15 Beste E-Mail-Archivierungssoftware zum Speichern für künftige Audits/Abrufe

Wenn Sie ein Unternehmen haben oder ein vielbeschäftigter Privatmann sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie täglich wichtige E-Mails erhalten und versenden.

Diese wichtigen E-Mails können jedoch manchmal verloren gehen. Sie können versehentlich gelöscht oder böswillig aus dem Posteingang entfernt werden. Einige wichtige E-Mails werden auch in Ihrem Posteingang verschluckt, wenn Sie täglich zahlreiche E-Mails erhalten.

Unter den vielen E-Mails, die Sie täglich erhalten, gibt es einige wichtige, auf die Sie vielleicht später zugreifen möchten. An dieser Stelle kommt die E-Mail-Archivierung ins Spiel. Durch die Archivierung bestimmter E-Mails können Sie wichtige Daten schützen, die Sie nicht durch Überlastung oder andere Folgen verlieren möchten.

Trotz des Nutzens der E-Mail-Archivierung ist es erstaunlich, dass so viele Menschen diese leistungsstarke Funktion nicht nutzen. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die E-Mail-Archivierung und lernen einige der besten E-Mail-Archivierungssoftware kennen, die Sie unbedingt verwenden sollten.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Wenn Sie eine E-Mail archivieren, legen Sie sie für spätere Zwecke ab. Viele Unternehmen nutzen die Archivierung, um ihre Daten zu sichern oder in der Zukunft auf eine wichtige E-Mail zurückzugreifen. Hier erfahren Sie, warum die E-Mail-Archivierung für Sie von Vorteil sein kann:

#1. Speicherung 📦

Jede E-Mail, die Sie erhalten, wird auf Live-Servern gespeichert. Der Zustrom von E-Mails kann dazu führen, dass die Leistung des Servers nachlässt. Um die Leistung zu verbessern, müssten Sie die E-Mails löschen. Aber was ist, wenn sich darin wichtige Daten befinden? Hier kann Ihnen die E-Mail-Archivierung helfen.

Sie ermöglicht es Ihnen, wichtige E-Mail-Daten auf einen sicheren externen Server oder in eine Cloud zu migrieren, von wo aus Sie problemlos auf sie zugreifen können.

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#2. Sicherheit 🔒

Wenn Ihre E-Mails archiviert werden, bleiben sie in einer sicheren Umgebung mit regelmäßigen Datensicherungen geschützt.

Es gibt E-Mail-Archivierungstools, die hervorragende Disaster-Recovery-Funktionen bieten, aber nur, wenn Sie die richtige Software ausgewählt haben. Ein wichtiger Indikator für eine gute E-Mail-Archivierungssoftware ist eine garantierte Betriebszeit von 99,9%.

#3. Produktivität 👨‍💻

Ein überfüllter Posteingang kann die Suche nach einer bestimmten E-Mail schwierig machen. Wenn Sie für Ihre Arbeit eine bestimmte E-Mail suchen müssen, müssen Sie zunächst mehrere E-Mails durchsehen.

Wenn Sie Ihre E-Mails archivieren, können Sie aus dem Archiv und der E-Mail-Datensicherung leicht auf die benötigten E-Mails zugreifen. Um Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten, ist es außerdem sinnvoll, Tools für den gemeinsamen Posteingang zu verwenden , um auch die E-Mails des Teams zu verwalten.

#4. Einhaltung von Vorschriften ⚖️

In vielen Branchen werden Aufzeichnungen über die E-Mail-Kommunikation für offizielle Zwecke aufbewahrt. Diese könnten bei einem Audit oder einer Untersuchung abgefragt werden. Das Löschen aller E-Mails ist vielleicht nicht die beste Idee, wenn Sie auf der richtigen Seite des Gesetzes bleiben und nicht in ein heißes Wasser mit den Behörden geraten wollen.

Sie können wichtige E-Mails archivieren und im Archiv speichern und sind damit auf der sicheren Seite. Insgesamt kann die E-Mail-Archivierung sowohl auf persönlicher als auch auf organisatorischer Ebene mehrere Vorteile haben.

Einführung in die E-Mail-Archivierungssoftware

E-Mail-Archivierungssoftware wurde für die Notfallwiederherstellung entwickelt, indem sie Ihnen hilft, wichtige E-Mails zu speichern und bei Bedarf abzurufen. Diese Tools helfen auch dabei, unerwünschte E-Mails zu entfernen, Speicherplatz auf dem Server freizugeben und den E-Mail-Betrieb zu beschleunigen. Gleichzeitig können Sie sich mit E-Mail-Sicherheitslösungen auch vor Spam und Phishing-Angriffen schützen.

E-Mail-Archivierungssoftware kann in vielen Fällen nützlich sein, ob für den privaten oder den beruflichen Gebrauch.

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, benötigen Sie eine E-Mail-Archivierungslösung, um die Einhaltung von Branchenvorschriften zu gewährleisten, so dass die gesamte E-Mail-Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens für den Fall einer offiziellen Untersuchung oder eines Audits aufbewahrt werden kann.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierungssoftware?

Wenn Sie bestimmte E-Mails archivieren, verschieben Sie diese im Wesentlichen von Ihrem primären Posteingang in einen separaten Archivordner. Auf diese Weise können Sie die E-Mails für spätere Zwecke aufbewahren und problemlos darauf zugreifen.

Mit einer effektiven Lösung für die E-Mail-Archivierung können Sie Ihre wichtigen E-Mails an einen sichereren Ort verschieben und so die Wiederherstellung im Notfall ermöglichen.

Der Hauptvorteil der E-Mail-Archivierungssoftware besteht darin, dass sie die Compliance-Anforderungen des Unternehmens erfüllt, was jedoch von Software zu Software unterschiedlich ist. Unternehmen können das Archivierungstool auch nach ihren Bedürfnissen einrichten. So kann ein Unternehmen z. B. alle eingehenden E-Mails archivieren, so dass der E-Mail-Posteingang nicht mehr so häufig aufgeräumt werden muss.

Bevor Sie sich für eine E-Mail-Archivierungslösung entscheiden, sollten Sie sich über deren Funktionen und Compliance-Regeln informieren und sich entsprechend entscheiden.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei E-Mail-Archivierungssoftware achten sollten

Bevor Sie sich für eine E-Mail-Archivierungslösung entscheiden, sollten Sie bei einigen wichtigen Funktionen keine Kompromisse eingehen.

Dies sind die absoluten Mindestanforderungen, wenn Sie eine gut funktionierende und effektive Software für die nahtlose Speicherung und Sicherung wichtiger E-Mails wünschen. Hier sind die unverzichtbaren Funktionen einer E-Mail-Archivierungssoftware:

• Schnelle und intuitive Suchfunktion für den Zugriff auf die in der Software gespeicherten E-Mail-Daten
• Nahtlose Verwaltung großer Mengen an wichtigen E-Mail-Daten
• Konformität mit den gesetzlichen Bestimmungen
• Kostengünstig und effizient

Wenn Sie ein Tool in die Hände bekommen, das alle oben genannten Anforderungen erfüllt, haben Sie die perfekte Lösung gefunden.

Nachdem wir nun einiges über E-Mail-Archivierungssoftware erfahren haben, wollen wir uns nun den besten Optionen zuwenden, die Sie für Ihre Anforderungen nutzen können.

Mimecast

Mimecast bietet eine Cloud-basierte Lösung für die Archivierungsprobleme eines Unternehmens, dessen E-Mail-Archivliste nicht enden zu wollen scheint. Es ermöglicht Ihnen, Ihre E-Mail-Archivierungsprobleme mit robusten Funktionen loszuwerden, die die Dinge einfacher denn je machen.

Im Gegensatz zu herkömmlicher E-Mail-Archivierungssoftware eignet sich Mimecast hervorragend für wachsende Unternehmen, die sich für eine kostengünstigere Lösung entscheiden möchten.

Da die Verwaltung von E-Mail-Archivierungssoftware mitunter teuer und komplex sein kann, fand ich die E-Mail-Archivierungsfunktionen von Mimecast sehr nützlich. Wenn Sie wichtige E-Mails an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort ablegen möchten, ist die Entscheidung für Mimecast eine gute Wahl.

Mailstore Startseite

Wenn Sie auf der Suche nach einem zentralen Ort sind, an dem Sie E-Mails von verschiedenen Computern, Systemen und Programmen aufbewahren können, dann ist Mailstore Startseite eine hervorragende Option, die zudem kostenlos ist. Es bewahrt wichtige E-Mail-Kommunikation in einem sicheren und soliden zentralen Archiv auf.

Dank der fortschrittlichen Funktionen dieser E-Mail-Archivierungslösung müssen Sie Ihre E-Mails nicht mehr durch defekte PST-Dateien, unvollständige Datensicherungen oder andere Probleme verlieren.

Mit seiner intelligenten Suchfunktion erleichtert MailStore Home die Suche nach einer bestimmten E-Mail, selbst bei großen Archivdaten. Sie können E-Mails in Ihren primären Posteingang migrieren und sie jederzeit aus dem Archiv wiederherstellen.

E-Mail-Archiv Pro

E-Mail-Archiv Pro macht die Archivierung so einfach, wie sie nur sein kann. Mit einem einzigen Klick können Sie mehrere E-Mail-Konten und -Ordner archivieren und an einem sicheren Ort ablegen, um sie später wieder zu finden. Sie können sie auch in durchsuchbare PDFs umwandeln, um sie schnell und einfach wiederzufinden.

Diese E-Mail-Archivierungslösung bietet auch native G-Suite-Unterstützung durch die Integration mit der Gmail-API. Mit Gmail OAuth profitieren Sie von verbesserter Sicherheit und schreibgeschütztem E-Mail-Zugriff.

Für eine nahtlose E-Mail-Archivierung ist Email Archive Pro in der Tat ein Profi im Spiel.

Barracuda

Möchte Ihr Unternehmen den Speicherbedarf für E-Mails minimieren und die Produktivität der Benutzer steigern? Barracuda ist die ideale Lösung, um Ihnen genau das zu ermöglichen. Mit diesem Tool können Sie wichtige Informationen sicher in eine Cloud verschieben und diese als sekundäre Speicherebene für zusätzlichen E-Mail-Datenschutz behandeln.

Da die Daten außerhalb der betrieblichen E-Mail-Umgebung gespeichert werden, bleiben sie sicher erhalten, ohne dass Sie sich Gedanken über Löschung oder Beschädigung machen müssen. Indem Sie das Datenvolumen auf Ihrem E-Mail-Server verwalten, können Sie die Kosten immens senken und gleichzeitig ein ideales Maß an betrieblicher Effizienz aufrechterhalten.

Barracuda sorgt außerdem für die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften und vereinfacht die e-Discovery.

Jatheon

Jatheon bietet eine leistungsstarke Lösung für die E-Mail-Archivierung vor Ort, mit der Sie einen riesigen Stapel von E-Mail-Daten und unstrukturierten Unternehmensinformationen speichern, abrufen, verwalten und prüfen können.

Die fortschrittliche Archivierungssuite von Jatheon ermöglicht es Ihnen, die archivierten Daten zu analysieren und Erkenntnisse zu gewinnen, die in allen Abteilungen genutzt werden können. Sie rationalisiert E-Discovery, indem sie den Zugriff auf die Verwaltung und den Schutz von Daten ermöglicht und gleichzeitig spezielle Suchfunktionen bietet, die das Auffinden und Abrufen von Daten erleichtern.

Für eine umfassende E-Mail-Archivierungslösung ist Jatheon eine hervorragende Wahl. Es kann die Data Governance verbessern, indem es Probleme erkennt, bevor sie eskalieren, und Fehlverhalten von Mitarbeitern verhindert.

Suche

Suche ist eine Lösung für die E-Mail-Archivierung, die das Speichern, Verwalten und Abrufen von E-Mail-Daten so einfach wie nie zuvor macht und problemlos eingesetzt werden kann.

Mit dieser Lösung können Sie den Bedarf an langfristiger Datenspeicherung und die Notwendigkeit, die Leistung Ihres E-Mail-Servers zu verwalten, reduzieren, indem Sie E-Mail-Anhänge getrennt von den Servern speichern.

Quest bietet außerdem effektive Aufbewahrungsfunktionen, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten. Darüber hinaus können Sie Tags zur Kategorisierung erstellen, so dass Sie nur die Daten Ihrer Wahl migrieren und abrufen können.

Libraesva

Libraesva ist eine der führenden E-Mail-Archivierungslösungen zum Schutz wichtiger Geschäftsinformationen, zur Verbesserung der Mitarbeitereffizienz und zur Vereinfachung der Compliance.

Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen, aber effektiven Lösung für E-Mail-Governance, Risikomanagement und Compliance sind, sind Sie bei Libraesva genau richtig.

Egal, ob Sie einen E-Mail-Server vor Ort oder in der Cloud verwenden, Libraesva bietet Ihnen die besten Lösungen für die E-Mail-Archivierung. Libraesva verfügt über eine native Integration mit Office 365 und Microsoft Exchange, und das exklusive Outlook-Add-on der Software ermöglicht Ihnen den einfachen Zugriff auf die archivierten E-Mails, egal ob unter Windows oder Mac.

ArcTitan

ArcTitan ist ein in Office 365 integriertes und automatisiertes Tool, das Ihnen eine superschnelle E-Mail-Suche nach den Daten ermöglicht, die Sie im Archiv gespeichert haben. Sie werden von der einfachen Einrichtung und dem kostengünstigen Einsatz dieser Software begeistert sein. Es verwandelt wichtige E-Mail-Daten in ein Repository, indem es sie im Archiv speichert.

Ganz gleich, ob Sie eine E-Mail-Archivierungslösung für Ihr Unternehmen, Ihr Bildungswesen oder Ihren MSP benötigen, Arctitan ist eine hervorragende Option für dynamische Archivierungsanforderungen. Ganz zu schweigen davon, dass der Fernzugriff auf die E-Mails das Angebot besonders attraktiv macht.

N-fähig

Wenn Sie Cloud-basierte Lösungen für die Speicherung und den Schutz von E-Mail-Daten bevorzugen, dann ist N-fähig eine der besten Lösungen in diesem Bereich. Es handelt sich um eine robuste und verschlüsselte Cloud-Lösung für die E-Mail-Archivierung, mit der Ihre Daten sicher und geschützt bleiben.

Sie können Ihre Daten damit schützen und die Compliance-Anforderungen branchenbezogener Regulierungsbehörden wie HIPAA, FRCP und SOX erfüllen.

MSPs können mit N-able die Speicheranforderungen für ein- und ausgehende E-Mails wie ein Profi verwalten und gleichzeitig die Speicherkosten für die lokale Infrastruktur senken.

Smarsh

Smarsh ist ein effektives Tool zur Aufzeichnung wichtiger E-Mail-Kommunikation. Es kann E-Mails mit Anhängen speichern und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die gesetzlichen Vorschriften und Aufzeichnungsregeln einzuhalten.

Eine der besten Eigenschaften dieser Software ist, dass sie die direkte Erfassung von Quellen im nativen Format unterstützt, um sicherzustellen, dass der vollständige Kontext der Daten erhalten bleibt.

Sie kann dazu beitragen, interne und externe, eingehende und ausgehende Nachrichten zu trennen. Außerdem bietet es einen persönlichen Archivzugang, der es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, auf ihre E-Mail-Historie zuzugreifen.

Smarsh ist zweifellos ein hervorragendes Paket für die E-Mail-Archivierung.

MailMeter

MailMeter bietet alle Funktionen, die Sie von einer guten E-Mail-Archivierungssoftware erwarten, an einem Ort. Von der Navigation im Posteingang über die Durchführung von E-Discovery- und DSAR-Suchen bis hin zur E-Mail-Verwaltung in der Cloud und vor Ort ist es die Komplettlösung für Ihre E-Mail-Archivierungsanforderungen.

Die fortschrittliche Benutzeroberfläche des Tools erleichtert die Eingrenzung Ihres E-Mail-Suchbereichs anhand definierter Kriterien.

MailMeter ist phänomenal, wenn Sie ein Unternehmen leiten, da Sie mit großen Mengen an E-Mail-Daten umgehen müssen. Wenn Sie in diese Software investieren, können Sie ganz einfach Datenverluste verhindern und Ihre E-Mail-Daten schützen.

Arcserve

Arcserve macht die E-Mail-Verwaltung so nahtlos wie möglich, indem es die E-Mail-Erfassung und -Speicherung über mehrere Standorte, Abteilungen und Endbenutzer hinweg rationalisiert.

Die Software kann mit verschiedenen Plattformen von Drittanbietern integriert werden, darunter Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange und IBM Domino. Unabhängig davon, welchen Dienst Sie nutzen, brauchen Sie auch nur Arcserve, um alles miteinander zu verbinden.

Kryoserve

Um das Erfassen, Speichern und Suchen von E-Mails zu vereinfachen, ist Kryoserve eine großartige Lösung. Die Beliebtheit dieser Software ist darauf zurückzuführen, wie vielseitig sie sein kann. Sie kann als E-Mail-Archivierungslösung, als Cloud-basierte SaaS-Lösung, als Hardware-Appliance und als Hybridlösung für Ihre IT-Infrastruktur eingesetzt werden.

Durch die Speicherung von Kopien aller empfangenen und gesendeten E-Mails verwandelt Cryoserve die Daten in eine Ressource für den täglichen Gebrauch. Sie können beruhigt sein, denn Sie wissen, dass alle Ihre wichtigen Geschäftsdaten in sicheren Händen sind und bei Bedarf einfach abgerufen werden können.

Intradyn

Möchten Sie Ihre E-Mail-Daten für den Fall eines zukünftigen Rechtsstreits, einer Right-to-know-Anfrage oder einer eDiscovery-Anfrage sichern? Mit Intradyn können Sie das ganz einfach tun. Es speichert ein- und ausgehende E-Mails, um sicherzustellen, dass Sie eine Aufzeichnung der gesamten Kommunikation haben und gleichzeitig Ihre Daten für spätere Referenzen schützen.

Mit Intradyn können Sie Roh-E-Mails im RFC822-Format importieren und historische E-Mails migrieren. Außerdem funktioniert es mit allen wichtigen E-Mail-Diensten, einschließlich MS Exchange, Gmail, Office 365 und mehr.

Mikrofokus

Mikrofokus kümmert sich flexibel um alle Ihre E-Mail-Archivierungsanforderungen mit einem Archiv und mehreren Plattformen. Dieses Tool vereinfacht das Erfassen, Speichern, Aufbewahren, Suchen und Auffinden der gesamten internen und externen Kommunikation über E-Mail, soziale Medien und Texte.

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, mit der Sie die Kommunikation über alle von Ihrem Unternehmen genutzten Plattformen hinweg im Auge behalten können, dann ist Microfocus das richtige Tool für Sie.

Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass es eine Lösung für die E-Mail-Archivierung ist, die alles unter einem Dach vereint.

Abschließende Überlegungen

E-Mail-Archivierungslösungen vereinfachen die Speicherung und den Schutz Ihrer E-Mails und gewährleisten gleichzeitig einen schnellen und nahtlosen Zugriff. Sie helfen auch bei der Einhaltung der Branchenvorschriften zur Aufzeichnung der E-Mail-Kommunikation für offizielle Zwecke. Der Verwaltungsaufwand für die E-Mail-Verwaltung wird reduziert, da der Prozess automatisiert ist. Um die Produktivität weiter zu steigern, können Sie auch Software zur Erstellung von E-Mail-Vorlagen verwenden.

Letztendlich kommt es auf die Software an, die Sie auswählen. Die in diesem Beitrag aufgelisteten Programme wurden sorgfältig ausgewählt und sind in puncto Geschwindigkeit, Kosteneffizienz und Zuverlässigkeit äußerst leistungsfähig.

Als Nächstes sehen Sie sich die beste Lösungen zum Filtern und Schützen von Spam-Mails an.