Le logiciel de gestion des devis vous permet de préparer des propositions commerciales et de répondre rapidement aux appels d’offres. Avec l’aide de ce logiciel, vous pouvez automatiser la rédaction des propositions, ajouter des champs de devis avec des valeurs provenant du CRM et traiter la facturation plus rapidement.
Si vous êtes une agence travaillant avec des clients, vous connaissez bien les difficultés liées au processus de facturation. Il faut d’abord créer des devis, les soumettre pour approbation, etc. Toutes ces étapes financières vous prennent beaucoup de temps.
Le processus de devis est le premier point de contact entre votre entreprise et vos clients potentiels, au-delà des conversations de marketing et de vente. Un devis précis et complet, présenté sous la forme d’une proposition professionnelle, vous aidera à faire bonne impression.
Un logiciel de gestion des devis vous permet de gagner du temps et de l’énergie et de rationaliser le processus de facturation. Au lieu de communiquer par courrier électronique et d’établir les devis avec les clients, la plateforme de gestion des devis permet de regrouper toutes les conversations en un seul endroit pour les propriétaires d’entreprise, les responsables des ventes et les clients.
Il est maintenant temps d’examiner quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion des devis et des factures. Et si vous n’êtes pas sûr des fonctionnalités qu’ils proposent, j’en ai inclus quelques-unes à la fin de la liste.
Quoter
Quoter est un outil intuitif et facile à utiliser qui permet d’établir rapidement des devis. Il s’agit d’un logiciel basé sur le cloud qui est accessible à toute votre équipe sans que vous ayez à acheter plusieurs licences. Vous avez accès à de nombreux modèles prêts à l’emploi que votre équipe peut configurer sur place et envoyer des devis plus rapidement.
L’une des caractéristiques les plus distinctives de Quoter est son intégration avec des plateformes tierces et des outils SaaS. Certaines de ses intégrations de flux de travail populaires incluent Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho, et ainsi de suite. En tant que logiciel de devis, il partage des intégrations comptables vitales avec FreshBooks Classic, QuickBooks Online et Xero.
Les paiements récurrents des devis peuvent être gérés en douceur dans Quoter. Une fois que vous l’avez intégré à votre logiciel de comptabilité, vous pouvez sélectionner une passerelle de paiement pour traiter automatiquement les paiements récurrents. Quoter dispose également d’une fonction permettant d’envoyer des rappels par e-mail aux clients pour les devis en attente.
SuperOps
SuperOps est une plateforme d’automatisation des services professionnels (PSA) qui aide les entreprises à gérer leurs opérations en douceur. Elle dispose d’une fonction intégrée de gestion des devis qui garantit que votre devis arrive dans la boîte de réception de votre client en quelques clics seulement.
Vous pouvez créer un devis avec tous les éléments du service et l’envoyer à votre client avec un lien vers le devis. En utilisant le lien partagé ou le portail, vos clients peuvent facilement approuver ou rejeter un devis, ce qui simplifie le processus. Les clients peuvent même ajouter des commentaires lorsqu’ils approuvent ou rejettent un devis, ce qui permet d’améliorer le contexte et de réduire la confusion.
Avec les conversations liées aux devis de SuperOps, vous pouvez discuter et ajouter les conversations avec vos clients en même temps que le devis. De cette façon, vous mettez fin à la longue série d’emails en dehors de la plateforme pour discuter du même devis convenu.
PandaDoc
PandaDoc est un logiciel de gestion des contrats de commerce électronique qui simplifie les tâches de gestion des devis, comme la création de factures, l’obtention des signatures des clients et l’approbation des responsables, le tout sur une seule plateforme. Il est livré avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes intégrées, ce qui le rend conforme au GDPR et verrouille les informations juridiques pour éviter les erreurs de données.
Son logiciel de gestion des propositions est conçu pour aider les entreprises à améliorer l’efficacité de leur équipe de vente grâce à l’automatisation de la création de contrats. Vous pouvez générer des devis et des factures en quelques minutes. En outre, vous pouvez facilement modifier les descriptions des produits et des tâches, les quantités et les montants, et ajouter des images.
PandaDoc propose 750 modèles de factures dans sa galerie de modèles, ce qui vous permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts de conception. Vous pouvez envoyer les devis aux clients, qui peuvent payer via Stripe et des cartes de crédit. Vous pouvez ensuite mettre en place des rappels de suivi pour les paiements des clients une fois que vous avez fini de les facturer.
Scoro
Scoro est une plateforme facile à utiliser pour collaborer sur les devis de projets, la facturation et le suivi de tout en un seul endroit. Il aide votre équipe à collaborer sur les tâches du projet afin d’avoir une vue claire des tâches en attente et terminées. Vous pouvez suivre le temps passé sur les tâches et facturer en conséquence à vos clients.
Scoro simplifie votre processus d’établissement de devis en créant des devis prêts à l’emploi pour des services prédéfinis, des profils de clients segmentés et des cartes de tarifs multidevises. Ensuite, vous pouvez personnaliser ces factures en fonction des ordres de travail et transformer des documents standard en format PDF personnalisé en quelques clics. Vous pouvez même suivre les ventes de votre équipe et fixer des objectifs de vente à l’aide de tableaux de bord personnalisables.
Tout comme de nombreux outils de gestion de projet, Scoro partage également l’intégration avec plus de 1000 outils grâce à Zapier. Certaines des intégrations de Scoro comprennent des outils de gestion de projet tels que Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp, et plus encore. Il est également facilement intégrable avec Slack, Gmail, et Google Calendar pour garder les choses dans la boucle de communication.
Bitrix24
Bitrix24 est un logiciel de collaboration unie qui gère divers aspects de la gestion, de la collaboration et de la communication d’équipe. Il s’agit d’une solution basée sur le web pour les différentes opérations de l’entreprise dans une plateforme unique, éliminant le besoin de plusieurs outils SaaS. Parmi ses solutions, citons la gestion de projets, le partage de fichiers, la gestion des ventes, les contacts, les courriels, etc.
Avec Bitrix24, vous pouvez créer un nombre illimité de devis et intégrer des plateformes telles que PayPal pour accepter les paiements en ligne. Son architecture est basée sur le cloud, et sa nature open-source facilite l’inscription et la création de factures pour vos clients. Bitrix24 est également intégré à des applications comptables telles que Xero, ce qui facilite les interactions avec les clients.
Une fois que vous vous êtes inscrit sur Bitrix24, vous verrez de nombreuses options en dehors de l’outil de facturation. Vous pouvez utiliser ces options pour collaborer avec les différents départements de votre entreprise, comme le marketing et les ventes, la gestion des ressources humaines, etc. avec des outils de gestion des devis et des factures. Un million d’entreprises lui font confiance et il dispose d’une solution mobile qui fonctionne sur votre smartphone ou votre tablette, qu’il s’agisse d’Android, d’iPhone ou d’iPad.
ITarian
ITarian est une plateforme de gestion informatique pour les entreprises qui offrent des services de gestion des tickets, de gestion des flux de travail à distance, de bureau à distance et de sécurité des points d’extrémité.
ITarian propose un gestionnaire de devis qui permet de simplifier le processus de création de devis soignés. Ces devis sont intégrés aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) afin que vos représentants commerciaux puissent consacrer plus de temps à l’établissement de relations avec les clients.
ITarian propose des modèles de devis professionnels prédéfinis qui accélèrent le cycle d’exécution des ventes. Vous avez également la possibilité de remplir automatiquement les devis avec les champs des distributeurs.
Hubspot
Hubspot est l’une des plateformes de marketing les plus populaires. Il s’agit d’un outil de CRM qui vous permet d’envoyer des courriels et d’enregistrer les réponses des clients dans un tableau de bord, et ce gratuitement. Les gens utilisent Hubspot pour son interface de système de gestion de contenu facile, qui génère des formulaires qui peuvent être intégrés comme opt-ins dans les courriels ou utilisés sur les pages d’atterrissage.
Peu de gens savent que Hubspot propose un logiciel de devis dans le cadre de ses services de plateforme de vente. Grâce à l’outil de gestion des devis de Hubspot, vous pouvez créer des devis personnalisés en quelques minutes. Vous pouvez concevoir des devis qui correspondent à la marque de votre entreprise dans les secondes qui suivent la réception de la demande, ce qui vous permet de rester dans l’esprit de votre acheteur.
L’outil CRM vous aide également à collecter des signatures électroniques dans votre devis et à gérer tous les paiements reçus au même endroit où vous gérez les affaires. Les devis de HubSpot contiennent automatiquement toutes les informations de contact et de produit associées à un enregistrement d’affaire, ce qui vous évite un travail de saisie manuel.
Onpipeline
Onpipeline est un CRM basé sur le cloud qui aide les entreprises à améliorer leurs relations avec leurs clients. Le logiciel permet aux équipes de vente de gérer facilement les contacts, les affaires, les activités, l’automatisation et l’ensemble du processus de vente depuis n’importe où.
L’approbation des devis enregistre tous vos devis dans le jeu de brouillons pour approbation par la direction, quel que soit le statut d’approbation. En un seul clic, vous pouvez rapidement et facilement envoyer l’offre directement depuis Onpipeline une fois que l’offre est finalisée et prête à être envoyée au client.
En utilisant Onpipeline, les utilisateurs ont la possibilité d’ajouter des articles à partir d’une liste de prix préétablie ou de créer des articles personnalisés sans jamais avoir à consulter la liste de prix. Les entreprises peuvent ainsi créer des offres plus efficaces, ce qui leur permet d’économiser du temps et de l’argent.
Examinons quelques-unes des fonctions importantes que vous devez rechercher dans un logiciel de gestion des devis.
Caractéristiques du logiciel de gestion des devis
Voici quelques-unes des caractéristiques d’un logiciel de gestion de devis.
#1. Modèles professionnels
Un devis complet et précis dans une proposition d’aspect professionnel fera une bonne première impression. Les logiciels de gestion de devis proposent des modèles à personnaliser pour répondre aux besoins de votre entreprise et créer des documents d’aspect professionnel.
#2. Automatisation du flux de travail
Remplissez facilement les devis à partir de votre logiciel de comptabilité avec les informations actuelles sur les produits et les prix.
#3. Réduction des erreurs humaines
Les risques d’erreurs dans les devis faits manuellement sont plus élevés que dans les devis automatisés construits par ces outils.
#4. Vente incitative
Vous pouvez ajouter des options de vente incitative détaillées et facilement accessibles dans les devis.
#5. Visibilité du cycle de vente
Recevez une notification lorsqu’un client consulte votre devis pour un suivi opportun et discutez facilement de la question au sein de la plateforme.
#6. Cycles de paiement automatisés
Avec un logiciel de gestion de devis en place, vous n’avez pas besoin d’établir manuellement des factures répétées pour les paiements.
Outre ces fonctionnalités de base, vérifiez si le logiciel est adapté aux besoins de votre entreprise. Il ne sert à rien d’opter pour un logiciel doté de fonctionnalités que vous n’utiliserez pas alors qu’un autre logiciel pourrait parfaitement vous convenir.
Conclusion
Le traitement des paiements des clients est une activité responsable que vous ne pouvez pas négliger. Les chefs d’entreprise savent qu’il s’agit d’une tâche fastidieuse, mais l’équipe de vente passe son temps précieux à établir des devis.
Un logiciel de gestion des devis, s’il est introduit dans le processus, résout la plupart des problèmes et fait gagner beaucoup de temps à l’équipe de vente, qui peut ainsi se concentrer davantage sur la génération de ventes.
Enfin, la création de factures est cruciale, et commencer à expérimenter ces plateformes ne peut qu’avoir un effet positif sur votre entreprise.