Microsoft SharePoint est le logiciel de référence pour la collaboration en matière de contenu, de documents et de travail. Cependant, si vous souhaitez découvrir quelque chose de mieux que SharePoint, vous pouvez essayer les alternatives SharePoint suivantes dès maintenant.
SharePoint s’est rapidement imposé dans le domaine de la collaboration en matière de contenu et de travail. Au début, les grandes entreprises n’utilisaient que SharePoint car elles pouvaient se permettre le coût d’un abonnement à SharePoint Classic ou à Office 365.
Cependant, l’adoption de l’informatique dématérialisée et le boom du SaaS ont considérablement modifié l’écosystème. Aujourd’hui, toute entreprise, petite ou grande, peut s’offrir des applications de travail et de gestion de contenu. SharePoint n’est donc plus le seul intranet ou la seule application de collaboration de contenu.
Vous trouverez ci-dessous quelques alternatives populaires à SharePoint si vous êtes à la recherche d’une meilleure gestion de contenu sur le cloud et d’une plateforme de travail collaboratif.
| Produit | Fonctionnalités notables |
|---|---|
| Confluence | Collaboration de contenu, documentation, alternative au travail à distance. |
| Espace de travail Google | Suite d’espaces de travail professionnels tout-en-un avec de multiples applications. |
| MangoApps | Remplacement abordable de SharePoint avec des fonctionnalités prédéfinies. |
| Box | Création de contenu collaboratif, nombreux cas d’utilisation, sécurisé. |
| Helpjuice | Construisez des bases de connaissances et intégrez le service client. |
| Jostle | Plateforme de réussite des employés basée sur le cloud avec un intranet convivial. |
| Document360 | Plate-forme permettant de créer une base de connaissances en ligne en libre-service. |
| Workplace | Plateforme de communication, de collaboration et d’intranet pour les entreprises. |
| ONLYOFFICE | Suite bureautique collaborative avec édition de documents en temps réel. |
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Confluence
Confluence est un logiciel de collaboration de contenu et de documentation d’Atlassian. Il sert d’alternative à SharePoint, offrant une option aux équipes intelligentes pour faciliter le travail à distance. Il se concentre sur la création et la gestion de contenu.
Il devient donc facile de créer et d’organiser des documents, des notes de réunion, des plans de projet, des codes de logiciel, des schémas de conception, etc. sur Confluence.
De plus, Confluence est facile à utiliser, ce qui permet aux employés de l’utiliser sur mobile et sur ordinateur sans avoir à suivre une courbe d’apprentissage abrupte.
L’application cloud de gestion de contenu permet une collaboration en temps réel, facilitant l’édition et la révision du contenu par les équipes. En outre, les pages, les tableaux blancs et les espaces partagés publiquement sont facilement accessibles, tout comme une application web, sans qu’il soit nécessaire d’ouvrir un compte.
Il offre un large éventail d’intégrations avec d’autres outils populaires, ce qui renforce sa polyvalence. Parmi les intégrations les plus courantes, citons Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams, etc.
Outre la gestion du contenu et du travail, Confluence prend en charge le contrôle des versions, ce qui garantit le suivi de toutes les modifications et révisions. Ainsi, si vous trouvez un contenu dans un état insatisfaisant après une modification, vous pouvez revenir instantanément à la dernière bonne configuration connue.
Prix de Confluence: À partir de 5,75 $/utilisateur/mois | Plan gratuit également disponible
Lisez aussi : Confluence Vs. SharePoint
Google Workspace
Google Workspace est une suite d’espaces de travail professionnels tout-en-un qui propose une liste étendue d’applications vous permettant de travailler facilement sur des projets techniques et créatifs.
Les applications phares sur lesquelles vous travaillerez souvent pour la création, le partage et le stockage de contenu sont Gmail, Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search et Apps Script.
Pour étendre les fonctionnalités de votre abonnement à Google Workspace, vous pouvez obtenir Voice, Meet hardware et AppSheet. AppSheet est la dernière offre de Google qui vous permet de créer des applications web partageables en interne et en externe sans apprendre à coder.
Pour la sécurité et la gestion du lieu de travail, vos chefs d’entreprise ou administrateurs informatiques peuvent commencer à utiliser les applications Google telles que Admin, Endpoint, Work Insights et Vault.
Presque toutes les applications Google qui vous permettent de créer des textes, des images, des pages web, des diapositives, etc. sont également dotées d’un système de contrôle des versions. Vous pouvez ainsi restaurer d’anciens contenus en cas de besoin.
Tarifs de Google Workspace: À partir de 6 $/utilisateur/mois/facturation annuelle | Plan gratuit disponible
Lisez aussi : Google Workspace Individuel : Tout ce que vous devez savoir
MangoApps
MangoApps est un remplaçant abordable de SharePoint. Il offre la plupart des fonctionnalités de SharePoint. Par exemple, il existe des sites intranet, des bases de connaissances, des portails de communication avec les employés, un système d’apprentissage et de développement des employés (LMS), un portail de retour d’information sur les employés, des sites d’engagement pour l’ensemble de l’organisation, des communautés de clients professionnels et des portails en libre-service pour les clients.
Il ne s’agit là que de fonctionnalités prédéfinies. En utilisant vos propres compétences techniques et créatives et les outils de MangoApps tels que Workflows, Wikis, To-Do List, Task Management, Project Workspaces, Pages, et Open APIs, vous pouvez créer une infinité de workflows personnalisés sur l’outil sans aucune dépense supplémentaire.
Vous et vos employés pouvez commencer à construire des projets fonctionnels et des bibliothèques de contenu sur MangoApps avec la collaboration en quelques heures après avoir signé pour l’outil. La courbe d’apprentissage est très courte par rapport à SharePoint.
Prix de MangoApps: A partir de 12 $/utilisateur/mois | Essai gratuit de 14 jours disponible
Box
Box est le nuage de contenu pour tous les types d’entreprises qui cherchent à créer du contenu collaboratif à l’aide d’un tableau blanc numérique, comme Box Canvas. Vous pouvez également créer des processus d’approbation et de consommation de contenu à l’aide de Box Relay, l’outil d’automatisation des flux de travail.
Box a des cas d’utilisation éprouvés avec un succès considérable dans des secteurs industriels tels que la finance, les sciences de la vie, le gouvernement, la santé, le commerce de détail, les organisations à but non lucratif, les médias, le divertissement, l’éducation et les services professionnels.
Vous pouvez utiliser les fonctions de gestion de contenu et de collaboration de Box dans des services tels que les ressources humaines, le service juridique, les ventes, le marketing, la finance, etc.
Box met l’accent sur la cybersécurité et la confidentialité des données, ce qui lui vaut de prestigieuses références en matière de conformité gouvernementale et sanitaire pour le stockage des données. Box Content Cloud dispose d’une certification de conformité aux réglementations internationales telles que GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS, etc.
Prix de la Box: À partir de 20 $/utilisateur/mois | Plan gratuit disponible
Helpjuice
Helpjuice vous aide à créer des bases de connaissances en ligne qui s’intègrent parfaitement à des logiciels de service à la clientèle comme Freshdesk.
Le logiciel de base de connaissances est basé sur des fonctionnalités telles que la création et le formatage de contenu, les rapports et l’analyse, la personnalisation du site de la base de connaissances, la boîte de recherche de type Google et l’intégration étendue avec les applications d’entreprise.
L’outil de création de contenu Helpjuice propose diverses options d’annotation et d’édition de texte, comme le formatage de texte, les images, les vidéos, les réponses interactives, etc. Vous pouvez mettre en place une logique de backend dans la base de connaissances afin que le portail puisse afficher des articles d’aide ou des étapes de dépannage en fonction des entrées de l’utilisateur.
Vous pouvez également collaborer au contenu de la base de connaissances en temps réel dans l’outil d’édition en partageant les liens avec d’autres éditeurs ou créateurs. Sans oublier qu’il existe un système de contrôle de version fiable pour restaurer le contenu supprimé. Le portail de la base de connaissances est également personnalisable en fonction des pratiques de référencement afin que les utilisateurs puissent trouver vos articles d’aide sur Google Search.
Prix de Helpjuice: A partir de 30$/utilisateur/mois, minimum 4 utilisateurs | Essai gratuit de 14 jours disponible
Jostle
Jostle est une plateforme de réussite des employés basée sur le cloud où chaque membre d’une organisation peut avoir une expérience d’intranet conviviale. Alors que beaucoup considèrent SharePoint comme une solution complexe, Jostle a une interface simple, accessible, rationalisée et visuellement attrayante.
LesfonctionnalitésdeJostle, telles que les fils d’actualité, les outils de reconnaissance des employés et les forums de discussion, aident les employés à développer un sens de la communauté par le biais de la communication. Les employés peuvent également partager leurs idées et entrer en contact avec leurs collègues grâce aux fonctions de réseautage social de cette application.
Grâce à l’organigramme et à l’annuaire des employés, les utilisateurs peuvent facilement trouver leurs collègues et entrer en contact avec eux.
Vous pouvez également intégrer Jostle avec Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube et WordPress.
Prix de Jostle: À partir de 75 $/personne/mois | Plan gratuit également disponible
Document360
Document360 est avant tout une plateforme qui vous permet de créer une base de connaissances en ligne en libre-service pour vos employés. Elle peut être utilisée pour créer des SOP pour certaines équipes et de la documentation privée pour les clients.
Vous pouvez créer, organiser et publier des articles et de la documentation KB sur cette plateforme conviviale et consultable. Même les utilisateurs novices peuvent rédiger et éditer des articles à l’aide d’outils intuitifs. Le contrôle de version de Document360peutêtreutilisé pour suivre les modifications et gérer l’historique des documents.
En outre, vous bénéficiez de fonctionnalités telles que des modèles et une image de marque personnalisables, des analyses et des rapports intégrés, une capacité multilingue et l’intégration.
Prix de Document360: À partir de 149 $/projet/mois | Plan gratuit également disponible
Workplace
Workplace de Meta est une plateforme de communication et de collaboration d’entreprise qui s’est imposée comme une alternative populaire à SharePoint avec des fonctionnalités telles qu’un intranet. Sa bibliothèque de connaissances est l’endroit où vous pouvez créer, stocker et partager vos fichiers pour que les autres puissent y accéder et les découvrir facilement.
Lorsque vous utilisez la bibliothèque Meta Workplace pour partager toutes vos ressources clés, vous pouvez gérer les autorisations d’accès aux fichiers afin de déterminer si seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles. Elle offre également une fonction de recherche pour trouver rapidement et facilement le fichier souhaité.
Son large éventail d’intégrations comprend SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList, etc. Il offre également d’autres fonctionnalités telles que les groupes, la vidéo en direct, le flux d’actualités, le centre de sécurité et les aperçus.
Prix de Workplace: À partir de 4 $/personne/mois
ONLYOFFICE
Si vous êtes une startup et que vous trouvez qu’un abonnement à SharePoint est coûteux, vous pouvez utiliser ONLYOFFICE. Cette suite bureautique collaborative propose un plan gratuit pour les startups où l’on peut créer, éditer et gérer différents types de fichiers comme des documents, des feuilles de calcul et des présentations.
Sur la plateforme ONLYOFFICE, plusieurs utilisateurs travaillent sur le même document en temps réel, et toutes les modifications seront visibles par tous les utilisateurs instantanément.
ONLYOFFICE dispose également de fonctionnalités de gestion de documents utiles, telles que le suivi de l’historique, le contrôle des versions et les commentaires, qui facilitent l’organisation et la catégorisation des fichiers par les utilisateurs.
Grâce à l’intégration transparente avec des services de stockage en nuage tels que Box, Dropbox, OneDrive et Google Drive, vous pouvez facilement stocker et accéder à vos fichiers importants. Vous pouvez également intégrer SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom et AWS.
En outre, ONLYOFFICE protège les données sensibles de votre organisation grâce à des fonctions de sécurité intelligentes et permet aux administrateurs de gérer les autorisations d’accès de tous les utilisateurs.
Prix d’ONLYOFFICE: à partir de 8$/utilisateur/mois
Pourquoi explorer les alternatives à SharePoint ?
La principale raison pour laquelle vous cherchez une alternative à SharePoint est la poussée de Microsoft vers Modern SharePoint et la dépréciation possible des versions SharePoint classiques 2013, 2016 et 2019 👋. Selon une discussion sur Microsoft Learn, cela pourrait se produire après 2026. Cependant, vous pourrez toujours utiliser le logiciel.
Si Microsoft déprécie de toute façon SharePoint classique, elle ne procédera à aucune mise à jour et ne fournira aucun service d’assistance. Si votre équipe informatique interne est experte en SharePoint, vous pourrez encore l’utiliser après sa fin de vie prévue en 2026.
Il est donc préférable de prendre de l’avance dans votre recherche d’un outil alternatif pour la collaboration d’équipe et le partage de documents. En outre, en disposant de plus de temps pour choisir, vous pourrez prendre une meilleure décision car, après tout, les logiciels doivent faciliter le travail, en particulier pour les travailleurs à distance.
Autres raisons d’opter pour une alternative à SharePoint
#1. Vous avez besoin d’experts ou d’agences SharePoint pour mettre en place un intranet SharePoint, un système de gestion de contenu et des interfaces de collaboration sur cet outil. Cela coûte de l’argent💵 !
#2. SharePoint est disponible en tant qu’outil gratuit avec Microsoft 365 Business Basic et les plans d’abonnement plus avantageux. Mais même ce plan de base coûte 6$/utilisateur/mois, et Microsoft vous facture annuellement à ce tarif. Par conséquent, si vous êtes une petite ou moyenne entreprise ou si vous disposez d’un budget serré pour les applications d’entreprise, vous pouvez opter pour une solution abordable.
#3. Vous recherchez une solution simple que chaque employé peut utiliser sans passer par une longue courbe d’apprentissage, ce que SharePoint exige absolument.
#4. Naviguer dans les éditions classique et moderne de SharePoint est, une fois de plus, une tâche difficile. J’ai vu des personnes qui prenaient littéralement des notes sur les documents SharePoint, les listes, les paramètres, les bibliothèques, etc.
#5. Bien que Microsoft ait fait un excellent travail en faisant évoluer SharePoint classique vers un SharePoint moderne basé sur le cloud, l’ensemble de l’interface utilisateur présente encore des défauts. Parfois, quelques boutons, le panneau supérieur ou le logo de l’entreprise ne s’affichent pas tant que vous n’avez pas actualisé plusieurs fois.
#6. Il semblerait que les possibilités de personnalisation soient nombreuses, mais elles sont très limitées par Microsoft. Ainsi, si vous avez besoin d’une application de collaboration de contenu unique avec une automatisation complexe, SharePoint n’est peut-être pas le bon choix.
#7. SharePoint utilise Power Automate pour l’automatisation, ce qui est encore une fois une compétence de haut niveau. Les alternatives à SharePoint utilisent l’approche If-This-Then-That (IFTTT), qui est facile à apprendre et à mettre en œuvre.
Caractéristiques à prendre en compte lors du choix d’une alternative
Avant d’acheter n’importe quelle alternative à SharePoint, assurez-vous que l‘outil de collaboration documentaire contient un mélange des caractéristiques suivantes :
#1. Collaboration facile sur l’application avec un accès basé sur les rôles pour les documents, les fichiers, les flux de travail, les projets, etc.
#2. Liens partageables pour la collaboration interne et externe.
#3. Liens publics pour les espaces de travail, les tableaux de bord et les vues qui ne nécessitent pas de comptes dans le même outil de collaboration de contenu.
#4. Intégration sans code ou à code bas avec diverses applications commerciales tierces pour étendre les fonctionnalités du système de gestion de contenu.
#5. L’outil doit posséder des modèles de gestion de contenu et de travail prédéfinis.
#6. L’application ne doit pas être rigide mais suffisamment flexible pour permettre aux utilisateurs de créer des bibliothèques de contenu personnalisées, une automatisation du flux de travail et des tableaux de projet.
#7. Il doit y avoir des options pour la recherche de contenu basée sur les métadonnées.
#8. Si l’outil vous permet de créer une base de connaissances, ce serait un autre point positif.
Conclusion
Vous connaissez maintenant les meilleures applications de collaboration en matière de contenu et de travail qui peuvent facilement remplacer vos projets et bibliothèques de contenu SharePoint. De plus, tous ces outils SaaS (Software-as-a-Service) sont proposés avec des options de tarification évolutives, ce qui vous permet de commencer avec un petit investissement. Lorsque votre travail augmente, vous pouvez passer à l’échelle supérieure.
Si vous n’avez pas d’outil de gestion de contenu, de travail et de projet et que vous en cherchez un, il serait judicieux d’examiner l’une des alternatives à SharePoint mentionnées ci-dessus avant d’acheter des abonnements coûteux à Microsoft 365.
Si vous avez déjà un abonnement à Microsoft 365, vous n’avez pas besoin de migrer instantanément vers l’une de ces alternatives à SharePoint en interrompant vos activités professionnelles. Procédez par étapes pour maintenir les flux de travail de l’entreprise en mouvement.