Puede obtener todas las ventajas y beneficios de una oficina normal registrándose en una oficina virtual de cualquiera de las plataformas mencionadas a continuación.
A veces, alquilar una oficina física se convierte en todo un reto para los propietarios de microempresas, pequeñas, medianas empresas y autónomos. Hay que pagar un alquiler mensual fijo que aumentará cada año. Todo ello sólo por una dirección comercial y un buzón.
Supongamos que lleva su negocio en línea pero necesita una dirección comercial a efectos de facturación, impuestos y normativas. Se preguntará: «¿tengo otra opción que pagar el alquiler de una oficina física?» Sí, ¡la tiene! Puede optar por suscribirse a una oficina virtual.
Siga leyendo para saber más sobre las oficinas virtuales, sus características esenciales y algunas de las mejores soluciones que puede consultar ahora.
Soluciones de teletrabajo y trabajo híbrido en un mundo pospandémico
Durante la pandemia de Covid-19, las empresas tuvieron que enviar a su personal a casa y trabajar desde allí debido a los cierres globales. Los desarrolladores de tecnología informática renovaron las herramientas de trabajo en línea durante los dos últimos años de la pandemia de Covid-19 (2020 a 2021).
Las empresas vieron el auge de aplicaciones como Zoom, Slack, Asana, Teams, Google Workspace, Google Meet, aplicaciones de pizarra, etc.
Las empresas también fueron testigos de que la WFH redujo los costes de capital como espacios de oficina, instalaciones en el lugar de trabajo, servicios de comedor, gimnasios, etc. ¡Y eso no es todo! Los empleados se volvieron más activos y productivos mientras trabajaban a distancia.
También se abordó cualquier problema de seguridad mediante sólidas soluciones de seguridad para puntos finales, aplicaciones de gestión de identidades y accesos, virtualización de escritorios, etc.
Tras la pandemia, las empresas no se limitaron a llamar a todos los empleados al lugar de trabajo. Adoptaron un modelo de trabajo híbrido.
En este modelo, algunos empleados trabajan desde casa mientras que otros acuden a la oficina. Todos los empleados permanecerán conectados a través de espacios de trabajo en línea de Google, Microsoft, Facebook, etc.
Varias empresas de tecnología de la información han ideado una nueva gama de productos empresariales para dar servicio a las empresas digitales de nueva generación. Se trata de oficinas virtuales, asistentes de oficina virtuales, direcciones de reenvío de correo, buzones de voz para teléfonos fijos oficiales, etc.
Las empresas de nueva creación y los negocios digitales modernos pueden obtenerlos todos en un paquete sencillo y asequible para satisfacer todas las necesidades de cumplimiento normativo y de los clientes.
¿Qué es una oficina virtual?
Estos servicios gestionados proporcionan a su empresa una dirección física aparte de su domicilio. Puede obtener cosas relacionadas con la oficina, como un servicio de atención telefónica, dirección postal, reenvío de correo, videoconferencias y salas de reuniones.
Algunos proveedores de oficinas virtuales ofrecen servicios ocasionales de organización de conferencias en un lugar de trabajo físico.
Con estos servicios, no necesita pasar por las molestias del contrato de arrendamiento, los contratos de alquiler, los servicios de conserjería para la oficina, los alquileres mensuales, etc.
Las pequeñas empresas y las empresas de nueva creación utilizan este tipo de servicios para reducir los gastos operativos y generales. También le permite centrarse en la obtención de ingresos empresariales en lugar de ocuparse de tareas no productivas.
Características esenciales de los proveedores de oficinas virtuales
#1. Direcciones comerciales
El proveedor de servicios debe ofrecerle direcciones comerciales que no figuren en listas negras para el registro comercial y fiscal.
#2. Buzón y reenvío de correo
El proveedor debe encargarse de todo el correo físico entrante y reenviarlo a su domicilio.
#3. Teléfonos fijos comerciales y contestadores automáticos virtuales
Debe haber un número de teléfono oficial al que puedan llamar sus clientes actuales y potenciales. Estas llamadas no deben quedar sin respuesta. Puede haber un recepcionista en directo o virtual para atender estas llamadas.
#4. Sin bloqueo de proveedores
No debe haber bloqueos complicados del proveedor ni cargos ocultos. El proveedor debería poder ofrecerle más recursos si planea ampliar su negocio.
#5. Internet de alta velocidad
Si el proveedor ofrece un espacio de co-working para reuniones ocasionales, debería disponer de Internet de alta velocidad para atender a los muchos dispositivos que podrían conectarse.
#6. Equipo de audio y vídeo para conferencias
También necesitará sistemas audiovisuales para espacios de trabajo virtuales híbridos para reuniones en persona y a distancia.
#7. Sitio web y herramientas de chat web
Es bueno si el proveedor también ofrece servicios de registro de sitios web, alojamiento y chat para su negocio en crecimiento.
#8. Espacios para eventos y reuniones
Si necesita celebrar juntas de accionistas, reuniones con clientes, conferencias, etc., el proveedor debe poder acomodarlas.
#9. Servicios de impresión y escaneado
El espacio de oficina híbrido también debería incluir servicios de impresión bajo demanda con herramientas de gestión de impresión. Las empresas no pueden cerrar sus tratos sin contratos de impresión.
A continuación encontrará algunas soluciones de oficina en línea populares que puede tener en cuenta para su próximo negocio:
Oficina virtual InCitySpace
Seattle es la ciudad con más actividad empresarial del estado de Washington, EE UU. La mayoría de las empresas extranjeras desean una dirección en Seattle para disfrutar de un impulso de identidad de marca, ventajas fiscales y ganar estatus.
LaOficina Virtual InCitySpace puede satisfacer sus necesidades de dirección comercial virtual en Seattle. ICS ofrece direcciones reales. No se trata de direcciones virtuales que las autoridades no puedan verificar.
Utilizar una dirección de Seattle, una dirección comercial de EE.UU., también le permite utilizar cuentas corrientes comerciales.
ICS cuenta con las licencias necesarias para operar este tipo de negocios en EE.UU., por lo que usted cumple automáticamente con todas las leyes estatales y federales.
Oficinas virtuales de la Alianza
AllianceVirtual Offices es uno de los líderes del sector. Ofrece oficinas en línea con direcciones reales en los principales países donde la gente quiere hacer negocios.
Tiene que escribir dónde desea abrir su oficina virtualmente. Alliance abrirá rápidamente varios listados con tarifas mensuales o anuales asequibles.
Las características más destacadas de Alliance son
- Servicios de recepcionista en tiempo real
- Una dirección comercial virtual en EE.UU
- Números de teléfono fijo virtuales
- Espacios de co-working para eventos y ocasiones
- Reserva de salas de reuniones
- Más de 1200 ubicaciones internacionales con 4000 salas de reuniones globales
WeWork
WeWork revoluciona el concepto de oficina virtual. Ofrece lugares de trabajo en alquiler por horas, días, semanas, meses; lo que usted quiera. Y no sólo el lugar de trabajo. Sus espacios de co-working incluyen Internet, teléfonos, accesorios para reuniones, servicios de impresión, etc.
Las características destacables de WeWork son
- Escritorio dedicado en una oficina compartida
- Despachos privados
- Oficinas tamaño suite con servicios privados
- Oficinas de planta completa
- Afiliaciones mensuales al espacio de co-working
WeWork también es popular entre los empleados digitales porque ofrecen ancho de banda dedicado, acceso VPN, acceso LAN, cobertura Wi-Fi, etc. Además, todos sus servicios informáticos cuentan con medidas de seguridad de nivel empresarial.
Kumospace
Kumospace lleva las oficinas en línea al siguiente nivel ofreciendo un entorno visual para crear una oficina en un espacio virtual. Puede ver quién está trabajando dentro de una arquitectura similar a la del suelo. Hay escritorios, sillas, tabiques y todas las demás cosas que tenía su antiguo lugar de trabajo. Sin embargo, todo esto está en la nube.
Los colegas se conocen entre sí por sus avatares dentro de la interfaz visual. Puede ver si alguien no está en su mesa a través de la función Movimiento. Otras funcionalidades destacables de Kumospace son:
- Audio espacial de múltiples conversaciones, igual que en los lugares de trabajo físicos
- Compartir documentos a través de enlaces rápidos
- Juegos a distancia, igual que en la oficina
- Compartir pantallas con los compañeros
- Pizarras blancas para lluvias de ideas
- Momentos Watercooler
Clevver.io
Clevver. io le permite crear toda una empresa a partir de Internet y establecer una dirección comercial en 50 países de todo el mundo. Hasta el momento, es el proveedor de oficinas y servicios de oficina en línea más sólido que hemos revisado.
Ofrece servicios de constitución, cuentas bancarias, fiscalidad, contabilidad, buzones digitales y muchos más.
Oficina inteligente
Tanto si posee una gran empresa como una pequeña, Intelligent Office le ofrece soluciones empresariales virtuales para que pueda dirigir el negocio de forma más eficaz y rentable. Obtenga las ubicaciones de oficina virtual de su elección y vea cómo su negocio prospera con una perspectiva profesional.
Le permite disponer de una prestigiosa dirección virtual para recibir correo desde cualquier lugar. También puede utilizar el servicio de atención telefónica para conseguir una mejor relación con los clientes. Además, las empresas pueden añadir un asistente virtual formado a su equipo para que se ocupe de su negocio.
Regus
Con Regus, las empresas pueden hacer visible su presencia corporativa en todo el mundo. Seleccione cualquiera de sus oficinas virtuales situadas en las principales ciudades y presente su empresa de forma profesional.
Además de una dirección virtual, puede obtener servicios de reenvío de correo y atención de llamadas incluidos en este servicio.
Entre las características más destacadas de Regus se incluyen:
- Dirección comercial corporativa instantánea
- Recepcionista profesional
- Reenvío de correo diario, semanal, mensual o ad hoc
- Número de teléfono comercial local o nacional
- Servicio de recepcionista profesional
- Espacio de oficina o de cotrabajo a la carta
- Apoyo administrativo
Opus VO
OpusVO es la plataforma donde obtendrá todos los servicios empresariales que necesite a un coste eficaz. Aquí podrá elegir entre más de 650 sedes en EE.UU., entre las que se incluyen Atlanta, Beverly Hills, Chicago, Brooklyn, Los Ángeles, Nueva York y Miami. Las características más destacadas de Opus VO son:
- Dirección postal de la empresa
- Número de teléfono de la empresa
- Desvío de llamadas Premium
- Número de fax de la empresa
- Recepcionista en directo
- Buzón de voz convertido en correo electrónico
- Servicio de fax a correo electrónico
- Creación de crédito empresarial
Además, puede disponer de funciones como mensajes de texto, número gratuito y puente de audioconferencia con cargos adicionales.
virtualoffice.team
Virtualoffice.team es el espacio de trabajo digital dedicado a los equipos distribuidos. Aunque todos sus compañeros trabajen desde distintos lugares, esta plataforma le ayuda a mejorar la comunicación y el espíritu de equipo. Tanto los equipos totalmente remotos como los híbridos pueden aprovechar este programa.
Puede diseñar su espacio de oficina virtual y colocar su escritorio donde desee. Aquí, comunicarse y colaborar con los demás es fácil, igual que en la oficina real. Además, puede reunirse con sus colegas en la sala de reuniones virtual e invitar a invitados en cuestión de segundos.
Davinci Virtual
¿Desea acceder a miles de ubicaciones de oficinas virtuales de distintas partes del mundo? Davinci Virtual es la solución que le ofrece todo lo que espera de una dirección comercial.
Le permite disponer de una oficina virtual con una dirección postal real, lo que le ayudará a causar una gran impresión a sus clientes. Elija entre 5.500 direcciones comerciales que podrá utilizar para la concesión de licencias comerciales, el registro y el alta en directorios de Internet.
Puede utilizar la misma dirección para recibir correspondencia comercial que el personal almacenará de forma segura para su recogida o reenvío personal. Las empresas también pueden inscribir sus nombres en el directorio del vestíbulo para mejorar su credibilidad.
Además, el lugar puede utilizarse para reuniones de negocios, ya que disponen de Internet de alta velocidad, pizarras inteligentes, proyectores LCD, pantallas de plasma y muchas más herramientas de presentación.
Oficinas virtuales Stark Office Suites
Con la ayuda de las oficinas virtuales de Stark Office Suites, puede construir una imagen inteligente y de éxito para su empresa o consulta profesional. Tanto si desea tener una presencia empresarial consolidada como reducir el coste de disponer de un espacio de oficina permanente, esta solución de Oficina Virtual está aquí para llevar su negocio al siguiente nivel.
Si opta por este servicio, podrá elegir entre las principales direcciones corporativas de Westchester, Long Island, Midtown Manhattan y Connecticut. La solución que ofrece esta empresa incluye direcciones postales, espacio de oficina y una recepcionista personal.
Si es necesario, su empresa también puede utilizar Stark Office Suites para celebrar reuniones o conferencias. Para las personas siempre en movimiento, ofrece un servicio de recepcionista que realiza tareas como saludar, filtrar y transferir llamadas.
Oficina virtual Servcorp
La Oficina Virtual deServcorp le permite dirigir su negocio desde cualquiera de sus 150 ubicaciones en todo el mundo. Algunas de las ubicaciones más populares son Nueva York, Washington, D.C., Chicago, Houston, Londres, París, Berlín, Tokio y Osaka.
Al optar por esta opción, obtendrá al instante una dirección y un número de teléfono a su nombre.
Puede utilizar esta prestigiosa dirección para el registro de su empresa y como dirección postal. Los correos electrónicos recibidos en esta dirección se reenviarán a cualquier lugar.
Recepcionistas dedicados, buzón de voz interactivo 24/7 y servicios seguros de fax a correo electrónico son algunas de las características adicionales que ofrece esta solución.
Si desea realizar gestiones habituales de oficina, como imprimir, hay secretarias disponibles a petición para satisfacer sus necesidades. Además, proporciona acceso a espacios para reuniones, videoconferencias, salas de juntas, salas de co-working equipadas con Wi-Fi y despachos privados.
Palabras finales
Después de leer el artículo, debería haber descubierto la mejor lista de soluciones de oficina virtual en las que puede confiar. Visite estos sitios web para ver demostraciones, pruebas gratuitas y conversaciones sobre ventas.
Estas opciones vienen con todas las características estándar que debe poseer un proveedor de lugares de trabajo virtuales.