La gestión de los procesos empresariales es compleja y requiere esfuerzo; el software de gestión del flujo de trabajo facilita la gestión y el seguimiento del trabajo.
A medida que su negocio crece, la productividad se vuelve esencial para el éxito y el crecimiento de su empresa. Las empresas crean procesos y reglas para conseguir eficacia y productividad, y el software de gestión de flujos de trabajo es la mejor solución para gestionar el proceso de trabajo.
Un buen software de gestión del flujo de trabajo ayuda a reducir el tiempo dedicado a la gestión manual de los procesos y a mejorar la eficacia y la productividad. Necesita la gestión del flujo de trabajo cuando su empresa tiene procesos que se mueven a través de varias empresas, departamentos, personas, transportistas y pasos.
En este artículo, descubrirá una lista de los mejores software de gestión de flujos de trabajo para optimizar el modo en que su organización gestiona los procesos empresariales y las ventajas de utilizar uno.
¿Qué es la automatización de la gestión de flujos de trabajo?
El software de gestión de flujos de trabajo es un software de gestión de procesos empresariales que ayuda a las organizaciones a trazar y automatizar sus procesos empresariales.
La automatización puede ayudar a optimizar la eficacia, reducir los errores y las pérdidas de tiempo y mejorar la comunicación entre los distintos departamentos y equipos.
Este software puede optimizar los procesos automatizando y agilizando los pasos implicados. Puede incluir el enrutamiento de documentos, la aprobación de solicitudes de permisos o la gestión de gastos.
El software de gestión de flujos de trabajo permite a las empresas definir y documentar sus procesos y seguir y controlar su progreso. Puede ayudar a identificar cuellos de botella y áreas de mejora y a realizar los cambios necesarios para mejorar el proceso global.
¿Cómo ayuda la automatización de la gestión del flujo de trabajo?
La necesidad de automatizar la gestión del flujo de trabajo surge porque las empresas son cada vez más complejas y globalizadas.
Con tantas partes móviles y tanta coordinación necesaria, no es posible gestionar todos los flujos de trabajo manualmente. La automatización puede ayudar proporcionando un repositorio central para toda la información de los flujos de trabajo y herramientas para supervisarlos y gestionarlos.
Hay varias formas en las que la automatización de la gestión de los flujos de trabajo puede ayudar a las empresas. Entre ellas:
Mejora la colaboración entre el equipo
Permite mejorar la comunicación y la coordinación, ya que los miembros del equipo tienen transparencia sobre las tareas asignadas y en curso.
Además, puede ayudar a agilizar el proceso de finalización de tareas automatizando los pasos clave y proporcionando una interfaz fácil de usar para el seguimiento del progreso. Puede facilitar que los miembros del equipo trabajen juntos en las tareas, ya que hay una mayor visibilidad.
Por último, el software de gestión del flujo de trabajo puede ayudar a mejorar la comunicación al proporcionar un lugar central para que los miembros del equipo compartan información y colaboren en los proyectos.
Aumentar la responsabilidad
El software de gestión del flujo de trabajo puede ayudar a garantizar que todo el mundo es consciente de sus funciones y responsabilidades, proporcionando una visión clara y concisa de quién es responsable de qué tareas.
El software también puede ayudar a realizar un seguimiento del progreso de las tareas y los proyectos, proporcionando una imagen clara de lo que se ha logrado y lo que aún queda por hacer. Puede ayudar a mantener a todo el mundo en el buen camino y centrado en sus objetivos.
Es más, también puede crear un sistema de alertas y recordatorios, garantizando que no se olvide ninguna tarea o plazo.
Reducir costes
El software de gestión de flujos de trabajo ayuda a reducir costes automatizando y agilizando los procesos empresariales. Las empresas pueden ahorrar en costes de mano de obra y aumentar la eficacia automatizando las tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo.
Además, puede ayudar a identificar cuellos de botella e ineficiencias en los procesos empresariales, que pueden rectificarse para reducir aún más los costes.
Reducción del estrés y mejora de la productividad
La ventaja más obvia de integrar un software de gestión de flujos de trabajo es que puede ayudarle a realizar un seguimiento de sus tareas y plazos, garantizando que nunca se le pase una fecha límite. Puede suponer un enorme ahorro de tiempo y contribuir a aumentar su productividad.
Además, puede ayudarle a reducir el estrés al ofrecerle una visión clara de sus próximas tareas y plazos.
Le permite planificar su tiempo de forma más eficaz y evitar asumir demasiado trabajo en cualquier momento. Al tener visibilidad de su carga de trabajo, puede gestionar mejor su tiempo y evitar sentirse abrumado.
Minimice las barreras
Un software de gestión del flujo de trabajo está diseñado para ayudar a las empresas a identificar y superar las barreras a la eficacia. El software proporciona visibilidad en todas las áreas empresariales, desde las tareas individuales hasta el panorama general.
Permite a las empresas ver dónde se pueden hacer mejoras y realizar los cambios necesarios. De este modo, las empresas pueden realizar los ajustes necesarios para garantizar que el trabajo fluya sin problemas y con eficacia.
Elimina la microgestión
Cuando tiene muchos empleados trabajando en diferentes tareas, el software de gestión del flujo de trabajo puede ser difícil de seguir todo y asegurarse de que todo el mundo está haciendo su trabajo correctamente.
Con el software de gestión del flujo de trabajo, puede crear un sistema en el que cada empleado tenga una lista de tareas y usted pueda ver fácilmente en qué están trabajando en cada momento. Elimina la necesidad de microgestión y le permite centrarse en tareas más importantes.
¿Qué características importantes debe tener el software de gestión de flujos de trabajo?
Elegir el software de gestión de flujos de trabajo adecuado es vital para asegurarse de que llevará a su empresa por el buen camino. Hay algunas características clave a la hora de elegir un software de gestión de flujos de trabajo.
Integración con otras aplicaciones
Un software de gestión de flujos de trabajo debe integrarse con otras apps, ya que ayudará a automatizar tareas y procesos al integrarse con apps que ya automatizan esas tareas.
Además, la integración con otras aplicaciones puede ayudar a proporcionar más datos e información al software de gestión de flujos de trabajo para que el flujo de trabajo sea más eficiente.
Tecnología basada en la nube
La tecnología basada en la nube se ha convertido en la nueva norma debido a sus ventajas.
Algunas de ellas son
- Mayor flexibilidad y accesibilidad
- Más segura que el software tradicional in situ
- Más escalable que el software in situ
- Control de calidad y mayor flexibilidad
- Información valiosa
Estas ventajas hacen que el software de flujo de trabajo basado en la nube sea un elemento fundamental en un sistema de software de gestión del flujo de trabajo.
Ramas paralelas
Las ramas paralelas ofrecen una mayor flexibilidad y eficacia en la gestión de tareas, facilitan el seguimiento y la supervisión del progreso y ayudan a garantizar que las tareas se completen de forma puntual y ordenada.
Indicadores de SLA
Los indicadores de estado SLA le ayudan a identificar las tareas que van con retraso y a las que hay que dar prioridad.
Disponer de más indicadores de SLA en su software de gestión de flujos de trabajo le permitirá ver las tareas que corren el riesgo de no completarse en el plazo acordado, identificar las tareas que deben escalarse para evitar posibles retrasos y ayuda a garantizar que las tareas se completen a tiempo al proporcionar un recordatorio visual de la fecha límite.
Informes de métricas KPI
Los informes basados en los KPI son extremadamente prácticos y esenciales para escalar y dirigir una empresa.
Proporcionan visibilidad sobre el rendimiento de un flujo de trabajo, identifican los cuellos de botella y las ineficiencias, y rastrean y miden el progreso a lo largo del tiempo.
Establecer y comprender los informes de métricas KPI le permitirá dirigir su negocio en la dirección correcta y realizar un seguimiento del éxito.
He aquí la lista del mejor software de automatización de la gestión de flujos de trabajo para optimizar los procesos
Pipefy
Pipefy es uno de los software de gestión de flujos de trabajo más utilizados e intuitivos que permite a las empresas automatizar y gestionar sus flujos de trabajo de la forma más sencilla posible.
Es un centro de características extremadamente funcionales para crear, automatizar, supervisar y adaptar flujos de trabajo. Pipefy le ofrece todo lo que necesita para llevar su negocio a lo más alto.
Características de Pipefy
- Pipefy permite sincronizar tareas a todos los niveles, lo que facilita la adaptación a los cambios y la medición del éxito.
- Permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados, eliminar elementos innecesarios de su flujo de trabajo y trabajar sólo en las tareas importantes.
- Pipefy es adecuado para empresas de todo tipo y tamaño. Tanto si es un equipo pequeño como una gran empresa, Pipefy tiene algo para usted
Pipefy ofrece un plan gratuito de gestión del flujo de trabajo, un plan de negocio para pequeñas empresas, un plan para empresas y un plan a medida para grandes empresas.
monday.com
monday. com es la forma más sencilla de gestionar flujos de trabajo, proyectos y equipos de trabajo. Le equipa con las herramientas adecuadas para organizar el trabajo, incluyendo flujos de trabajo, proyectos, gestión de tareas y tiempo, compartición de archivos, informes y un sustituto viable y moderno del correo electrónico.
Si es una gran empresa con sistemas complejos, monday.com podría ser la solución perfecta para su negocio.
Características de monday.com
- Este software destaca porque ofrece un paquete completo para todas sus necesidades de gestión.
- el software de gestión de flujos de trabajo monday.com permite establecer objetivos individuales para su equipo y les deja hacer su trabajo sin que usted tenga que microgestionarlo todo.
- Le ayuda a superar los obstáculos con la ayuda de la visibilidad importada de sus flujos de trabajo. monday.com le permite saber qué está funcionando, qué está en camino y qué necesita su atención.
monday.com ofrece planes flexibles de gestión de flujos de trabajo para distintos tipos de empresas. También disponen de un plan gratuito. Y sus planes de pago empiezan desde tan sólo 8 $ al mes/usuario y llegan hasta 16 $ al mes/usuario con personalización disponible.
Wrike
Wrike permite a los equipos deshacerse del estrés innecesario de supervisarlo todo manualmente.
Cuenta con una sencilla funcionalidad de adición, una interfaz de arrastrar y soltar y funciones de personalización sencillas. Wrike le permite crear flujos de trabajo inteligentes, privados y colaborativos que mantienen sus datos almacenados.
Características de Wrike?
- Le permite asignar, supervisar y revisar las tareas de su equipo en cualquier momento y desde cualquier lugar a su conveniencia.
- Ancle las listas de tareas importantes. Wrike le permite alinear las tareas según sus niveles de prioridad y le permite mantener un control sobre ellas con regularidad.
- Agilice cada nivel del proceso de gestión del flujo de trabajo con el poder de la IA y libere tiempo de su apretada agenda
Lo mejor de utilizar Wrike es su plan gratuito. Aparte de eso, ofrecen cuatro planes de pago en función del tamaño de las empresas. Wrike también ofrece planes personalizados para empresas.
Kintone
A las empresas les encanta utilizar el software de gestión del flujo de trabajo Kintone por la cómoda opción de personalización que alberga esta herramienta.
Kintone le ayuda a conseguir un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y un mejor entorno de trabajo al permitirles externalizar tareas repetitivas al software y dedicar su energía a partes más importantes del negocio.
Características de Kintone?
- Kintone se integra con varias aplicaciones.
- Es un conjunto de herramientas integral para satisfacer todas sus necesidades de gestión.
- Proporciona la máxima productividad con la ayuda de 1.000 aplicaciones preconstruidas.
Puede adquirir el plan de pago de Kintone, que cuesta 24 $ por usuario/mes para todo tipo y tamaño de empresas.
Zoho
Zoho se mantiene en lo más alto cuando se trata de soluciones de software de gestión de flujos de trabajo de última generación.
Es una solución todo en uno que viene con un montón de prácticas funciones de gestión.
Para las empresas que buscan el software con la mejor relación calidad-precio, ¡Zoho es su camino! Alberga un flujo de trabajo impulsado por la aprobación pero sin idas y venidas innecesarias, visualiza resúmenes de proyectos y obtiene informes procesables sobre los que trabajar.
Características del software de gestión de flujos de trabajo Zoho?
- Los servicios de gestión de flujos de trabajo totalmente personalizables de Zoho permiten construir la solución de acuerdo a sus necesidades
- Zoho también ayuda a reducir el caos y mejorar la eficiencia con sus datos sobre personas, procesos e informes.
- Puede manejar aprobaciones multi-nivel, comunicación de ida y vuelta, y manejar todo sin hacer mucho.
En Zoho, puede elegir uno de sus dos planes de pago; Estándar y profesional. Puede obtener uno según los requisitos de su negocio.
Kissflow
Kissflow ayuda a las empresas a gestionar y realizar un seguimiento de los procesos y flujos de trabajo. Es una solución sencilla, intuitiva y fácil de usar que le ofrece una visibilidad completa del trabajo.
Los jefes de proyecto y los equipos pueden gestionar fácilmente todo el flujo de trabajo a través de un panel de control altamente colaborativo perfecto para equipos de diferentes tamaños.
Características de Kissflow?
- Tiene una interfaz de usuario fácil de usar que facilita a los novatos la navegación y la utilización del software para su negocio
- Permite una gestión sin código.
- Kissflow le proporciona información en tiempo real que ayuda a supervisar y comprender el progreso regularmente.
Kissflow dispone de tres planes de pago para empresas a partir de 10 $ por usuario/mes. También ofrecen planes de flujo de trabajo personalizados según las necesidades de las empresas.
Beslick
Beslick es un software inteligente de gestión de flujos de trabajo que se centra en ayudar a las empresas a agilizar sus flujos de trabajo.
Esta excelente herramienta de gestión de flujos de trabajo le permite lograr eficacia, precisión y coherencia en sus procesos. Este software viene con soluciones para cada aspecto de los procedimientos empresariales.
Características de Beslick?
- Proporciona informes visuales y funciones de exportación de datos para un avance continuo.
- Ofrece una visión más profunda y visibilidad de los flujos de trabajo.
Lo que más nos gusta de Beslick es lo transparentes y generosos que son con sus precios.
Beslick ofrece un plan de pago que cuesta 10 $ por usuario/mes y permite flujos de trabajo y recursos ilimitados.
Aproove
Aproove es la solución integral de gestión de flujos de trabajo para todos los objetivos y procesos empresariales. Este software permite a las empresas automatizar las tareas más rápidamente, eliminar los esfuerzos manuales y realizar las tareas en sus términos.
Características de Aproove?
- Dispone de una función de formularios personalizados que le permite insertar los formularios en cualquier lugar entre sus flujos de trabajo.
- Aproove proporciona un panel de control muy intuitivo que proyecta los datos y le ayuda a realizar un seguimiento del éxito mediante perspectivas en tiempo real.
- Facilita la interacción con el equipo y permite la colaboración de todos en un mismo lugar.
Aproove tiene dos planes. Uno es el clásico para pequeñas y medianas empresas. Y el otro es el plan Aproove Enterprise, que viene con características más avanzadas y flexibilidad para empresas a gran escala.
Conclusión
Un software de gestión de flujos de trabajo rico en funciones le proporciona una ventaja competitiva y hace que su empresa sea mucho más manejable.
El mejor software de gestión de flujos de trabajo es el que tiene un precio justo y aporta más valor a su empresa. Antes de elegir cualquiera de las herramientas mencionadas, pruebe primero su versión de prueba gratuita para saber si es la adecuada.
También puede explorar algunas de las mejoresplataformas de automatización e integración de flujos de trabajo para uso personal o empresarial.