Les événements virtuels sont très faciles à organiser dans ce monde en évolution rapide qu’est l’ère numérique.
De nombreuses entreprises sont confrontées à plusieurs problèmes en raison de la pandémie mondiale de COVID-19. La pandémie dure depuis longtemps et la situation n’est pas encore totalement maîtrisée. C’est pourquoi les entreprises recherchent de nouvelles méthodes de travail et de communication.
Plusieurs entreprises demandent à leurs employés de continuer à travailler à domicile. Auparavant, les collègues avaient l’habitude de se réunir en personne, mais aujourd’hui, ils doivent passer à la plateforme en ligne.
Les entreprises utilisent différentes plateformes en ligne telles que Zoom, Hangouts, Meet et Skype pour les appels vidéo et les réunions. D’autre part, Slack et Microsoft Teams sont utilisés pour l’échange de documents et de messages.
Les entreprises ne se contentent pas d’organiser des réunions, elles se réjouissent également d’organiser des événements virtuels. Les entreprises se connectent avec leur public par le biais d’événements en ligne. Alors que le monde était bloqué, plusieurs entreprises ont décidé de poursuivre les lancements de produits virtuels, les foires commerciales et bien d’autres choses encore.
La célèbre société Apple Inc. a organisé un lancement virtuel de produits en septembre 2020. Elle a annoncé divers produits Apple, dont deux nouveaux modèles d’iPad et une Apple Watch. Le public était impatient de tout savoir en détail.
Les organisateurs ont pu tout décrire au public sans effort, même sur la plateforme en ligne. Les gens étaient attentifs avec le même enthousiasme, même lors d’événements virtuels.
Qu’est-ce qu’une plateforme d’événements virtuels ?
Une plateforme d’événements virtuels est une plateforme en ligne qui permet d’organiser des événements et d’y participer dans un cadre virtuel. On peut y organiser des conférences virtuelles, des webinaires, des ateliers et même des salons professionnels.
Les plateformes sont généralement dotées d’outils et de fonctionnalités robustes pour la billetterie, la gestion d’événements hybrides, la gestion de l’audience, l’engagement et la mise en réseau. En vous aidant à organiser des événements virtuels immersifs et engageants, ces plateformes mettent en relation des personnes du monde entier.
Cas d’utilisation des plateformes d’événements virtuels
- Différentes foires et salons sont hébergés sur ces plateformes.
- Ces plateformes peuvent également être utilisées pour organiser des salons de l’emploi afin d’attirer des candidats potentiels.
- Ceux qui souhaitent organiser une conférence pour un large public peuvent le faire sur les plateformes d’événements virtuels sans aucune restriction.
- Des sessions de formation en ligne à grande échelle peuvent être organisées sur les plateformes d’événements virtuels.
- Les entreprises utilisent également cette solution pour lancer virtuellement leurs produits auprès d’un public mondial.
- Ces plateformes conviennent également aux communications internes telles que les réunions et les événements pour les employés.
- Les médias utilisent le logiciel pour organiser des cérémonies de remise de prix que le public mondial peut regarder.
- La plupart de ces plateformes sont également capables d’organiser des événements hybrides combinant des éléments virtuels et en personne.
Caractéristiques à prendre en compte lors du choix d’une plateforme d’événements virtuels
- Facilité d’utilisation et d’installation
- Fonctionnalités de mise en réseau et de communication ouverte
- Capacité d’accueil pour votre événement
- Suivi des données de l’événement pour un retour sur investissement et des informations sur les performances
- Prise en charge de plusieurs sessions de diffusion en direct
- Fonctions et systèmes automatisés
- Personnalisation de la marque et du marketing
- Dépannage en temps réel
- Aide à la monétisation
- Dans les limites de votre budget
Conseils pour assurer la réussite des événements
#1. Choisir la bonne plateforme
Il est nécessaire de choisir une plateforme qui corresponde au budget, aux critères et au type de votre événement. En choisissant la bonne plateforme, il vous sera facile d’assurer la réussite de votre événement.
Plateformes pour débutants
Si vous recherchez une solution rapide qui ne nécessite pas beaucoup de ressources, vous devriez utiliser les plateformes de médias sociaux. Elles vous aideront à diffuser en direct l’intégralité de l’événement sur les médias sociaux.
Il s’agit notamment de Facebook, YouTube et Instagram. L’avantage le plus important est que vous n’avez rien à dépenser pour organiser un événement en ligne sur ces plateformes. Vous pouvez directement partager le lien vers votre événement avec le public cible.
Le public est familiarisé avec ces plateformes car elles sont assez faciles à utiliser. Vous pouvez profiter des outils de diffusion en direct.
L’inconvénient des plateformes de médias sociaux est que l’événement ne sera pas très interactif. Les gens ne peuvent interagir que par le biais de commentaires, mais aucun autre type d’interaction n’est possible. Certaines plateformes imposent également certaines limites à l’organisation d’une session en direct. Par exemple, vous devez avoir 10 000 abonnés sur votre chaîne pour organiser un événement virtuel en direct sur YouTube.
Plates-formes intermédiaires
Vous pouvez utiliser Zoom ou Google Meet pour améliorer le niveau d’interaction avec les participants. Elles vous permettent de créer des réunions d’équipe et des salles de conférence pour les webinaires et les événements en ligne.
Vous pouvez interagir avec votre public et partager votre écran ou votre webcam pour donner l’impression d’un événement en personne. C’est une bonne solution pour les réunions en petit comité.
Plates-formes avancées
Si l’interaction avec le public vous préoccupe et que vous avez besoin de tout ce qu’il faut pour que les événements virtuels soient couronnés de succès, vous avez besoin d’outils avancés, comme ceux mentionnés ci-dessous, qui prennent en charge les enquêtes, les mises en commun, les jeux-questionnaires, les rapports post-événement, les analyses approfondies, et bien plus encore.
#2. Promotion de l’événement virtuel
Si vous envisagez d’organiser un événement virtuel, vous devez élaborer une stratégie de marketing solide qui corresponde à vos objectifs et à votre travail dans le monde en ligne. Il existe de nombreux moyens de promouvoir votre entreprise ou votre événement. Parmi toutes les stratégies de marketing numérique, les deux plus importantes sont les suivantes :
- Par courrier électronique
- Par les médias sociaux
Le courrier électronique et les médias sociaux sont les meilleurs moyens de faire connaître votre événement. Vous devez prendre le temps de rédiger des courriels de marketing pour attirer les gens à votre événement virtuel. Les hashtags spécifiques à l’événement donneront un coup de pouce considérable à l’événement par le biais des médias sociaux. Vous pouvez même approcher des personnes influentes sur les médias sociaux pour qu’elles fassent la promotion de votre événement virtuel.
#4. Réutiliser votre contenu vidéo
Même si votre événement virtuel est terminé, cela ne signifie pas que votre contenu perd de sa valeur. Vous pouvez éditer le contenu et le présenter sous différents formats sur les médias sociaux et d’autres plateformes pour en faire la promotion.
- Créez un podcast en convertissant votre contenu vidéo
- Rédigez un blog en transcrivant votre vidéo
- Partagez-les sur les médias sociaux en créant de courts clips et des images à l’aide d’outils tels que Canva.
Le contenu ne vieillit jamais ; vous pouvez l’utiliser à nouveau pour promouvoir votre événement précédent. Il vous aidera également à attirer l’attention du public pour votre prochain événement.
Examinons quelques-uns des outils de marketing fantastiques pour créer un événement virtuel.
Adobe Connect
Organisez un événement virtuel avec Adobe Connect pour utiliser la puissance réelle de la plateforme virtuelle. Vous pouvez utiliser cette plateforme polyvalente pour offrir une expérience merveilleuse à votre public varié.
Vous pouvez transformer complètement la manière de communiquer avec votre public pour créer une expérience immersive. Il s’agit d’une excellente plateforme pour les webinaires, les réunions et les conférences en toute sécurité.
Personnalisez la scène en fonction de votre public et prenez le contrôle complet de la plateforme pour stimuler l’engagement et les interactions tout en poursuivant l’événement. Votre public ne manquera jamais votre session grâce aux enregistrements interactifs qui ressemblent à des sessions réelles.
Adobe Connect est une solution de planification unique qui permet d’organiser et de suivre l’ensemble de votre événement virtuel. La plateforme enregistre tous vos flux de travail avant et après l’événement.
Vous pouvez obtenir une analyse approfondie de votre événement virtuel grâce à cette plateforme. Vous n’avez pas à vous inquiéter de la sécurité ou des données de votre entreprise et des participants, car Adobe vous couvre en matière de sécurité.
Le calendrier des événements
Le calendrier des événements commence par l’optimisation du schéma de vos événements virtuels pour une meilleure recherche dans Google.
Ce logiciel d’événements virtuels offre également une intégration puissante avec des outils de conférence tels que Zoom et Webex. Il génère automatiquement des liens vers les réunions et les affiche sur le tableau de bord de WordPress.
En outre, vous pouvez choisir d’afficher les liens de diffusion en direct aux participants qui achètent un billet ou qui font un RSVP. Le calendrier des événements prend également en charge les événements hybrides en incluant les lieux pour toutes ces entrées.
Cela permet de tout contrôler directement depuis votre panneau d’administration WordPress, y compris le flux en direct intégré pour maintenir le trafic sur votre site web.
Il y a beaucoup d’autres avantages à utiliser The Events Calendar pour les événements virtuels et hybrides. Les abonnements vont d’un seul site à un nombre illimité de sites, répondant à tous les cas d’utilisation.
Enfin, chaque achat est assorti d’une garantie de remboursement de 30 jours sans poser de questions.
Hubilo
Hubilo a rendu sa plateforme idéale en gardant à l’esprit plusieurs entreprises et leurs événements. Elle prend en charge les flux d’inscription en profondeur en créant une page d’atterrissage. L’ensemble du processus de billetterie, de facturation et Hubilo gère l’intégration avec différents processeurs de paiement.
La plateforme permet aux utilisateurs de s’engager avec un flux d’événements fantastique. Le graphique d’engagement augmente de façon exponentielle grâce au flux d’événements. Hubilo a la capacité de gérer l’ensemble de l’événement virtuel en douceur. Hubilo s’occupe de tout, du studio de diffusion à l’engagement.
Il ne s’agit pas seulement d’une plateforme pour les événements virtuels, mais vous remarquerez également ses fonctions d’analyse et de stratégie de marque. Vous pouvez intégrer plusieurs outils professionnels tels que Salesforce, HubSpot, Mailchimp, Intercom, Marketo et bien d’autres pour gérer les flux de travail des événements via Hubilo.
Goldcast
Goldcast est une plateforme spécialisée pour les spécialistes du marketing événementiel afin de créer un événement qui ressemble à une émission de Netflix. Vous pouvez entièrement personnaliser cette plateforme en fonction de votre marque pour vous assurer qu’elle ressemble à l’événement de votre entreprise. Goldcast met à votre disposition une infinité d’options de personnalisation.
Goldcast vous permet de mélanger des vidéos en direct et des vidéos préenregistrées. Le studio intégré crée une transition fluide entre les vidéos en direct et les vidéos préenregistrées. Désormais, il n’y aura plus de silences ou d’interruptions dus aux transitions vidéo.
Goldcast est une plateforme idéale pour l’organisation de divers événements virtuels tels que des lancements de produits, des sommets clients, des événements communautaires, des conférences annuelles, des ateliers et bien d’autres encore.
En général, les événements virtuels se transforment en présentations unilatérales, sans possibilité d’interaction entre pairs. Cette plateforme engageante vous permet de discuter de votre sujet favori dans une salle de table ronde. Une fois l’événement virtuel terminé, Goldcast vous présentera les données collectées auprès des clients et des prospects, ainsi que des informations exploitables.
Airmeet
Airmeet a été conçu pour offrir des événements mémorables que votre public appréciera. Vos participants peuvent passer d’une session virtuelle à l’autre, visiter certains stands d’exposition et se rendre dans des salons de réseautage pour interagir avec d’autres participants. Vous pouvez créer une réception personnalisée pour entretenir la scène, le salon et le stand.
Vous pouvez rapidement faire évoluer votre événement, même s’il y a 100 000 participants à votre événement virtuel. Lancez rapidement une diffusion en direct sur YouTube et Facebook directement par l’intermédiaire d’Airmeet. Les données de l’événement peuvent être collectées et analysées en intégrant le CRM via Zapier. Vous pouvez diffuser la session depuis n’importe quel studio en direct comme OBS, WebEx, Zoom, etc.
Il s’agit d’une plateforme très fiable et robuste pour l’hébergement d’événements virtuels et qui dispose d’excellentes options d’intégration pour de meilleures expériences. Que vous prévoyiez un webinaire social ou une cérémonie de remise de prix, un spectacle en direct ou une foire commerciale, il n’y a pas lieu de s’inquiéter car Airmeet peut tout gérer.
Hopin
Si vous prévoyez d’organiser un événement virtuel avec des participants du monde entier, vous devriez vous intéresser à Hopin. Il vous sera utile pour créer un événement virtuel attrayant. De nombreuses zones d’interaction ont été optimisées pour permettre à vos participants de s’engager et de se connecter.
Vous ne verrez aucune différence entre les événements en ligne et hors ligne grâce à cette plateforme. Plusieurs personnalisations sont disponibles pour en faire un événement virtuel idéal. Que vous planifiez un événement de recrutement de 50 personnes, une réunion pratique de 500 personnes ou une foire annuelle de 50 000 personnes, vous pouvez aller de l’avant avec Hopin.
Hopin vous permet de gérer l’événement de la phase de planification à la phase d’analyse. Vous pouvez vendre des billets en ligne ou même recruter des sponsors. Vous pouvez même obtenir des analyses complètes de l’événement et télécharger les données de tous les participants. Chaque participant peut s’engager rapidement, et il est possible d’organiser des rencontres 1-1 pour améliorer l’engagement entre les participants.
Bevy
Si vous recherchez un logiciel d’entreprise pour organiser des conférences virtuelles et d’autres événements, Bevy est le logiciel qu’il vous faut.
Qu’il s’agisse d’organiser une petite conférence, une réunion pour les employés de votre entreprise ou un événement mondial de grande envergure, vous trouverez toutes les ressources nécessaires avec Bevy. Il peut s’intégrer à votre logiciel de marketing et d’automatisation de la gestion de la relation client pour une meilleure gestion.
Vous pouvez comprendre parfaitement les données de votre public et les utiliser pour obtenir de meilleurs résultats. L’intégration de toutes les données dans vos systèmes principaux est très simple. Il n’y a pas d’intermédiaire lorsque les événements sont hébergés sur Bevy. Les données des participants sont les vôtres, et il n’y a pas d’interférence à cause de la plateforme.
Bevy peut gérer des événements virtuels et communautaires à n’importe quelle échelle avec une efficacité maximale. L’équipe de conseillers est toujours là pour vous apporter son soutien en cas de questions ou de problèmes avec la plateforme. Vous pouvez réussir votre événement virtuel en le planifiant sur Bevy.
Hey Summit
Si votre objectif est de monétiser votre passion et de répondre aux besoins d’un public de plus en plus large, Hey Summit est la plateforme sur laquelle vous pouvez organiser des événements virtuels pour tout le monde. Elle facilite l’organisation d’événements en ligne, car vous devez passer moins de temps à utiliser les outils que vous connaissez déjà.
Pour promouvoir votre événement, cette plateforme vous permet de créer une page d’atterrissage de marque et de personnaliser le contenu de vos courriels. Vous y trouverez également des outils de marketing et d’engagement impressionnants qui vous permettront d’élargir votre audience.
Hey Summit propose également de puissantes analyses d’événements pour vous aider à suivre les performances de votre événement, qu’il soit gratuit ou payant. Il prend également en charge les plateformes populaires que vous utilisez déjà, telles que YouTube, Zoom, StreamYard, Vimeo, Twitch, Wistia, Zapier et Google Meet.
Il vous permet également de lancer un nombre illimité d’événements actifs et d’inviter autant de participants que vous le souhaitez. Le tableau de bord des conférenciers et l’inscription des participants vous aident à garder le contrôle.
Livestorm
Livestorm est une plateforme tout-en-un qui permet d’organiser des événements interactifs en direct et d’en tirer des informations exploitables. Ce logiciel d’événements virtuels intuitif peut accueillir des événements virtuels à grande échelle.
Il dispose d’outils intégrés pour l’inscription à des événements en ligne et l’envoi d’e-mails pour l’invitation et l’organisation d’événements virtuels. La plateforme dispose de fonctions d’engagement intégrées permettant d’interagir avec les participants. Livestorm propose également des plugins pour la conception de salles personnalisées, le partage de fichiers et bien d’autres choses encore pour des expériences en direct personnalisées.
Vous pouvez également l’intégrer à des applications CRM populaires telles que Salesforce et HubSpot. La plateforme vous permet également de consulter les enregistrements des contacts et de vérifier les rapports de participation pour connaître les taux de présence et d’engagement.
SpatialChat
SpatialChat est l’espace virtuel idéal pour tous les événements que vous souhaitez organiser, qu’il s’agisse de conférences, de réunions en ligne, de keynotes ou d’ateliers. Grâce au partage de contenu, à l’intégration, au chat et aux réactions, vous pouvez faire en sorte que le public se sente connecté et engagé.
Tout en créant l’environnement de votre événement virtuel, il vous permet d’ajouter des arrière-plans personnalisés, des GIF, des images, des vidéos, des logos de marque et des domaines. Il garantit la sécurité des données en gérant les données de votre entreprise par le biais de la conformité GDPR et SOC 2 Type II. La plateforme utilise le SSO pour permettre aux employés de se connecter avec un seul identifiant.
Si vous utilisez SpatialChat, vous pouvez avoir un contrôle total sur votre espace et le rendre privé grâce à un mot de passe. Les organisations peuvent également gérer les paramètres des utilisateurs dans l’espace de travail ou dans des salles spécifiques et contrôler l’accès des employés.
Swapcard
En utilisant la solution Swapcard, vous pouvez facilement créer vos événements virtuels et augmenter votre base d’audience. Ses outils d’arrière-scène et ses fonctions d’engagement, comme les forums de discussion, les discussions en direct et les tables rondes, captivent le public et les conférenciers.
Swapcard Live Backstage vous permet d’offrir des présentations époustouflantes à un large public. Vous pouvez diffuser directement votre vidéo dans Swapcard pour une expérience en ligne immersive. Les participants peuvent utiliser la communication individuelle, les chats vidéo de groupe, les réunions de sponsors, etc. pour une mise en réseau virtuelle. Il existe également des questions-réponses, des sondages, des quiz et des chats en direct pour interagir avec eux.
La fonction de paiement intégrée de cette plateforme d’événements virtuels vous permet de mettre en œuvre une inscription rapide pour les personnes intéressées. De plus, elle vous permet de personnaliser la plateforme en fonction de l’identité de votre marque. Cette plateforme permet également de suivre le nombre d’inscriptions en direct et de synchroniser les données avec vos outils de marketing.
Webex Events
Webex Events est une plateforme qui vous permet d’organiser des événements virtuels, hybrides et en personne. Ainsi, que votre public participe virtuellement ou en personne, il est sûr de vivre une expérience événementielle de haut niveau.
Cette plateforme propose des logiciels, du matériel et des services efficaces que les professionnels de l’événementiel peuvent utiliser pour gérer les tâches tout au long du cycle de vie de l’événement. Le logiciel est flexible par nature – les hôtes peuvent facilement passer d’un format en personne à un format virtuel ou organiser un événement hybride pour réunir les deux groupes de public.
Webex Events fournit également des données détaillées sur l’engagement des participants, la vente de billets et le parrainage pour chaque événement. Cette solution vous permet de gérer les inscriptions et la billetterie à partir de la même plateforme et d’offrir des solutions sur place comme l’enregistrement en personne et l’impression de badges.
Elle dispose même d’une application événementielle intuitive et entièrement personnalisable qui améliore l’expérience des participants et le retour sur investissement des événements. Pour monétiser l’événement, il propose des bannières, des CTA personnalisés, des stands et des ressources.
Zoom Events
Sur des plateformes puissantes comme Zoom Events, vous pouvez organiser des événements virtuels et hybrides à grande échelle. Zoom Events simplifie la gestion des événements afin que vous puissiez offrir une expérience virtuelle réussie et inoubliable à votre public.
La plateforme permet aux organisateurs de diffuser leurs sessions dans le hall d’entrée. Les participants à l’événement peuvent ainsi parcourir les sessions et sélectionner celle qu’ils souhaitent rejoindre. Elle favorise également la mise en réseau des participants afin qu’ils puissent entrer en contact les uns avec les autres pendant l’événement.
La fonction d’exposition virtuelle de cet outil permet aux participants d’interagir en direct avec les sponsors et d’explorer le contenu des différents stands. Les événements hébergés peuvent être marqués par une page d’inscription et un hall d’entrée personnalisés avec le logo et les couleurs de votre marque.
Zoom Events dispose également d’une bibliothèque de vidéos à la demande qui prolonge la durée de vie de votre événement et permet aux participants d’accéder au contenu même après la fin de l’événement. Il vous permet de gérer tous vos événements et enregistrements en un seul endroit et de collaborer avec vos collègues pour l’organisation d’événements.
Dernières réflexions
En raison de la pandémie, les gens sont coincés chez eux et s’ennuient. C’est le bon moment pour créer des événements virtuels extraordinaires qui vous aideront à développer votre image de marque et votre activité. Avec l’aide des solutions mentionnées ci-dessus, il vous sera très facile d’organiser et de gérer votre événement virtuel et d’en faire un grand succès.
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