Idéalement, un projet réussi devrait répondre à toutes les exigences des utilisateurs et respecter les contraintes de temps dans le cadre du budget spécifié. Malheureusement, cela n’est pas possible dans le monde réel !
La gestion de projet peut être comparée à la résolution d’un Rubik’s Cube : équilibrer les différentes composantes du projet, envisager différents résultats et estimer les dates d’achèvement. Des obstacles surgiront inévitablement sur cette route. Les problèmes de budget, de portée et de communication en sont des exemples typiques.
Il est intéressant de noter que les cadres dirigeants attribuent souvent l’échec d’un projet à des objectifs peu clairs (37 %) dans leurs fonctions de direction. De plus, pendant l’exécution du projet, environ 54 % des entreprises ont besoin d’aide pour suivre leurs indicateurs clés de performance (ICP).
Quels sont les plus grands défis en matière de gestion de projet et quelles sont les compétences en gestion de projet que vous devez utiliser pour les surmonter ?
Ce guide détaillé vous aidera à relever les défis courants en matière de gestion de projet que vous êtes susceptible de rencontrer au cours du cycle de vie du projet. Il vous fournira également quelques conseils utiles à mettre en pratique pour surmonter chacun d’entre eux.
Objectifs non définis
Pour qu’un projet soit couronné de succès, l’équipe doit en définir la portée de manière claire et quantifiable : objectifs, produits livrables, tâches, coûts, etc. Chaque membre de l’équipe doit comprendre les attentes précises de toutes les parties concernées et chaque objectif du projet. Sans cette clarté, des fonds et du temps pourraient être gaspillés dans des initiatives qui ne produiront pas les résultats escomptés.
Lisez aussi : Qu’est-ce que la portée d’un projet ?
Conseils pour fixer des objectifs réalistes
Envisagez de suivre les étapes suivantes pour identifier et communiquer avec précision les objectifs du projet :
- Définissez tous les détails du calendrier de travail avant de mettre en œuvre le projet.
- Organisez une réunion d’équipe pour discuter des objectifs et les définir en collaboration.
- Utilisez un logiciel de planification de projet pour définir clairement les objectifs et le rôle de chaque membre de l’équipe dans leur réalisation.
- Déterminez des systèmes permettant de suivre le développement et d’évaluer systématiquement l’état d’avancement du projet.
- Suivez l’approche SMART pour vous assurer que vos objectifs sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.
Glissement du champ d’application
Le glissement de périmètre est l’expression utilisée pour décrire le fait que les limites d’un projet dépassent sa définition ou ses objectifs initiaux, généralement en raison de demandes de changement de la part des parties prenantes. Toute modification du plan du projet risque de créer de la confusion, d’augmenter le coût des ressources et de rendre plus difficile le respect des délais.
Comment prévenir le glissement de périmètre
En réduisant le glissement de périmètre, vous augmentez les chances que le projet soit achevé dans les délais et le budget impartis. Envisagez de mettre en œuvre l’une des stratégies suivantes pour prévenir ou gérer le glissement de périmètre :
- Énoncez clairement les objectifs et les besoins du projet.
- Créez un calendrier détaillé comprenant toutes les phases du projet.
- Impliquer activement les parties prenantes ou les clients dans le processus de planification du projet.
- Utilisez des diagrammes de Gantt et d’autres outils similaires pour la planification et le suivi du projet.
- Rejeter les modifications du projet susceptibles d’entraîner des retards ou des dépenses inutiles.
- Informer les parties prenantes des effets potentiels des modifications de l’étendue du projet sur les budgets et les calendriers.
Allocation des ressources / Contraintes
La bonne gestion des ressources reste l’un des nombreux défis de la gestion de projet. Les gestionnaires de projet doivent souvent jongler avec des ressources et des budgets limités, ce qui fait que de nombreuses entreprises ont besoin d’aide.
Les tâches qui requièrent des compétences spécialisées sont souvent confiées à des membres de l’équipe, à des contractants, à des agences ou à des vendeurs. Cette situation met en péril la qualité du produit final.
Lignes directrices pour planifier et gérer les contraintes en matière de ressources
- Chaque tâche doit correspondre au rôle ou aux compétences d’un professionnel.
- Les chefs de projet doivent dresser une liste détaillée des produits à livrer et déterminer les compétences requises.
- Avant de conclure un projet, évaluez les ressources actuelles afin de déceler d’éventuelles lacunes dans les compétences.
- Les gestionnaires de projet peuvent effectuer une analyse si un manque de compétences entrave la réussite du projet.
Rupture de communication
Les équipes de projet sont particulièrement vulnérables aux erreurs de communication, qui nuisent au travail d’équipe. Elle peut entraîner des désaccords entre les membres de l’équipe et retarder le projet.
Une bonne communication est nécessaire pour que chaque projet soit mené à bien. Un chef de projet de génie peut recueillir des informations, dialoguer avec les parties prenantes et donner des instructions claires, ce qui permet à l’équipe de réduire les retards et de respecter le calendrier.
Améliorez la communication de votre projet en mettant en œuvre les points ci-dessous :
Améliorez la correspondance entre tous les participants au projet en
- Les outils de travail en groupe et les logiciels de gestion de projet pour les petites entreprises garantissent que les membres de l’équipe font l’objet d’un rapport.
- L’élaboration d’un calendrier des rapports et d’un plan de communication est nécessaire pour que toutes les parties concernées soient facilement informées.
- La participation à des activités de renforcement de l’esprit d’équipe permet de resserrer les liens et de favoriser la communication au sein du groupe.
- Promouvoir la transparence sur l’état d’avancement du projet et fournir des mises à jour régulières sur les progrès réalisés à toutes les parties prenantes.
- Donner régulièrement un retour d’information aux membres du personnel sur leur travail peut contribuer à promouvoir la croissance.
Retards dans le calendrier
Pour faciliter la gestion d’un projet, il est essentiel de détecter rapidement les retards. Des outils et des stratégies facilitent ce processus. Utilisez des outils de suivi de projet et de reporting, surveillez vos indicateurs clés de performance, programmez des rappels et des notifications, et interagissez régulièrement avec votre équipe.
Vous avez du mal à respecter les délais ? Voici ce que vous devez faire :
- Le suivi permet d’identifier les tâches et d’indiquer un éventuel retard lorsque les tâches prennent plus de temps que prévu.
- Vous pouvez repérer tout écart par rapport au plan susceptible d’entraîner des retards en surveillant les indicateurs clés de performance (ICP), notamment le taux d’achèvement des tâches, le délai d’achèvement du travail et l’utilisation des ressources.
- En maintenant des lignes de communication ouvertes avec votre équipe, vous pourrez anticiper les obstacles ou les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent et vous pourrez les résoudre.
Gestion des risques
Même les chefs de projet les plus compétents et les plus qualifiés ne peuvent prévoir que certains risques susceptibles d’affecter un projet.
Causes des risques potentiels du projet
Les risques liés au projet peuvent inclure un problème dans le système de gestion du projet qui entraîne une erreur dans le calendrier du projet. Des événements inattendus peuvent inévitablement se produire, mettant en péril le projet, même avec le plan de projet le plus complet.
En raison du grand nombre de facteurs susceptibles d’entraîner une infinité de résultats possibles, les projets se déroulent rarement exactement comme prévu.
Mettez en œuvre ces mesures pour minimiser les risques liés au projet :
- Tout chef de projet doit réfléchir à des plans de secours auxquels l’équipe peut se tenir si les choses échappent à tout contrôle.
- Un système de gestion des risques de projet facilite la détermination des risques et leur atténuation.
- Il est essentiel de mettre en place un plan de secours. Ce plan doit décrire chaque risque et le plan d’action approprié s’il se concrétise.
Manque de compétences
Il est essentiel de reconnaître un manque de compétences au sein de votre équipe lorsque certaines personnes ont besoin d’acquérir les connaissances nécessaires à l’accomplissement du travail. Les objectifs du projet peuvent ne pas être atteints en raison de l’écart entre les niveaux de compétences actuels et les qualifications essentielles.
Identifiez rapidement les compétences nécessaires requises :
Pour combler cet écart de compétences, tenez compte des actions suivantes :
- Dressez un inventaire détaillé de toutes les connaissances et aptitudes requises pour mener à bien le travail.
- Évaluez l’ensemble des compétences actuelles des membres de l’équipe et mettez en place des initiatives de formation ciblées pour enrichir leurs talents si nécessaire.
- Attribuer aux membres de l’équipe des tâches qui utilisent au mieux leurs capacités et leur expérience pertinente afin de maximiser l’attribution des tâches.
- Examinez la possibilité de sous-traiter ou d’ajouter des membres du personnel ayant des connaissances spécialisées pour s’occuper de certaines tâches essentielles à la réussite du projet.
Une mauvaise budgétisation
Pour s’assurer que les fonds sont utilisés à bon escient, il faut une gestion attentive des coûts et une planification financière intelligente. En revanche, une mauvaise budgétisation peut avoir des conséquences néfastes. Si vous ne maîtrisez pas les questions financières, votre équipe risque de subir des dépassements de coûts, ce qui ennuierait les parties prenantes et rendrait le projet impossible à terminer.
Points à retenir pour établir un budget adéquat pour le projet :
Évitez les problèmes budgétaires en gardant à l’esprit les suggestions suivantes :
- Examinez les projets apparentés et distinguez votre budget du leur.
- Faites des estimations budgétaires réalistes en planifiant à l’avance.
- Demandez des conseils à des professionnels qui connaissent les coûts et les calendriers des projets, tels que des développeurs de logiciels ou des spécialistes de l’assurance qualité.
Manque d’appropriation
Le manque d’appropriation par les membres de l’équipe et les responsables peut entraver la réussite de deux façons. D’une part, il sape le moral de l’équipe, qui peut faire les frais des erreurs d’un individu. D’autre part, il réduit la production, car les ressources du projet sont affectées à la recherche de la cause du problème.
Voici comment améliorer l’appropriation par l’équipe :
Améliorez l’appropriation d’un projet par votre équipe :
- En incluant les responsabilités dans le processus du projet afin d’aider les membres de l’équipe à comprendre leurs tâches respectives.
- Montrez l’exemple aux membres de votre équipe, en leur montrant que les erreurs sont acceptables si elles sont assumées.
- Promouvoir un environnement de confiance entre les membres de l’équipe afin de permettre des conversations franches et ouvertes.
Questions techniques
Les questions techniques sont l’un des principaux défis de la gestion de projet. Elles impliquent des problèmes imprévus qui pourraient entraver la capacité du projet à atteindre ses objectifs, tels que les cyberattaques, les violations de système et les pannes techniques.
Tout projet reposant sur la technologie, y compris le développement de logiciels, les projets d’infrastructure et la mise en œuvre de technologies, est susceptible de présenter un risque technologique. Sélectionnez un programme efficace qui intègre les éléments suivants afin d’éviter ou de résoudre les problèmes technologiques :
- Identifier les problèmes techniques éventuels.
- Déterminer l’impact qu’ils auront sur le projet.
- Mettre en place des politiques pour les contrôler et les réduire.
Il peut s’agir de contrôles de redondance, de procédures de sécurité et de plans de sauvegarde pour garantir la réussite du projet.
Problèmes techniques courants et comment les résoudre :
❇️ Le glissement de périmètre – Cela se produit lorsque le périmètre du projet dépasse sa définition initiale en raison des changements répétitifs apportés au projet. Définir clairement les exigences et les objectifs du projet et utiliser des diagrammes de Gantt permet de planifier et de suivre les projets avec précision.
❇️ Mauvaise communication – Une mauvaise communication entrave souvent la réussite d’un projet. L’amélioration des compétences du chef de projet et des membres de l’équipe en matière de communication écrite et orale permettra de recueillir efficacement les informations et les instructions.
❇️ Objectifs imprécis – Les projets ne peuvent être menés à bien que si les objectifs et les buts du projet sont définis avec soin. Pour fixer des objectifs appropriés, utilisez les méthodes SMART et définissez les différentes spécifications du projet, telles que les délais, avant de le mettre en œuvre.
❇️ Analyse des risques insuffisante – L’analyse des risques joue un rôle essentiel dans la détermination des risques potentiels associés au projet, mais il arrive que le processus ne permette pas de prévoir les principaux défis. Pour y remédier, vous devez améliorer le processus d’analyse des risques en recherchant les questions connexes et en élaborant les mesures de contrôle nécessaires.
Conflit au sein de l’équipe
Une mauvaise communication et l’absence d’une vision commune contribuent à l’incertitude et aux conflits entre les membres de l’équipe. Les chefs de projet ne peuvent pas se permettre d’ignorer les frictions au sein de l’équipe. Vous devez identifier la cause sous-jacente du problème avant de prendre une grande respiration et de le résoudre. Une gestion productive des conflits exige des chefs de projet qu’ils fassent preuve de clarté au sein de leurs équipes.
Suggestions pour résoudre rapidement les conflits d’équipe :
La mise en œuvre de ces techniques de gestion des conflits peut s’avérer bénéfique pour résoudre les conflits entre coéquipiers.
- N’oubliez pas que les conflits et les désaccords font partie intégrante de la gestion de projet.
- N’ignorez pas les conflits et ne les laissez pas sans réponse pour éviter qu’ils ne se transforment en un problème plus grave.
- Encouragez les discussions ouvertes pour faciliter la résolution des conflits.
- Évitez de prendre parti lorsque vous portez un jugement.
Engagement inefficace des parties prenantes
Un engagement inefficace des parties prenantes peut entraîner divers problèmes dans la gestion de projet, tels que des objectifs imprécis et une analyse des risques inadéquate.
Essayez les suggestions suivantes pour parvenir à un engagement régulier des parties prenantes :
- Impliquez les parties prenantes dans le processus de planification du projet.
- Maintenez un contact permanent avec les parties prenantes et tenez-les informées de l’évolution du projet.
- Demandez l’avis des clients à chaque étape du processus.
Comment assurer une bonne gestion de projet ?
Il ne suffit pas d’une formule magique pour que la gestion de projet soit couronnée de succès. Il s’agit de savoir comment gérer un projet et prévoir les obstacles futurs de manière efficace.
Si vous vous demandez ce qu’il faut faire, nous avons les conseils qu’il vous faut.
✅ Fournissez régulièrement aux parties prenantes concernées des rapports sur le projet afin de les tenir informées de toute modification ou de tout nouveau développement.
✅ Pensez à d’autres perspectives que la vôtre. Cela vous aidera à déterminer si une question est incorrecte ou si quelqu’un d’autre a une meilleure suggestion.
félicitez les membres de l’équipe qui ont dépassé les attentes. Veillez à le faire devant vos coéquipiers pour les motiver et leur montrer les fruits de leur travail.
✅ Organisez fréquemment des réunions d’équipe pour vous assurer que tout le monde comprend le calendrier du projet.
✅ Montrez à votre équipe de projet que vous avez confiance en ses compétences. Cela stimulera leur esprit d’initiative et leur créativité.
✅ Faites de votre lieu de travail un espace de liberté où chacun peut exprimer son opinion.
✅ Veillez à disposer de plusieurs canaux de communication pour faciliter la communication entre les membres. Votre équipe se sentira ainsi plus soutenue au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Conclusion
Il s’agit là de quelques-uns des défis les plus courants et les plus frustrants auxquels un chef de projet est confronté au cours du cycle de vie de la gestion de projet. Heureusement, vous pouvez surmonter facilement ces difficultés chaque fois qu’elles se présentent en suivant les conseils prodigués dans ce guide.
En outre, vous pouvez également utiliser certains des outils de gestion de projet robustes disponibles sur le marché afin d’éviter ces difficultés.