Depuis toujours, les documents sont une composante essentielle de tout secteur d’activité. Les besoins en documentation des entreprises se sont considérablement accrus et sont devenus plus complexes au fur et à mesure que les entreprises se développent.
Pour utiliser efficacement les documents, les entreprises doivent les classer et les trier avec précision, faute de quoi les membres du personnel risquent de rencontrer des problèmes.
L’automatisation des documents utilise des programmes et des logiciels pour créer des documents électroniques avec une contribution humaine réduite. Elle permet d’automatiser les flux de travail, notamment la numérisation, le stockage, l’extraction, la capture de données et la classification des documents.
Les utilisateurs créent des documents appelés “modèles” dans les logiciels d’automatisation des documents. Ces modèles précisent comment ajouter, modifier ou supprimer des documents en fonction d’entrées spécifiques.
L’automatisation des documents peut être :
- Traitement des documents : Il s’agit d’extraire les informations pertinentes de divers documents, de les valider et de les transformer en données enrichies pour l’utilisateur final. Chaque étape du cycle de vie du document est traitée pendant le traitement du document.
- Production de documents : Il s’agit d’utiliser des données qui ont déjà été collectées ou récupérées pour produire des propositions, des contrats, des lettres d’affaires, des factures, etc.
Cet article présente les meilleurs logiciels d’automatisation des documents et explique comment ils peuvent vous faire gagner des heures.
DocuPilot
Docupilot est un programme d’automatisation de documents convivial et adaptable. Vous pouvez utiliser les données disponibles et des modèles créatifs pour créer des documents. Le générateur de documents intégré peut créer des modèles personnalisés.
Vous pouvez également envoyer par courriel les documents que vous créez à l’aide de ce logiciel d’automatisation vers des services tels que Dropbox, Zapier et Docusign.
Fonctionnalités
- Modèles prédéfinis : Docupilot contient des modèles prédéfinis que les entreprises peuvent utiliser pour former des devis, des accords, des factures et d’autres documents.
- Intégration : CRM, formulaires, bases de données en ligne, enquêtes et RH ne sont que quelques-unes des sources de données avec lesquelles vous pouvez relier le logiciel.
- Sécurité : Docupilot vous permet de protéger vos documents par un mot de passe et de les crypter. Vous pouvez toujours garantir la confidentialité de vos clients, ce qui favorise la confiance de ces derniers.
- Flux de travail automatique : Docupilot simplifie certains des flux de documents les plus compliqués d’une entreprise. Vous n’aurez pas à répéter le processus de saisie des données à chaque fois que vous rédigez un document, ce qui simplifie l’ensemble du processus.
DocuPilot se distingue par son coût comparativement peu élevé, ce qui le rend plus accessible.
airSlate
De la génération de flux à l’analyse des processus, airSlate est une application cloud tout-en-un qui peut gérer toutes les étapes de l’automatisation de vos documents. Il s’agit également d’un utilitaire sans code.
Votre personnel manuel de traitement des documents peut être réduit de moitié si vous pouvez tirer le meilleur parti de l’application.
Fonctionnalités
- Créateur de flux : L’interface utilisateur “glisser-déposer” de Flow Creator vous permet de créer une représentation visuelle du flux de documents (UI).
- signature électronique : Les formulaires numériques, les enquêtes, les documents et le contenu peuvent facilement être assortis de signatures électroniques juridiquement contraignantes.
Essayez ces outils de signature électronique pour signer des documents numériquement.
- Sondages en ligne : Grâce à la fonction de sondage en ligne, vous pouvez réaliser des sondages publics, des documents de test d’applications bêta et des questionnaires.
- Automatisation des processus robotiques : Vous pouvez automatiser des processus à l’aide des robots de l’airSlate sans avoir à écrire la moindre chaîne de code.
De plus, airSlate dispose d’une vaste bibliothèque avec des milliers de modèles d’automatisation de documents pour la plupart des secteurs.
PandaDoc
La création, l’édition et la signature de documents peuvent se faire en un seul endroit grâce à PandaDoc.
Que vous ayez besoin d’un logiciel de signature électronique, de propositions automatisées, d’outils de vente et de marketing ou d’un traitement sécurisé des documents, PandaDoc vous fournira les outils dont vous avez besoin pour accélérer votre flux d’affaires et faire signer vos documents en un clin d’œil.
PandaDoc s’intègre facilement à plus de 30 applications, et ce n’est pas fini, afin de vous offrir une expérience de gestion de documents transparente à travers de nombreuses frontières numériques.
Fonctionnalités
- Déposer et faire glisser : PandaDoc fournit à l’utilisateur des options par défaut pour faire glisser et placer des éléments dans leur document en se basant sur la catégorie au lieu de la fonction de modèles.
- Signature numérique : C’est l’une des fonctionnalités les plus importantes car elle permet aux utilisateurs de signer numériquement des documents sans utiliser de papier.
- Production de documents : Les utilisateurs peuvent créer n’importe quel document et en contrôler le contenu. Cette fonction est idéale si vous devez élaborer des contrats commerciaux, des propositions, des offres et d’autres documents.
- Archives de documents : Une fois que vous avez fini de créer votre document, vous pouvez le classer et l’archiver.
Les clients apprécient la flexibilité des modèles de PandaDoc. Le suivi et l’analyse des documents est une autre fonctionnalité fantastique que les clients trouvent utile.
Crove
Crove vous permet de concevoir et d’automatiser tous les documents de votre entreprise. Grâce à son éditeur de documents robuste, il peut vous aider à automatiser tous vos documents. Pour automatiser un document, vous pouvez ajouter des variables, des conditions logiques, des formules Excel et des signatures électroniques.
Si vous utilisez beaucoup Excel, essayez ces formules Excel et ces raccourcis clavier.
En centralisant vos opérations sur les documents au sein de Crove, vous pouvez vous passer d’outils inutiles. Grâce à sa bibliothèque de modèles intégrée, Crove va au-delà de la simple automatisation des documents.
Fonctionnalités
- Calculs : Utilisez des formules mathématiques pour effectuer des calculs directement sur les champs de vos documents.
- Formulaires : Créez votre enquête, incluez une logique pour masquer ou afficher les questions, et permettez à quiconque de créer des documents en répondant aux questions.
- Aperçu rapide : Remplissez le questionnaire et vérifiez vos documents en temps réel.
- Publier les formulaires : Publiez vos formulaires sur une URL publique ; n’importe qui peut créer des documents en les utilisant s’il respecte les restrictions que vous avez définies pour votre lien.
Crove peut être l’outil idéal si vous cherchez un logiciel gratuit d’automatisation des documents.
Documate
Documate est un logiciel d’automatisation de documents facile à utiliser, sans code, qui permet d’assembler des documents juridiques.
Un groupe d’avocats et de technologues a créé Documate initialement pour aider les organismes d’aide juridique à créer des flux de travail orientés vers le client.
Ce sont principalement les avocats qui utilisent ce logiciel. Cependant, toute entreprise peut élaborer des documents à l’aide des fonctions simples de Documate.
Si vous êtes avocat, vous serez peut-être intéressé par ces logiciels de gestion de dossiers.
Fonctionnalités
- Formulaires Web: Les utilisateurs peuvent concevoir des formulaires Web uniques qui permettent de saisir des données dans des documents Word ou PDF.
- Enquête en ligne : Les utilisateurs élaborent une enquête et chargent ensuite des documents modèles qui se connectent aux champs du formulaire d’enquête.
- Embed : Avec l’aide du programme, les utilisateurs peuvent générer des documents à partir des données saisies, distribuer les flux de travail développés ou même les intégrer dans des sites web.
Cette plateforme d’automatisation des documents convient aux professionnels et aux avocats qui souhaitent une solution sans code avec une interface utilisateur simple.
Templafy
Les grandes entreprises peuvent rapidement organiser le contenu et les actifs de l’entreprise grâce à ce logiciel d’automatisation des documents – Templafy.
Tout en augmentant l’efficacité des utilisateurs finaux grâce à l’automatisation de la création de documents, le système garantit la conformité de la marque et de la législation dans les documents.
Cette plateforme est évolutive et s’adapte aux infrastructures informatiques et applicatives en constante évolution utilisées par les entreprises et les organisations d’aujourd’hui.
Caractéristiques
- Système basé sur les permissions : Il permet aux responsables et aux équipes de conformité de contrôler la qualité de tous les actifs documentaires, en veillant à ce que les membres de l’équipe n’utilisent que les informations autorisées.
- Intégration : Les employés peuvent simplifier la création de contrats, de propositions et de documents commerciaux dans leurs programmes de traitement de texte grâce aux outils d’automatisation des documents de Templafy, qui sont liés à Microsoft Office et aux applications de Google G Suite.
- Interface d’administration : Les employés peuvent accéder à des outils standard de génération de documents grâce à la distribution centralisée de fichiers de modèles de bureau.
Les grandes entreprises peuvent utiliser Templafy car il faut un minimum de 50 utilisateurs.
ExperLogix
Les utilisateurs professionnels peuvent rationaliser, améliorer et automatiser les processus documentaires critiques à l’aide du logiciel d’automatisation documentaire complet et convivial d’Experlogix.
Caractéristiques
- Flux de documents: À l’aide d’une interface visuelle, vous pouvez rapidement créer des flux de documents qui utilisent la logique conditionnelle sans codage.
- Conception de modèles : Le logiciel fournit les outils dont vous avez besoin pour créer des modèles dynamiques, basés sur des données, et mettre en place des flux de travail complexes.
- Collecte de données numériques : Les Smart Forms d’Experlogix sont des formulaires de collecte de données flexibles, intégrés et basés sur le Web qui permettent aux utilisateurs ou aux clients de saisir et de soumettre des informations par voie électronique.
- Gestion de la production : Les services documentaires offrent des méthodes automatisées incroyablement flexibles pour traiter de grands volumes de documents.
Le gestionnaire de contenu d’Experlogix est un référentiel sûr et organisé qui facilite et accélère la gestion, le stockage et la récupération des actifs numériques, y compris les formulaires et documents PDF, les logos, les images et le contenu multimédia.
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon permet un traitement intelligent des documents en automatisant le flux de travail de votre organisation. Vous pouvez configurer la manière dont un document entre dans le moteur de traitement et est traité dans un format de sortie spécifique.
Sa plateforme IDP alimentée par l’IA est idéale pour la reconnaissance rapide de texte et l’extraction de données. L’analyse automatique des documents et la saisie des données sont également disponibles. Elle vous permet même de créer vos propres flux de traitement de documents.
| ✅Pros | ❌Cons |
|---|---|
| Automatisation humaine dans la boucle pour une précision de 100% | Options de personnalisation limitées |
| Conversion des documents en PDF, XSLX, JSON, XML et CSV | |
| Découverte et stockage automatisés des données | |
| API et SDK faciles à mettre en œuvre |
Les autres fonctionnalités de ce logiciel comprennent la vérification de l’identité des clients, le recoupement des documents, l’identification des documents contrefaits, la catégorisation et l’étiquetage des documents, la vérification des documents et le masquage des données sensibles. Vous devez contacter Klippa pour obtenir un devis personnalisé pour votre cas d’utilisation.
Conga Composer
En utilisant Conga Composer, vous pouvez automatiser le processus de génération de documents afin de rationaliser le cycle de vie des documents. Il élimine le besoin de copier-coller manuellement les données et garantit une population de données précise. Le logiciel peut également fusionner des données à partir de l’ensemble des données.
Vous pouvez éditer en direct n’importe quel document et le revérifier pour en garantir l’exactitude. Il permet également de personnaliser l’image de marque afin que vos documents aient toujours la même apparence et la même convivialité. Les types de fichiers pris en charge sont DOCX, XLSX, PPTX, PDF et HTML email.
| ✅Pros | ❌Cons |
|---|---|
| Offre une source unique de vérité pour toutes les équipes | Prend du temps à charger |
| Intégration transparente avec les systèmes existants | La préparation des données et le formatage des tableaux sont complexes |
| Bibliothèque de modèles personnalisables | |
| RestAPI pour la population de données |
Vous pouvez même envoyer les documents volumineux sous forme de lien pour éviter les problèmes liés aux pièces jointes volumineuses. Vous pouvez obtenir un essai gratuit ou une démo de ce produit.
HotDocs
HotDocs est une plateforme professionnelle pour l’automatisation des documents. Les équipes peuvent y créer des modèles pour chaque cas d’utilisation et y insérer divers éléments dynamiques tels que des tableaux.
Le logiciel vous permet également de créer des formulaires d’entretien et d’ajouter des conditions pour ajouter des documents supplémentaires en fonction des réponses. Il prend également en charge la personnalisation automatique du format des données. Vous pouvez également créer des zones de texte conditionnelles et des blocs de signature dynamiques lorsque vous avez plusieurs signataires.
| ✅Pros | ❌Cons |
|---|---|
| Idéal pour les PME et les entreprises | Interface utilisateur complexe |
| Intégration avec CRM, BPM et ECM | La correction des documents nécessite des compétences |
| API pour le déploiement sur site et dans le nuage | |
| Contrôle de la sortie du document |
L’assemblage de documents HotDocs peut également créer un document parfaitement formaté en quelques secondes. La plateforme vous permet de planifier une démonstration et de parler à un expert en automatisation des documents.
Voyons maintenant pourquoi les entreprises ont besoin de l’automatisation des documents et quelles sont les caractéristiques à prendre en compte lors de la sélection d’un outil d’automatisation des documents.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de l’automatisation des documents ?
Les entreprises doivent s’occuper de nombreux documents, dont la gestion inefficace peut s’avérer coûteuse.
L’automatisation rend le traitement des documents plus accessible et plus pratique. Voici les raisons pour lesquelles les entreprises ont besoin de l’automatisation des documents :
Réduire le travail répétitif sur les documents
L’automatisation des documents réduit le temps et les efforts consacrés par les employés à des procédures répétitives. La numérisation des documents, l’extraction des données, la classification, l’indexation des documents et le stockage des données sont essentiels au bon fonctionnement de toute entreprise. L’automatisation des documents permet d’accomplir toutes ces tâches et bien plus encore.
Traitez les documents plus rapidement
L’utilisation de modèles personnalisés permet de réduire le temps consacré à la paperasserie et de rationaliser le processus de traitement des documents. Cela permet d’établir une procédure de documentation que tous les membres du personnel peuvent suivre afin d’utiliser leur temps et leurs efforts à bon escient.
Diminution du taux d’erreurs
Les documents créés manuellement peuvent nécessiter un copier-coller, ou les plus récents peuvent contenir des erreurs qui doivent être corrigées à plusieurs reprises, ce qui nécessite un effort humain important et retarde inutilement les opérations.
Ces erreurs peuvent être éliminées ou considérablement réduites grâce à la précision de l’automatisation avancée des documents. Les modèles prédéfinis et les technologies basées sur l’IA qui exploitent la capture de données facilitent l’obtention des informations nécessaires et la notification au personnel approprié en cas de données manquantes.
Économies sur les dépenses
Les entreprises qui automatisent la création de documents profiteront sans aucun doute d’une baisse des coûts. L’automatisation peut considérablement réduire les frais totaux, y compris ceux associés à l’impression des documents, à la construction de classeurs pour les documents réels, etc. et améliorer le contrôle administratif.
Amélioration des interactions avec les clients et des partenariats commerciaux
De bonnes relations entre les employés, les fournisseurs et les consommateurs sont essentielles à la réussite de toute organisation. Le maintien de relations positives peut être compromis si la création manuelle de documents est sujette aux erreurs, aux retards et aux incohérences.
L’accès à la documentation en ligne simplifie et sécurise le travail avec un plus grand nombre de fournisseurs et la prise de contact avec un plus grand nombre de consommateurs. La facilité de consultation des documents à partir de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment favorise de meilleures interactions et contribue à créer des expériences personnalisées pour les clients.
Amélioration de la sécurité et de la confidentialité
Les systèmes d’automatisation des documents comportent des zones de stockage numérique intégrées avec les autorisations d’accès nécessaires pour éviter la perte de documents et améliorer la sécurité des données.
Les secteurs juridique et de la santé, par exemple, peuvent protéger les données sensibles contre les fuites et les violations en utilisant des logiciels d’automatisation des documents dotés de mesures de sécurité supplémentaires.
Plus efficace que le traitement manuel des documents
Si vous produisez fréquemment les mêmes types de documents, tels que des contrats, des factures ou des rapports mensuels, vous pouvez rencontrer les problèmes suivants :
- Il faut beaucoup de temps et d’efforts pour collecter manuellement des données provenant de nombreuses sources, effectuer des calculs complexes et produire des visualisations pour illustrer les données.
- Il est difficile de garantir que les documents ne contiennent aucune erreur, même après avoir passé des heures (ou des jours) à chercher des erreurs.
Ces problèmes peuvent être résolus à l’aide d’un logiciel d’automatisation des documents, qui vous permet de rassembler automatiquement des données provenant de nombreuses sources et de les organiser comme vous le souhaitez.
Vous pouvez ainsi créer n’importe quel rapport en quelques fractions de seconde, tout en ayant la certitude que toutes les informations sont exactes et exemptes d’erreurs.
Caractéristiques à rechercher dans un outil d’automatisation des documents
#1. L’accès au web
À l’ère de l’internet, les utilisateurs doivent pouvoir accéder à leurs documents depuis n’importe quel endroit. À l’ère de l’internet, les logiciels d’automatisation des documents basés sur le web offrent un accès rapide et simple aux fichiers et aux dossiers, ce qui est vital. Il s’agit notamment de
- L’accès via des appareils mobiles pour consulter ou modifier des documents
- Pour stocker des documents dans le nuage, utilisez le stockage en nuage.
- Partager des dossiers ou des fichiers individuels avec d’autres personnes par le biais du partage de fichiers.
Voici quelques options de stockage en nuage gratuites pour votre entreprise.
#2. Glisser-déposer
Le glisser-déposer est un élément essentiel de tout système d’automatisation des documents. Vous pouvez glisser-déposer des fichiers d’un endroit à un autre ou même d’une application à une autre.
#3. Recherche de documents
Chaque utilisateur possède un grand nombre de fichiers. Il doit donc être en mesure de les parcourir rapidement en utilisant seulement quelques lettres du terme de recherche. Les logiciels d’automatisation des documents permettent d’organiser le stockage des documents de manière à ce qu’il soit facile de les retrouver en cas de besoin.
Les utilisateurs peuvent facilement rechercher les documents stockés en utilisant la fonction de recherche de documents.
#4. Versionnement des documents
Le versionnage est une autre fonction essentielle d’un système d’automatisation des documents. Les utilisateurs peuvent accéder aux versions antérieures du document, les comparer et revenir à une version antérieure si nécessaire, grâce à la gestion des versions.
#5. Verrouillage des fichiers
Le verrouillage des fichiers est un élément essentiel des logiciels d’automatisation des documents. Les utilisateurs ne peuvent pas apporter de modifications à un fichier verrouillé tant que la personne qui l’a verrouillé ne l’a pas ouvert.
#6. Visionneuse et éditeur intégrés
Vous pouvez visualiser et modifier des documents à l’aide de la visionneuse intégrée sans les télécharger ni les ouvrir dans une nouvelle fenêtre, ce qui vous permet de gagner du temps en évitant de passer d’un onglet ou d’un programme à l’autre.
Lorsque le logiciel remarque que quelqu’un d’autre est en train d’apporter des modifications au fichier, il le verrouille et le déverrouille lorsqu’il a terminé.
#7. Évaluation et partage
Un bon logiciel d’automatisation des documents doit permettre aux utilisateurs de partager des documents en toute sécurité et de manière pratique.
Il peut également être doté d’un système de notation qui permet aux utilisateurs d’attribuer une valeur numérique à chaque document sur la base d’une échelle prédéterminée. Cette méthode de notation permet de savoir quels documents sont appréciés par les employés et lesquels doivent être modifiés.
#8. Privilèges de fichiers et de dossiers
Tout logiciel d’automatisation des documents doit inclure des privilèges de fichiers et de dossiers. Vous pouvez gérer ce que votre équipe peut faire avec les documents sur lesquels elle travaille en leur accordant des droits d’édition.
#9. Liaison des documents
Le processus consistant à lier des documents, des fichiers ou d’autres sources de données afin de pouvoir y accéder à partir d’un seul endroit est connu sous le nom de liaison de documents.
Cette fonction vous permet de relier un document à tout autre enregistrement pertinent dans le logiciel d’automatisation des documents ou d’accéder à une copie à partir d’une autre.
#10. Gestion intelligente du contenu
Les meilleurs systèmes devraient permettre une mise à jour transparente de tous les comptes et sources de données, l’édition de modèles, la création de flux de travail personnalisés et l’application de règles qui garantissent l’exactitude, la conformité et les normes de la marque.
En outre, certaines plateformes offrent des fonctionnalités d’automatisation des lots qui permettent aux utilisateurs de produire des centaines ou des milliers de présentations, de déclarations, de rapports et d’autres types de documents en une seule fois, ce qui permet aux vendeurs de produire des documents techniques à la demande qui ciblent des segments de clientèle particuliers.
Conclusion
Les logiciels d’automatisation des documents sont une évidence. En automatisant la création de documents similaires, votre entreprise peut réduire les erreurs, économiser de l’argent et se débarrasser d’une tâche fastidieuse et désagréable.