L’intelligence artificielle (IA) a le potentiel de rationaliser les réunions, de résoudre les problèmes sous-jacents pendant les réunions et de les rendre plus productives.
Les réunions, qu’elles soient en ligne ou hors ligne, sont importantes pour tous les professionnels et toutes les entreprises. Elles permettent aux équipes de discuter de questions ou de stratégies cruciales au cours d’une brève discussion.
Cependant, il n’est pas facile de préparer une réunion et d’en assurer la réussite. Il faut beaucoup de brainstorming, de création d’ordres du jour, de documentation, d’édition, de présentation, de programmation, etc.
Si vous faites tout cela manuellement, vous risquez de perdre beaucoup de temps et d’efforts et d’être victime d’inefficacités et d’erreurs.
Cela pourrait affecter la réunion et son résultat. C’est pourquoi vous avez besoin d’une solution pour relever tous les défis auxquels vous êtes confrontés en matière de réunions.
Vous pouvez exploiter le potentiel de l’intelligence artificielle pour alimenter vos réunions, les gérer comme un pro et en assurer la réussite.
Dans cet article, j’aborderai certains des défis associés aux réunions et la manière dont l’intelligence artificielle peut les résoudre.
Commençons par le début !
Gestion du temps
Il arrive que les réunions en ligne se prolongent au-delà du temps imparti. Cela peut s’avérer fastidieux et gênant pour les participants, car ils peuvent avoir d’autres engagements après la réunion.
De même, si la réunion ne commence pas au bon moment, cela crée des problèmes. Cela fait attendre les gens, ce que personne n’aime dans ce monde où tout va très vite. Cela peut également indiquer que l’hôte n’accorde pas beaucoup d’importance au temps des autres. En conséquence, certains d’entre eux risquent de quitter la session, ce qui peut avoir une incidence sur votre agenda.
Il est donc nécessaire de gérer correctement le temps de la réunion. Cela permettra à tous les participants de se joindre à la réunion, d’avoir une bonne discussion, de la terminer au bon moment, puis de retourner à leurs engagements.
La solution de l’IA : L’IA peut vous aider à gérer vos réunions en ligne et à assurer la réussite de l’événement. Pour cela, il existe des outils d’IA qui surveillent la progression de vos réunions en ligne afin que vous puissiez vous assurer que le bon timing est respecté du début à la fin.
Outre le suivi, les outils d’IA peuvent envoyer des rappels lorsqu’il est temps de conclure. Ainsi, vous pouvez conclure la réunion correctement au lieu de le faire à la hâte.
Planification de la réunion
Qu’il s’agisse d’une réunion en ligne ou hors ligne, la planification peut être un véritable défi. Vous devez trouver une date et une heure qui conviennent à tous les participants. Et comme tout le monde est très occupé de nos jours, il devient difficile de réunir tout le monde au même moment, même si c’est en ligne.
En outre, le processus de planification comporte d’autres défis, tels que la consultation des calendriers, la coordination avec votre équipe, la résolution des conflits, etc.
La solution de l’IA : Grâce à l’IA, le processus de planification d’une réunion devient plus facile. Elle permet non seulement de rationaliser le processus de planification, mais aussi de le rendre plus efficace. Vous pouvez vous procurer un outil de planification fiable doté d’une IA pour simplifier ce processus. Il peut analyser l’emploi du temps de chaque participant et, en fonction de leur disponibilité, suggérer des heures de réunion préférables.
En outre, ces outils d’IA sont conçus pour prendre en compte d’autres facteurs tels que les fuseaux horaires auxquels les participants appartiennent, le temps de déplacement, etc. afin de suggérer des heures de réunion appropriées. En outre, l’outil peut résoudre les conflits liés à la planification et envoyer automatiquement des invitations aux participants.
Pour la planification, vous pouvez utiliser des outils tels que Reclaim.ai, Clockwise, etc.
Établir un ordre du jour clair
Il arrive que l’ordre du jour d’une réunion ne soit pas clair pour les participants ou l’organisateur. Cela signifie que personne ne sait exactement quel est le sujet de la discussion, ce qui va à l’encontre de l’objectif général de la participation à une réunion.
En outre, il n’est pas facile d’établir un ordre du jour efficace. Il faut des heures de recherches approfondies, de discussions, d’organisation, de documentation et de corrections.
Par conséquent, les participants peuvent facilement se détourner de la discussion ou avoir des attentes différentes de ce qui se passe réellement au cours de la session. Cela peut rendre la réunion contre-productive, et l’objectif de la réunion peut sembler lointain.
La solution de l’IA : L’IA peut vous aider à établir l’ordre du jour de votre réunion, même sur une base prioritaire. Elle peut automatiser le processus d’élaboration de l’ordre du jour afin d’économiser beaucoup d’efforts et de temps. Elle peut vous aider à rechercher, organiser, documenter, mettre en forme et corriger votre ordre du jour automatiquement.
En outre, les outils d’IA peuvent présenter l’ordre du jour d’une manière bien organisée et facile à lire. Cela vous évite de collecter et de mettre en forme manuellement les données.
Gestion des tâches répétitives
L’organisation d’une réunion implique de nombreuses tâches répétitives et chronophages telles que la planification, la recherche, la saisie manuelle de données, la documentation, l’organisation, l’envoi d’invitations, etc. Par conséquent, si vous consacrez la majeure partie de votre temps à ces tâches banales, vous ne disposerez pas de suffisamment de temps pour faire preuve de créativité et apporter des améliorations. La croissance de votre organisation s’en ressentira.
Solution IA : Si vous utilisez des outils d’IA pour automatiser ces processus répétitifs, vous pouvez gagner beaucoup de temps. En utilisant un assistant de réunion IA, vous pouvez rationaliser la préparation des réunions, l’envoi des invitations et des suivis, ainsi que d’autres tâches.
Il peut vous aider à générer des ordres du jour, à documenter les détails de la réunion, à programmer des réunions, à envoyer des invitations, des alertes et des notifications, et bien plus encore.
Enregistrement des sessions
Si des éléments cruciaux ont été discutés lors d’une réunion, vous voudrez peut-être y revenir et les mettre en œuvre plus tard dans vos apprentissages ou votre projet. La raison en est que beaucoup de choses peuvent être discutées lors de la réunion et qu’il n’est pas possible de se souvenir de tout. C’est pourquoi vous pouvez enregistrer une réunion en cours afin de pouvoir y revenir et vous référer aux points qui y ont été discutés.
Cependant, tous les services de réunion en ligne ne proposent pas cette fonction d’enregistrement des sessions de réunion. Vous risquez donc de perdre à jamais des discussions ou des points importants. Cela pourrait avoir un impact sur votre projet ou sur votre compréhension d’un sujet ou d’une matière que vous étudiez.
La solution de l’IA : Les outils d’IA peuvent vous aider à enregistrer l’intégralité de la réunion afin que vous ne perdiez rien de ce qui y a été discuté. Vous pouvez réécouter la session enregistrée et comprendre les sujets importants. Cela vous aidera à mener à bien vos projets et vos missions si les procédures par étapes sont expliquées lors de la réunion.
Parmi les outils d’IA que vous pouvez utiliser pour enregistrer des sessions de réunion, citons Loom, Fathom, Fireflies, etc.
Résumez la réunion
Si vous n’avez pas pu assister à une réunion pour une raison quelconque, il peut être très utile d’obtenir un résumé des points qui y ont été discutés. Et même si vous avez assisté à la réunion, un résumé peut être utile.
Un résumé complet et bien conçu de la réunion comprendra les principaux points d’action, les décisions, les résultats, les procédures, etc. Mais si vous essayez de résumer la réunion vous-même, vous risquez de perdre beaucoup de temps et d’efforts et de commettre certaines erreurs et inexactitudes.
La solution de l’IA : Vous pouvez tirer parti de l’IA pour résumer la réunion. Un outil d’IA peut vous aider à y parvenir afin que vous puissiez capturer les points importants, les décisions et d’autres détails et les utiliser dans vos apprentissages ou votre travail.
Il vous suffit d’utiliser cet outil pour obtenir un résumé complet, bien formaté et documenté. Ainsi, que vous ayez assisté à la réunion ou non, vous pouvez comprendre l’essentiel de la réunion en lisant ce résumé. Vous obtiendrez ainsi une clarté totale sur les sujets abordés, avec précision.
Les participants n’ont pas besoin de prendre des notes pendant la réunion, ce qui leur évite de perdre des détails importants. Ils peuvent participer à la réunion avec toute leur attention et atteindre l’objectif qu’ils se sont fixé.
Parmi les outils que vous pouvez utiliser pour résumer une réunion, citons MeetGeek, Sembly, Otter, etc.
Lisez aussi : Résumés automatiques de réunions MeetGeek : Votre outil de maîtrise des réunions par l’IA
Analyse des données
Il est important d’obtenir des informations sur les performances de vos réunions. Cela vous aidera à trouver les problèmes sous-jacents de la réunion, qu’ils soient liés à l’ordre du jour, à la planification, au temps, à la coordination ou à toute autre chose.
Vous pouvez analyser ces données pour résoudre ces problèmes et améliorer vos réunions. Vous vous assurez ainsi que les participants vivent une réunion fluide, sans conflits ni tracas.
Ainsi, lorsque la réunion est terminée, vous devez utiliser des moyens pour mesurer le déroulement de la réunion ainsi que les points positifs et négatifs de la session. Mais si vous ne mesurez pas ces données, vous n’aurez jamais connaissance des problèmes qui pourraient avoir un impact sur vos prochaines sessions.
La solution de l’IA : Les analyses alimentées par l’IA peuvent vous aider à recueillir des analyses et des informations utiles pour améliorer vos réunions et les rendre plus efficaces. De nombreux outils disponibles sur le marché peuvent vous aider à recueillir des données sur les réunions virtuelles, telles que la vidéo, l’audio, les notes, l’assiduité, l’engagement, la participation, les résultats, la gestion du temps, l’efficacité, l’utilisation de l’ordre du jour, etc.
En outre, les outils d’analyse alimentés par l’IA peuvent présenter ces informations dans un format structuré et facile à comprendre. De cette manière, il vous est plus facile de comprendre les données en les examinant. Ainsi, vous pouvez trouver rapidement les problèmes, suivre l’évolution de vos réunions dans le temps et apporter les améliorations nécessaires.
En outre, les outils d’IA qui récupèrent les détails vous permettent d’avoir une vue d’ensemble de vos réunions virtuelles, d’évaluer le déroulement des réunions et de déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Cela peut conduire à de meilleures réunions et à des gains d’efficacité lors de vos futures réunions.
Gong, Chorus.ai et bien d’autres sont des outils d’intelligence artificielle qui permettent de recueillir des données analytiques sur les réunions.
Collaboration et communication efficaces
Les lacunes en matière de communication entre les participants à une réunion peuvent réduire la coordination. Mais l’idée générale d’une réunion est d’avoir une discussion saine afin de parvenir à une conclusion et à l’objectif de la réunion.
Parfois, la langue peut constituer une barrière entre les participants ou certains handicaps physiques. De même, les participants à une réunion peuvent être nouveaux les uns pour les autres, de sorte qu’entamer une conversation peut leur sembler difficile. L’organisateur doit donc veiller à créer un environnement qui permette à chacun de se rencontrer virtuellement et de se sentir à l’aise pour engager une discussion.
Mais si ce n’est pas le cas, la collaboration au sein de l’équipe s’en ressentira. De même, si vous donnez un cours en ligne, vous devez veiller à ce que tous vos étudiants bénéficient d’un environnement d’apprentissage sain et d’outils leur permettant de communiquer avec vous en cas de besoin.
La solution de l’IA : Les logiciels dotés d’IA peuvent réduire le fossé de la communication entre les participants à une réunion. Il offre des fonctionnalités telles que le traitement du langage naturel, la reconnaissance vocale, la traduction linguistique, etc.
Afin de rendre la réunion plus productive, familiarisez les participants avec l’ordre du jour à l’avance en leur envoyant un ordre du jour bien documenté. Cela leur permettra de se préparer à la réunion et de rester concentrés pendant la session.
En outre, vous pouvez utiliser des outils d’intelligence artificielle pour collaborer pendant les réunions. Ils sont dotés de fonctions telles que le partage de données, la communication en temps réel et l’édition de documents, le tableau blanc virtuel, la gestion de projets, etc. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez permettre à vos équipes de travailler efficacement ensemble.
Ainsi, si l’un des participants souhaite ajouter quelque chose, il peut utiliser la fonction de lever de main (de nombreux logiciels prennent en charge cette fonction). L’hôte peut désactiver le son des participants et leur permettre de s’exprimer. De même, grâce à l’édition de documents en temps réel, plusieurs utilisateurs peuvent accéder à un document unique et le modifier pour y apporter des corrections ou faire des suggestions.
Parmi les outils d’IA que vous pouvez utiliser pour améliorer la communication et la collaboration, citons ClickUp, Spacemaker, Voice App pour la traduction, etc.
Prendre des décisions en connaissance de cause
Il est souvent difficile pour les équipes de prendre une bonne décision, même après des heures de discussion. Et si vous n’arrivez pas à prendre une décision particulière ou si vous prenez des décisions à la hâte sans tout mesurer, l’objectif même de la réunion semble n’avoir aucun sens.
Une mauvaise décision peut avoir un impact sur l’ensemble de votre organisation et sur ses aspects. C’est pourquoi il est nécessaire de prendre les bonnes décisions en connaissance de cause et au bon moment.
La solution de l’IA : L’IA peut contribuer à rationaliser le processus de prise de décision. Grâce aux outils d’IA, vous pouvez obtenir des données en temps réel, effectuer des analyses précises et tirer parti de la modélisation prédictive pour prendre des décisions plus éclairées et fondées sur des données.
En outre, l’IA peut contribuer à améliorer les réunions en
- En permettant une traduction linguistique en temps réel
- En prenant des notes de réunion
- Transcrivant automatiquement les réunions
- Intégrer plusieurs outils afin que les utilisateurs puissent accéder à différents outils à partir d’une seule interface
- Sécuriser les réunions à l’aide de cryptages avancés, de MFA et d’autres méthodes
- Vous aider à rester en conformité avec des réglementations telles que GDPR, HIPAA, etc.
Les outils d’IA que vous pouvez utiliser pour la prise de décision comprennent Rationale, Scaler, etc.
Assistants de réunion IA
Parlons maintenant de quelques outils d’IA en bref qui peuvent vous aider à rationaliser vos réunions et à les rendre plus efficaces.
#1. MeetGeek
Utilisez MeetGeek, un assistant de réunion IA tout-en-un qui fonctionne avec toutes les plateformes, y compris Zoom, Teams et Google Meet. Il améliorera la valeur de vos réunions, de vos appels clients et de vos entretiens d’embauche.
L’outil d’IA peut enregistrer automatiquement les vidéos des réunions, les résumer, les transcrire et partager des informations à leur sujet. MeetGeek peut tout automatiser, de la prise de notes à la transcription en passant par la coordination des décisions.
L’outil organise tous les détails de la réunion en toute sécurité dans un emplacement consultable et vous permet d’enrichir vos bibliothèques en y ajoutant des fichiers audio et des transcriptions. Il s’intègre à 2000 apps via Zapier ainsi qu’à de nombreux autres outils.
#2. Otter
Rendez vos réunions hautement productives et tirez-en le meilleur parti grâce à Otter. Il offre des points clés, des notes et des transcriptions en direct. Il vous aidera également à planifier et à programmer vos réunions en connectant Otter à Microsoft ou Google Calendar.
Otter fonctionne avec des plateformes telles que Teams, Zoom et Google Meet. Vous pouvez capturer des enregistrements en temps réel pour vous y référer ultérieurement et marquer vos coéquipiers avec divers éléments d’action pour leur donner une idée de la réunion. Otter peut également créer des résumés automatisés avec des liens hypertextes et les envoyer par courriel aux participants.
#3. Laxis
Laxis peut renforcer les équipes en simplifiant les réunions et en capturant des informations clés sur les interactions avec les clients. Plus de 20 000 professionnels font confiance à cet assistant de réunion IA qui peut vous aider à rester concentré sur les réunions, à marquer les points à suivre ultérieurement et à capturer les commentaires.
L’outil capture également les résultats des réunions et vous aide à prendre des décisions claires. Il propose des modèles personnalisés pour se concentrer sur les conversations. Il offre également des transcriptions en temps réel, le balisage, l’édition de classe mondiale, des fonctions audio vers texte et l’intégration avec des outils populaires.
Conclusion
Grâce à l’intelligence artificielle, vous pouvez rendre vos réunions productives et fructueuses, car elle peut vous aider à rationaliser presque tous les aspects de vos réunions. De la planification à la documentation, en passant par la création de l’ordre du jour, la programmation de la réunion, l’invitation des membres et la conduite de la réunion, l’IA peut vous aider tout au long du processus.
Vous pouvez également découvrir les meilleurs modèles d’ordre du jour pour des réunions plus productives.