Que vous envoyiez un courriel promotionnel à vos abonnés ou que vous fassiez circuler une annonce à vos employés, la fusion de courriers électroniques peut faciliter le processus.
Le courrier électronique est un mode de communication professionnel très répandu. Lorsque vous devez envoyer le même courriel à un grand nombre de personnes, mais avec une touche de personnalisation, la fusion de courriers électroniques est l’approche la plus pratique.
Poursuivez votre lecture : je vais vous expliquer le processus de fusion de courriers électroniques, ainsi que les meilleures astuces et les meilleurs outils de fusion de courriers électroniques.
Qu’est-ce que le publipostage ?
La fusion de courrier fait référence à la méthode de création de documents ou d’e-mails personnalisés par le biais de l’automatisation. Lorsque les utilisateurs créent un document avec des espaces réservés ou des champs de fusion et y associent une source de données, la fusion de courriers électroniques extrait les données de la source et les place dans les champs appropriés. Cette technique est très utile pour envoyer le même courriel à un grand nombre de destinataires.
La fusion de courrier pour une communication efficace et productive
L’importance de la fusion de courrier réside dans son efficacité à réaliser une communication utile et productive. Il automatise le processus de création de documents personnalisés afin d’envoyer des offres promotionnelles personnalisées à une large base de clients.
En même temps, il permet à l’équipe marketing d’économiser le temps qu’elle aurait dû consacrer à la création d’e-mails personnalisés pour chaque client et prospect. Elle augmente donc la productivité de l’équipe tout en garantissant que chacun reçoive un contenu pertinent et individualisé.
La fusion de courrier est utilisée dans les scénarios personnels et professionnels. Elle vous aide à maintenir une approche professionnelle et cohérente de vos communications.
Avantages de la fusion de courrier
Gain de temps dans la rédaction des courriels
La création d’e-mails distincts pour chaque destinataire peut prendre des heures, voire des jours, si vous prévoyez d’envoyer un e-mail à des centaines de personnes. Avec Mail Merge, vous pouvez créer un seul projet et l’utiliser pour envoyer un nombre illimité d’e-mails personnalisés aux destinataires.
Personnalisation automatique des messages électroniques en masse
La personnalisation joue un rôle important dans les chances d’obtenir des réponses à des courriels non sollicités. Personnaliser manuellement un grand nombre d’e-mails est une tâche difficile. Avec la fusion de courrier, vous pouvez automatiser le processus de personnalisation d’un grand nombre d’e-mails.
Réduire les erreurs humaines
Lorsque vous saisissez manuellement un grand nombre d’e-mails ou que vous les personnalisez manuellement, il y a un risque d’erreur humaine. Les courriels erronés donnent au destinataire une impression négative et peu impressionnante de vous et de votre entreprise. La fusion de courrier permet d’éliminer le risque d’erreurs humaines dans les courriels.
Comment fonctionne la fusion de courrier ?
Le processus de fusion de courrier fonctionne sur l’automatisation de la création de plusieurs courriels personnalisés à partir d’un seul modèle. L’utilisateur commence par créer un document dans un logiciel de traitement de texte. Dans ce document, il définit des champs spécifiques dans lesquels des informations personnalisées doivent être insérées. Ces champs sont appelés champs de fusion.
Ensuite, une source de données est connectée au compte principal. Cette source peut être une feuille de calcul, un fichier CSV ou une base de données. Au cours du processus, le logiciel de fusion de courrier extrait les données nécessaires de la source pour les placer dans les champs de fusion du document principal. Il génère ainsi des copies individualisées pour chaque contact ou prospect.
Comment effectuer une fusion de courrier d’Excel vers Outlook ?
Vous trouverez ci-dessous un scénario de fusion de courrier basique dans lequel j’utiliserai Excel comme base de données pour le contenu de la fusion de courrier et Outlook pour envoyer les courriels fusionnés en masse.
Je dois envoyer plusieurs courriels à mes clients pour leur envoyer leurs factures mensuelles. L’e-mail contiendra le même corps de texte, mais les informations spécifiques au client, telles que le nom du client, l’adresse de facturation, le montant de la facture et la date d’échéance, seront modifiées.
Organisation de la base de données dorsale dans Excel
La configuration de la base de données de la feuille de calcul Excel pour la fusion de courriers est une étape cruciale. Vous devez saisir toutes les informations pertinentes que vous souhaitez inclure dans le courrier fusionné sous des en-têtes de colonne spécifiques.
Par exemple, l’e-mail que j’envoie aux clients pour les factures comprendra les informations suivantes :
- Nom du client
- Adresse de facturation
- Montant de la facture
- Date d’échéance
J’ai donc créé des en-têtes de colonnes Excel similaires à la liste ci-dessus.
Le fichier Excel contiendra également les adresses électroniques des destinataires. J’ai donc créé un autre en-tête de colonne intitulé Email. Cet en-tête de colonne contient toutes les adresses électroniques des clients pour ce projet de fusion de courrier.
Les adresses électroniques ne seront pas ajoutées au contenu des courriers électroniques que je vais envoyer. Outlook se référera à cette colonne pour connaître la liste des courriels à envoyer en masse.
Création du courrier fusionné dans Outlook
Si vous envoyez des courriels en masse directement à vos clients, prospects ou visiteurs de votre site web, vous devriez commencer la fusion de courriels à partir d’Outlook.
Dans cette méthode, vous créerez l’e-mail dans Microsoft Word et enverrez les e-mails HTML à l’aide de l’application de bureau Outlook. Vous gagnez du temps en évitant de créer des documents de messagerie individuels dans des fichiers Word et de copier-coller leur contenu dans des courriels individuels, ce qui est un processus fastidieux.
Commençons :
- Ouvrez l’application de bureau Microsoft Outlook.
- Sélectionnez l’onglet Accueil dans le ruban Outlook .
- Cliquez ensuite sur l’onglet Personnes dans le panneau de navigation gauche d’Outlook.
- Dans l’onglet Contacts ou Personnes , sélectionnez n’importe quel contact électronique.
- Cliquez sur le bouton de commande Fusion de courrier dans le bloc de commandes Actions.
- Effectuez les opérations suivantes dans la boîte de dialogue Fusionner les contacts :
- Contacts : Uniquement les contacts sélectionnés
- Fichier de document : Nouveau document
- Type de document : Lettres types
- Fusionner vers : Nouveau document
- Cliquez sur OK.
Un fichier Microsoft Word vierge s’ouvre. Effectuez les opérations suivantes :
- Cliquez sur l’onglet Publipostage .
- Cliquez sur la commande Démarrer le publi postage et choisissez Messages électroniques.
- Pour lier la base de données Excel, cliquez sur le bouton Sélectionner les destinataires et choisissez l’option Utiliser une liste existante dans le menu contextuel.
- Naviguez jusqu’à votre fichier Excel dans la boîte de dialogue Sélectionner une source de données .
- Sélectionnez le fichier Excel et cliquez sur OK.
- Dans la boîte de dialogue Sélectionner une table, cliquez sur OK.
- Commencez à taper le contenu de l’e-mail.
- Aux endroits où vous devez ajouter les éléments suivants, cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion et choisissez l’élément correspondant :
- Nom du client
- Adresse de facturation
- Montant de la facture
- Date d’échéance
- Les champs fusionnés dans l’e-mail ressembleront à “Nom_du_client”, “Adresse_de_facturation”, “Montant_de_la_facture”, etc.
- Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats pour voir l’e-mail de sortie.
- Cliquez sur le bouton Enregistrement suivant pour afficher les courriels de sortie pour tous les destinataires.
Envoi d’e-mails fusionnés
Une fois que vous êtes satisfait du courriel, suivez les étapes suivantes pour envoyer des courriels en masse :
- Cliquez sur le bouton Terminer et fusionner.
- Dans le menu contextuel qui s’ouvre, cliquez sur l’option Envoyer des messages électroniques.
- Dans la boîte de dialogue Fusionner vers un courriel, effectuez les actions suivantes :
- Sélectionnez Email dans le champ To.
- Saisissez un objet tel que“Facture pour novembre 2023“
- L’optionEnvoyer les enregistrements doit être sélectionnée sur Tous.
- Cliquez sur OK pour envoyer tous les courriels en même temps.
Comment créer un modèle de fusion de courrier
Une fois les courriels envoyés, suivez ces instructions pour créer un modèle de fusion de courrier dans Microsoft Word :
- Revenez à l’e-mail que vous avez créé dans l’application Word .
- Accédez à l’onglet Fichier et choisissez l’option Enregistrer sous.
- Enregistrez le fichier Word dans un dossier sur votre PC ou votre Mac.
Vous avez réussi à créer une fusion de courriers électroniques Vous avez réussi à créer un modèle de fusion de courrier. Ce fichier sera lié au fichier Excel précédent que vous avez utilisé.
Si vous devez modifier la base de données, cliquez sur Sélectionner les destinataires et associez une nouvelle base de données si nécessaire.
Lorsque vous ouvrirez le fichier la prochaine fois, il s’ouvrira dans la mise en page Lettre. Vous pouvez changer la mise en page du contenu en Messages électroniques à partir du format Lettre en cliquant sur le bouton Démarrer le publi postage.
Meilleurs conseils pour le publipostage
Formatez la base de données source de manière appropriée
L’approche de la fusion de courrier dépend largement des informations qu’elle tire de la base de données fournie. C’est pourquoi vous devez vous assurer que la source de données (feuille de calcul ou base de données) est correctement formatée avec des en-têtes de colonne spécifiques. Ce n’est qu’avec un formatage cohérent et des données exactes que vous pourrez rendre le processus de fusion de courrier fiable.
Modèles professionnels
Il est normal d’utiliser des modèles de courrier électronique pour la fusion de courrier. Dans ce cas, utilisez toujours des modèles professionnels pour créer des courriels visuellement attrayants. Le modèle doit avoir une mise en page claire et des polices de caractères intelligibles afin de créer une impression de qualité et de crédibilité auprès des destinataires.
Testez toujours la fusion de courriers avant de l’utiliser
Avant de procéder à la fusion de courriers, il est toujours préférable d’effectuer un test avec un petit sous-ensemble de données. Vous pourrez ainsi identifier les éventuels problèmes liés aux champs de fusion, au formatage ou à l’intégration des données et les rectifier. Les tests vous permettront de vous assurer que les courriels finaux sont exempts d’erreurs.
Mettez à jour et organisez la liste des destinataires
Avant de relier la base de données des listes de destinataires pour la fusion de courrier, vérifiez toujours si la base de données contient les informations les plus récentes et les plus exactes. En outre, la liste doit être organisée correctement pour l’envoi des courriels.
Dépannage de la fusion de courrier
L’outil de fusion de courrier de Microsoft Word est doté d’une fonction de dépannage. Lorsque vous vous trouvez dans le projet de fusion de courrier, cliquez sur la commande Vérifier les erreurs dans le bloc Aperçu des résultats.
Dans la boîte de dialogue Vérifier et signaler les erreurs, sélectionnez l’option Simuler la fusion... et cliquez sur OK. Cette action permet d’effectuer une simulation et de déterminer si votre document de fusion de courrier contient des erreurs.
Cas d’utilisation de la fusion de courrier
Invitation à une fête d’anniversaire
Dans la vie privée, la fusion de courrier est utilisée pour inviter des amis, des collègues, des connaissances et des membres de la famille à des événements personnels tels qu’une fête d’anniversaire, une réception de mariage, une fête de promotion, un anniversaire, etc. Au lieu d’envoyer un courrier électronique à chaque personne, vous pouvez utiliser la technique de fusion de courrier pour envoyer l’invitation en peu de temps.
Génération de factures
Lorsque les entreprises doivent envoyer des factures à plusieurs clients, rédiger le même courriel pour chacun d’entre eux est une tâche fastidieuse et chronophage. À cette fin, les entreprises peuvent créer un modèle de facture et utiliser la fusion de courrier pour y ajouter automatiquement les données personnelles des clients, telles que le nom, le numéro de la facture, le montant dû, etc.
Campagne d’e-mailing
L’utilisation la plus courante de la fusion de courrier est celle des campagnes d’envoi de courriels à froid. Lorsque les entreprises doivent envoyer des courriels à leurs clients potentiels pour promouvoir leurs nouveaux produits ou leurs nouvelles offres, elles utilisent cette technique pour envoyer des courriels en masse en une seule fois.
Communication avec les employés
La fusion de courriers électroniques est utilisée pour faire une annonce commune à tous les services ou pour informer les employés des mises à jour de la politique. Pour ce faire, les entreprises peuvent mettre en place un processus permettant d’extraire de la base de données centrale des employés des informations telles que le nom, le service et le numéro d’identification de l’employé.
Le recrutement
La fusion de courrier est également utilisée lorsque les entreprises recrutent en masse. Elles peuvent créer un modèle pour les lettres d’offre et les contrats et automatiser le processus d’envoi des courriels. La fusion de courrier leur permet de personnaliser ces documents en y ajoutant des données telles que le nom de l’employé, sa désignation, son département, sa date d’entrée en fonction, etc.
Outils de fusion de courrier populaires
#1. YAMM
YAMM offre un service de fusion de courrier pour Gmail. En utilisant ce service, votre e-mail a plus de chances d’atteindre la boîte de réception principale du destinataire. De plus, il vous permet de suivre les résultats en temps réel à partir de Google Sheets. YAMM prend en charge l’envoi de pièces jointes et la planification des courriels.
#2. Mailmeteor
Mailmeteor est une autre plateforme d’envoi massif d’e-mails à partir de Gmail. Le service augmente le taux de livraison en envoyant les courriels à partir de votre compte Gmail. Vous n’avez pas à vous soucier de votre vie privée, car il ne nécessite qu’une autorisation minimale pour fonctionner.
#3. Right Inbox
Right Inbox est une extension Chrome qui vous permet d’intensifier vos campagnes d’e-mailing. Outre l’envoi de messages personnalisés, vous pouvez l’utiliser pour effectuer un suivi automatique des séquences. Il est également possible de programmer l’heure et la date de début de la campagne à votre convenance.
#4. Mailshake
Avec Mailshake, il ne faut que quelques secondes pour ajouter une liste de contacts à l’aide d’un fichier CSV. Il est également facile de personnaliser les courriels, ce qui augmentera les taux de réponse. En fait, vous pouvez automatiser l’ensemble du flux de travail de sensibilisation. Milkshake prend en charge l’intégration avec Salesforce, Hubspot, Zapier et bien d’autres.
#5. GMass
GMass garantit un engagement maximal de votre Gmail en le transformant en plateforme de marketing par courriel. Il vous permet également d’envoyer des séquences de suivi automatisées. De plus, ce module complémentaire vous permet d’envoyer un nombre pratiquement illimité d’e-mails, dépassant ainsi la limite fixée par Gmail.
#6. Gumbamail
Si vous souhaitez envoyer des e-mails personnalisés en masse, Gumbamail est un excellent choix. Vous pouvez utiliser ses modèles intégrés pour les envoyer à vos contacts. Il vous permet même de suivre le taux d’ouverture des courriels en temps réel sans changer de contexte. La configuration de campagnes, l’importation de contacts et le transfert de campagnes sont des fonctionnalités supplémentaires de Gumbamail.
Conclusion
Maintenant que vous connaissez les meilleures techniques pour mettre en œuvre la fusion de courrier dans une variété de cas d’utilisation, vous pouvez commencer à l’utiliser immédiatement. Il existe également un certain nombre d’outils de fusion de courrier que vous pouvez utiliser pour rendre le processus plus efficace.
Si vous êtes intéressé, vous pouvez vous renseigner sur la technique de l’envoi d’e-mails en masse.