Qu’est-ce que le publipostage ? Votre guide de la personnalisation des e-mails

La fusion de courrier est un processus qui relie votre modèle de document à une source de données vérifiée, ce qui vous aide à créer des documents personnalisés comme des lettres et des courriels. La fusion de courrier est une pratique courante à grande échelle, car elle automatise l’insertion de noms ou d’adresses en plusieurs exemplaires.

Ce processus transforme les tâches de communication manuelles en flux de travail rapides et automatisés. Vous pouvez envoyer des centaines de courriels personnalisés en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. Chaque destinataire reçoit un courrier qui s’adresse directement à lui, selon les instructions de l’expéditeur.

Largement utilisé dans les entreprises, le processus de fusion de courrier apporte une touche personnelle qui permet de personnaliser l’approche et la communication ultérieure avec de nombreux clients potentiels.

Il peut également être utilisé à d’autres fins, de l’envoi d’offres d’emploi à la création d’invitations à des événements. Un recruteur peut personnaliser 50 lettres de refus de candidats, un organisateur de mariages peut personnaliser 200 courriels d’invitation, et les propriétaires de petites entreprises peuvent l’utiliser pour des bulletins d’information destinés à leurs clients et des campagnes promotionnelles.

Types de publipostage

Il existe 5 principaux types de documents créés avec la fusion de courrier, comme indiqué ci-dessous.

Les lettres

Les lettres types constituent l’utilisation la plus courante de la fusion de courrier. Vous pouvez personnaliser les lettres de bienvenue, les notes de remerciement et les propositions commerciales. Chaque lettre puise des données dans votre liste de destinataires. Par exemple, une université peut envoyer des lettres d’acceptation à 1 000 étudiants avec des détails uniques pour chacun d’entre eux.

Courriels

Les courriers électroniques de masse deviennent personnels grâce aux champs de fusion de courrier. Les équipes marketing utilisent des balises de fusion pour ajouter les noms des clients et l’historique de leurs achats. Pour faciliter cette opération, votre liste de contacts e-mail est connectée aux modèles de l’espace de travail Google. Par exemple, un magasin de détail peut envoyer des recommandations de produits basées sur des achats antérieurs.

Enveloppes

Les étiquettes d’adresses permettent d’économiser des heures de saisie manuelle. Grâce à la fusion de courrier, votre liste d’adresses est automatiquement formatée en fonction du format des enveloppes. Par exemple, une organisation à but non lucratif peut imprimer 500 enveloppes de remerciement pour les donateurs en quelques minutes. Le champ de fusion place avec précision l’adresse à l’endroit déterminé.

Étiquettes

La fusion de courrier permet de créer des étiquettes d’expédition, des étiquettes nominatives et des étiquettes de produits. Votre liste de destinataires se transforme en autocollants parfaitement formatés. Par exemple, un organisateur de conférence peut imprimer des badges nominatifs pour 300 participants. Chaque badge indique le nom, la société et le rôle de la personne.

Répertoire

Les annuaires organisent les informations de contact dans un format structuré. Grâce à la fusion de courrier, vos données Google Sheets deviennent une liste propre et triée. Par exemple, une école peut créer un annuaire des parents avec les numéros de téléphone et les adresses électroniques, et une entreprise peut créer un annuaire des employés avec les services et les sites.

Quels sont les composants du publipostage ?

Le publipostage se compose de trois éléments principaux, comme indiqué ci-dessous.

Source des données

Votre source de données contient toutes les informations relatives aux destinataires dans des colonnes organisées. Google Sheets convient parfaitement au stockage des noms, des adresses électroniques et des données personnalisées. Votre équipe de vente peut suivre les achats des clients dans les colonnes (supposées) A à E. Chaque ligne représente un destinataire de votre liste d’adresses. Vous pouvez importer des fichiers CSV ou vous connecter directement à votre plateforme de messagerie.

Modèle de document

Le modèle constitue la base de vos documents fusionnés. Commencez par une mise en page de base dans Google Docs ou dans l’outil de votre choix. Ajoutez des points pour modifier des informations telles que des noms ou des numéros de commande. Par exemple, le modèle d’un agent immobilier peut inclure des détails sur le bien et des prix. Le modèle reste le même alors que le contenu change pour chaque destinataire.

Fusionner les champs

Les champs de fusion relient votre modèle à la source de données. Ils agissent comme des marqueurs uniques qui extraient des informations de votre feuille de calcul. Placez ces champs à l’endroit où vous souhaitez que vos variables définies apparaissent. Les en-têtes de colonne de votre source de données deviennent des champs de fusion disponibles.

Voici quelques exemples :

• {FirstName} extrait la colonne “FirstName”.
• {OrderNumber} insère des numéros de commande uniques.
• {DueDate} ajoute des délais de paiement spécifiques.

L’onglet Publipostage vous aide à insérer correctement les noms des champs. Chaque champ est lié à un en-tête de colonne dans votre source de données. Lors de la fusion, les champs reflètent fidèlement les données extraites de votre source.

Les e-mails marketing sont plus personnels lorsque les champs de fusion ajoutent des détails pertinents sur les clients. Votre liste de destinataires est intégrée au modèle, ce qui permet de créer des messages individuels à grande échelle.

L’exemple ci-dessous montre comment ces éléments fonctionnent ensemble :

• Source de données: Feuille de calcul avec les noms des clients et les dates d’achat
• Modèle de document: “Cher [Nom], Merci d’avoir acheté… le [Date]”
• Fusionnez les champs: Reliez [Nom] et [Date] aux colonnes de la feuille de calcul
• Résultat: Notes de remerciement personnalisées pour chaque client

Quels sont les défis et les limites du publipostage ?

Bien que la fusion de courriers soit un excellent moyen de personnaliser les courriers électroniques envoyés en masse, elle a ses propres limites. Vous trouverez ci-dessous 5 des plus grands défis qu’elle pose.

Problèmes de formatage des données

Les nombres perdent souvent leur formatage lorsqu’ils passent d’une plate-forme à l’autre. Par exemple, un code postal peut perdre ses zéros initiaux dans le document final. Les pourcentages et les symboles monétaires peuvent également apparaître de manière incorrecte lors du transfert à partir de Google Sheets.

Obstacles à la personnalisation

Les champs de fusion de courrier limitent les choix de polices et de couleurs lors de la personnalisation. La mise en forme du texte change de manière inattendue lorsque l’on passe d’une plateforme à l’autre. C’est particulièrement le cas pour les courriels de marketing, qui sont soumis à des restrictions lorsqu’il s’agit d’ajouter un contenu dynamique au-delà des champs de fusion de base.

Problèmes de compatibilité des outils

Les différentes versions des outils de fusion de courrier ne fonctionnent pas bien ensemble. Votre plateforme de messagerie peut rejeter les documents fusionnés en raison de paramètres incorrects. De plus, la conversion entre Google Workspace et d’autres plates-formes peut endommager les champs de fusion.

Problèmes techniques

L’onglet Publipostage devient indisponible lorsque plusieurs utilisateurs modifient le même document. Votre liste de destinataires peut également rencontrer des problèmes d’accès lorsqu’elle est stockée dans des dossiers partagés. De plus, Mail Merge cesse de fonctionner si vos paramètres de messagerie par défaut changent.

Limites de traitement

Les listes d’adresses volumineuses ralentissent considérablement le processus de fusion. En outre, la fonction de fusion échoue lorsqu’elle traite des structures de données complexes. Comme si cela ne suffisait pas, certaines plateformes de messagerie électronique limitent également le nombre de messages fusionnés que vous pouvez envoyer.

Différences entre la fusion de courrier manuelle et automatisée

Dans le tableau ci-dessous, j’ai souligné les différences entre le publipostage manuel et le publipostage automatisé.

Fonctionnalité	Processus manuel	Publipostage automatisé
Efficacité	Il faut plusieurs heures pour personnaliser chaque message électronique ou lettre	Créez des centaines de documents personnalisés en quelques minutes à l’aide de champs de fusion
Personnalisation	Limitée aux changements de nom et d’adresse de base	Gère plusieurs champs de fusion à partir de Google Sheets pour une personnalisation approfondie
Taux d’erreur	Risque élevé de fautes de frappe et de saisie de données incorrectes	Minimise les erreurs en extrayant les données directement de votre liste d’adresses
Évolutivité	Fonctionne pour de petits lots de moins de 50 destinataires	Gestion de milliers de destinataires individuels par le biais de plates-formes de messagerie électronique
Gestion des données	Nécessite une mise à jour constante de chaque document	Mise à jour automatique lorsque votre liste de destinataires est modifiée dans Google Workspace
Impact sur les coûts	Coûts de main-d’œuvre élevés pour la saisie manuelle	Réduction des dépenses grâce à l’automatisation des courriels en nombre et des lettres types
Capacité de suivi	Nécessité d’un suivi manuel des réponses	Suivi des taux d’ouverture, des réponses et mise à jour automatique de votre liste de contacts
Contrôle des modèles	Vous devez éditer chaque document séparément	Maintient une mise en forme cohérente pour toutes les lettres personnalisées

Comment effectuer une fusion de courrier d’Excel vers Outlook

Vous trouverez ci-dessous un scénario de fusion de courrier basique dans lequel j’utiliserai Excel comme base de données pour le contenu de la fusion de courrier et Outlook pour envoyer les courriels fusionnés en masse.

Je dois envoyer plusieurs courriels à mes clients pour leurs factures échues. L’e-mail contiendra le même corps de texte, mais les informations spécifiques au client, telles que le nom du client, l’adresse de facturation, le montant de la facture et la date d’échéance, seront modifiées.

Organiser la base de données backend dans Excel

La configuration de la base de données de la feuille de calcul Excel pour la fusion de courrier est une étape cruciale. Vous devez saisir toutes les informations pertinentes que vous souhaitez inclure dans le courrier fusionné sous des en-têtes de colonne spécifiques.

Par exemple, l’e-mail que j’envoie aux clients pour les factures comprendra les informations suivantes :

• Nom du client
• Adresse de facturation
• Montant de la facture
• Date d’échéance

J’ai donc créé des en-têtes de colonne Excel similaires à la liste ci-dessus.

Le fichier Excel contiendra également les adresses électroniques des destinataires. J’ai créé un autre en-tête de colonne nommé Email. Cet en-tête de colonne contient toutes les adresses électroniques des clients pour ce projet de fusion de courrier.

Les courriels ne seront pas ajoutés au contenu des courriels que je vais envoyer. Outlook se référera à cette colonne pour connaître la liste des courriels à envoyer en masse.

Création du courrier fusionné dans Outlook

Si vous envoyez des courriels en masse directement à vos clients, prospects ou visiteurs de votre site web, vous devriez commencer la fusion de courriels à partir d’Outlook.

Dans cette méthode, vous créerez l’e-mail dans Microsoft Word et enverrez les e-mails HTML à l’aide de l’application de bureau Outlook. Vous gagnez du temps en évitant de créer des documents de courrier électronique individuels dans des fichiers Word et de copier-coller leur contenu dans des courriels individuels, ce qui est un processus fastidieux.

Commençons :

1. Ouvrez l’application de bureau Microsoft Outlook.
2. Sélectionnez l’onglet Accueil dans le ruban Outlook .
3. Cliquez ensuite sur l’onglet Personnes dans le panneau de navigation de gauche d’Outlook.
4. Dans l’onglet Contacts ou Personnes , sélectionnez n’importe quel contact de messagerie.
5. Cliquez sur le bouton de commande Fusion de courrier dans le bloc de commandes Actions.

6. Procédez comme suit dans la boîte de dialogue Contacts de publipostage :
   • Contacts : Uniquement les contacts sélectionnés
   • Fichier de document : Nouveau document
   • Type de document : Lettres types
   • Fusionner vers : Nouveau document
   • Cliquez sur OK.

Un fichier Microsoft Word vierge s’ouvre alors. Effectuez les opérations suivantes :

1. Cliquez sur l’onglet Publipostage .
2. Cliquez sur la commande Démarrer le publipostage et choisissez Messages électroniques.

3. Pour lier la base de données Excel, cliquez sur le bouton Sélectionner les destinataires et choisissez Utiliser une liste existante dans le menu contextuel.
4. Naviguez jusqu’à votre fichier Excel dans la boîte de dialogue Sélectionner une source de données .
5. Sélectionnez le fichier Excel et cliquez sur OK.
6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une table, cliquez sur OK.

7. Commencez à taper le contenu de l’e-mail.
8. Aux endroits où vous devez ajouter les éléments suivants, cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion et choisissez l’élément correspondant :
   • Nom du client
   • Adresse de facturation
   • Montant de la facture
   • Date d’échéance
9. Les champs fusionnés dans l’e-mail ressembleront à “Nom_du_client”, “Adresse_de_facturation”, “Montant_de_la_facture”, etc.

10. Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats pour voir le courriel de sortie.
11. Cliquez sur le bouton Enregistrement suivant pour afficher les courriels de sortie pour tous les destinataires.

Envoi de courriers fusionnés

Une fois que vous êtes satisfait de l’e-mail, suivez les étapes suivantes pour envoyer des e-mails en masse :

1. Cliquez sur le bouton Terminer et fusionner.
2. Dans le menu contextuel qui s’ouvre, cliquez sur l’option Envoyer des messages électroniques.
3. Dans la boîte de dialogue Merge to E-Mail, effectuez les opérations suivantes :
   • Sélectionnez Email dans le champ To
   • Saisissez un objet tel que“Facture pour novembre 2024“
   • L’optionEnvoyer les enregistrements doit être sélectionnée à Tous

4. Cliquez sur OK pour envoyer tous les courriels en même temps.

Comment créer un modèle de publipostage

Une fois que vous avez envoyé les courriels, suivez ces instructions pour créer un modèle de fusion de courrier dans Microsoft Word :

1. Revenez à l’e-mail que vous avez créé dans l’application Word .
2. Accédez à l’onglet Fichier et choisissez l’option Enregistrer sous.
3. Enregistrez le fichier Word dans un dossier sur votre PC ou votre Mac.

Vous avez réussi à créer un modèle de fusion de courrier Vous avez créé avec succès un modèle de fusion de courrier. Ce fichier sera lié au fichier Excel précédent que vous avez utilisé.

Si vous devez modifier la base de données, cliquez sur Sélectionner les destinataires et liez une nouvelle base de données.

Lorsque vous ouvrirez le fichier la prochaine fois, il s’ouvrira dans la mise en page Lettre. Vous pouvez changer la mise en page du contenu en Messages électroniques à partir du format Lettre en cliquant sur le bouton Démarrer le publipostage.

Outils de publipostage populaires

Dans cette section, j’ai abordé 5 outils de fusion de courrier populaires utilisés par les spécialistes du marketing et les entreprises.

YAMM (Yet Another Mail Merge)

YAMM fonctionne directement avec Gmail et Google Sheets pour les campagnes d’envoi massif de courriels. Les utilisateurs peuvent envoyer des courriels personnalisés à plusieurs destinataires à partir de leur compte Gmail. L’outil permet de suivre en temps réel l’ouverture des courriels, les clics et les réponses.

YAMM permet également de créer des champs personnalisés pour les modèles d’e-mails Gmail. Vous pouvez importer des contacts depuis Google Sheets en un seul clic.

La fonction de programmation vous permet d’envoyer des courriels à des intervalles optimaux chaque fois que cela est nécessaire. YAMM ajoute également des liens de désabonnement et gère automatiquement le suivi des rebonds. Il prend en charge les campagnes de suivi et les envois filtrés en fonction des données du destinataire.

Prix de YAMM

YAMM offre un plan d’utilisation gratuite de 20 emails par jour. Les plans payants commencent à 3$/mois pour Personal (400 emails/jour) et 5$/mois pour Professional (1500 emails/jour).

Essayez YAMM

Mailmeteor

Mailmeteor est une solution de campagne d’emailing destinée aux utilisateurs de Gmail. La plateforme se concentre sur l’amélioration des taux de délivrabilité des courriels. Les utilisateurs peuvent lancer, modifier et gérer des campagnes directement dans Gmail. L’outil offre une personnalisation basée sur l’IA pour les courriels de masse.

Parmi les autres fonctionnalités, citons l’envoi à des dates précises et le suivi automatisé. La plateforme vérifie les adresses électroniques avant l’envoi. Sa fonction de suivi des performances des campagnes indique les taux d’ouverture et les données relatives aux clics, et vous pouvez gérer vos modèles et vos listes de contacts dans Google Sheets.

Prix de Mailmeteor

Le plan Starter de Mailmeteor est de 4,99 $/utilisateur/mois, le plan Premium coûte 9,99 $/utilisateur/mois, le plan Pro 24,99 $/utilisateur/mois et le plan Business 49,99 $/utilisateur/mois. L’essai gratuit est limité à 50 courriels par jour.

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Right Inbox

Right Inbox ajoute des fonctions de productivité aux comptes Gmail. L’extension permet de suivre les ouvertures et les clics sur les courriels. Vous pouvez également programmer vos courriels en fonction des délais de livraison requis. L’outil offre une fonctionnalité d’e-mails récurrents pour des communications régulières.

Les rappels par courriel permettent d’éviter d’oublier des messages importants. Vous pouvez créer des modèles pour les réponses courantes, et la plateforme comprend des séquences de suivi et une intégration CRM.

Right Inbox fonctionne aussi bien dans les navigateurs Chrome, Firefox et Safari.

Prix de Right Inbox

Right Inbox propose un plan gratuit sans frais. Les plans personnels payants commencent à 7,95 $/mois, et le plan professionnel à 14,95 $/mois (facturé annuellement). Seule l’offre professionnelle permet la fusion de courriers.

Essayez Right Inbox

Mailshake

Mailshake aide les équipes de vente à automatiser la prise de contact par e-mail, médias sociaux et appels téléphoniques. La plateforme vous permet d’envoyer des e-mails froids ciblés en masse. Vous pouvez également créer des séquences de suivi et les automatiser en fonction des actions des destinataires. L’outil comprend des fonctions de rédaction d’e-mails et d’analyse de textes alimentées par l’IA.

En outre, Mailshake offre la possibilité de configurer des domaines d’email et de nettoyer des listes. Vous bénéficiez d’analyses détaillées pour suivre les performances de vos campagnes. Les équipes peuvent gérer les prospects grâce à la fonction Lead Catcher pour rationaliser les flux de travail. Enfin, le système s’intègre à des outils CRM tels que Salesforce et HubSpot pour répondre aux besoins croissants.

Prix de Mailshake

Mailshake propose 3 niveaux de prix : Starter (gratuit), Email Outreach (45$/utilisateur/mois facturé annuellement), et Sales Engagement (85$/utilisateur/mois facturé annuellement).

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GMass

GMass transforme Gmail en plateforme de marketing par courriel. L’outil se connecte à Google Sheets pour la gestion des contacts. Vous pouvez créer des campagnes personnalisées d’envoi massif de courriels, avec suivi automatisé et traçage des courriels.

La plateforme propose des tests A/B et des analyses de campagne pour affiner votre stratégie de sensibilisation. Vous pouvez également programmer des courriels et gérer les taux de rebond.

GMass propose également des outils de vérification des courriels et de constitution de listes, ainsi que des fonctions de collaboration en équipe et un accès API pour des flux de travail personnalisés.

Prix de GMass

GMass propose différents plans tarifaires pour les particuliers et les équipes. Pour les particuliers, les plans sont énumérés ci-dessous, et tous les prix sont valables lorsqu’ils sont facturés annuellement.

• Standard: 18 $/mois
• Premium: 27 $/mois
• Professionnel: 43$/mois

Les plans pour les équipes commencent à 120 $/mois pour 5 utilisateurs. Le prix varie en fonction du nombre d’utilisateurs, le plan le plus cher étant de 1495 $/mois pour 100 utilisateurs.

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