello frente a monday.com: Atención al cliente
Tanto Trello como monday.com ofrecen un excelente servicio de atención al cliente. Sin embargo, observará que mientras monday.com incluye asistencia telefónica, Trello sólo ofrece a los usuarios asistencia personal a través del correo electrónico o de los foros de la comunidad.
Trello
El paquete de atención al cliente de Trello incluye guías escritas y una función de búsqueda de instrucciones que ofrece respuestas avanzadas pero pocas instrucciones básicas. Las guías de la herramienta están ilustradas y son fáciles de seguir con información que incorpora guías, una base de conocimientos, seminarios web en YouTube, un foro comunitario y un paquete de formación VIP.
monday.com
monday.com supera a Trello en atención al cliente gracias a su teléfono en directo y a su asistencia por correo electrónico 24 horas al día, 7 días a la semana. La empresa también ofrece una biblioteca de artículos, guías de autoayuda y vídeos con tutoriales detallados que le guiarán en la realización de tareas.
Estas guías incluyen un servicio profesional de incorporación, migración de datos, formación e integraciones. Las herramientas disponibles incluyen indicaciones, una base de conocimientos, seminarios web, tutoriales en vídeo, un foro comunitario y un paquete de formación VIP.
Trello frente a monday.com: Caso práctico
Trello
Estimamos que Trello puede adaptarse mejor a los usuarios que gestionan proyectos de marketing, pipelines de ventas, seguimiento de la atención al cliente y seguimiento de RR.HH. Los planes de nivel superior de la herramienta de gestión de proyectos incluyen funciones básicas demandadas por empresas como Adobe y Foot Locker.
Sin embargo, Trello tiene varias limitaciones, como la necesidad de una función de facturación de clientes incorporada, lo que la hace más apropiada para proyectos internos. Si se trata de proyectos a gran escala que requieren herramientas avanzadas de elaboración de informes y presupuestos, le convendrá considerar una alternativa a Trello que ofrezca un mayor nivel de funcionalidad.
monday.com
Aunque monday.com también utiliza la fórmula Kanban para organizar proyectos, también ofrece un esquema de proyecto adicional con funcionalidades avanzadas que lo llevan más allá del alcance de Trello. Incluso con sus funcionalidades avanzadas, los comentarios de los clientes indican que monday.com sigue siendo muy fácil de usar, y quizá sea la razón por la que empresas líderes como Adidas, Lonely Planet y HubSpot se encuentran entre sus usuarios más populares.
monday.com se adapta mejor a las empresas y a los propietarios de grandes proyectos que a los proyectos individuales o personales. Los propietarios de empresas consideran que los planes de nivel inferior con funciones limitadas, como registros de actividad restringidos o almacenamiento de archivos reducido, como los de Trello, no les convienen.
En consecuencia, si está involucrado en un gran proyecto que necesita una amplia funcionalidad, Monday.com debería ser su elección, aunque acabe pagando un poco más por el servicio.
Palabras finales
Después de analizar Trello frente a monday.com, se habrá dado cuenta de que ambas herramientas de gestión de proyectos ofrecen excelentes funciones de colaboración, por lo que elegir al ganador absoluto entre las dos o compararlas con otras herramientas de gestión de proyectos resulta complicado.
En primer lugar, Trello es fácil de configurar, lo que la hace aplicable a cualquiera que pueda sentirse fácilmente abrumado cuando se encuentra con demasiadas funciones. Sin embargo, monday.com ofrece varios tipos de tableros y herramientas de colaboración. La guinda del pastel es el área Mi trabajo, que facilita la gestión de las tareas personales.
Las necesidades y preferencias de su proyecto deberían determinar con qué se queda al final. Elija Trello si busca una herramienta de gestión de proyectos sencilla para proyectos que requieran una colaboración mínima. Por otro lado, si lo que busca son funciones avanzadas y una amplia variedad de tipos de tableros, entonces monday.com es la mejor opción. monday.com es nuestro ganador absoluto, pero la elección final es suya, ya que es usted quien mejor conoce su proyecto.
A continuación, eche un vistazo a Asana frente a monday.com: cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos.