Los eventos virtuales son muy fáciles de llevar a cabo en este mundo en rápida evolución de la era digital.
Muchas empresas se enfrentan a varios problemas debido a la pandemia mundial de COVID-19. La pandemia se ha prolongado durante mucho tiempo y las cosas aún no están completamente bajo control. Por eso las empresas están buscando nuevas formas de trabajar y de comunicarse.
Varias empresas están pidiendo a sus empleados que sigan trabajando desde casa. Antes, los compañeros de trabajo solían celebrar reuniones en persona, pero ahora tienen que pasarse a la plataforma en línea.
Las empresas utilizan diferentes plataformas en línea como Zoom, Hangouts, Meet y Skype para realizar videollamadas y reuniones. Por otro lado, Slack y Microsoft Teams se utilizan para intercambiar documentos y mensajes.
No sólo se celebran reuniones, sino que las empresas también están deseando organizar eventos de forma virtual. Las empresas están conectando con el público a través de eventos en línea. Mientras el mundo estaba bajo llave, varias empresas decidieron continuar con lanzamientos virtuales de productos, ferias comerciales y mucho más.
La famosa Apple Inc. organizó un lanzamiento virtual de productos en septiembre de 2020. Anunciaron varios productos de Apple, entre ellos dos nuevos modelos de iPad y un Apple Watch. El público estaba ansioso por conocerlo todo al detalle.
Los organizadores pudieron describir todo a la audiencia sin esfuerzo, incluso en la plataforma en línea. La gente estaba atenta con el mismo entusiasmo, incluso en los eventos virtuales.
¿Qué es una plataforma de eventos virtuales?
Una plataforma de eventos virtuales es una plataforma en línea en la que la gente puede organizar y asistir a eventos en un entorno virtual. Aquí se pueden organizar conferencias virtuales, seminarios web, talleres e incluso ferias comerciales.
Las plataformas suelen estar equipadas con sólidas herramientas y funciones para la venta de entradas, la gestión de eventos híbridos, la gestión de audiencias, el compromiso y la creación de redes. Al ayudarle a organizar eventos virtuales inmersivos y atractivos, estas plataformas conectan a personas de todo el mundo.
Casos de uso de las plataformas de eventos virtuales
- Diferentes ferias y exposiciones comerciales se alojan en estas plataformas.
- Estas plataformas también pueden utilizarse para organizar ferias profesionales con el fin de atraer a posibles candidatos a un puesto de trabajo.
- Quienes deseen organizar una conferencia para un público a gran escala pueden hacerlo en plataformas de eventos virtuales sin ninguna restricción.
- Las sesiones de formación en línea a gran escala pueden organizarse en plataformas de eventos virtuales.
- Las empresas también utilizan esta solución para lanzar sus productos virtualmente a una audiencia global.
- Estas plataformas también son adecuadas para comunicaciones internas como reuniones y actos para empleados.
- Los medios de comunicación utilizan el software para organizar ceremonias de entrega de premios que el público mundial puede ver.
- La mayoría de estas plataformas también son capaces de organizar eventos híbridos con una combinación de elementos virtuales y presenciales.
Características a tener en cuenta al elegir la plataforma de eventos virtuales
- Facilidad de uso y configuración
- Funciones de creación de redes y comunicación abierta
- Capacidad de audiencia adecuada para su evento
- Seguimiento de los datos del evento para obtener información sobre el rendimiento de la inversión y el rendimiento
- Soporte para múltiples sesiones de retransmisión en directo
- Funciones y sistemas automatizados
- Personalizable para la marca y el marketing
- Facilidad de resolución de problemas en tiempo real
- Soporte de monetización
- Ajustado a su presupuesto
Consejos para que los eventos sean un éxito
#1. Elegir la plataforma adecuada
Es necesario elegir una plataforma que se adapte al presupuesto, los criterios y el tipo de su evento. Elegir la plataforma adecuada será bastante fácil para que el evento tenga éxito.
Plataformas para principiantes
Si busca una solución rápida que no requiera muchos recursos, debería utilizar las plataformas de las redes sociales. Le ayudarán a retransmitir en directo todo el evento en las redes sociales.
Algunas de estas plataformas son Facebook, YouTube e Instagram. La ventaja más significativa aquí es que no necesita gastar nada para organizar un evento en línea en estas plataformas. Puede compartir directamente el enlace a su evento con el público objetivo.
El público está familiarizado con estas plataformas, ya que son bastante fáciles de usar. Puede aprovechar las herramientas de retransmisión en directo.
El inconveniente de las plataformas de medios sociales es que el acto no será tan interactivo. La gente sólo puede interactuar a través de comentarios, pero no es posible ningún otro tipo de interacción. Algunas plataformas también ponen ciertas limitaciones a la hora de celebrar una sesión en directo. Por ejemplo, necesita 10.000 suscriptores en su canal para organizar un evento virtual en directo en YouTube.
Plataformas intermedias
Puede utilizar Zoom o Google Meet para mejorar el nivel de interacción con los participantes. Le permiten crear reuniones de equipo y salas de conferencias para seminarios web y eventos en línea.
Puede interactuar con su audiencia y compartir su pantalla o webcam para que sea como un evento en persona. Es ideal para reuniones reducidas.
Plataformas avanzadas
Si le preocupa la interacción de la audiencia y lo necesita todo para que los eventos virtuales tengan éxito, necesita herramientas avanzadas, como las que se mencionan a continuación, que se encargan de realizar encuestas, puestas en común, cuestionarios, informes posteriores al evento, análisis en profundidad y mucho más.
#2. Promoción del evento virtual
Si planea organizar un evento virtual, necesita desarrollar una estrategia de marketing sólida que se alinee con sus objetivos y su trabajo en el mundo en línea. Hay muchas formas de promocionar su empresa o evento. De todas las estrategias de marketing digital, dos de las más importantes en las que debe centrarse son:
- Por correo electrónico
- Por medios sociales
El correo electrónico y los medios sociales son la mejor forma de dar a conocer su evento. Debería dedicar tiempo a elaborar correos electrónicos de marketing para atraer a la gente a su evento virtual. Los hashtags específicos del evento darían un gran impulso al mismo a través de los medios sociales. Incluso puede dirigirse a seguidores influyentes en los medios sociales para que promocionen su evento virtual.
#4. Reutilice su contenido de vídeo
Aunque su evento virtual haya terminado, no significa que su contenido pierda valor. Puede editar el contenido y colgarlo en diferentes formatos en las redes sociales y otras plataformas para promocionarlo.
- Cree un podcast convirtiendo su contenido de vídeo
- Escriba un blog transcribiendo su vídeo
- Compártalos en las redes sociales creando clips cortos e imágenes con herramientas como Canva.
El contenido nunca pasa de moda; puede volver a utilizarlo para promocionar su evento anterior. También le ayudará a captar la atención del público para su próximo evento.
Veamos algunas de las fantásticas herramientas de marketing para crear un evento virtual.
Adobe Connect
Organice un evento virtual con Adobe Connect para utilizar el verdadero poder de la plataforma virtual. Puede utilizar esta versátil plataforma para ofrecer una experiencia maravillosa a su variada audiencia.
Puede transformar por completo la forma de relacionarse con su público para crear una experiencia envolvente para ellos. Es una plataforma excelente para realizar seminarios web, reuniones y conferencias de forma segura.
Personalice el escenario según su audiencia y tome el control total de la plataforma para impulsar el compromiso y las interacciones mientras continúa con el evento. Su audiencia nunca podrá perderse su sesión gracias a las grabaciones interactivas que parecen sesiones reales.
Adobe Connect es una solución de planificación integral que le permite organizar y realizar el seguimiento de todo su evento virtual. La plataforma registra todos sus flujos de trabajo previos y posteriores al evento.
Puede obtener un análisis en profundidad de su evento virtual con esta plataforma. No hay necesidad de preocuparse por la seguridad o los datos de su empresa y de los participantes porque Adobe le mantiene cubierto en lo que a seguridad se refiere.
El calendario de eventos
El Calendario deeventos comienza con la optimización del esquema de sus eventos virtuales para un mejor descubrimiento en las búsquedas de Google.
Este software de eventos virtuales también cuenta con una potente integración con herramientas de conferencia como Zoom y Webex. Genera automáticamente los enlaces de las reuniones y los muestra en el panel de control de WordPress.
Además, puede optar por mostrar los enlaces de transmisión en directo a los asistentes que compren una entrada o hagan RSVP. El calendario de eventos también admite eventos híbridos al incluir ubicaciones para todas esas entradas.
Esto permite controlar todo directamente desde su panel de administración de WordPress, incluida la transmisión en directo incrustada para mantener el tráfico en su sitio web.
Hay muchas más ventajas de utilizar El Calendario de Eventos para eventos virtuales e híbridos. Las suscripciones van desde un solo sitio a sitios ilimitados, atendiendo a todos los casos de uso.
Por último, cada compra está respaldada por una garantía de devolución del dinero de 30 días sin preguntas.
Hubilo
Hubilo ha hecho su plataforma ideal teniendo en mente a varias empresas y sus eventos. Admite flujos de trabajo de registro profundos mediante la creación de una página de aterrizaje. Todo el proceso de venta de entradas, facturación y Hubilo gestiona la integración con diferentes procesadores de pago.
La plataforma permite a los usuarios comprometerse con un fantástico feed de eventos. El gráfico de compromiso aumentaría exponencialmente gracias al feed de eventos. Tiene la capacidad de gestionar todo el evento virtual sin problemas. Hubilo se encarga de todo, desde el estudio de retransmisión hasta el engagement.
No es sólo una plataforma para eventos virtuales, sino que también se dará cuenta de sus características de análisis y marca. Puede integrar varias herramientas empresariales como Salesforce, HubSpot, Mailchimp, Intercom, Marketo y muchas más para gestionar los flujos de trabajo de los eventos a través de Hubilo.
Goldcast
Goldcast es una plataforma especializada para que los comercializadores de eventos creen un evento que parezca un programa de Netflix. Puede personalizar completamente esta plataforma según su marca para asegurarse de que se asemeja al evento de su empresa. Hay infinitas opciones de personalización a su disposición en Goldcast.
Goldcast le permite mezclar vídeos tanto en directo como pregrabados. El estudio incorporado crea una transición suave y fluida entre los vídeos en directo y los pregrabados. Ahora, no habrá silencios ni interrupciones debidos a las transiciones de vídeo.
Goldcast es una plataforma ideal para celebrar diversos eventos virtuales como lanzamientos de productos, cumbres de clientes, eventos comunitarios, conferencias anuales, talleres y muchos más.
Normalmente, los eventos virtuales se convierten en presentaciones unilaterales sin posibilidad de interacciones entre pares. Esta atractiva plataforma le permite debatir su tema favorito en una sala de mesas redondas. Una vez finalizado el evento virtual, Goldcast le presentará los datos recopilados de clientes y clientes potenciales, junto con perspectivas procesables.
Airmeet
Airmeet ha sido diseñado para ofrecer eventos memorables que encantarán a su audiencia. Sus participantes podrán pasar de una sesión virtual a otra, visitar algunos stands de exposición y visitar las salas de networking para relacionarse con otros participantes. Puede crear una recepción personalizada para mantener el escenario, el salón y el stand.
Puede ampliar rápidamente su evento aunque haya 100.000 participantes en su evento virtual. Inicie rápidamente una transmisión en directo desde YouTube y Facebook directamente a través de Airmeet. Podrá recoger y analizar los datos del evento integrando el CRM a través de Zapier. Puede retransmitir la sesión desde cualquier estudio en directo como OBS, WebEx, Zoom, etc.
Es una plataforma muy fiable y robusta para celebrar eventos virtuales y cuenta con excelentes opciones de integración para mejorar la experiencia. Tanto si está planificando un seminario web social como una entrega de premios, un espectáculo en directo o una feria comercial, no tiene por qué preocuparse porque Airmeet puede encargarse de todo.
Esperando
Si está planeando organizar un evento virtual con participantes de todo el mundo, debería echar un vistazo a Hopin. Le resultará beneficioso para crear un evento virtual atractivo. Se han optimizado múltiples áreas de interacción para que sus asistentes participen y se conecten.
No verá ninguna diferencia entre los eventos offline y online gracias a esta plataforma. Dispone de varias personalizaciones para convertirlo en el evento virtual ideal. Tanto si está planeando un evento de reclutamiento de 50 personas, una reunión práctica de 500 personas o una feria anual de 50.000 personas, puede seguir adelante con Hopin.
Hopin le permite gestionar el evento desde la fase de planificación hasta la de análisis. Puede vender entradas en línea o incluso reclutar patrocinadores. Incluso puede obtener un análisis completo del evento y descargar los datos de todos los asistentes. Todos los asistentes pueden comprometerse rápidamente, y existen opciones para organizar encuentros 1-1 para un mejor compromiso entre los participantes.
Bevy
Si busca un software de nivel empresarial para organizar conferencias virtuales y otros eventos, Bevy es el perfecto para usted.
Tanto si planifica una pequeña conferencia, una reunión para los empleados de su empresa o un evento mundial a gran escala, con Bevy encontrará todos los recursos para llevarlo a cabo. Puede integrarse con su software de automatización de marketing y CRM para un mejor manejo.
Puede comprender completamente los datos de su audiencia y utilizarlos para obtener mejores resultados. Integrar todos los datos con sus sistemas centrales es bastante sencillo. No hay intermediarios cuando los eventos se alojan en Bevy. Los datos de los asistentes son sólo suyos y no habrá interferencias debido a la plataforma.
Bevy puede gestionar eventos virtuales y comunitarios a cualquier escala con la máxima eficacia. El equipo de asesores está siempre a su disposición para ofrecerle su apoyo en caso de cualquier duda o problema con la plataforma. Puede prosperar con su evento virtual planificándolo en Bevy.
Cumbre Hey
Si su objetivo es monetizar su pasión y atender a un público cada vez mayor, Hey Summit es la plataforma en la que puede organizar eventos virtuales para todo el mundo. Facilita la organización de eventos en línea, ya que tendrá que dedicar menos tiempo a utilizar las herramientas que ya conoce.
Para promocionar su evento, esta plataforma le permite crear una página de aterrizaje con su marca y personalizar el contenido de su correo electrónico. También dispone de unas herramientas de marketing y compromiso impresionantes para hacer crecer su audiencia.
Hey Summit también ofrece potentes análisis de eventos que le ayudarán a realizar un seguimiento del rendimiento de su evento, tanto si es gratuito como de pago. También es compatible con las plataformas populares que ya está utilizando, como YouTube, Zoom, StreamYard, Vimeo, Twitch, Wistia, Zapier y Google Meet.
También le permite lanzar eventos activos ilimitados e invitar a tantos asistentes como desee. El panel de control de ponentes y el registro de asistentes le ayudan a mantener todo bajo control.
Livestorm
Livestorm es una plataforma todo en uno para organizar eventos interactivos en directo y obtener información procesable de los mismos. Este intuitivo software de eventos virtuales puede albergar eventos virtuales a escala.
Cuenta con herramientas integradas para el registro de eventos en línea y el envío de correos electrónicos para invitar y organizar eventos virtuales. La plataforma tiene incorporadas funciones de participación creadas para interactuar con los participantes. Livestorm también ofrece plugins para el diseño personalizado de salas, el intercambio de archivos y muchos más para experiencias en directo personalizadas.
También puede integrarla con aplicaciones CRM populares como Salesforce y HubSpot. La plataforma también le permite ver los registros de los contactos y consultar los informes de participación para ver los índices de asistencia y compromiso.
SpatialChat
SpatialChat es el espacio virtual adecuado para cualquier evento que desee organizar, desde conferencias a reuniones en línea, desde keynotes a talleres. Gracias a la posibilidad de compartir múltiples contenidos, incrustarlos, chatear y reaccionar, podrá hacer que la audiencia se sienta conectada y comprometida.
Mientras respira el entorno de su evento virtual, le permite añadir fondos personalizados, GIF, imágenes, vídeos, logotipos de marca y dominios. Garantiza la seguridad de los datos mediante la gestión de los datos de su empresa a través del cumplimiento de GDPR y SOC 2 Tipo II. La plataforma utiliza SSO para permitir a los empleados iniciar sesión con un único ID.
Si utiliza SpatialChat, podrá tener un control total sobre su espacio y establecerlo como privado mediante una contraseña. Las organizaciones también pueden gestionar la configuración de los usuarios en el espacio de trabajo o en salas específicas y controlar el acceso de los empleados.
Swapcard
Con la solución Swapcard, puede crear sin esfuerzo sus eventos virtuales y hacer crecer su base de audiencia. Sus herramientas entre bastidores y sus funciones de participación, como las salas de chat, los debates en directo y las mesas redondas, cautivan al público y a los ponentes.
Swapcard Live Backstage le permite realizar presentaciones asombrosas para un público a gran escala. Puede transmitir directamente su vídeo en Swapcard para disfrutar de una experiencia en línea envolvente. Los asistentes pueden utilizar la comunicación 1 a 1, los chats de vídeo en grupo, las reuniones de patrocinadores, etc., para establecer contactos virtuales. También hay preguntas y respuestas, encuestas, cuestionarios y chats en directo para interactuar con ellos.
La facilidad de pago integrada de esta plataforma de eventos virtuales le permite implementar un registro rápido para las personas interesadas. Además, le permite personalizar la plataforma de acuerdo con la identidad de su marca. Esta plataforma también admite el seguimiento de los números de inscripción en directo y la sincronización de los datos con sus herramientas de marketing.
Eventos Webex
Webex Events es una plataforma en la que puede celebrar eventos tanto virtuales como híbridos y presenciales. De este modo, tanto si su público asiste virtualmente como en persona, tendrá la certeza de que disfrutará de una experiencia de evento elevada.
Incluye software, hardware y servicios eficientes que los profesionales de eventos pueden utilizar para gestionar las tareas a lo largo de todo el ciclo de vida del evento. El software es flexible por naturaleza: los anfitriones pueden alternar fácilmente entre los formatos presencial y virtual u organizar un evento híbrido para reunir a ambos grupos de público.
Los eventos Webex también proporcionan datos detallados sobre la participación de los asistentes, la venta de entradas y el patrocinio de cada evento. Esta solución le permite gestionar el registro y la venta de entradas desde la misma plataforma y ofrecer soluciones in situ como el registro en persona y la impresión de acreditaciones.
Incluso cuenta con una aplicación para eventos intuitiva y totalmente personalizable que mejora la experiencia de los asistentes e impulsa un mejor ROI del evento. Para la monetización del evento, proporciona banners, CTA personalizados, stands y recursos.
Zoom Eventos
Con potentes plataformas como Zoom Events, puede organizar eventos virtuales e híbridos a gran escala. Le simplifica la gestión de eventos para que pueda ofrecer una experiencia virtual exitosa e inolvidable a su audiencia.
La plataforma permite a los anfitriones retransmitir sus sesiones en directo. De este modo, los asistentes al evento pueden navegar por las sesiones y seleccionar aquella a la que deseen unirse. También facilita la creación de redes entre los asistentes para que puedan conectarse entre sí durante el evento.
La función Expo Floor virtual de esta herramienta permite a los asistentes al evento interactuar con los patrocinadores en una conversación en directo y explorar el contenido de los distintos stands. Los eventos organizados pueden personalizarse con el logotipo y los colores de su marca mediante una página de inscripción y un vestíbulo del evento personalizados.
Zoom Events también cuenta con una biblioteca de vídeo a la carta que ofrece una mayor vida útil a su evento y permite a los asistentes acceder al contenido incluso después de que éste haya finalizado. Le permite gestionar todos sus eventos y grabaciones en un solo lugar y colaborar con sus colegas para organizar eventos.
Reflexiones finales
Debido a la pandemia, la gente está atrapada en sus casas y aburrida. Es el momento adecuado para crear eventos virtuales extraordinarios que le ayuden a hacer crecer su marca y su negocio. Con la ayuda de las soluciones mencionadas anteriormente, le resultará bastante fácil organizar y gestionar su evento virtual y convertirlo en un gran éxito.
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