¿Qué son los Runbooks y cómo crearlos?

Mantener un libro de ejecución con operaciones y procedimientos rutinarios es útil para que los administradores y operadores de TI puedan solucionar problemas y gestionar sistemas. 

Su servidor puede bloquearse o caerse en cualquier momento, dejándole indefenso y obstruyendo sus procesos empresariales. 

Esta situación es habitual, y la razón podría ser la falta de automatización y de las competencias necesarias en el equipo.

Si se enfrenta a esta situación con frecuencia, un libro de ruta eficaz y detallado puede resultarle útil y ayudarle a evitar cualquier interrupción en su negocio. 

Los profesionales de TI, como operadores y administradores, pueden crear un libro de ejecución que sirva de guía con instrucciones detalladas.

Tener a su lado un libro de ejecución le ayudará a resolver problemas urgentes y comunes, así como tareas repetitivas. También evitará molestias a los clientes. 

En este artículo, hablaré de qué es exactamente un libro de ejecución, por qué lo necesitas y cómo crear uno. 

¡Empecemos!

¿Qué es un Runbook?

Un libro de ejecución es un procedimiento documentado paso a paso o una referencia diseñada por profesionales de TI para realizar diversas tareas repetitivas y rutinarias y solucionar problemas comunes. Se trata de una guía práctica que los administradores de TI, los NOC y los operadores siguen y utilizan para resolver problemas y automatizar tareas con el fin de permitir operaciones eficientes.

Los Runbooks son beneficiosos para todos los miembros del equipo informático, tanto si tienen experiencia como si son nuevos, ya que proporcionan instrucciones detalladas para diversas tareas y permiten resolverlas rápidamente. Puedes aprender de él y seguir los pasos para resolver con precisión cualquier problema repentino que pueda surgir. 

Además, los cuadernos están disponibles tanto en forma de libro físico como de documento electrónico y se almacenan en los sistemas de los profesionales informáticos. De este modo, si se produce una avería en el servidor o el Certificado SSL necesita renovarse, cualquier miembro del equipo informático puede seguir la guía y realizar las tareas necesarias.

En caso de emergencia, un libro de ejecución puede ayudar a un equipo a resolver rápidamente el problema en lugar de esperar a que los ingenieros jefe lo solucionen. Es muy eficaz y preciso, ya que se basa en experiencias anteriores.

Runbook permite a los miembros veteranos del equipo compartir sus conocimientos y experiencia en diversas tareas con los miembros junior. Permite a los juniors resolver fácilmente problemas comunes sin tener que preguntarles una y otra vez por las mismas cuestiones.

Ventajas de utilizar un Runbook

Runbook se utiliza en muchas organizaciones, ya que ofrece muchas ventajas a los usuarios y a todo el equipo. Algunas de sus ventajas son las siguientes:

Más fácil de seguir  

Tener un libro de ejecución para las tareas repetitivas diarias y los problemas frecuentes es muy beneficioso, ya que es bastante más fácil de seguir para resolver problemas y realizar tareas repetitivas. También resultan útiles para tareas empresariales como solicitudes de servicio, actualizaciones de parches del servidor y actualizaciones rutinarias.

Como documenta todos los procesos paso a paso, ayuda a todos los miembros del equipo a realizar las tareas incluso cuando son los menos experimentados.

Mejora del mantenimiento informático

Al utilizar un libro de ejecución para su equipo de TI, se agilizan muchas de las tareas repetitivas diarias, como las actualizaciones del sistema, la actualización de certificados, el mantenimiento del servidor y muchas más. Muchas tareas de TI requieren mucho trabajo y tiempo para realizarlas manualmente.

Sin embargo, un libro de ejecución automatiza una gran cantidad de tareas complejas que se llevan a cabo a diario sin necesidad de asistencia especializada. Un libro de ejecución, cuando se integra adecuadamente en el funcionamiento de la empresa, mejora el mantenimiento informático en gran medida.

Reduce el coste de la gestión de incidencias informáticas

TI gestión de incidentes es un quebradero de cabeza para muchas organizaciones porque ralentiza su negocio y causa interrupciones en la experiencia del cliente. Hay ocasiones en las que te enfrentas a numerosos y complejos problemas informáticos, y tu negocio puede detenerse bruscamente.

Entonces tendrá que pedir ayuda a profesionales de TI altamente cualificados para resolver el problema. Sin embargo, si dispone de un libro de ejecución debidamente documentado, su equipo podrá resolver el problema sin mayores complicaciones. Y lo que es más importante, si determinados incidentes informáticos están automatizados o semiautomatizados, su equipo no técnico podrá resolver el problema más rápidamente.

Mejora de los ingresos globales

Los runbooks han ayudado a muchas organizaciones a aumentar sus ingresos y ahorrar costes. La razón es que el buen funcionamiento de la empresa mejorará el servicio al cliente, le proporcionará una mayor rentabilidad y aumentará los ingresos de su empresa.

Mayor satisfacción del cliente 

El departamento de TI de su organización es el que se ocupa de numerosas solicitudes de servicio en el día a día. Ya sean los miembros de su equipo o los clientes, todos dependen del departamento de TI. 

Pero resolver todos los problemas manualmente lleva mucho tiempo y resulta muy complicado. Por lo tanto, si mantiene un libro de ejecución con todas las tareas e instrucciones escritas que deben seguirse para resolver un problema y aprovecha el poder de la automatización, podrá solucionar los problemas más rápidamente y proporcionar ayuda rápida. En última instancia, esto contribuirá a mejorar la satisfacción del cliente.

Mejora de la productividad de los empleados

Al emplear un libro de ejecución, su equipo de TI puede automatizar muchas solicitudes de servicio. Esto ayudará a aumentar su productividad a la hora de completar tareas y resolver problemas. Además, ayuda a reducir el tiempo de espera de los clientes. 

Tipos de Runbooks

Los Runbooks son de dos tipos: uno es un Runbook general y el otro es un Runbook especializado. La particularidad de ambos tipos es que pueden ser manuales, automatizados o semiautomatizados.

#1. Libro Mayor

En general, los runbooks están diseñados para atender las tareas de TI del día a día, y estas tareas suelen ser tareas repetitivas. Este tipo de runbook es muy útil para la organización porque se centra en tareas cotidianas como responder a tickets de TI de bajo nivel, supervisar el rendimiento, realizar copias de seguridad diarias, auditar registros, etc.

Cuando las actividades informáticas diarias están documentadas, se ayuda a los empleados nuevos y sin experiencia a realizarlas con facilidad y mantener un flujo fluido.

#2. Runbook especializado

Por otro lado, un libro de ejecución especializado se centra en actividades de TI y solicitudes de servicio complejas. Básicamente, es adecuado para sucesos imprevistos como fallos de seguridad, cortes de electricidad, control de daños, fallos del sistema o interrupciones de la red.

Los cuadernos de ejecución especializados le ayudan a usted y a su equipo informático a hacer frente a estas situaciones y a reducir las interrupciones en la empresa.

¿Cuándo utilizar un libro de ruta?

Un libro de ejecución puede ser útil en muchas situaciones, como:

• Cuando se resuelven problemas informáticos complejos o se gestionan solicitudes de atención al cliente, los libros de ejecución resultan extremadamente útiles para diversos eventos de gestión de incidencias.
• Cuando se documenta un determinado incidente, ayuda a otros miembros a saber cómo pueden resolver el problema. Y si el problema vuelve a surgir, el equipo de TI puede utilizar el libro de ejecución y resolverlo por sí mismo sin necesidad de la ayuda de expertos.
• Desde la ejecución de copias de seguridad diarias y la resolución de incidencias de bajo nivel hasta el mantenimiento periódico del servidor y la actualización del acceso a las cuentas, los libros de ejecución pueden utilizarse en muchas ocasiones.

Para estas tareas diarias, puede crear un libro de ejecución semiautomatizado o totalmente automatizado y agilizar las operaciones diarias. Estos cuadernos deben actualizarse a intervalos regulares para que puedan utilizarse en tareas futuras y contengan información actualizada.

Elementos de un Runbook

Un libro de ruta sólo puede ser utilizable y práctico cuando contiene todos los elementos esenciales, entre ellos:

• Accionable: Un libro de ejecución debe ser fácil de entender para que todos los miembros del equipo, ya sean nuevos o experimentados, puedan comprenderlo con facilidad. Hay que evitar incluir pasos complicados, detalles varios o términos complejos.
• Preciso: Un libro de ejecución preciso ayudará al usuario final a obtener el resultado que desea. Toda la información más reciente y sobre errores debe utilizarse durante la creación, ya que garantizará una respuesta precisa a los incidentes. Cuando se crea un libro de ejecución, es necesario probarlo en diversas circunstancias y con datos de muestra para lograr la máxima precisión. 

• Accesible: Los Runbooks son una parte esencial de la gestión de operaciones, por lo que deben ser fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo. No sólo debe almacenarse en varios servidores, sino también en un directorio en el que se puedan realizar búsquedas. Durante la creación del libro de ejecución, debe incluir metadatos para cada documento, de modo que pueda localizar rápidamente cualquier incidencia específica.
• Adaptabilidad: La adaptabilidad es un elemento crítico de los runbooks porque el ecosistema informático evoluciona constantemente y muchos factores cambian de vez en cuando. Hay que crear un libro de ejecución de forma que se puedan introducir cambios siempre que sea necesario.
• Autorizada: Cada incidente o proceso informático debe llevar un solo libro de ejecución, no más que eso. Pero si se crea más de un libro de ejecución para una tarea específica, se crea confusión y redundancia. Una vez creado un libro de ejecución, también debes crear un canal de retroalimentación para que cualquier usuario pueda informarte sobre cualquier error o redundancia.

Cómo crear un Runbook

Ahora, vamos a ver cómo se puede crear un libro de ejecución para su organización paso a paso:

#1. Planificación e identificación de tareas

Lo primero que tendrás que hacer para crear un libro de ejecución es elaborar un plan, ya que tendrás que crear la base de tu libro de ejecución.

Durante la fase de planificación, debe tener en cuenta los incidentes o tickets habituales a los que se enfrenta su equipo de TI, y puede obtenerlos revisando los informes de incidentes. Debe comprobar adecuadamente todas las tareas recurrentes y tickets estándar y averiguar los segmentos de su infraestructura en los que puede implementar el libro de ejecución.

Una vez identificadas las áreas en las que puede establecerse el libro de ejecución, tendrá que documentar el proceso y la solución óptimos para la tarea o el problema. Deberá comprobar los informes de incidencias y solución ticket historia y documentar las soluciones más eficaces.

Antes de documentar la solución, también debe consultar a los expertos, ya que ellos también le proporcionarán toda la información vital relativa a diversas tareas. Debe considerar documentar la mejor solución durante la planificación, ya que agilizará el proceso.

#2. Escribir el Runbook

Una vez trazado el plan, es hora de empezar a redactar el libro de ejecución. Al crear los libros de ejecución, debe tener en cuenta ciertos factores que garantizarán la creación de un libro de ejecución eficaz y preciso. He aquí cómo hacerlo:

• El libro de ejecución debe ser único y coherente para todas las tareas y problemas.
• La estructura debe ser la misma en todas las aplicaciones; de lo contrario, puede causar discrepancias.
• Utiliza un lenguaje sencillo para que todos puedan entender los pasos.
• La documentación debe ser sencilla y concisa. Debe evitar utilizar detalles innecesarios.
• Debe documentar la solución de forma que sea adaptable a los cambios.

Además, también debes asegurarte de que incluyes todas las secciones importantes en tu libro de ejecución, ya que garantizará una documentación adecuada. Estas secciones son:

• Visión general del servicio
• Información sobre el servicio
• Todos los detalles y pasos necesarios para poner en marcha el software
• Todas las orientaciones para iniciar las actividades regulares
• Una descripción detallada de los tickets y alertas que se activan con frecuencia e instrucciones a seguir cuando se producen
• Planes de recuperación en caso de catástrofe
• Aceptación del nivel de servicio

Debes revisar adecuadamente cada sección del libro de ejecución para asegurarte de que están organizados correctamente. Además, debes asegurarte de que tu libro de ejecución contenga todos los campos de datos básicos, como el nombre de la tarea, los detalles, la descripción, el propietario, el estado, etc.

#3. Pruebas y mejoras

Cuando hayas documentado y estructurado correctamente tu libro de ejecución, es el momento de probarlo y realizar todos los cambios necesarios. Debes probarlos constantemente y actualizar los detalles en consecuencia para asegurarte de que ofrece el resultado óptimo.

También deberías probarlos cambiando el sistema, ya que te dará una idea de si tu libro de ejecución puede ser adaptable y flexible con los cambios en el funcionamiento de TI. En función de las tareas y de tus necesidades, también puedes automatizarlas por completo o semiautomatizarlas y ahorrar tiempo de gestión.

Runbooks vs. Playbooks

Runbooks y playbooks son dos aspectos cruciales de una empresa, pero la gente suele confundirlos debido a la similitud de sus términos.

Un libro de jugadas se ocupa principalmente de los acontecimientos y problemas más importantes de su empresa, y ayuda a crear soluciones predeterminadas para abordar esos grandes problemas. Desde procedimientos operativos estándar y respuestas estructuradas hasta flujos de trabajo críticos y valor de marca, un libro de jugadas abarca un montón de tareas y actividades importantes.

Mientras que un libro de ejecución forma parte del flujos de trabajo y procedimientos, y esboza pequeñas tareas y cuestiones. Un runbook es básicamente una pequeña parte del ecosistema más extenso del playbook, y siempre forma parte de él. Sin embargo, no es necesario que un playbook incluya siempre un runbook en su estructura.

Un runbook se limita a las operaciones de TI y no puede utilizarse en ningún campo. Sin embargo, un libro de jugadas no se limita a las operaciones de TI, sino que también lo utilizan otros operadores de una organización, como ventas, trabajo remoto, ingeniería, diseño, recursos humanos y muchos otros.

Los playbooks se utilizan para una amplia gama de actividades, mientras que los runbooks sólo se limitan a gestionar actividades dentro del equipo de TI de una empresa.

Conclusión

Los Runbooks son útiles para muchas empresas, ya que ayudan a los equipos de TI de una organización a resolver incidencias y automatizar tareas rutinarias, y todo ello sin necesidad de que intervenga un miembro superior. Son fáciles de crear y, una vez documentada una incidencia concreta, cualquier miembro puede seguirla fácilmente y resolverlas con mayor rapidez.

Sin embargo, para que sea eficaz, debe alimentarla con las instrucciones y los detalles correctos; de lo contrario, daría lugar a discrepancias. Con la automatización, los runbooks se han vuelto más eficaces y eficientes, evitando las tareas repetitivas.

También puede explorar software de automatización de tareas para optimizar las tareas repetitivas.