La séparation des tâches (SoD) expliquée en mots simples

La séparation des tâches (SoD) est un élément crucial dans la stratégie de gestion des risques d'une organisationategies.

A 2022 rapport par l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) souligne que les entreprises subissent des pertes d'environatesoit 1,783,000 XNUMX XNUMX $ pour la fraude des employés par cas.

Cela explique pourquoi les entreprises modernes ont besoin d'avoir des la gestion des risques en cette ère de fraude, d'escroqueries et d'erreurs croissantes.

Et SoD vise à contrôler, gérer et même atténuerate ces risques pour avoir de meilleurs contrôles organisationnels avec une sécurité et une sensibilisation accrues.

Dans cet article, je vais discuter de ce qu'est SoD, de son importance et d'autres terminologies clés associées.ated avec ça.

Alors, commençons et apprenons à reprendre le contrôle !

Qu'est-ce que la séparation des tâches ?

La séparation des tâches (SoD) est un concept important de gestion des risques et internal contrôles d'une organisation dans lesquels plus d'une personne est chargée d'accomplir les différentes parties d'une tâche. Il est implémenté pour prevutilisation abusive d'informations, fraude, vol et autres problèmes de sécurité.related risques.

La tâche, cependant, peut être accomplie par une seule personne, mais elle est divisée en plusieurs parties. Cela permet de garantir qu'aucune personne n'a le contrôle exclusif de la tâche ou des contrôles excessifs, suffisamment pour abuser du contrôle à des fins non autorisées ou des activités frauduleuses. Au lieu de cela, il sera partagé par au moins deux personnes.

Aujourd'hui, SoD est mis en œuvre dans divers domaines, tels que la comptabilité, la finance, paie, administration, etc. En politique, cela devient la séparation des pouvoirs dans les démocraties où le gouvernement est divisé en un pouvoir judiciaire, un exécutif et un législatif.

SoD en gestion des risques

SoD fonctionne sur le principe des responsabilités partagées et selon lequel la gestion d'une organisation ou d'une entreprise ne doit pas être l'affaire d'un seul individu. Vous ne devez pas faire confiance à une seule personne pour obtenir le contrôle total de l'exécution d'une tâche potentiellement potentiellementally conduire à des fraudes, des erreurs ou à nuire à la réputation de votre entreprise.

En fait, SoD est un élément essentiel de la gestion des risques et de l'entreprise.rise conformité avec des réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley (SOX) de 2002. 

La séparation des tâches entre plusieurs membres du personnel responsable réduit les chances qu'un employé ou un third fête de :

• Utilisation abusive des informations confidentielles de l'organisation
• Stealfonds de placement
• Falsifier les dossiers (comme les finances) pour induire les parties prenantes en erreur ou gonfler les cours des actions
• Lancer un revenge campagne après avoir été accusé de mauvais traitements
• Implication dans le corpsate espionnage

Et si vous n'employez pas de sécuritéateComme SoD, cela pourrait entraîner des dommages importants pour votre organisation en termes de finances, de sanctions basées sur la conformité et d'image de marque. C'est pourquoi il est recommandé d'implémenter SoD dans une entreprise.rise, de la comptabilité et de la paie aux services de technologie de l'information (TI) et de cybersécurité.

Exemples de SoD

Regardons quelques-uns des exemples où vous pouvez appliquer SoD.

Services 

En comptabilité, les organisations peuvent interdirebit les personnes seules d’acquérir un pouvoir excessif pour cacher leurs actifs et leurs erreurs financières.

SoD vous demandera d'analyser en profondeur tous les rôles comptables de votre organisation et de les séparerate fonctions de sorte qu'une même personne ne peut pas posséder le contrôle complet d'une fonction donnée. Par exemple, la même personne ne doit pas être autorisée à recevoir les chèques et à enregistrer les chèques reçus.

Informatique et Cybersécurité 

Les politiques SoD peuvent aider à prevrisques liés au contrôle d'accès au sein du service informatique. Vous ségréguezate tâches de flux de travail, garantissant que le même groupe ou les mêmes personnes ne reçoivent pas plusieurs autorisations d'accès.

Si une seule personne a accès au pouvoir au-delà de ses fonctions, elle peut en abuser et exposer des informations à un étranger ou lui accorder une autorisation d'accès. En même temps, personne d'autre n'en a la moindre idée. 

Cette situation pourrait être catastrophique. Par exemple, la même personne ne doit pas être autorisée à recevoir des alertes des systèmes de sécurité et à gérer les autorisations d'accès de ce système.

Conformité et contrôles 

Implémentation d'une structure SOD solideateles gies peuvent aider à éliminerate erreurs des employés, intentionnelles ou non. Vous pouvez également détecter les déclarations frauduleuses, le cas échéant. De cette façon, vous pouvez protéger votre organisation contre les violations de conformité. Par exemple, vous devez désigner la même personne responsable du dépôt des informations financières et de leur vérification.

Autres exemples

La même personne ne devrait pas être responsable de :

• Création et approbation des demandes d'achat
• Création et validation des factures fournisseurs
• Préparer le facture et saisir les transactions de vente dans le grand livre
• Payer les salaires et embaucher des employés
• Enregistrement des encaissements et création de notes de crédit
• Négocier des actions et gérer des fusions et acquisitions
• Paramétrage des acheteurs et approbation des demandes d'achat ou des bons de commande

Avantages de SoD

Certains des avantages de l'application de SoD dans votre organisation sont :

# 1. Fraude Prevdétection et détection

Les organisations sont plus que jamais victimes de fraude. Cela implique des activités frauduleuses telles que la falsification de chèques, l'écrémage d'espèces, le détournement d'actifs, la falsification de documents, la falsification de reçus, de factures, d'erreurs dans les registres comptables, etc.

Avec SoD, vous pouvez garantir qu’aucune personne ou groupe n’est responsable de l’exécution de toutes les fonctions d’une tâche donnée. Cela dissuadera la possibilité de commettre une fraude et de la cacher. Avoir plus d'yeux sur une tâche signifie que n'importe qui peut détecter, signaler et aider prevent externe ou internal fraude.

# 2. Réduction des erreurs humaines

Si vous implémentez correctement SoD dans votre organisation, vous constaterez probablement une réduction significative des erreurs humaines et related risques dans votre situation financière critique processes. Cela peut impliquer des erreurs telles qu'une documentation insuffisante des transactions, un manque de personnel en comptabilité, des erreurs de saisie de données, des audits négligents, etc. 

Il est essentiel d'employer plusieurs personnes dans des transactions critiquesally augmente les chances qu'un individu remarque une erreur survenue et la résolve.

# 3. Audits améliorés

La réduction des risques et des erreurs améliorera la tenue des dossiers de vos finances, de votre paie, comptabilité, service informatique ou cybersécurité. SoD contribuera à garantir que les enregistrements sont correctement organisés, éliminant ainsi les problèmes tels que la duplication.ate frais, risques de non-conformité, etc.

Ainsi, vous serez mieux préparé aux audits, qu'ils soient annuels, semestriels ou trimestriels. Vous vous sentirez également plus en confiance avant de vous conformer à la réglementation et éviterez les pénalités.

# 4. Augmente l'efficacité

Certains peuvent penser que l'ajout de rôles entraînera des inefficacités et des coûts plus élevés. Cependant, si vous planifiez bien SoD, cela favorisera l'efficacité. C'est parce que vous divisez une tâche en plusieurs sous-tâches, chacune exécutée par une personne appropriée et spécialisée avec une meilleure précision et rapidité.

Cela réduit non seulement les risques, mais offre également une plus grande efficacité par rapport au cas où une seule personne doit effectuer l'ensemble de la tâche. De plus, le coût des dommages subis par l'entreprise en l'absence de SoD est bien supérieur à ce que vous investissez dans l'embauche de plus de personnel.

Quelques terminologies SoD

Pour mieux comprendre SoD, vous devez en savoir plus sur les terminologies suivantes :

# 1. Conflits SoD

Un conflit SoD peut rise lorsqu'une personne agit contre l'intérêt de l'organisation et dans son intérêt. Cela signifie qu'ils ont acquis plusieurs rôles afin d'accomplir plusieurs fonctions importantes dans un process. Faire cela pourrait potentiellementally affecter la process l'intégrité ainsi que l'entreprise.

Les conflits SoD peuvent survenir dans différents domaines d'une organisation, tels que Order to Cash (O2C) ou Purchase to Pay (P2P). Pour atténuerate Conflits SoD, vous devez analyser et évaluer ces incidents. Les organisations doivent également mettre en œuvre des contrôles solides et se protéger contre les employés participant à des activités illégales.

Une bonne strategy à prevDe nombreux conflits SoD pourraient être liés à l'application de contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC) dans l'ensemble de votre organisation. RBAC garantit que les autorisations et contrôles d'accès sont accordés aux utilisateurs en fonction de leurs rôles et responsabilités dans l'organisation, pas plus.

Dans ce cas, vous pouvez affecter une personne autorisée à analyser chaque rôle et autorisation d'accès qui lui est attribué pour les chevauchements SoD inter-rôles et intra-rôles.  

Cependant, tout conflit ne signifie pas causer des dommages ou donner lieu à des actions illégales. Un utilisateur pourrait le faire par accidentally, par négligence, ou effectuer une fonction requise pour l'entreprise ayant besoin de plus d'autorisations.

C'est pourquoi les entreprises doivent examiner attentivement le cas et évaluer leurs politiques de violation SoD pour s'assurer que les conflits ne se transforment pas en fraude ou en activité illégale.

# 2. Infraction SoD

Des violations SoD peuvent survenir si un employé d'une organisation exploite le rôle et l'intention qui lui sont assignés.ally accède à des informations ou effectue une interdictionbitactivité éducative. Cela signifie qu'ils violent les règles de l'organisation internal politique ou des réglementations externes.

Les employés peuvent commettre une violation SoD lorsqu'ils ont pris le contrôle de plusieurs process étapes, dépassant les étapes autorisées. Ensuite, ils abusent de cet accès à leur profit.

Exemple: Une entreprise peut établir une politique selon laquelle la personne qui embauche des employés ne peut pas également distribuer des chèques de paie. C'est parce que s'ils exercent les deux activités, ils peuvent leverfaites-le vieillir pour leur propre bénéfice et orchestreate fraude ou activité illégale. Ainsi, cela se transformera en une violation SoD.

C'était ce qu'un internal La violation SoD ressemble à : Comprenons comment une violation SoD externe peut se produire. Par exemple, un décideur de haut niveau comme le PDG d’une organisation se livre à la manipulation des finances publiques.atements, violant les réglementations SOX.

Cela peut entraîner des amendes énormes pour l'organisation, et l'employé peut également purger une peine de prison. Cela est dommageable pour l'organisation en termes de réputation et de coût.

Pour atténuerate Violations SoD, une organisation doit monitor leurs violations et l'activité de chaque employé. Ils doivent également continuer à mettre à jour leurs politiques en fonction de l’évolution de l’espace technologique.

# 3. Matrice SoD

La matrice SoD est une approche que les gestionnaires adoptent afin de réduire les complexités SoD. Il permet aux gestionnaires de distinguer les différentes responsabilités, rôles et risques dans une organisation.

De plus, la matrice SoD peut détecter les conflits potentiels au sein de l'organisation et aider resolve à temps tout en assurant la sécurité contre de graves dommages.

Les matrices SoD sont automatiquesally Janvierated dans les entreprises modernes qui s'appuient sur Logiciel ERP. Un générateur de matrice SoDated est basé sur les tâches et les rôles d'un utilisateur définis dans son logiciel ERP.

Ici, chaque tâche doit correspondre à un process dans un workflow de transaction donné afin de regrouper les tâches et les rôles, garantissant qu'aucun utilisateur n'est autorisé à exécuter plus d'une étape du workflow.

De plus, une matrice SoD peut être représentée par un tracé où les rôles des utilisateurs sont conservés sur les deux axes – X et Y qui signifient les conflits SoD. En outre, il mappe les tâches et les activités aux rôles dans un flux de travail afin de permettre aux équipes de conformité de séparerate responsabilités incompatibles.

Vous pouvez soit créerate une matrice SoD à l'aide d'un logiciel comme MS Excel ou Manually sur une feuille de papier. Ils peuvent également être created à l'aide d'un outil ERP.

Mise en situation : Voici un exemple de la façon dont vous pouvez créerate une matrice SoD pour la paie d'un employé. Vous pouvez utiliser n'importe quel signifiant comme oui/non, des drapeaux colorés ou un ar.rows, une coche, etc. pour les rôles et responsabilités. Utilisons Y/N dans le tracé suivant.

Dans le tableau ci-dessus, il est montré que l'employé 2 a l'autorisation de créerate les chèques de paie et les effacer. Ils ne doivent donc pas modifier les avantages sociaux ni embaucher des employés. S'ils le font, alors un conflit SoD peutrise. De même, l'employé 1 est responsable de l'embauche de nouveaux employés. Ainsi, ils ne doivent pas créerate les chèques de paie, gérer les avantages sociaux ou effacer les paiements. Sinon, un conflit SoD peut survenir.

Comment implémenter SoD

Donc, si vous envisagez d'implémenter SoD mais que vous ne savez pas par où commencer, voici les étapes à suivre :

# 1. Définir l'organisation ProcessES et politiques

Tout d’abord, vous devez définir tous les éléments clés de l’organisation processes dont les employés sont responsables. Cela peut dépendre de la taille de votre organisation et du type d’industrie. Une fois que vous avez défini chaque process et la tâche, répertoriez également vos politiques. Définir des politiques pour votre internal les employés, les fournisseurs externes et les autres entités avec lesquelles vous traitez.

Par exemple, dans votre service des ressources humaines, vous souhaiterez peut-être répertorier des tâches telles que l'embauche et onboarding employés, création d'avantages et de rémunération, compensation des paiements, tenue des registres, etc. De même, dans le service de comptabilité, vous pouvez répertorier des tâches telles que la confirmation de livraison du produit, revVoir des factures, signer des chèques, payer des factures, etc.

En outre, vous devrez décrire les politiques que vous avez élaborées pour vos services et vos employés. Par exemple, un employé qui émet un paiement ne doit pas également être celui qui signe les chèques. Un autre exemple de politique pourrait être – l'employé responsable de la vente d'un produit ne doit pas également confirmer sa livraison.  

# 2. Create une matrice SoD

Après avoir défini vos tâches et vos politiques, vous devez créerate une matrice SoD pour lister tous les rôles et tâches. Cela vous aidera à comprendre quels employés sont responsables de quelles tâches et s'il existe une possibilité de conflit ou de violation SoD.

Le tableau ci-dessus vous aidera à créerate une matrice SoD pour votre organisation. Mais parfois, il devient difficile de détecter les conflits SoD, notammentally lorsque les représentations ne correspondent pas correctement aux tâches. Pour cela, vous pouvez adopter deux approches lors de la création d'une matrice SoD :

Définissez clairement toutes les tâches et étiquetez chaque conflit SoD : cela créeateune grande matrice mais offre une meilleure précision dans la représentation visuelle des tâches et des rôlesally.

Omettez certaines tâches ou regroupez-les : cela vous fournira une matrice condensée, facile à analyser et à concentrer sur les conflits SoD. Cependant, cela pourrait entraîner des faux positifs et des erreurs affectant les résultats et les conflits SoD.

# 3. Attribuer des tâches

Une fois que vous avez détecté tous les conflits SoD, commencez à attribuer des tâches et sous-tâches aux employés, levervieillissement du concept de séparation des tâches. Si vous rencontrez un scénario dans lequel vous ne pouvez pas appliquer SoD, trouvez un moyen solide de contrôler et monitor l'employé qui exécute la tâche afin de prévenir tout risque.

# 4. Gérer et RevIEW

Il est vital de monitor et le revExaminez vos tâches et vos rôles pour vous assurer que SoD est bien mis en œuvre et qu'il n'y a pas de conflit ou de violation potentiel. Et si vous en détectez, gérez vos rôles et tâches en les réattribuant à nouveau. Continuer monitoring à prevrisques réels.

Conclusion

La séparation des tâches (SoD) constitue un excellent moyen de gérer internal commandes et prevfraudes et erreurs. Cela contribuera à garantir la sécurité de l’organisation afin que personne n’obtienne un contrôle excessif, suffisamment pour causer des dommages à votre organisation en termes de fuites de données, de fraude ou d’activités illégales. Alors, mettez en œuvre SoD dans votre organisation et restez en sécurité et vigilant. 

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