12 mejores herramientas de software de gestión de tareas para gestionar eficazmente su carga de trabajo

El software de gestión de tareas es eficaz para coordinar a su equipo y acelerar la finalización de su proyecto.

Mejora la comunicación externa e interna en el lugar de trabajo y el flujo de trabajo aunque se acumulen nuevos proyectos o cambien tus prioridades.

La cuestión es: a medida que su empresa crece, organizar las tareas y gestionarlas se vuelve complicado. Exige una cooperación fluida entre empleados, departamentos y equipos para realizar el trabajo a tiempo.

Este informe afirma que 80% de todos los empleados dedican casi la mitad de su semana laboral al trabajo repetitivo debido a una comunicación deficiente. El mismo informe destaca que 46% de los jefes de equipo de una empresa admiten que completar un proyecto en el plazo previsto es su mayor problema.

Menos mal, software de gestión de proyectos ¡se ha inventado para resolver estos problemas!

El informe también dice que el software puede ahorrar una media de 498 horas de trabajo a los empleados al año. Eso significa que no tendrás que lidiar con cuadros de mando desordenados, hojas de cálculo aburridas, notas adhesivas fáciles de perder, dificultades para priorizar tareas y búsqueda y clasificación de correos electrónicos.

En este artículo, te presentaré algunas de las mejores herramientas de gestión de tareas para que puedas aprovechar el poder de la automatización y gestionar proyectos de forma eficiente con una comunicación eficaz.

Así que, ¡empecemos la caza!

Pero antes de eso,

¿Qué es un software de gestión de tareas?

El software de gestión de tareas es una herramienta organizada para identificar, asignar, gestionar y supervisar tareas para usted y su equipo.

Viene con un panel de control intuitivo en el que puedes ver toda la información clave, desde cuántas tareas tienes entre manos, sus niveles de prioridad, el tiempo acumulado y la fecha límite de cada una de ellas. Te ayuda a ajustar los calendarios de trabajo en función de la disponibilidad laboral y te evita confusiones.

Son muchas las funciones, la personalización y la integración que te ofrecen los gestores de tareas modernos, para que puedas completar tu proyecto sin agotarte.

Organizar las tareas con eficacia

Tu equipo y tú podéis trabajar simultáneamente en varios proyectos cada día. Incluye tareas de proyectos, publicaciones en redes sociales y actividades de RRHH, facturasLa lista es interminable. Es mucho más fácil de lo que solía hacer con lápiz y papel o con hojas de Excel.

Mantenerse informado de los plazos

Múltiples proyectos significan múltiples plazos, lo que puede crear confusión. Pero el software de gestión de tareas te lo pone fácil, con plazos claros para cada tarea en tu panel de control. También puedes seguir el progreso de cada una de ellas y gestionar todas las tareas y subtareas.

Y aunque te olvides de una fecha límite, no te preocupes. Muchas herramientas de gestión de tareas incluyen notificaciones automáticas de las fechas de vencimiento por correo electrónico para que puedas actuar cuando aún estás a tiempo.

Colaboración eficaz

Puedes navegar por las ideas con tu equipos en tiempo real e invita a los miembros de tu equipo a pasar a la acción. No tiene por qué ser una reunión larga para matar el tiempo de su equipo. Puede hacerlo todo con la solución elegante e inteligente que ofrece el software.

Así que ha llegado el momento de echar un vistazo a nuestros mejores programas de gestión de tareas.

lunes.com

Gestione sus proyectos con eficacia, desde las tareas básicas hasta la complicada gestión de carteras, con la ayuda de lunes.com. Además de todas las funciones básicas, esta herramienta de gestión de tareas incluye la asignación de recursos, los hitos del proyecto, el calendario y la gestión de riesgos.

Visualiza tus proyectos con el robusto Diagramas de Gantt y gestione cosas, cambie y controle sus dependencias, línea de base e hitos en cada paso del ciclo de vida de su proyecto. Convierta la información en acciones reales y tome decisiones empresariales en función de los datos en tiempo real.

Puede traer datos de varios programas y proyectos y centralizarlos de forma creativa en una única vista. Los datos actualizados y en directo le ayudan a gestionar su carga de trabajo en función de su capacidad actual y a asignar los recursos en consecuencia. Establezca rápidamente automatizaciones personalizadas para recibir alertas de gestión de tareas, aprobaciones presupuestarias, etc., y manténgase al día sobre el estado actual del proyecto.

Reúna a todos los miembros de su equipo en una plataforma común, rompa las barreras de comunicación y alinéelos para que su proyecto avance con mayor rapidez. Personaliza los flujos de trabajo con métodos como Agile, Sprints, Waterfall, etc., en función de las necesidades de tu proyecto.

También puede ver el estado del proyecto de un vistazo con sus paneles de control fáciles de usar, lo que permite una visualización clara. monday.com admite potentes integraciones con herramientas como Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier y más. Empieza a utilizar esta herramienta monday.com con una prueba GRATUITA de 14 días.

ClickUp

Personaliza todo y gestiona tus tareas como un profesional utilizando la herramienta repleta de funciones de ClickUp. Le ayuda a realizar correcciones rápidas y a barajar tareas en función de los nuevos requisitos del proyecto. Facilita la asignación de tareas y la comunicación en equipo gracias al chat en tiempo real.

También puedes personalizar ClickUp para que sea flexible en función de sus necesidades con los más mínimos detalles que puedan ayudarle a completar el proyecto. ClickUp permite múltiples asignatarios, clasificar las tareas en función de su prioridad y le permite diseñar flujos de trabajo para luego duplicarlos donde desee.

Puede aprovechar el seguimiento del tiempo para detener e iniciar el tiempo utilizando un temporizador global incorporado con las tareas. Vea su tarea en una multitud de diseños como vista de lista, vista de tablero, vista de calendario, vista de cuadro, vista de Gantt, vista de formulario, vista de incrustación, vista de actividad, vista de mapa, vista de tabla, línea de tiempo, mapas mentales y como documento, chat o carga de trabajo.

Utilice los comandos de barra oblicua para activar los menús de acceso directo y ajustar eficazmente las tareas en cuanto a sus detalles, elegir opciones de formato, incrustar o adjuntar archivos, etc. También dispone de plantillas de tareas reutilizables para crear procesos y eventos.

Otras funciones incluidas son el filtrado, la búsqueda y la clasificación de tareas; la gestión de tareas recurrentes; la barra de herramientas multitarea, la jerarquía definida, las bandejas de tareas, la representación mediante arrastrar y soltar, las menciones de tareas y los borradores; las subtareas, las listas de comprobación, la reprogramación masiva, la gestión de carteras y epopeyas, la compatibilidad con webhooks, etc.

ClickUp muestra una alta disponibilidad de hasta 99,99% durante el último 1 año y ofrece privacidad y seguridad de alta gama. Admite más de 1000 integraciones con herramientas como Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub y Zapier, CalendlySalesforce, Slack, Intercom, etc.

Wrike

Mejore la puntualidad de sus entregas y simplifique la carga de trabajo con Wrike como su software de gestión de tareas en el que confían más de 2,3 millones de usuarios a escala mundial. Divida el trabajo en pequeños trozos manejables con procesos y vistas personalizados.

Permita la colaboración en tiempo real en un espacio compartido para organizar toda la información, actualizaciones y decisiones del proyecto. Evite las reuniones de estado ofreciendo informes completos y visibilidad del proyecto a todo el equipo y a su cliente. Personaliza el panel de control para hacer importantes listas de tareas pendientes y clasificar las tareas automáticamente por prioridad y fecha de vencimiento.

Establezca plazos, informe del progreso y discuta los detalles utilizando el poder de la automatización para aumentar las tasas de entrega. Reduzca las tareas administrativas mediante formularios de solicitud personalizados y etiquetando a los compañeros de equipo que necesite para modificaciones, consultas o solicitudes en contexto.

Reduzca el número de correos electrónicos y vaya y venga sobre el mismo proceso gracias a las herramientas de colaboración integradas en la aplicación. Planifica proyectos, define entregables y toma mejores decisiones sin necesidad de escribir voluminosos correos electrónicos.

Tanto si eliges Ágil como si eliges Cascada, Wrike puede adaptarse a ella rápidamente en cuestión de segundos y ver las tareas con claridad en diferentes vistas, como diagramas de Gantt, calendarios, tableros Kanban, etc. Reduzca los ciclos en el proceso de revisión del proyecto mediante soluciones de pruebas integradas para disponer de comentarios en contexto completo, asegurarse de que los clientes tienen versiones recientes de los archivos, debatir los cambios con facilidad y solucionar problemas en tiempo real.

Genere informes personalizados en cuestión de minutos utilizando una plantilla o créelos desde cero con información valiosa, que podrá compartir y exportar. Además, puedes desglosar el rendimiento y el progreso de cada miembro y del equipo en su conjunto.

Conectar Wrike con las herramientas que ya utilizas como Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, MailchimpFacebook, Twitter y mucho más.

Miro

Miro es una pizarra colaborativa en línea con más de 1.000 plantillas que incluyen mapas mentales, tableros Kanban, diagramas de Gantt, wireframes de productos, tableros de investigación y diagramas de flujo. Cuenta con la confianza de 99% de Fortune 100, y es utilizada por equipos de TransUnion, HP, UpworkCisco, Qlik y Atkins. La plataforma visual de Miro está diseñada para el trabajo híbrido y cuenta con sólidos recursos para el aprendizaje continuo, como Miro Academy, eventos en línea y un foro comunitario.

Miro cuenta con un espacio de trabajo visual compartido para equipos de gestión de proyectos remotos, con visualizaciones interactivas, videoconferencia y trabajo en dispositivos móviles (Android e iOS). Puedes elegir entre una biblioteca de plantillas de proyectos ya preparadas para decidir cómo debe visualizar tu equipo cada proyecto. Para empezar, puedes consultar la versión de prueba gratuita de Miro o comenzar con una suscripción mensual de $8 al mes.

Smartsheet

Smartsheet es una herramienta de gestión de tareas utilizada por los principales actores de todos los sectores. Su panel de gestión de proyectos lo reúne todo en un único panel que facilita la planificación y la colaboración sin esfuerzo.

Esta herramienta está potenciada por la automatización del trabajo, donde puedes establecer disparadores para automatizar tareas repetitivas. Además, puedes visualizarlo todo en Gantt, tabla kanbanLas vistas de tarjeta y de cuadrícula le permiten obtener las claves cruciales de la forma que prefiera.

Además, está equipado con informes en tiempo real, que proporcionan información muy necesaria para corregir el rumbo en caso necesario.

También puede integrar Smartsheet con las herramientas empresariales que ya utilices, como Google Drive o Slack, Microsoft TeamsSalesforce, etc.

Y puedes probarlo gratis durante 30 días y comprobar por qué es la herramienta de gestión de tareas elegida por más de 90% de las empresas de la lista Fortune 100.

Trabajo en equipo

Cree tareas con una granularidad inigualable, así como personalización basada en su objetivo utilizando Trabajo en equipo. Le ofrece una visibilidad total y la capacidad de detectar cuellos de botella y solucionarlos en las tareas planificadas y asignadas.

Controle sus tareas añadiendo etiquetas, asignándolas adecuadamente, estimando el tiempo y estableciendo fechas de vencimiento. Visualice cómo su equipo emplea el tiempo en las distintas tareas, y vea las listas de elementos y decida las estimaciones estratégicamente. Utilice plantillas para agilizar el flujo de trabajo y automatizar el trabajo recurrente para reducir la presión administrativa y escalar las mejores prácticas de gestión.

Ofrecen diferentes plantillas que pueden ayudarle a ahorrar tiempo, acelerar el trabajo y mejorar los procesos. Estas plantillas son para la gestión de proyectos y tareas y la incorporación de clientes para fomentar mejores relaciones comerciales.

Trabajo en equipo ofrece aplicaciones móviles para que puedas trabajar desde cualquier lugar, una atención al cliente inigualable y alojamiento en Norteamérica, Australia y Europa. Mantienen altos estándares de seguridad para proteger tus datos. Se integra con HubSpotDropbox, QuickBooksZapier, XeroGoogle Drive, Slack, etc.

Paymo

Completar proyectos a tiempo y trabajar en múltiples tareas al mismo tiempo con confianza utilizando Paymo. Ayuda a planificar tareas con detalles clave, colaborar eficazmente con su equipo y supervisar el progreso de las tareas con facilidad.

Agrupa las tareas para mantenerlas estructuradas y asígnalas a compañeros de equipo en unos pocos clics. Mantenga una vista de pájaro de sus tareas junto con las de sus subordinados si usted es un gerente. Asigna el estado de prioridad a las distintas tareas, como baja, normal, alta o crítica, y avanza con el trabajo de forma eficiente y finalízalas dentro de los plazos establecidos.

Paymo cuenta con una vista detallada de las tareas para chatear con los compañeros de equipo en tiempo real. Tú decides quién puede recibir notificaciones de actualizaciones. Adjunta archivos de Google Drive o de tu ordenador y organízalos sin problemas en tu proyecto. También puedes previsualizar los archivos directamente en el navegador y descargarlos.

Paymo proporciona tipos de vista como Tablero Kanban, Simple, Diagrama de Gantt, Calendario y Tabla para que puedas elegir los más adecuados para tu proyecto. Incluso puedes añadir filtros avanzados para personalizar la vista de tareas. Cree y fije hitos en su lista de tareas y marque los logros clave en el ciclo de vida del proyecto.

No pierda nunca las fechas de vencimiento de las tareas configurando alertas, que le notificarán por correo electrónico cuando llegue la fecha especificada. Convierta las tareas o proyectos repetitivos en plantillas y evite crearlos desde cero. También tienes la opción de duplicar proyectos con elementos seleccionados.

Asana

Gestionar las tareas y hacer un seguimiento de ellas resulta fácil si dispone de Asana a tu lado. Te ayuda a gestionarlo todo desde el principio, delegando tareas en los miembros del equipo y fijando plazos concretos para garantizar la finalización puntual de tus proyectos.

La herramienta te permite priorizar tareas para que todos los miembros de tu equipo sepan qué tareas deben completarse primero. De este modo, tu equipo puede planificar las cosas siendo eficiente y productivo. Asana ayuda a mejorar la colaboración compartiendo archivos, ideas, comentarios, etc., que permiten a los compañeros de equipo acceder a información clave cuando la necesitan. Obtienes características impresionantes, incluyendo múltiples vistas de tareas como:

• Vista de lista para asignar tareas en una lista y organizar los detalles en un único lugar.
• Vista de tableros para organizar el trabajo en un tablero como si fueran notas adhesivas, de modo que puedas navegar por las etapas rápidamente.
• Vista de calendario para detectar solapamientos y lagunas en la programación de tareas y poder realizar ajustes rápidamente.
• Vista de cronograma para planificar el trabajo en una línea de tiempo específica en la que puede ver la relación entre varias tareas y realizar un seguimiento de ellas incluso si sus planes cambian.

Otras características incluyen el envío de mensajes ilimitados, registros de actividad, almacenamiento de archivos con 100 MB/archivo, colaboración con un máximo de 15 miembros, visualización de asignados y fechas de vencimiento, resumen y visión general del proyecto, integraciones de control de tiempo, y más de 100 integraciones con tus aplicaciones diarias.

Móvil de Asana también está disponible en App Store y Google Play, para que puedas gestionar tareas desde cualquier lugar y hacer cambios rápidos en tiempo real. El precio básico de asana es GRATIS para siempre.

Sus planes de pago empiezan a partir de $10,99 (si se facturan anualmente) y ofrecen funciones adicionales como paneles intuitivos, campos personalizados, informes y búsquedas avanzadas, colaboradores ilimitados, formularios, reglas, consola de administración, hitos y mucho más.

Notion

Uno de los mejores gestores de tareas de esta lista es Notionsin lugar a dudas. Le ayuda a planificar, ejecutar y realizar el seguimiento de sus proyectos en un solo lugar, al tiempo que facilita una colaboración fluida con su equipo. Mantén a tu equipo alineado con una hoja de ruta de proyecto común para evitar confusiones.

Y siempre que se te ocurra una idea, puedes compartirla y documentar las tareas en una base de datos, de modo que se acelere la ejecución de tu proyecto. Notion te permite personalizar todo lo que quieras añadir y definir las propiedades de tu base de datos para generar un flujo de trabajo productivo.

Puedes ver los datos de varias formas: como tablero, calendario, tabla o filtrarlos por propiedades. Agrupa tu trabajo, con cada elemento teniendo una página separada. Así dispondrás de un lienzo nuevo para cada tarea, y también podrás crear una página dentro de otra y mantener las tareas relacionadas en un único lugar.

Añade información útil en los proyectos, crea otra base de datos, haz un seguimiento de las subtareas, añade filtros para ver tus tareas y alterna entre proyectos fácilmente. Inicia conversaciones, pon comentarios e invita a tus compañeros a avanzar en el trabajo sin importar el lugar o la zona horaria a la que pertenezcan.

Notion te permite trabajar en el mismo proyecto simultáneamente con otros compañeros de equipo para posibilitar la colaboración en tiempo real. Te notifican las menciones y comentarios sobre un proyecto para que puedas responder a tu equipo rápidamente y ahorrarte el tiempo que dedicas a comprobar el estado o a las reuniones.

Empieza con Notionque también está disponible como aplicación web y aplicación de escritorio que puedes descargar para Mac, Windows, iOS y Android. Es seguro y protegido con cifrado SSL y arquitectura basada en la nube 100% protegida con una VPC y auditoría de seguridad trimestral. Además, también incluye el inicio de sesión único SAML en su plan Enterprise para ayudarte a gestionar el acceso de los usuarios a escala.

Todoist

Utilice Todoist para aumentar su confianza en que todos sus proyectos avanzan a la velocidad adecuada y se completan a tiempo gracias a una gestión y organización eficientes de las tareas. Visualiza tus proyectos con claridad y realiza un seguimiento de cada actividad, para que puedas controlar las cosas fácilmente y no te pierdas ninguna actualización.

Utiliza "añadir rápidamente" para capturar tareas, organizarlas en segundos y recordar los plazos con fechas de vencimiento recurrentes. Céntrate en las cosas correctas priorizando tareas, decidiendo qué hacer a continuación, creando subtareas y secciones, y añadiendo favoritos para tener presentes los proyectos principales, los filtros o las etiquetas.

Comparta su carga de trabajo delegando tareas, poniendo la información clave a disposición de todos con comentarios y supervisando los cambios. Establece objetivos diarios o semanales, y visualiza el progreso tangible y las tendencias de productividad. La herramienta viene con Todoist Karma, que te premia con puntos cuando completas tareas y mantienes tus rachas, y también puedes visualizar el progreso en coloridos gráficos.

Organiza proyectos con diseños sencillos o detallados; arrastra y coloca las tareas donde quieras. Todoist también ofrece bonitas plantillas para que puedas preparar rápidamente una hoja de ruta del producto, una agenda de reuniones, una revisión semanal, etc.

Integra Todoist con las apps que utilizas, para que no tengas que navegar de una app a otra; aquí puedes organizarlo todo de forma centralizada. Puedes conectarlo con más de 10 aplicaciones y plugins, incluyendo Dropbox, Alexa, Google Calendar, etc.

Trello

Trello es una famosa herramienta de gestión de tareas que más de 1M de equipos de todos los tamaños eligieron para gestionar sus proyectos, colaborar y mejorar su gráfico de productividad. Funciona de forma única para satisfacer las demandas de incluso los individuos a las grandes empresas. Puedes empezar a utilizar un tablero, tarjetas y listas de Trello para notar la diferencia.

Puedes ampliar y personalizar las tareas con funciones añadidas a medida que avanza el trabajo en equipo. Trello ofrece funciones intuitivas para reuniones, eventos, proyectos y establecimiento de objetivos. El tablón de Trello te ayuda a asignar tareas, establecer plazos, presenta métricas de productividad, calendarios y múltiples vistas, y muestra estadísticas.

Utiliza las tarjetas de Trello para organizar el trabajo, hacer un seguimiento y compartirlo con tus compañeros de equipo. Puedes abrir una tarjeta para encontrar listas de comprobación, archivos adjuntos, fechas de vencimiento, conversaciones, etc. Céntrate en las cosas que importan y deja que la automatización se encargue del resto con Trello que cuenta con 'Mayordomo' para reducir las tareas tediosas o los clics.

Utiliza el Procesamiento del Lenguaje Natural (PNL) para permitirte la automatización sin código. Ajusta necesidades específicas conectando Trello con potentes aplicaciones como Confluence o Dropbox, EvernoteSlack, Google Drivey mucho más. Descarga la aplicación Trello en tu smartphone iOS o Android para utilizarla sin problemas en cualquier momento.

nGestor de tareas

Cuando se trata de software de gestión de proyectos, las empresas suelen buscar una herramienta para analizar, planificar, colaborar y gestionar las tareas cotidianas. De ahí surge nGestor de tareasconocido popularmente como un potente software de gestión de proyectos. Tiene el potencial de simplificar la planificación de proyectos para el equipo y agilizar las dependencias de tareas, la gestión de recursos, el resumen financiero, la planificación de proyectos y los entregables.

nTask Manager incluye varias funciones, como gestión de reuniones, seguimiento de incidencias, listas de tareas, hojas de horas, gestión de riesgos y tablero Kanban. Además, se puede integrar la herramienta con sus aplicaciones favoritas para el éxito del proyecto.

La herramienta está repleta de características como:

• Presupuestos y resumen financiero
• Planificación de proyectos
• Establecer un hito
• Asignación de recursos
• Vincular proyectos y asignar tareas
• Plantillas de tableros preconstruidos
• Estados personalizados
• Tableros Kanban ilimitados
• Adjuntar documentos y comentarios
• Asignatarios múltiples
• Prioridad y estado de las tareas
• Establecer fechas reales de vencimiento y fechas previstas
• Línea de progreso
• Dependencia de tareas
• Creación de subtareas

nTask ofrece más flexibilidad y eficacia a la hora de gestionar tareas y mantener la concentración. También se pueden mejorar las capacidades de toma de decisiones utilizando la herramienta mediante el establecimiento de dependencias y la adición de tareas. El objetivo es ofrecer transparencia entre los miembros del equipo, mantener la responsabilidad y mejorar la comunicación en equipo.

La herramienta es ideal para controlar el tiempo dedicado a las tareas y generar informes de partes de horas. Dispone de un temporizador automático, entrada manual de tiempo, envío de partes de horas y aprobación/retirada de partes de horas. Los usuarios también pueden obtener información actualizada sobre las reuniones recurrentes, sincronizar las reuniones con el calendario, hacer un seguimiento de las decisiones o acciones, y discutir las notas o el orden del día de las reuniones.

Conclusión

Gestionar proyectos se ha vuelto mucho más fácil con la llegada de las herramientas de gestión de tareas. Por lo tanto, elija cualquiera de ellas para crear tareas, asignarlas a los miembros de su equipo, seguir su progreso, colaborar eficazmente y recopilar información.

Estoy seguro de que, con este programa, podrá realizar más proyectos a tiempo y con resultados de alta calidad.