Confluence Vs. Notion : Quel est le bon choix pour vous ?

Vous n’arrivez pas à décider si vous avez besoin de Confluence ou de Notion ? Ce guide Confluence vs. Notion vous aidera à prendre une décision éclairée dès maintenant !

L’écosystème du travail numérique dépend de plus en plus d’outils de productivité sous forme de logiciels et de services (SaaS). Que vous développiez des applications, du contenu marketing, des produits de consommation ou des services numériques, vous devez planifier des projets, réfléchir à des conceptions et à du contenu, et les stocker en ligne de manière sécurisée afin que les membres du projet puissent y accéder de manière transparente.

Mais le choix d’un outil pour le projet à venir nécessite des centaines d’heures de recherche et d’essai sur ces outils. Vous ne voulez pas changer de logiciel de gestion du contenu et du travail en plein milieu d’un projet et ne pas respecter les délais. C’est pourquoi je vous aide à décider intelligemment si vous avez besoin de Confluence ou de Notion pour votre entreprise en comparant Confluence et Notion ci-dessous.

Qu’est-ce que Confluence ?

Confluence, d’Atlassian, est une application cloud de collaboration et de gestion des connaissances. Elle héberge tous les wikis, contenus, sessions de brainstorming, esquisses de conception de produits, etc. de votre entreprise.

Les personnes internes et externes à votre entreprise peuvent utiliser Confluence en toute transparence pour collaborer sur des idées, créer une ébauche de conception de produit ou de contenu, et obtenir l’approbation des responsables.

Cela pourrait être un véritable défi si votre assistante de bureau devait se précipiter aux archives pour récupérer un dossier de documents et d’images fil de fer d’un projet antérieur. Cela vous ferait perdre des heures, voire des jours. Confluence vous aide à éviter ces processus laborieux d’archivage et de récupération de contenu en numérisant l’ensemble du processus.

Grâce aux espaces, aux arbres de pages et aux pages, vous pouvez stocker en ligne des milliers de documents, de plans, de procédures opérationnelles standard (POS), etc. Vous pouvez les récupérer en cas de besoin en cliquant sur un bouton. Sans oublier que Confluence sécurise le travail d’équipe à distance et hybride en offrant un accès au contenu et aux ressources du projet en fonction des rôles.

Utilisations de Confluence dans les entreprises

Vous trouverez ci-dessous diverses utilisations de Confluence dans toute entreprise, qu’elle soit en ligne ou hors ligne :

• La documentation est l’une des utilisations les plus courantes de Confluence. La plupart des entreprises l’utilisent pour créer des contenus documentaires DACI (Driver, Approver, Contributor, and Informed) pour la prise de décision, la gestion du changement, les SOP des opérations commerciales, les SOP de la continuité des opérations, etc.
• Lorsque les entreprises ont besoin de créer une stratégie pour le regroupement d’investisseurs à venir, le lancement d’une introduction en bourse, le lancement d’un produit, le marketing, les ventes ou le recrutement de ressources humaines, elles utilisent Confluence.
• La publication de contenu est une autre utilisation majeure de Confluence. Les éditeurs en ligne et hors ligne utilisent Confluence pour créer des documents de stratégie de contenu. Il devient plus facile de mettre à jour le document de stratégie tous les trimestres ou tous les deux ans, ou d’apporter des modifications ad hoc lorsque le marché connaît des changements importants dans l’industrie de l’édition. Tous les utilisateurs partagés ont automatiquement accès aux dernières modifications.
• Les professionnels de la création utilisent également Confluence comme outil de brainstorming collaboratif.
• Vous pouvez également l’utiliser pour la conception de produits, de services, d’applications mobiles, de sites web et de logiciels en l’intégrant à inVision, Atlassian Team, Figma, etc.
• Les entreprises créent des espaces de travail collectifs pour permettre à leurs équipes d’accéder à des documents confidentiels, à des conceptions, à des discussions et à des politiques dans un espace en ligne sécurisé où chaque clic et chaque modification peuvent être vérifiés.

Comment fonctionne Confluence ?

Confluence vous fournit, ainsi qu’à vos équipes, un tableau de bord qui contient une vue d’ensemble des tâches, des mises à jour organisationnelles, des activités Spaces, etc. Atlassian a intégré les interfaces suivantes dans cet outil de gestion du contenu et des connaissances :

1. Votre nom et votre espace
2. fonction “Reprendre là où vous vous êtes arrêté” pour la reprise des tâches
3. flux “Découvrez ce qui se passe” affichant les contenus les plus populaires et les plus suivis
4. Espaces englobant tous les espaces de travail et pages créés ou partagés avec vous
5. Annonces
6. Calendriers personnels et d’équipe

Les espaces de Confluence sont le centre de toutes les activités au sein d’un projet, d’une équipe, d’un département ou d’une organisation. Une petite entreprise peut avoir un seul espace, tandis qu’une entité multinationale peut avoir des centaines d’espaces.

Chaque espace contient plusieurs pages. Par exemple, l’espace de gestion de projet préconfiguré dans Confluence comprend des pages pour le plan de projet, la documentation de décision et les rapports d’état.

Contrairement à Notion, Confluence ne permet pas un accès illimité aux espaces, aux pages ou aux blogs. Les collaborateurs externes peuvent être invités, mais ils doivent ouvrir un compte Confluence gratuit ou payant avant de pouvoir participer aux efforts de collaboration.

Avantages de l’utilisation de Confluence

• Confluence permet aux entreprises de créer sans effort des bases de connaissances en ligne compatibles avec les smartphones, les tablettes et les ordinateurs.
• Il accélère le processus de création et de publication de contenu en créant un espace d’édition collaboratif, un consentement automatique à la publication et des fonctions de confidentialité du contenu.
• L’utilisation de Confluence pour créer et partager du contenu professionnel ajoute une couche supplémentaire de sécurité, en empêchant la duplication non autorisée du contenu et en protégeant contre les attaques de ransomware.
• Une fonction de contrôle des versions est en place pour que vous ou les membres de votre équipe puissiez revenir sans effort à la version la plus ancienne ou la plus récente d’un contenu.
• Les entreprises informatiques qui utilisent déjà divers outils SaaS de productivité d’Atlassian, tels que Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, etc., préfèrent Confluence à d’autres applications de collaboration de contenu.

Qu’est-ce que Notion ?

Notion est un outil de productivité de l’espace de travail à des fins personnelles, professionnelles et commerciales. Il combine des fonctionnalités de gestion de projet, de prise de notes et de gestion des connaissances dans une application en nuage. Ainsi, vos employés, sous-traitants et fournisseurs n’ont pas besoin d’utiliser des applications différentes pour des tâches différentes.

Si votre entreprise ou votre groupe a besoin de créer des bases de données, des pages de contenu, des sites partageables pour le travail professionnel, etc. En utilisant les centaines de champs proposés par Notion, vous pouvez créer une page web ou une application qui contient tous les points personnalisés dont vous avez besoin.

Par exemple, les diagrammes de Gantt, les tableaux, les galeries, les calendriers, les noms, les spécifications des produits, les formules, les téléphones, les courriels, et bien d’autres choses encore sont à votre disposition dans les pages de Notion.

Utilisations de Notion dans les entreprises

Voici les principales utilisations de Notion pour les entreprises :

• Vous pouvez créer des documents interactifs au lieu de documents traditionnels en utilisant la base de données Meeting Notes de Notion. Elle peut contenir des propriétés de document telles que Créé par, Participants, Type, Ordre du jour, Actions, Date de dernière modification, une section de prise de notes séparée pour les opinions personnelles, et plus encore.
• Vous pouvez ajouter différents types de vues dans votre base de données Notion pour la convertir en une page de gestion de projet. Les vues que vous pouvez utiliser dans l’application sont Tableau, Chronologie, Galerie, Liste, Kanban, Calendrier, etc.
• Si vous possédez de nombreux projets, vous pouvez créer différents espaces d’équipe pour chaque projet et les afficher côte à côte sur votre page d’accueil Notion.
• La dernière nouveauté est Notion AI, un modèle d’IA génératif qui peut créer des diaporamas, du contenu, des SOP, des bases de données, des tableaux et des idées commerciales.

Comment fonctionne Notion ?

Sous le capot, Notion est une application robuste de base de données relationnelle. Alors que les bases de données traditionnelles ne vous permettent que de faire des requêtes et de récupérer une ou plusieurs données, Notion vous permet de créer des histoires à partir de bases de données. Lorsque vous créez plusieurs pages sur Notion, vous pouvez relier ces pages pour raconter l’histoire que vous souhaitez.

Les pages constituent l’élément principal de Notion. Une nouvelle page est livrée avec les personnalisations standard suivantes :

• Titre (icône, couverture et commentaire)
• Commencez à écrire avec Notion AI
• Ajoutez de nouveaux blocs de contenu comme
  • Importer
  • Modèles
  • Tableau
  • Tableau
  • Calendrier
  • Calendrier
  • Liste
  • Galerie

Si vous souhaitez créer des expériences uniques pour vos employés et vos clients, vous pouvez commencer par une page vide. Sur une page vide, vous pouvez ajouter de nombreux blocs, dont certains sont présentés ci-dessous :

• Texte
• Liste des tâches
• Liste à puces
• Liste à bascule
• Média
• Code
• Hyperliens
• Vue liée des bases de données
• Boutons
• Table des matières

En plus des pages, il existe des espaces de travail (pour l’ensemble de l’entreprise) et des espaces d’équipe (pour les projets individuels ou les équipes). Un avantage de Notion par rapport à Confluence est que vous pouvez publier votre wiki ou votre journal en ligne et que n’importe qui sur Internet peut consulter le contenu publié sans avoir à s’inscrire à Notion.

Avantages de l’utilisation de Notion

• Tout le monde peut commencer à construire des pages et des sites sur Notion.
• Les pages de Notion peuvent être consultées à l’aide de navigateurs web sans avoir à installer ou à s’abonner à Notion.
• Vous pouvez profiter des avantages de la base de données relationnelle sur Notion.
• Notion offre de nombreux types d’affichage de pages tels que la ligne du temps, le tableau, la liste, la galerie, etc.
• Son module de création de documents vous permet d’ajouter 100 blocs pour insérer du contenu personnalisé.

Lisez aussi : Modèles de tableau de bord de Notion pour une gestion des tâches transparente

Confluence Vs Notion : Comparaison des fonctionnalités

Comparaison des fonctionnalités	Confluence	Notion
Interface utilisateur et expérience	L’interface utilisateur est facile à naviguer Une vue de type tableau de bord sur la page d’aperçu Un accès facile aux pages récentes, aux espaces, aux modèles, etc., sur le panneau supérieur	Une barre latérale pour tous les espaces d’équipe et les pages. Pas de tableau de bord ; vous devez le développer manuellement Un bouton d’importation pour obtenir du contenu ou des projets à partir de sources tierces L’interface utilisateur est un peu complexe à première vue
Courbe d’apprentissage	Pratiquement aucune courbe d’apprentissage	Très complet si vous voulez utiliser toutes les fonctionnalités, pas seulement les simples pages
Application mobile	Disponible	Disponible
Application de bureau	Non disponible	Disponible
Limites de téléchargement de fichiers et de stockage sur le cloud	2 Go à illimité, selon l’abonnement choisi	5 Mo à illimité, selon l’abonnement choisi
Édition en temps réel par des collaborateurs	Oui	Oui
Modèles	Plus de 100 pour de nombreux cas d’utilisation	Modèles limités Jusqu’à 65 ont été créés par Notion. Vous devez vous appuyer sur des modèles de Notion tiers, payants ou non
Automatisation du flux de travail	Intégré dans les applications et les intégrations	Vous devez développer manuellement ou acheter des modèles de Notion qui offrent l’automatisation du flux de travail
Tableaux blancs numériques	Intégration gratuite avec des applications tierces de tableau blanc comme Miro, inVision, Mural, etc.	Mode d’affichage uniquement pour les tableaux blancs en ligne comme MiroPas de collaboration en temps réel
Historique des versions et des pages	Illimité pour tous les niveaux	7 jours pour Free, 30 jours pour Plus 90 jours pour Business Illimité pour Enterprise
Intégration avec les applications Atlassian	Compatible avec toutes les applications Atlassian	Support limité pour les applications Atlassian
Reprise du travail	Page d’accueil dédiée à la reprise du travail	Pas de page d’accueil Recherche manuelle des pages inachevées
Toutes les intégrations	Plus de 100 intégrations de premier plan : Gliffy, Markdown, MacroSuite, Scaffolding, LaTeX Math, HTML pour Confluence, etc.	Jusqu’à 60 applications. Les principales intégrations sont Figma, Slack, GitHub, etc.
Accord de niveau de service (SLA)	99.9 % de temps de disponibilité pour les plans Premium et supérieurs	Pas de SLA standard déclaré par Notion SLA personnalisé proposé par l’équipe de vente pour les grandes entreprises

Applications réelles de Confluence

Créer des articles pratiques sur les logiciels

Les entreprises qui développent des applications et des sites web ou des biens de consommation physiques utilisent Confluence pour créer des articles pratiques. Une telle page sur Confluence fournit des conseils étape par étape pour l’utilisation d’un produit ou d’un logiciel. Ici, vous ajoutez souvent deux titres distincts : l’un pour les instructions et l’autre pour le contenu connexe. Confluence vous permet également d’importer du contenu de Word, Docs, etc.

Remue-méninges

De nombreuses agences de création et équipes commerciales utilisent également Confluence pour générer des idées et valider de grandes idées dans le cadre d’une approche collaborative. En reliant Confluence à Mural, vous pouvez intégrer le tableau blanc de Mural directement sur une page Confluence. Ainsi, les collaborateurs et les développeurs auront un accès direct aux idées et contextes initiaux pour développer des conceptions ou des produits réussis.

Gestion de la base de connaissances RH

Si vous souhaitez créer un portail de gestion des ressources humaines abordable, utilisez gratuitement ce modèle de Confluence. Un portail RH avec des vues différentes pour les RH et les employés pourrait vous coûter des milliers d’euros.

En revanche, Confluence vous l’offre gratuitement. Le modèle est livré avec des champs de contenu de gestion RH étendus tels que Congés/Temps libre, Santé et Bien-être, Politique de référencement des employés, Programme 401K, etc.

Applications de Notion dans le monde réel

Réunions

De nombreuses entreprises intelligentes utilisent Notion pour planifier, organiser et clôturer des réunions. Sur une page de réunion, vous pouvez ajouter des boutons utiles pour obtenir des informations rapides sur les organisateurs de la réunion, les participants, les types de réunions et les événements du calendrier.

Ces pages incluent également d’autres éléments de la base de données, tels que le démarrage des réunions, la synchronisation des conceptions, la planification des sprints, le standup des conceptions, etc. En utilisant la vue Tableau pour une réunion, vous pouvez rapidement convertir les notes en données segmentées pour l’Idéation, le Standup, la Formation, etc.

Docs

La création d’un site Docs est le cas d’utilisation le plus efficace de Notion. Les entreprises regroupent tous leurs documents confidentiels et non confidentiels en un seul endroit sur Notion. Pour ce faire, vous pouvez commencer avec le modèle Docs de Notion.

Il contient des documents standard sur la page Récemment édité comme Tech Spec, Product Requirements Document (PRD), Brainstorm, etc. Vous pouvez filtrer les documents à l’aide d’un tableau par catégorie pour une meilleure compréhension.

Confluence Vs. Notion : Le verdict

Si vous recherchez l’automatisation, les rapports de page, l’analyse, la collaboration intuitive en temps réel et un prix abordable, vous devriez choisir Confluence plutôt que Notion.

Notion n’est pas adapté lorsque :

• Vous avez besoin d’une automatisation poussée du flux de travail
• L’entreprise s’appuie sur diverses applications Atlassian
• Fonctions modernes de wiki, de base de connaissances et d’édition de documents
• Contrôle de version robuste
• Accès complexe à une page Confluence, basé sur les rôles, pour différentes parties telles que les clients, les fournisseurs et les employés internes
• Rapports et analyses intégrés et avancés

Du point de vue des prix également, Confluence est un meilleur choix. Son abonnement gratuit convient aux petites entreprises comptant jusqu’à 10 employés. Il comprend un nombre illimité de pages, d’espaces et d’intégrations d’applications. Sans oublier les 2 Go d’espace gratuit pour le téléchargement de fichiers. En revanche, l’abonnement gratuit de Notion offre des services très limités et ne convient qu’aux particuliers.

Si vous mettez à jour et augmentez votre abonnement à Confluence, le plan Premium ne coûtera que 110 $ pour 10 utilisateurs par mois, contre 180 $ pour le plan Notion Business. Confluence Premium offre un stockage illimité, des analyses, des permissions pour les utilisateurs, une liste d’adresses IP, et plus encore.

A suivre, Confluence Vs. Jira : Connaître leurs similitudes et leurs différences