Professional Services Automation Software oder PSA-Software ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Verwaltung und Organisation der täglichen Aufgaben des Geschäftslebens, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens wissen Sie, wie wichtig und gleichzeitig anspruchsvoll es ist, die Effektivität zu steigern und die Kosten zu senken. Interessanterweise bietet Professional Services Automation (PSA) Software eine effiziente Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen.
PSA-Software rationalisiert die Abläufe, verbessert die Transparenz und senkt die Unternehmenskosten, indem sie viele der manuellen Tätigkeiten im Zusammenhang mit professionellen Dienstleistungen automatisiert. Doch die Wahl der besten PSA-Software ist für KMUs aufgrund der Fülle an Möglichkeiten auf dem Markt eine Herausforderung.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die besten verfügbaren PSA-Softwarelösungen vor, einige ihrer wichtigsten Vorteile und wie sie zur Senkung der Betriebskosten beitragen.
Werfen wir nun einen Blick auf die beste Automatisierungssoftware für professionelle Dienstleistungen für KMUs.
ManageEngine
ManageEngine PSA hilft Unternehmen dabei, die verbesserungswürdigen Bereiche zu ermitteln und ihre Serviceabläufe zu optimieren. Dank der in die Software integrierten Echtzeiteinblicke und -analysen erhalten Sie einen Überblick über die Geschäftsprozesse und deren Ergebnisse aus der Vogelperspektive.
Zu den wichtigsten Funktionen von ManageEngine gehören:
- Kontoverwaltung zur Verwaltung der Budgets mehrerer Organisationen.
- Neugestaltung des Erscheinungsbildes des Selbstbedienungsportals.
- Automatisierte Rechnungsstellung, um Zeit und Aufwand für die Erstellung von Rechnungen zu sparen.
- Integrationen mit verschiedenen einheimischen und fremden IT- und unternehmensbezogenen Programmen.
- Effiziente Verwaltung von Projekten durch die Erstellung von Meilensteinen und Aufgaben.
Die Software bietet eine Komplettlösung für die Verwaltung aller Elemente des Projektmanagements. Sie lässt sich auch gut mit anderen Programmen und Tools integrieren, z. B. mit CRM-Systemen, Buchhaltungssoftware und Helpdesk-Software.
SuperOps
SuperOps enthält ein komplettes Service-Desk-Modul, das den Managern hilft, den Anforderungen eines Teams von Unternehmen gerecht zu werden und die Aufgaben des Teams richtig zu organisieren.
SuperOps ist mit den folgenden Modulen ausgestattet:
- Kundenverwaltungsmodul zur Pflege einer Datenbank mit Kundenkontakten, Interaktionsprotokollen und Verträgen.
- Automatisierte Rechnungsstellung, um die Erstellung von Verträgen und Rechnungen anzupassen und zu automatisieren.
- Projektmanagement, um Projekte nahtlos zu visualisieren, zusammenzuarbeiten und auszuführen.
- Angebotsverwaltung, um den Cashflow berechenbar zu machen.
- Aufgabenautomatisierung, um sich wiederholende Aufgaben auf Autopilot zu stellen und Monotonie zu reduzieren.
Jeder Mitarbeiter erhält ein Dashboard, das eine Liste der Aufgaben, den jeweiligen Status und die noch zu erledigenden Aufgaben anzeigt. Es ist auch möglich, die Service Level Agreements festzulegen und zu verfolgen, wie gut sie erfüllt werden.
Atera
Atera ist eine Cloud-basierte Lösung zur Automatisierung des professionellen Service (PSA), die für IT-Dienstleister entwickelt wurde. Sie hilft bei der Verwaltung von Kundensupportanfragen, der Automatisierung der Umsatzverwaltung und der Überwachung der IT-Infrastruktur.
Atera bietet den Benutzern die folgenden Funktionen:
- Helpdesk und Ticketing zur Verwaltung von Tickets von unterwegs aus.
- Kundenportal zur Schulung von Mitarbeitern und Kunden.
- Abrechnungsintegrationen zur Erstellung von Rechnungen für stundenweise, befristete und Drittanbieterprodukte.
- Berichte und Analysen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Network Discovery, um einen umfassenden Sicherheitsscan durchzuführen.
Da diese Software alles enthält, was Sie brauchen, ist sie besonders für Startups und KMUs geeignet, da sie ihnen die Zeit erspart, sich auf dem Markt nach zusätzlichen Softwaremodulen umzusehen.
Syncro
Syncro bietet eine Reihe von Tools und Funktionen, die MSPs dabei helfen, ihre täglichen Abläufe zu rationalisieren und ihren Kunden bessere Dienstleistungen zu bieten.
Diese PSA-Software bietet eine Reihe von Funktionen, von denen kleine und mittelständische Unternehmen profitieren können, darunter:
- Die Software bietet eine zentrale Ticketing-Plattform für die Verwaltung von Kundenanfragen, einschließlich der Möglichkeit, Tickets zu erstellen, zuzuweisen und zu priorisieren.
- Eine integrierte Zeiterfassungsfunktion, die es MSPs ermöglicht, Kunden ihre Dienstleistungen in Rechnung zu stellen und die Produktivität der Mitarbeiter genau zu überwachen.
- Automatisierte Rechnungsstellung, um Zeit bei wiederkehrenden Rechnungen zu sparen und Mitarbeiter, Assets oder Richtlinien und Rechnungen zu zählen.
- Berichte und Analysen, um den ROI zu verfolgen und Daten in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln.
Polaris
Polaris PSA von Replicon sammelt 100% korrekte Geschäftsdaten in Echtzeit, führt arbeitsintensive Analysen durch und bietet Vorschläge für proaktive Entscheidungen.
Die funktionsreiche PSA-Software bietet die folgenden Möglichkeiten:
- Analysefunktion, um Einblicke in Echtzeit zu erhalten.
- Framework zur Durchsetzung von Standardrichtlinien, Formaten, Daten und Arbeitsabläufen.
- Finanzmodellierung zur Optimierung von Dienstleistungen, Umsätzen und Preisen und zur Gewinnmaximierung.
- Zentralisierte Ansicht kundenspezifischer Projekte, um die Leistung zu verwalten und Transparenz zu schaffen.
Polaris PSA lässt sich dank seiner offenen APIs auch gut in Ihr aktuelles Ökosystem integrieren. Die Software sendet ausnahmebasierte und proaktive Benachrichtigungen, die Sie über alles Ungewöhnliche, das Ihre Aufmerksamkeit erfordert, auf dem Laufenden halten. Diese selbststeuernde PSA-Lösung vereinfacht komplexe Geschäftsentscheidungen für Ihr Unternehmen.
Rocketlane
Rocketlane ist eine Plattform für die Automatisierung von professionellen Dienstleistungen, die Installation und das Onboarding von Kunden. Es ist ein Tool, das von modernen Unternehmen eingesetzt wird, um das Kundenerlebnis zu verbessern, die Time-to-Value zu verkürzen und die Vorhersagbarkeit und Rentabilität von Projekten zu erhöhen.
Rocketlane hilft Ihnen bei der Durchführung der folgenden Aufgaben:
- Verfolgen Sie das Budget, analysieren Sie die Bandbreite des Teams und prognostizieren Sie die Nachfrage, um Ihre Gewinnspannen zu verbessern.
- Planen Sie Projekte, verwalten Sie Dokumente und arbeiten Sie in Echtzeit von einem zentralen Ort aus zusammen.
- Erweiterte Projektvorlagen. Automatisierung des Dokumenten-Workflows zur Steigerung der Produktivität.
- Ein Self-Service-Portal, um mit Kunden in Kontakt zu treten und Statusaktualisierungen zu automatisieren.
- Optimieren Sie die Team-Bandbreite und nutzen Sie die verfügbaren Ressourcen optimal aus.
Projektmanagement, Dokumentenkollaboration und Kommunikation sind nahtlos in Rocketlane integriert, um ein einzigartiges, nahtloses Erlebnis zu bieten. Integrierte Module wie Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Portfoliomanagement und Budgetierung helfen Ihnen, Projekte innerhalb der festgelegten Budgets und Zeitrahmen abzuschließen.
Scoro
Die besten Agenturen und Beratungsunternehmen der Welt schätzen Scoro, ein preisgekröntes End-to-End-PSA-System.
Zu den Modulen von Scoro gehören folgende:
- Ressourcenmanagement zur Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage von Fähigkeiten und Verfügbarkeit.
- Projektmanagement, um den Arbeitsablauf zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen.
- Kundenmanagement zur Verwaltung von Kunden, Finanzen, Rechnungen und Abrechnungen.
- Berichte und Einblicke zur Analyse von KPIs auf Dashboards in Echtzeit.
Von der ersten Begrüßung bis zur letzten Rechnung können Sie mit Scoro Ihren Arbeitsablauf von einer zentralen Plattform aus verwalten. Sie können sich wiederholende Aktivitäten rationalisieren und automatisieren und sicherstellen, dass ein Unternehmen so reibungslos und effizient wie möglich arbeitet.
Wrike
Wrike ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool mit Echtzeit-Updates, Gantt-Diagrammen, Kalendern, einer Workload-Ansicht für das Ressourcenmanagement und benutzerdefinierten Dashboards.
Es unterstützt Ordner, Projekte, Aufgaben und die automatische Zuweisung auf der Grundlage des Aufgabenstatus.
Wrike bietet unter anderem die folgenden leistungsstarken Funktionen:
- Zentralisierte Dashboards zur Anzeige von Aufgaben, Prozessen und Analysen.
- Automatisierung, um automatisierte Arbeitsabläufe zu erstellen und manuellen Aufwand zu vermeiden.
- Kanban-Tafeln zur Visualisierung des Projektfortschritts.
- Gantt-Diagramme für eine interaktive Projektplanung.
- Ressourcenmanagement für die frühzeitige Zuweisung von Ressourcen.
Wrike for Marketers ist ein eigenständiges Produkt mit benutzerdefinierten Vorlagen, Proofing-Tools und einer Adobe-Erweiterung. Das Tool lässt sich mit zahlreichen Tools integrieren, darunter SalesForce, Dropbox, Slack und Adobe Creative Cloud, und bietet eine offene API. Wrike eignet sich für Marketing-, Betriebs-, Kreativ- und große bis mittelgroße IT-Teams.
Kantata
Mit der PSA-Software von Kantata können Unternehmen ihren gesamten Projektlebenszyklus einfach verwalten, von der Projekterstellung und -planung bis hin zur Fortschrittsverfolgung und Rechnungsstellung.
Die Software bietet eine Reihe von wichtigen Funktionen, darunter die folgenden:
- Verwalten Sie Ressourcen auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, um die Ergebnisse für Ihre Kunden zu verbessern.
- Finanzmanagement zur Automatisierung der Finanzen und der Projektbuchhaltung.
- Analysen und Berichte, um die Business Intelligence zu verbessern und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
- Teamzusammenarbeit, um die Produktivität durch enge Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Kunden zu maximieren.
- Integration mit Tools wie Slack, Hubspot, Jira, Quickbooks und mehr.
Kantata ist intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet, so dass KMUs die Plattform schnell und einfach übernehmen können.
Sehen wir uns nun die Vorteile von PSA-Software und die besten Praktiken für ihre Implementierung an.
Vorteile des Einsatzes von PSA-Software
Professional Service Automation (PSA) Software bietet Unternehmen, die ihre Kosten senken und ihre Produktivität steigern wollen, viele Vorteile.
Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, wie die Software zur Automatisierung von Dienstleistungen Unternehmen helfen kann, ihre Kosten zu senken.
- Weniger Verwaltungsaufgaben – Durch die Automatisierung zeitaufwändiger Prozesse wie Projektplanung, Terminierung, Finanzberichte und Workflow-Management können Unternehmen viel Zeit einsparen, die sie für produktivere Tätigkeiten nutzen können.
- Besser vorhersehbare Ergebnisse – Angesichts der vorhandenen Ressourcen können KI-gestützte PSA-Tools dabei helfen, vorherzusagen, wann Projekte geliefert werden können. Unternehmen können effizienter planen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen sinkt.
- Bessere finanzielle Leistung – PSA-Software kann Unternehmen auch dabei helfen, Budgetlücken zu schließen, indem sie geplante und tatsächliche Ausgaben gegenüberstellt und Bereiche identifiziert, in denen nicht fakturierbare Zeit und Ausgaben das Budget beeinflussen. Durch frühzeitiges Erkennen von Ausgabenüberschreitungen können Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um Budgetlücken zu schließen und die finanzielle Gesamtleistung zu verbessern.
- Höhere Gewinnspannen bei Projekten – Schließlich kann PSA-Software dabei helfen, die Gewinnspannen bei Projekten zu erhöhen, indem sie wichtige Daten darüber liefert, welche Kunden und Projekte für das Portfolio am profitabelsten sind. Künftige Entscheidungen darüber, welche Projekte verfolgt werden sollen und wie die Ressourcen für eine optimale Wirkung eingesetzt werden, können auf der Grundlage dieser Informationen getroffen werden.
PSA-Software bietet nicht nur Tools zur Verfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren, sondern kann Unternehmen auch dabei helfen, ihre Ressourcen intelligenter zuzuweisen und so die Geschäftskosten zu senken.
Best Practices für die Implementierung von PSA-Software
Die Implementierung von Professional Services Automation (PSA) Software kann eine Herausforderung sein und erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung. Wenn Sie PSA-Software einsetzen, sollten Sie die folgenden Empfehlungen beachten:
- Legen Sie Ihre Kriterien fest: Bevor Sie eine PSA-Lösung auswählen, müssen Sie Ihre Anforderungen festlegen. Was sind die Ziele Ihres Unternehmens? Welche Eigenschaften sind notwendig, um diese Ziele zu erreichen? Wenn Sie Ihre Bedürfnisse definieren, können Sie die beste PSA-Software auswählen und klare Erwartungen formulieren.
- Beziehen Sie die wichtigsten Interessengruppen ein: Beziehen Sie Projekt-, Vertriebs- und Finanzmanager in den Implementierungsprozess ein. Ihr Beitrag ist entscheidend für die Auswahl der richtigen Software, die ihren Anforderungen entspricht.
- Setzen Sie klare Ziele: Setzen Sie sich klare Ziele für den Implementierungsprozess, z. B. die Steigerung der Produktivität, die Verbesserung der Projekttransparenz oder die Reduzierung manueller Prozesse. Klare Ziele helfen Ihnen, den Erfolg der Implementierung zu messen und alle Beteiligten auf Kurs zu halten.
- Entwickeln Sie einen Projektplan: Entwickeln Sie einen Projektplan, der den Implementierungsprozess und den Zeitplan umreißt. Dieser Plan sollte Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen und Meilensteine enthalten.
- Schulen Sie die Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder ausreichend geschult werden, damit sie mit der neuen Software vertraut sind und sie gut nutzen können.
- Überwachen Sie den Fortschritt der Implementierung: Behalten Sie immer ein Auge darauf. So können Sie eventuelle Probleme oder Hindernisse erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Implementierung im Zeitplan zu halten.
- Führen Sie Software-Tests durch: Testen Sie die Software gründlich, bevor Sie sie implementieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Funktionen und Integrationen ordnungsgemäß funktionieren.
Wenn Sie sich an diese Best Practices halten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen PSA-Software-Implementierung, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht und Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen.
Schlussfolgerung
Für kleine und mittlere Unternehmen kann der Einsatz von PSA-Software eine hervorragende Möglichkeit sein, Kosten zu sparen. PSA-Software kann Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Effizienz zu steigern, indem Prozesse automatisiert und Abläufe rationalisiert werden.
Darüber hinaus kann PSA-Software wertvolle Einblicke in Kundendaten und -trends bieten, so dass Unternehmen ihre Entscheidungsprozesse und finanziellen Ergebnisse verbessern können. All diese Vorteile können kleinen und mittleren Unternehmen helfen, auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.