Vous souhaitez suivre vos stocks de manière efficace et sans erreur ? Vous souhaitez automatiser le système d’approvisionnement de votre entreprise ? Vous avez besoin de codes-barres, et la meilleure façon de les créer ou de les gérer sont les codes-barres Excel et les codes-barres Google Sheets.
Plus de 50 ans se sont écoulés depuis l’octroi du brevet des codes-barres à Norman Joseph Woodland et Bernard Silver. Pourtant, les codes-barres sont indispensables lorsque vous avez besoin d’un moyen simple et efficace de lire des données concises inscrites sur des produits de consommation ou des actifs commerciaux. En fait, les entreprises technologiques en développent de nouvelles versions en se référant aux versions de base.
De nos jours, les entreprises automatisent la création de codes-barres, l’impression à la demande et le décodage à l’aide d’applications robustes telles qu’Excel et Sheets. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les codes-barres, leur utilisation, etc.
Qu’est-ce qu’un code-barres ?
Un code-barres, composé de barres et d’espaces, est une représentation de chiffres et de caractères lisible par une machine.
Les codes-barres permettent aux machines d’identifier le produit étiqueté à partir d’un inventaire connecté ou d’une base de données de vente au détail. Ces images contiennent des lignes noires et des espaces blancs. Les lignes peuvent avoir des largeurs et des formes différentes en fonction de la version du code-barres, de la norme, de la symbologie, etc.
Les lignes noires sont généralement parallèles et séparées par des espaces blancs préprogrammés. Cette disposition des couleurs noires et blanches pourrait ressembler au concept des codes morse. En effet, les codes Morse sont à l’origine de l’invention de la technologie des codes-barres.
Les codes-barres contiennent généralement des chiffres et des lettres. La longueur des données dépend de leur convention. Par exemple, les systèmes de codes-barres Industrial 2 of 5 peuvent comporter de 2 à 30 caractères.
Comment fonctionne un code-barres ?
Le principe de fonctionnement des codes-barres repose sur la forme et la largeur des lignes noires parallèles. Des barres noires de largeurs différentes représentent généralement les chiffres 1 et 0. Pour représenter les chiffres compris entre 0 et 9, les barres noires doivent être séquencées d’une manière particulière.
Le motif des barres noires et les données correspondantes dépendent de la convention du système de code-barres.
Les normes de codes-barres les plus répandues sont les suivantes :
- Code universel des produits (UPC)
- Numéro d’article européen (EAN) utilisé en Europe
- Le code 39 est utilisé exclusivement par le ministère américain de la défense
- Le code 128 est utilisé exclusivement dans l’industrie B2B
- Le PDF417 a été spécialement conçu pour les cartes d’identité
Cette séquence de barres noires est un algorithme préétabli enregistré dans un système d’achat au détail, un logiciel de suivi des stocks, etc. Il ne vous reste plus qu’à scanner le code-barres.
Pour scanner, un équipement spécialisé est fixé avec une lumière laser, généralement rouge et verte. À l’intérieur du scanner se trouve un convertisseur de signal optique en signal numérique qui lit le laser entrant.
Lorsque vous faites clignoter le laser sur un code-barres, le convertisseur de signal analyse la partie réfléchie du laser. Ensuite, un ordinateur connecté comprend le motif des lignes noires et des espaces blancs et décrypte les données intégrées.
Applications pour les codes-barres : Google Sheets
Google Sheets est une application web entièrement gratuite qui vous permet de créer des codes-barres en un clin d’œil. Si vous êtes propriétaire d’un petit magasin, d’une place de marché en ligne ou d’un travailleur indépendant et que vous avez besoin d’un moyen peu coûteux de suivre vos stocks, le système de codes-barres de Google Sheets est fait pour vous.
Google Sheets est livré avec les formules, les polices et les propriétés d’impression nécessaires pour produire des codes-barres en masse.
Applications pour les codes-barres : Microsoft Excel
Considérons que votre entreprise utilise la suite Microsoft 365 pour toutes sortes de documentation et de gestion de contenu, et que vous ne voulez pas passer à un autre espace de travail. Vous pouvez alors utiliser Excel de manière pratique pour générer et imprimer le nombre de codes-barres que vous souhaitez.
Excel comprend diverses polices de codes-barres, propriétés d’impression et polices de codes-barres pour la création rapide de codes-barres pour tous les besoins.
Codes-barres Excel
Les codes-barres Excel sont similaires aux autres codes-barres utilisés par les entreprises. Mais dans ce cas, vous convertissez les données cibles en un format de code-barres à l’aide de fonctions, de formules, etc. à partir de l’application Excel. De nombreuses entreprises utilisent Excel pour créer des systèmes de codes-barres robustes.
Un tel système comprend souvent les éléments suivants
- une base de données de produits et de numéros de suivi
- un code VBA pour automatiser la génération du code-barres
- des propriétés d’impression préformatées
- la mise en correspondance des données avec la base de données après la lecture du code-barres
Cas d’utilisation des codes-barres Excel
Suivi des stocks
Les entrepôts de toute entreprise génèrent et collent des codes-barres sur les articles en stock. Lorsque de nouveaux articles sortent de l’usine de fabrication ou que des articles stockés sont envoyés à des points de distribution, les responsables de l’entrepôt scannent les codes-barres.
Suivi des actifs
Les entreprises créent des codes-barres et étiquettent leurs biens tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les écrans de télévision, les tables, les chaises, etc. Lorsque l’organisation a besoin de vérifier l’inventaire de ses biens, il lui suffit de scanner les étiquettes des codes-barres et de faire correspondre les données avec la liste de stock existante.
Traitement des factures
Les factures sont accompagnées de codes-barres préimprimés. Lorsque l’équipe chargée des comptes débiteurs ou créditeurs doit traiter la facture et l’enregistrer dans un registre, il lui suffit de scanner le code-barres.
Commerce de détail
Dans les épiceries, les propriétaires de magasins utilisent les codes à barres pour créer rapidement des factures, suivre les stocks et empêcher le vol de produits.
Suivi du courrier
L’utilisation la plus cruciale des codes-barres se trouve peut-être dans le système postal de tous les pays du monde. À chaque point de contrôle du mouvement d’un article de courrier, les postiers scannent le code-barres. Vous obtenez ainsi des informations sur le suivi de l’article.
Fusion de courriers
Les entreprises utilisent souvent les codes-barres dans le cadre d’une fusion de courrier pour envoyer des courriels d’information sur des produits en masse à des vendeurs ou à des clients.
Gestion du cycle de revenu des hôpitaux
Le système de gestion du cycle des recettes de l’hôpital génère un code-barres lorsque vous admettez un patient. Le personnel de l’hôpital remet alors au patient un bracelet avec le code-barres.
Tout au long du cycle de vie du patient au sein de l’hôpital, le personnel scanne le code-barres pour les examens de contrôle, les tests pathologiques, les interventions chirurgicales, etc. L’ICR gérera alors automatiquement le registre du patient.
Lien hypertexte vers une page web
Les codes-barres avancés tels que les codes QR 2D sont populaires pour relier les applications mobiles, les sites web, les portails de contenu, etc. par le biais d’hyperliens URL.
Avantages de l’utilisation d’Excel pour les codes-barres
Réduction des coûts
Si vous pouvez créer un système de création de codes-barres et l’automatiser dans Excel, vous pouvez économiser beaucoup sur un outil de code-barres séparé.
Précision accrue
Lorsqu’ils sont créés et étiquetés avec soin, les codes-barres Excel sont très précis pour le suivi et la gestion des articles physiques.
Pas ou peu de courbe d’apprentissage
Puisque votre personnel sait comment utiliser Excel, le système de production de codes-barres Excel sera familier à l’équipe. Vous n’avez pas besoin de former les employés séparément à une nouvelle application.
Disponibilité instantanée des données Excel
Lorsque vous utilisez un système de codes-barres Excel, les données scannées sont instantanément disponibles dans votre fichier Excel. Les employés n’ont pas besoin de consacrer du temps à l’importation des données scannées dans Excel.
Intégration
La plupart des outils et systèmes de génération de codes-barres pour Excel sont également compatibles avec d’autres applications Microsoft telles que Word, PowerPoint, Publisher, etc.
Comment créer des codes-barres en masse dans Excel
Téléchargez et installez les polices de codes-barres
Les dernières versions d’Excel devraient contenir quelques polices de codes-barres. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez en télécharger une à partir de Dafont. N’hésitez pas à utiliser un autre site web. Il se peut que vous souhaitiez acheter une police de codes-barres avec une licence d’entreprise à des fins commerciales.
Une fois la police téléchargée, suivez les étapes suivantes :
- Décompressez le fichier et double-cliquez sur le fichier BarcodeFont.ttff.
- Cliquez sur Installer pour ajouter la police à votre système d’exploitation.
Création d’un système de génération de codes-barres sur Excel
#1. Ouvrez Excel et créez deux en-têtes de colonne : Product ID et Barcode.
#2. Sous l’en-tête Barcode, copiez la formule suivante :
"*"&A2&"*"
#3. Maintenant, cliquez sur la cellule qui contient la formule et sélectionnez la police BarcodeFont dans la liste déroulante Home > Font section > Font selection.
#4. Copiez cette cellule (B2) et collez-la en dessous jusqu’à 10 à 20 lignes selon vos besoins.
#5. Ensuite, entrez n’importe quel caractère de l’alphabet anglais et des chiffres pour obtenir un code-barres sur le côté droit de cette cellule jusqu’au nombre de cellules où vous avez copié-collé la formule.
#6. Augmentez la taille de la police de la colonne Code-barres pour obtenir des codes-barres imprimables.
Jusqu’à présent, vous avez appris à connaître les codes-barres et la création manuelle de codes-barres Excel.
Si vous souhaitez que votre système de suivi des stocks soit impeccable et évolutif, vous pouvez envisager d’utiliser les outils et applications suivants pour la génération de codes-barres:
TBarCode Office : TEC-IT
TBarCodeOffice est un complément moderne pour les applications Word et Excel de Microsoft. Vous pouvez le télécharger gratuitement. Une fois téléchargé, installez le complément dans Excel et Word pour les tâches de codage à barres.
Dans Word, il vous aidera à générer des codes-barres pour le publipostage et les fusions de courrier. Vous pouvez également imprimer des codes-barres dans Word et les coller comme autocollants sur des produits. Dans Excel, le même complément vous permet de générer des codes-barres en masse et de les imprimer.
Le module complémentaire est compatible avec Microsoft Office 2007 et les versions ultérieures. Vous pouvez l’utiliser sur les ordinateurs Windows 32 bits et Windows 64 bits. Cependant, le complément n’est pas compatible avec les ordinateurs de bureau ou les ordinateurs portables qui ne sont pas équipés de Windows.
Si vous avez besoin d’automatiser le système de codes-barres Excel en utilisant le codage VBA, vous pouvez télécharger le SDK TBarCode à partir du même portail. Le SDK prend également en charge l’automatisation de la programmation avec Microsoft Access.
ActiveBarcode : Add-In pour Excel
ActiveBarcode est un autre complément de code-barres populaire pour Excel. Une fois que vous avez réussi à ajouter l’outil à votre logiciel Excel, il ajoute un menu ruban dédié à votre application Excel. Vous disposez de toutes les options de création, d’édition, d’automatisation, d’impression, etc. dans ce menu ruban.
ActiveBarcode est compatible avec Microsoft Office. Vous pouvez installer le complément sur des versions de Microsoft Office aussi anciennes que 2000. Toutes les dernières versions de Microsoft sont également prises en charge. Vous aurez également besoin d’un PC Windows 32 bits ou 64 bits. Le complément n’est pas compatible avec les ordinateurs macOS.
Les principales caractéristiques de ce complément sont les suivantes
- Positionnement personnalisé des codes-barres Excel sur vos tableaux de données
- Modification de la taille du code-barres avec précision en pouces ou en centimètres
Le module complémentaire de codes-barres s’intègre facilement à divers types de tableaux Excel. Vous pouvez également automatiser la production du code-barres en le liant à des cellules. Lorsque les données de la cellule changent, le code-barres change également.
Logiciel de code-barres : ConnectCode
Barcode Software est une application autonome pour les ordinateurs Windows 10 et 11. Le Microsoft Store héberge l’application pour un téléchargement gratuit. L’application fonctionne comme toute autre application Windows que vous utilisez régulièrement. Mais la principale différence est que l’application Barcode Software enverra les données du code-barres dans un fichier Excel.
Vous aurez donc besoin d’un logiciel Excel pour utiliser cette application. Vous pouvez également exporter les résultats vers des applications telles que Adobe PDF, Word, Access et d’autres outils de conception graphique. L’application de codes-barres est livrée avec 3 polices de codes-barres intégrées. Il s’agit des polices suivantes
- Industrial 2 of 5
- Code 39
- POSTNET
Par conséquent, vous ne pouvez créer que des codes-barres des 3 normes ci-dessus. Vous ne pouvez pas créer de codes-barres dans d’autres formats comme UPC ou EAN. C’est donc une bonne application si votre entreprise supporte les trois normes de codes-barres ci-dessus.
Générateur de codes-barres dans Excel : Tech Nitya
Le générateur de codes-barres dans Excel de Tech Nitya est un complément que vous devez installer dans votre logiciel Excel. Une fois configuré correctement, vous pouvez générer des codes-barres en masse d’un simple clic. L’outil est disponible sous différents types de licences commerciales.
Par conséquent, si vous souhaitez un outil sous licence pour un usage commercial illimité, vous pouvez vous tourner vers cette application. Les points forts de l’outil sont les suivants :
- Interface conviviale du concepteur de codes-barres.
- Personnalisez le code-barres actuel comme vous le souhaitez.
- Livré avec un encodage standard pour de nombreuses conventions de codes-barres comme EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN, etc.
- Il propose également des codes-barres formatés pour des services postaux tels que SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post, etc.
L’outil est compatible avec toutes les versions de Microsoft Office à partir de 2007. De plus, vous pouvez exporter vos codes-barres vers l’application Microsoft Word.
Word final
Les codes-barres sont vraiment pratiques pour gérer l’inventaire des produits, les actifs, le contrôle des stocks, etc. Parfois, les personnes férues de technologie y voient un moyen de communiquer des données sous forme de codes incompréhensibles pour de simples yeux.
Que vous utilisiez les codes-barres à des fins professionnelles ou comme passe-temps technologique, vous avez besoin de logiciels et d’outils pour automatiser la génération de ces codes lisibles par machine. Vous pouvez utiliser des codes-barres Excel ou des codes-barres Google Sheets en les créant manuellement.
Supposons que vous ne vouliez pas d’applications commerciales. Mais si vous cherchez à accélérer l’édition et la production de codes-barres pour Excel ou d’autres tableurs compatibles, vous pouvez essayer l’une des applications tierces susmentionnées.
Puisque vous avez aimé cet article, vous trouverez peut-être intéressants les compléments Excel pour les PME et les compléments Google Sheets.