15 Meilleur logiciel d'archivage d'emails pour les stocker en vue d'audits/récupérations futurs

Si vous avez une entreprise ou si vous êtes un particulier très occupé, il y a de fortes chances que vous receviez et envoyiez quotidiennement des courriers électroniques importants.

Cependant, ces courriels importants peuvent parfois être perdus. Ils peuvent être effacés accidentellement ou supprimés de manière malveillante de la boîte de réception. Certains courriels importants sont également engloutis dans votre boîte de réception, lorsque vous recevez de nombreux courriels chaque jour.

Parmi les nombreux courriels que vous recevez chaque jour, certains sont importants et vous voudrez peut-être y accéder plus tard. C'est là que l'archivage des courriels s'avère utile. En archivant certains courriels, vous pouvez protéger des données cruciales que vous ne voulez pas perdre en raison d'une surcharge ou de toute autre conséquence.

Malgré l'utilité de l'archivage des courriels, il est étonnant de constater que tant de personnes n'exploitent pas cette puissante fonctionnalité. Dans cet article, nous allons en apprendre davantage sur l'archivage des courriels et découvrir quelques-uns des meilleurs logiciels d'archivage de courriels qu'il vous faut absolument utiliser.

Avantages de l'archivage d'e-mails

L'archivage d'un message électronique vous permet de le classer en vue d'une consultation ultérieure. De nombreux professionnels utilisent l'archivage pour sécuriser leurs données ou revenir sur un e-mail important à l'avenir. Voici pourquoi l'archivage des courriels peut vous être utile :

#1. Stockage 📦

Chaque courriel que vous recevez est sauvegardé sur des serveurs actifs. L'afflux d'e-mails peut entraîner un ralentissement des performances du serveur. Pour améliorer les performances, vous devez supprimer des courriels. Mais qu'en est-il s'ils contiennent des données importantes ? C'est là que l'archivage des courriels peut vous aider.

Il vous permet de migrer des données de messagerie importantes vers un serveur hors site sécurisé ou un nuage, à partir duquel vous pouvez facilement y accéder.

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#2. Sécurité 🔒

Lorsque vos e-mails sont archivés, ils restent protégés dans un environnement sûr avec des sauvegardes de données régulières.

Il existe des outils d'archivage d'emails qui offrent d'excellentes capacités de récupération en cas de sinistre, mais cela n'est possible que si vous avez choisi le bon logiciel. Un indicateur essentiel d'un bon logiciel d'archivage de courrier électronique est le temps de disponibilité garanti à 99,9 %.

#3. Productivité 👨‍💻

Une boîte de réception saturée peut rendre difficile la recherche d'un courriel particulier. Si votre travail exige que vous recherchiez un courriel spécifique, vous devrez d'abord trier plusieurs courriels.

En archivant vos courriels, vous pouvez facilement accéder aux courriels dont vous avez besoin à partir de l'archive et de la sauvegarde des données de messagerie. En outre, pour que votre équipe soit toujours sur la même longueur d'onde, il est judicieux d'utiliser des outils de boîte de réception partagée pour gérer également les courriels de l'équipe.

#4. Conformité ⚖️

Dans de nombreux secteurs d'activité, les organisations conservent des enregistrements des communications par courrier électronique à des fins officielles. Ceux-ci peuvent être demandés lors d'un audit ou d'une enquête. Supprimer tous les courriels n'est peut-être pas la meilleure idée si vous voulez rester dans la légalité et ne pas vous retrouver dans une situation délicate avec les autorités.

Vous pouvez archiver et stocker les courriers importants dans l'archive et être ainsi plus en sécurité. Dans l'ensemble, l'archivage des courriers électroniques présente de nombreux avantages, tant au niveau personnel qu'au niveau de l'organisation.

Présentation du logiciel d'archivage des courriels

Les logiciels d'archivage d'e-mails sont conçus pour la reprise après sinistre en vous aidant à stocker les e-mails importants et à les récupérer à la demande. Ces outils permettent également de supprimer les courriels indésirables, de libérer de l'espace de stockage sur le serveur et d'accélérer les opérations de messagerie. Parallèlement, vous pouvez utiliser des solutions de sécurité de la messagerie pour vous protéger des spams et des attaques par hameçonnage.

Les logiciels d'archivage des messages électroniques peuvent être utiles dans de nombreux cas, que ce soit pour un usage personnel ou professionnel.

Si vous dirigez une entreprise, vous devez disposer d'une solution d'archivage des courriels pour garantir la conformité avec les réglementations sectorielles, afin que toutes les communications électroniques au sein de votre organisation puissent être conservées en cas d'enquête officielle ou d'audit.

Comment fonctionne un logiciel d'archivage d'e-mails ?

Lorsque vous archivez certains messages électroniques, vous les faites migrer de votre boîte de réception principale vers un dossier d'archivage distinct. Ce faisant, vous pouvez conserver les courriels pour référence ultérieure et y accéder sans problème.

Grâce à une solution efficace d'archivage des courriels, vous pouvez déplacer vos courriels importants vers un endroit plus sûr, ce qui permet une reprise après sinistre.

Le principal avantage de l'utilisation d'un logiciel d'archivage des courriels est qu'il répond aux exigences de conformité de l'organisation, mais cela varie d'un logiciel à l'autre. Les entreprises peuvent également configurer l'outil d'archivage en fonction de leurs besoins. Par exemple, une entreprise peut archiver tous les courriels entrants si nécessaire, réduisant ainsi la nécessité de nettoyeur fréquemment la boîte de réception des courriels.

Avant de rechercher une solution d'archivage des courriels, il est préférable d'examiner ses fonctionnalités et ses règles de conformité et de prendre une décision en conséquence.

Principales caractéristiques d'un logiciel d'archivage d'e-mails

Avant d'opter pour une solution d'archivage d'e-mails, vous ne devez pas faire de compromis sur certaines fonctionnalités clés.

Il s'agit des exigences minimales si vous souhaitez disposer d'un logiciel efficace et performant pour stocker et sauvegarder vos courriers importants en toute transparence. Voici les fonctionnalités indispensables d'un logiciel d'archivage de courrier électronique :

• Fonction de recherche rapide et intuitive pour accéder aux données des courriels stockés dans le logiciel
• Gestion transparente de grandes quantités de données électroniques cruciales
• Conforme aux réglementations en vigueur
• Rentabilité et efficacité

Si vous pouvez mettre la main sur un outil qui répond à ✅ toutes les exigences susmentionnées, vous avez trouvé l'outil idéal.

Maintenant que nous avons appris ce qu'est un logiciel d'archivage d'e-mails, plongeons dans les meilleures options que vous pouvez utiliser pour répondre à vos besoins.

Mimecast

Mimecast offre une solution basée sur le cloud aux problèmes d'archivage d'une organisation dont la liste d'archives électroniques semble interminable. Il vous permet de vous débarrasser de vos problèmes d'archivage d'emails grâce à des fonctions robustes conçues pour rendre les choses plus faciles que jamais.

Contrairement aux logiciels d'archivage d'emails ordinaires, Mimecast est idéal pour les entreprises en pleine croissance qui souhaitent opter pour une solution plus rentable.

La maintenance d'un logiciel d'archivage d'e-mails étant parfois coûteuse et complexe, j'ai trouvé les fonctionnalités de gestion des archives d'e-mails de Mimecast très utiles. Si vous cherchez à classer des courriels essentiels dans un endroit sûr, sécurisé et facilement accessible, opter pour Mimecast est judicieux.

Accueil Mailstore

Si vous cherchez un endroit unique pour archiver vos courriels provenant de plusieurs ordinateurs, systèmes et programmes, Accueil Mailstore est une excellente option, qui plus est gratuite. Il conserve les communications essentielles par courrier électronique dans une archive centrale sûre et solide.

Grâce aux capacités avancées de cette solution d'archivage de courrier électronique, vous n'aurez plus à perdre vos courriels en raison de fichiers PST défectueux, d'une sauvegarde de données incomplète ou de tout autre problème.

Grâce à sa fonction de recherche intelligente, MailStore Home facilite la recherche d'un courriel spécifique, même à partir de données d'archives volumineuses. Vous pouvez migrer les e-mails vers votre boîte de réception principale et les restaurer à partir de l'archive à tout moment.

Email Archive Pro

Email Archive Pro rend l'archivage aussi simple que possible. En un seul clic, vous pouvez archiver plusieurs comptes et dossiers de messagerie et les classer dans un endroit sûr pour référence ultérieure. Vous pouvez également les transformer en PDF consultables pour les retrouver rapidement et facilement.

Cette solution d'archivage d'e-mails offre également une prise en charge native de G-suite en s'intégrant à l'API Gmail. Avec Gmail OAuth, vous bénéficiez d'une sécurité renforcée et d'un accès aux e-mails en lecture seule.

Pour une expérience d'archivage d'emails sans faille, Email Archive Pro est vraiment un pro dans le jeu.

Barracuda

Votre entreprise souhaite minimiser les besoins en stockage d'e-mails et améliorer la productivité des utilisateurs ? Barracuda est la solution idéale pour y parvenir. Avec cet outil, vous pouvez déplacer en toute sécurité des informations vitales vers un nuage, en le traitant comme un niveau de stockage secondaire pour une protection supplémentaire des données de messagerie.

Comme les données sont stockées en dehors de l'environnement de messagerie opérationnel, elles sont conservées en toute sécurité sans craindre d'être supprimées ou corrompues. En gérant le volume des données sur votre serveur de messagerie, vous pouvez réduire considérablement les coûts tout en maintenant des niveaux idéaux d'efficacité opérationnelle.

Barracuda garantit également la conformité avec les exigences gouvernementales et réglementaires et rationalise l'e-discovery.

Jatheon

Jatheon propose une puissante solution d'archivage des courriels sur site qui vous aide à stocker, récupérer, gérer et auditer une énorme pile de données de messagerie et d'informations d'entreprise non structurées.

La suite d'archivage avancée de Jatheon vous permet d'analyser les données archivées et d'obtenir des informations qui peuvent être utilisées dans tous les départements. Elle rationalise l'e-discovery en permettant l'accès à la gestion et à la protection des données tout en offrant des fonctionnalités de recherche spécifiques qui facilitent la recherche et l'extraction des données.

Jatheon est un excellent choix pour une solution d'archivage d'emails tout-en-un. Elle peut améliorer la gouvernance des données en détectant les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent et en prévenant les comportements répréhensibles des employés.

La quête

Quête est une solution d'archivage d'emails qui rend le stockage, la gestion et la récupération des données d'emails plus faciles que jamais, et qui peut être déployée en toute transparence.

Avec cette solution, vous pouvez réduire les besoins de stockage de données à long terme et la nécessité de gérer les performances de votre serveur de messagerie en stockant les pièces jointes d'une seule instance séparément des serveurs.

Quest offre également des capacités de rétention efficaces en respectant les politiques de conformité réglementaire. De plus, vous pouvez créer des tags pour la catégorisation, ce qui vous permet de migrer et de récupérer uniquement les données de votre choix.

Libraesva

Libraesva est l'une des principales solutions d'archivage d'e-mails permettant de protéger les informations importantes de l'entreprise, d'améliorer l'efficacité des employés et de simplifier la conformité.

Si vous êtes à la recherche d'une solution simple mais efficace de gouvernance des emails, de gestion des risques et de conformité, ne cherchez pas plus loin que Libraesva.

Que vous utilisiez un serveur de messagerie sur site ou dans le cloud, Libraesva peut vous fournir les meilleures solutions d'archivage des e-mails. Il est livré avec une intégration native avec Office 365 et Microsoft Exchange, et le module complémentaire Outlook exclusif du logiciel vous permet d'accéder facilement aux courriels archivés, que ce soit sur Windows ou sur Mac.

ArcTitan

ArcTitan est un outil intégré et automatisé avec Office 365, qui vous permet d'effectuer une recherche ultra-rapide par e-mail des données que vous avez stockées dans l'archive. Vous adorerez la facilité de configuration et le déploiement rentable de ce logiciel. Il transforme les données de messagerie cruciales en un référentiel en les stockant dans l'archive.

Que vous ayez besoin d'une solution d'archivage d'emails pour votre entreprise, votre établissement d'enseignement ou votre MSP, Arctitan est une excellente option pour vos besoins d'archivage dynamique. Sans oublier que l'accès à distance aux courriels rend l'affaire encore plus intéressante.

N-able

Si vous préférez les solutions basées sur le cloud pour le stockage et la protection des données de messagerie, vous trouverez que N-able est l'une des meilleures solutions du marché. Il s'agit d'une solution robuste et cryptée d'archivage des courriels dans le nuage qui garantit la sécurité de vos données.

Elle vous permet de protéger vos données et de répondre aux exigences de conformité définies par les organismes de réglementation du secteur, tels que HIPAA, FRCP et SOX.

Avec N-able, les MSP peuvent gérer les besoins de stockage des e-mails entrants et sortants comme des pros, tout en réduisant les coûts de stockage de l'infrastructure locale.

Smarsh

Outil efficace pour enregistrer les communications électroniques vitales, Smarsh peut stocker les courriels comportant des pièces jointes tout en permettant à votre organisation de se conformer aux réglementations gouvernementales et aux règles d'archivage.

L'une des meilleures caractéristiques de ce logiciel est qu'il prend en charge la capture directe de la source dans le format natif afin de garantir que le contexte complet des données est préservé.

Il permet de séparer les messages internes, externes, entrants et sortants. De plus, il offre un accès aux archives personnelles qui permet à vos employés d'accéder à l'historique de leurs courriels.

Il ne fait aucun doute que Smarsh est une solution complète pour l'archivage des courriels.

MailMeter

MailMeter regroupe toutes les fonctionnalités que vous attendez d'un bon logiciel d'archivage d'e-mails. De la navigation dans les boîtes de réception à l'exécution de recherches dans le cadre de l'e-discovery et de la DSAR, en passant par la gestion des courriels dans le nuage et sur site, il s'agit d'une solution unique pour vos besoins en matière d'archivage des courriels.

L'interface avancée de l'outil permet de restreindre plus facilement le champ de recherche de vos courriels, quelle que soit la raison, à l'aide de critères définis.

MailMeter peut s'avérer phénoménal si vous dirigez une entreprise, car vous devez traiter de gros volumes de données électroniques. En investissant dans ce logiciel, vous pouvez facilement prévenir les pertes de données et protéger vos données de messagerie.

Arcserve

Arcserve rendre la gestion des courriels aussi transparente que possible en rationalisant la capture et le stockage des courriels sur plusieurs sites, divisions et utilisateurs finaux.

Le logiciel peut s'intégrer à diverses plateformes tierces, notamment Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange et IBM Domino. Ainsi, quel que soit le service que vous utilisez, vous n'avez besoin que d'Arcserve pour tout connecter.

Cryoserve

Pour faciliter la capture, le stockage et la recherche d'e-mails, Cryoserve est une excellente solution. La popularité de ce logiciel s'explique par sa polyvalence. Il peut être utilisé comme solution d'archivage des courriels, comme SaaS basé sur le cloud, comme appliance matérielle et comme solution hybride pour s'adapter à votre infrastructure informatique.

En stockant des copies de tous les courriels reçus et envoyés, Cryoserve transforme les données en une ressource utilisable au quotidien. Vous pouvez dormir sur vos deux oreilles en sachant que toutes les données critiques de votre entreprise sont entre de bonnes mains et qu'elles peuvent être récupérées facilement en cas de besoin.

Intradyn

Vous souhaitez sécuriser les données de votre messagerie électronique en cas de litige futur, de demande de droit de savoir ou de demande d'eDiscovery ? Intradyn peut vous aider à le faire facilement. Il enregistre les courriels entrants et sortants afin de garantir que vous disposez d'un enregistrement de toutes les communications tout en protégeant vos données pour référence future.

Intradyn vous permet d'importer des courriels bruts au format RFC822 et de migrer des courriels historiques. En outre, il fonctionne avec tous les principaux services de messagerie, y compris MS Exchange, Gmail, Office 365, etc.

Microfocus

Microfocus répond à tous vos besoins en matière d'archivage des courriels de manière flexible, avec une seule archive et plusieurs plateformes. Cet outil simplifie la capture, le stockage, la conservation, la recherche et la découverte de toutes les communications internes et externes via le courrier électronique, les médias sociaux et les textes.

Si vous êtes à la recherche d'une solution qui vous permette de garder un œil sur la communication à travers toutes les plateformes utilisées par votre entreprise, Microfocus est l'outil qu'il vous faut.

On peut dire qu'il s'agit d'une solution d'archivage des courriels qui met tout sous le même toit.

Conclusion

Les solutions d'archivage des courriels simplifient le stockage et la protection de vos courriels tout en garantissant un accès rapide et transparent. Elles vous aident également à vous conformer aux règles du secteur en matière d'enregistrement des communications électroniques à des fins officielles. Elles réduisent les tâches administratives liées à la gestion des courriels, car le processus est automatisé. Pour accroître encore la productivité, vous pouvez également utiliser un logiciel de création de modèles d'e-mails.

En fin de compte, tout dépend du logiciel que vous choisissez. Ceux qui figurent dans cet article ont été soigneusement sélectionnés et sont extrêmement performants en termes de rapidité, de rentabilité et de fiabilité.

Découvrez ensuite les meilleures solutions de filtrage et de protection contre les spams.