IVR, acrónimo de Interactive Voice Response software (software de respuesta de voz interactiva), es un software automatizado de gestión de llamadas empresariales que actúa como interfaz entre las personas que llaman y su empresa en general.
¿Alguna vez ha llamado a un número de atención al cliente de cualquier empresa para obtener ayuda sobre algún asunto y una voz profesional pregrabada le ha saludado y le ha pedido que elija una de las opciones del menú? El software que reproduce el mensaje pregrabado y toma sus datos es un IVR.
Cuando cualquier cliente llama a su empresa para realizar una consulta o para obtener alguna información relacionada con el negocio, el software IVR le saluda y le presenta un menú de opciones para que elija una opción del mismo y captura su elección.
Cuando la persona que llama introduce su elección, el software realiza otros pasos en función de lo que el usuario haya seleccionado a través del teclado de su móvil o de la respuesta de voz. Por lo tanto, no será erróneo decir que el cliente está al mando del IVR y, por ello, se siente valorado. En función de lo que necesiten, el IVR puede darles alguna información pregrabada o transferir las llamadas a un miembro del equipo de asistencia si el asunto es complejo y la persona que llama necesita más ayuda.
En este resumen, he elaborado la lista del mejor software IVR que puede mejorar la eficacia de los agentes de asistencia y ser una bendición para su empresa. Como extra, también hablaré de los diversos beneficios del software IVR, al final de la lista.
¡Empecemos!
Freshdesk
Freshdesk, antes conocido como Freshworks, es un sencillo pero robusto software IVR basado en la nube que echa una mano a las pequeñas y medianas empresas para interactuar con sus clientes de una forma económica.
Popular en más de 90 países, su interfaz es fácil de usar y permite a las pymes configurar su centro de llamadas virtual con sólo unos clics; sin gastar un céntimo en ningún hardware telefónico. Freshdesk puede integrarse con múltiples CRM y herramientas de asistencia a través de la API; permitiendo así a los equipos de asistencia trabajar de forma coherente sin afectar al flujo de trabajo.
Freshdesk permite al equipo de asistencia conectarse con los clientes a través de sus ordenadores de sobremesa, portátiles e incluso de su teléfono, tanto Android como iOS. De este modo, el equipo puede operar a distancia pero está estrechamente conectado. Su exhaustiva herramienta de informes y análisis ayuda a los supervisores a conocer las consultas de los clientes y el rendimiento de los miembros de su personal en tiempo real.
Algunas de las características únicas de Freshdesk son las siguientes:
- Reproducir una melodía personalizada para los clientes puestos en espera
- Módulo de generación de informes de calidad y rendimiento
- Posibilidad de configurar un asistente automatizado para atender las llamadas en caso de que los empleados no estén disponibles
- Número de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) accesible desde cualquier lugar
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Este moderno y fiable software IVR ofrece cuatro planes premium a partir de 13 USD para satisfacer las demandas de diferentes niveles de negocio. Puede suscribirse a una prueba gratuita de 21 días antes de adquirir cualquiera de estos planes.
JustCall
JustCall es uno de los sistemas IVR más rápidos y sencillos que constituyen la columna vertebral del departamento de atención al cliente de su empresa. No tiene requisitos estrictos de hardware; una conexión rápida a Internet con este software es todo lo que necesita. JustCall es altamente personalizable y, usted como empresa, puede configurar un software IVR intuitivo que capture las entradas en forma de dígitos de sus clientes.
Además, también es posible desviar las llamadas directamente al departamento correspondiente.
Configurar este IVR es bastante sencillo; puede portar su número de teléfono existente u obtener uno nuevo y configurar su servicio de atención al cliente para más de 70 países. También puede integrar JustCall con el CRM y el Helpdesk de su empresa y reforzar aún más su departamento de asistencia.
Algunas de las características destacables son las siguientes
- Instalación de un IVR multinivel para automatizar las llamadas que ayude a potenciar el flujo de trabajo y desviar las llamadas a los equipos especializados
- Integración nativa con 100 CRMs y software de helpdesk como Zendesk, Zoho-CRM, Hubspot, Salesforce, Slack, y más
- Facilidad de seguimiento y grabación de llamadas
- Realice y reciba llamadas desde el escritorio, el móvil y la aplicación web
JustCall ofrece tres versiones Premium, Standard por 25 USD por usuario al mes, Premium 50 USD por usuario al mes y un plan Enterprise personalizable según sus necesidades.
Aircall
Aircall es una plataforma basada en la nube que ayuda a los equipos de ventas y atención al cliente a agilizar y gestionar las interacciones con los clientes. Ayuda a sus usuarios a establecer un canal de comunicación claro con sus clientes sin esfuerzo en más de 100 países.
Está diseñada para que las pequeñas y medianas empresas incorporen las funcionalidades IVR dentro del software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y del servicio de asistencia, de forma que sea posible gestionar las llamadas posventa.
Aircall alberga montones de funciones innovadoras, como buzón de voz, colas de espera, grabación, bandeja de entrada de llamadas compartidas, gestión de contactos, mensajería instantánea, llamadas en conferencia, emparejamiento de software, grabación de llamadas, correos electrónicos automatizados, asignación, etiquetado y adición de comentarios. También es posible agrupar a los empleados en función de su ubicación, funciones y experiencia. Esta función ayuda a desarrollar estrategias empresariales y a mejorar la eficacia del equipo y las habilidades de comunicación.
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También obtendrá números de teléfono con los que podrá establecer llamadas desde cualquier lugar e incluso acceder a la transmisión en directo durante las llamadas. Aircall puede integrarse hábilmente con varios software de terceros como Salesforce, Zendesk, Pipedrive y Slack son los más populares.
Las tarifas de los paquetes flexibles de soluciones de voz de Aircall comienzan en 30 dólares por usuario al mes para el paquete esencial y en 50 dólares por usuario al mes para el paquete profesional facturado anualmente. También es posible realizar una demostración en directo y probar el software de forma gratuita antes de adquirirlo.
Twilio
Twilio es una potente plataforma de compromiso con el cliente que allana el camino hacia un mejor medio de comunicación para las empresas. Aprovecha las API de canal, las herramientas sin servidor desplegables y las soluciones totalmente programables para integrar los teléfonos, la VoIP y la mensajería en la web, el escritorio y la aplicación móvil de su empresa.
Twilio utiliza la API en la nube con soporte universal para eliminar la necesidad de complejas herramientas de telecomunicación, a la vez que establece una estructura de comunicación muy sofisticada.
La característica más impresionante de Twilio es su capacidad para escalarse en función de las necesidades de su empresa. Twilio le pide que pague sólo por lo que necesita; no hay compromisos a largo plazo y puede actualizar su plan premium a medida que su negocio crece.
Twilio presume de mejorar la experiencia de compromiso con el cliente de más de 220.000 empresas de todo el mundo, y más de 10 millones de desarrolladores lo utilizan para crear sus plataformas de atención al cliente. Twilio cuenta con la confianza de más de 180 países, y los escenarios de aplicación más utilizados incluyen el marketing de texto, los sistemas interactivos de respuesta de voz (IVR), los escalamientos y los centros de contacto.
Los puntos fuertes de Twilio son los siguientes:
- Permite la integración de la función de comunicaciones en la nube en la aplicación empresarial
- Admite llamadas API de alta velocidad, lo que permite comunicaciones más rápidas
- Admite varios medios de comunicación, como SMS, voz, vídeo, etc.
- Permite integrar la función de chat en directo en la aplicación empresarial
- Admite la transmisión en directo en varias plataformas simultáneamente
Twilio sigue el módulo de precios de pago por uso y, por lo tanto, se asegura de que no se encuentre atrapado en compromisos. Ofrece más de quince escenarios de precios que puede personalizar según sus necesidades.
CloudTalk
CloudTalk es una excelente opción para ayudar a aumentar las ventas de su empresa y mejorar las habilidades de sus equipos de asistencia. Es una herramienta IVR intuitiva y fácil de usar. Puede mejorar significativamente la experiencia del cliente y el rendimiento de los equipos de empresas de nueva creación, empresas scaleup, pequeñas y medianas empresas y otras empresas de comercio electrónico.
Para ayudar a alcanzar su objetivo, CloudTalk proporciona más de 50 funciones de llamada avanzadas, como colas de llamadas, llamadas internas, etiquetas de números de teléfono, mensajes personalizados, saludos, enmascaramiento de llamadas, llamadas a tres, etc.
CloudTalk puede integrarse perfectamente con herramientas empresariales de terceros como CRM, Helpdesk y otras plataformas de comercio electrónico, como Zendesk, Freshdesk, Salesforce, Pipedrive, Hubspot, Intercom, etc. y otras. Este software centrado en el usuario facilita a las empresas proporcionar la ayuda que tanto necesitan a sus clientes y aumentar considerablemente sus beneficios.
Las características de CloudTalk son las siguientes:
- La función de grabación de llamadas ayuda a supervisar el rendimiento del empleado
- Previsualiza los datos del cliente antes de responder a la llamada y hace que ésta sea más personalizada.
- Facilidad de integración con CRM y otros programas de asistencia técnica como Pipedrive, Helpscount y Shopify
- Seguimiento en tiempo real de los equipos de ventas y asistencia.
- Soporta campos personalizados para adquirir los datos relevantes del usuario para satisfacer las demandas de un cliente individual
- Admite el enrutamiento de llamadas a través de la distribución automática de llamadas (ACD), el menú IVR y el enrutamiento basado en habilidades.
- Opción de etiquetar a los clientes e identificarlos a través de las etiquetas posteriormente
Cloudtalk ofrece tres paquetes premium: Starter, Essential y Expert que cuestan 25 USD por usuario al mes, 30 USD por usuario al mes y 50 USD por usuario al mes, respectivamente. Puede suscribirse a una prueba gratuita de 14 días y probar el software antes de adquirir uno de los planes anteriores.
Zendesk
Zendesk es un portal de clientes en línea construido con el único propósito de mejorar la experiencia general del cliente de las empresas. Ofrece productos potentes y personalizables para la atención al cliente y el compromiso que pueden satisfacer las demandas de cualquier negocio. Zendesk refuerza constantemente el canal de comunicación de las empresas atendiendo a los clientes en más de 60 idiomas.
La interfaz dinámica incluye todas las herramientas necesarias para la comunicación con el cliente, incluidos widgets web, plantillas de respuesta a tickets y el historial de quejas del cliente.
Las herramientas de soporte automatizadas pueden asistir hábilmente a los clientes en cuanto necesitan ayuda. Zendesk también incluye análisis del chat en directo que proporcionan información sobre la satisfacción del cliente y la eficacia de sus equipos de soporte.
Otra característica impresionante de Zendesk es su capacidad para crear una base de conocimientos que hace un seguimiento de las consultas repetidas y proporciona una lista de preguntas frecuentes (FAQ) para que los clientes puedan consultarlas antes de plantear sus problemas en general. El portal front-end es muy flexible y puede integrarse fácilmente con otras aplicaciones, como Salesforce y Google Analytics.
Las principales ventajas de Zendesk son las siguientes:
- Proporciona una atención al cliente más rápida y fácil de implementar
- Mejora las interacciones con los clientes a través de varios canales de comunicación como la web, el correo electrónico, el chat y las plataformas de medios sociales
- Informes sólidos y análisis avanzados con más de 20 paneles e informes predefinidos
- Puede integrarse con otro software empresarial como Salesforce, Google Apps, WordPress y más
Los planes Support Only de Zendesk empiezan en 19 USD por agente al mes y los planes Suite Team le costarán 49 USD por agente al mes. También es posible suscribirse a una prueba gratuita antes de adquirir un plan que se adapte a sus necesidades.
Nuance
Nuance Conversational IVR ayuda a gestionar las consultas telefónicas entrantes conversacionales. Nuance puede anticiparse a las necesidades de los clientes e incluso les saluda con mensajes personalizados. También motiva a los clientes para que inicien el autoservicio, proporcionándoles así las respuestas que necesitan.
Otra característica impresionante que me llamó la atención es que este software IVR puede cambiar rápidamente el estilo de conversación en función del contexto de las conversaciones. También es posible configurar Nuance para que gestione las primeras consultas basándose en la base de conocimientos; de este modo, el equipo de asistencia quedará libre para resolver cuestiones más complejas de los clientes.
Éstas son las posibles ventajas de elegir Nuance como su software IVR:
- Nuance motiva a los clientes para que recurran al autoservicio; de este modo, los agentes de atención telefónica pueden ocuparse de llamadas más valiosas
- La gestión automatizada de consultas y el autoservicio ayudan a reducir los costes de contratación y formación de los empleados
- Gracias a Nuance Mix, es posible personalizar el software fácilmente, reduciendo así el tiempo de desarrollo
- Admite funciones IVR y de autenticación biométrica para ayudar a verificar la identidad de sus clientes y reducir las llamadas fraudulentas
- Reduzca el coste de propiedad mejorando la tasa de contención y fomentando la automatización mediante funciones de autoservicio
- Integre perfectamente el IVR de Nuance con el software de su empresa y reduzca cualquier carga de trabajo adicional
Nuance ofrece planes IVR personalizados basados en las necesidades de su empresa. Póngase en contacto con ellos para obtener sus presupuestos.
Five9
Five9 es una solución completa basada en la nube para un centro de llamadas que ayuda a más de 2000 empresas de todo el mundo. Aprovechando el poder de la IA, ofrece varias herramientas, como gestión de llamadas entrantes y salientes, marcador predictivo, marcador progresivo, atención al cliente social, distribución automática de llamadas (ACD) y otras.
El uso de herramientas automatizadas de primer nivel disminuye la carga de los agentes en directo, ofrece una experiencia elevada orientada al cliente y reduce al mismo tiempo el coste global del servicio. Gestionando llamadas con más de cinco mil millones de minutos anuales, Five9 potencia los centros de llamadas con el potencial de la IA. Se esfuerza constantemente por ayudar a sus clientes a ofrecer una mejor experiencia a sus clientes. Equipado con herramientas sofisticadas, como cuatro marcadores inteligentes diferentes, ayuda a su equipo de asistencia a evitar las llamadas no contestadas y las señales de ocupado; esto les ayuda a ahorrar tiempo considerablemente.
El mecanismo de enrutamiento puede redirigir automáticamente las llamadas a los agentes previstos. Five9 también extrae la información relacionada con las personas que llaman y sus problemas anteriores. Eso ayuda a los agentes de llamadas a saber el siguiente paso que deben dar. También fomenta el autoservicio entre las personas que llaman para ampliar la experiencia del cliente en todos los canales de comunicación como el teléfono, el chat, el móvil, el correo electrónico, las redes sociales y más. Además, los cuadros de mando dinámicos realizan un seguimiento de los análisis e informes pasados y en tiempo real.
Las principales ventajas de utilizar este software IVR son:
- Fácil de configurar y sin requisitos rígidos de software
- Costes de mantenimiento insignificantes y sin necesidad de equipos costosos
- Enrutamiento de llamadas y marcación inteligente
- Fácil de integrar con otro software
- Informes de rendimiento en tiempo real en los cuadros de mando
Los precios de Five9 varían enormemente en función de diferentes factores como el número de agentes y las variedades de productos. Para obtener un presupuesto personalizado para su empresa, tendrá que ponerse en contacto con ellos personalmente.
NICE inContact CXone
NICE inContact CXone es una excelente plataforma IVR basada en la nube que ayuda a una empresa a gestionar la comunicación con sus clientes en varios medios de comunicación, como las llamadas de voz entrantes y salientes, el correo electrónico, el buzón de voz, el chat, las redes sociales y muchos otros. Este software para centros de llamadas ofrece muchas funciones avanzadas, como el enrutamiento omnicanal, la optimización del personal, la distribución automática de llamadas (ACD) y el software de respuesta de voz interactiva (IVR).
NICE inContact es un paquete completo de centro de llamadas que incluye varias herramientas para procesar las solicitudes de asistencia entrantes, ayudando a maximizar los clientes potenciales de la empresa y minimizando al mismo tiempo el coste de retención de clientes. Además de contar con herramientas de interacción con el cliente, NICE inContact CXone también dispone de varias funciones que pueden ayudar a optimizar la plantilla de su empresa. Entre ellas se incluyen las soluciones de aprendizaje electrónico, contratación y gestión de personal.
Una de las impresionantes características de este IVR es la herramienta de marcación automática hecha especialmente para centros de llamadas mixtos. Puede realizar funciones multifacéticas, como la mezcla de llamadas, la marcación por colocación de mensajes, la supresión de llamadas y la marcación automática. Además, puede integrarse fácilmente con el software CRM más demandado actualmente, como Salesforce y Oracle Service Cloud.
Las ventajas del software NICE inContact CXone son las siguientes:
- El trabajo simplificado y las capacidades de automatización parcial y completa ayudan a organizar el flujo de trabajo.
- Motiva a los clientes para que se atiendan a sí mismos; esto los mantiene satisfechos y le ahorra dinero simultáneamente.
- Detecta las consultas repetidas para dirigirlas a herramientas automatizadas y redirige las cuestiones complejas a sus agentes de asistencia.
NICE inContact CXone ofrece una prueba gratuita de su software IVR. Si está interesado en adquirir su software para agilizar su departamento de atención al cliente, tendrá que ponerse en contacto con ellos para solicitar un presupuesto.
MyOperator
MyOperator es un eficaz software de gestión de centros de llamadas basado en web que ayuda a gestionar tanto las llamadas entrantes como las salientes. Con la confianza de más de 6000 marcas en todo el mundo, MyOperator ofrece varias funciones avanzadas que probablemente no encontrará en ningún otro sitio.
- Consiga un número de teléfono gratuito para su empresa que ayude a potenciar la imagen de su marca y permita a los clientes ponerse en contacto con usted sin gastar un céntimo.
- La respuesta de voz interactiva saluda a sus clientes con un mensaje personalizado y puede redirigir las llamadas a los agentes de llamadas presentes en cualquier lugar del país.
- Acceda a los informes automatizados sobre los miembros de su equipo que trabajan a distancia para controlar su rendimiento
- Siga y escuche las conversaciones entre el cliente y el agente desde prácticamente cualquier lugar en tiempo real
- Las funciones de gestión de llamadas perdidas le ayudan a ver las llamadas que ha perdido para que pueda devolverlas a tiempo y aumentar sus compradores potenciales.
- Realice un seguimiento de todas las llamadas entrantes y salientes y mejore la eficacia del personal de asistencia.
- Puede gestionar fácilmente las llamadas entrantes y salientes desde su smartphone Android y Apple utilizando la aplicación de MyOperator.
MyOperator le ofrece un periodo de prueba de tres días para su sistema IVR. La versión premium del software cuesta 33 USD, pagaderos mensualmente. Puede optar por el número gratuito para mantener la voz de su marca u optar por un número móvil que facilita la gestión de las llamadas.
Genesys
Genesys le ayuda a ofrecer asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, a sus clientes para que reciban un apoyo personalizado siempre que lo deseen. Las organizaciones pueden automatizar las solicitudes con opciones de autoservicio y reducir la carga de trabajo de su centro de atención al cliente.
Además, cuando una llamada se transfiere a un agente en directo, el software les proporciona el contexto para que puedan tratar al cliente adecuadamente. Las escaladas de llamadas vienen con un contexto de conversión completo para que el proceso sea cómodo para los clientes.
Entre las funciones adicionales de Genesys IVR se incluyen:
- Constructor de flujos de interacción de arrastrar y soltar
- Soporte de bot omnicanal
- Identificación automática de clientes
- API pública para una mejor gestión del flujo de trabajo
✅Pros | ❌Cons |
---|---|
IVR básico, IVR visual e IVR adaptativo | Algunos usuarios consideran que la interfaz de usuario es compleja |
Bots de voz NLU para una conversación IVR natural | |
Potentes aplicaciones preconstruidas y multilingües | |
Personalización para reglas, mensajes, menús y flujos multilingües |
Además, esta solución le permite utilizar avisos por tonos y por voz. Sus planes comienzan en 75 $/mes. Para obtener una experiencia de IA mejorada, tendrá que desembolsar 40 $/mes.
CallHippo
Con el sistema IVR personalizable de CallHippo, podrá aumentar la productividad de su equipo de atención al cliente. No importa cuál sea la consulta y el problema de sus clientes, esta solución lo gestionará oportuna y sistemáticamente.
Esta aplicación ofrece IVR multinivel. Cuando su equipo de asistencia esté formado por varios agentes, podrá controlarlos con la gestión de acceso basada en roles. Además, todas las funciones básicas como SMS, buzón de voz, bandeja de entrada compartida, respuesta de llamadas, marcador automático y recordatorios de llamadas también están disponibles aquí.
Otras características destacadas de CallHippo son:
- Grabación de llamadas de pago con función de pausa y reanudación
- Integración del marcador automático
- Enrutamiento al número externo y enrutamiento en vacaciones
- Transferencia de llamadas multinivel
- Se integra con Google Drive y AWS S3
CallHippo también admite la integración con varias herramientas empresariales como Pipedrive, Custom CRM, Hubspot, Salesforce, Slack, Intercom, Outreach y Freshdesk.
✅Pros | ❌Cons |
---|---|
Inicio de sesión único y llamada en cascada | El proceso de integración del software no es fluido |
Horario de trabajo del usuario | |
Análisis inteligente de informes | |
Detección automática de máquinas | |
Gestión de campañas |
Su plan básico está disponible para las empresas de nueva creación de forma gratuita, en el que sólo hay que pagar por el número. Sin embargo, los planes de pago empiezan en 16 $/usuario/mes.
Ahora, echemos un vistazo a los diversos beneficios del software IVR para su negocio.
Ventajas del software de respuesta vocal interactiva (IVR)
Optar por un software IVR puede resultar una bendición para su empresa a largo plazo; veamos cómo:
Mejore la atención al cliente de su empresa
El software IVR se asegura de que no todas las llamadas se redirijan a los agentes en directo de inmediato, ya que más de la mitad de las llamadas de asistencia son innecesarias.
Además, puede registrar los detalles sobre su empresa que sus clientes preguntan con frecuencia, como el horario comercial, la dirección de la oficina, etc. De este modo, el equipo de asistencia puede atender llamadas más valiosas; los mensajes pregrabados pueden responder a las llamadas que necesiten esa información.
Los IVR más populares disponen de una función de autoenrutamiento que permite a los clientes elegir entre escuchar la información pregrabada o hablar con un agente en directo.
Mejore la conversión de clientes potenciales de su empresa
El software IVR le ayuda a conseguir nuevos clientes de forma más rápida y sencilla que sin él, ya que mejora la eficiencia de sus empleados y le ayuda a fortalecer la relación con sus clientes.
Un IVR sofisticado puede gestionar casos de uso de IVR, siendo los más importantes el IVR multinivel, el enraizamiento automático, la herramienta de buzón de voz y los casos de uso de reenvío al teléfono. En referencia a estos casos de uso, el IVR puede resolver los problemas de los clientes y convertir más clientes potenciales para su negocio.
Veamos este ejemplo: cuando redirige la llamada de su cliente a un agente competente, que ya tiene una lista de todos los problemas que ha tenido en el pasado, sabe que la empresa le valora y, de este modo, empieza a confiar en ella.
Y si su equipo de asistencia no está disponible en ese momento, seguirá teniendo la opción del autoservicio o de dejar su consulta como un mensaje de voz que su equipo podrá atender más adelante.
Retenga a los clientes, optimice el tiempo y obtenga beneficios
Ser eficiente le ahorrará tiempo y reducirá costes a largo plazo. En este mundo tan acelerado, los centros de atención al cliente necesitan optimizar el tiempo medio dedicado a resolver las consultas de los clientes.
A cualquier cliente enfadado no le gustaría que le dejaran esperando, y hay más posibilidades de que se abstenga de comprar cualquier producto. Esta situación puede incluso empeorar, y es posible que le abandonen y se vayan a uno de sus competidores que se centre en un servicio «orientado al cliente». Por término medio, el software IVR puede reducir la duración media de las llamadas hasta en un 40%. De este modo, el equipo de asistencia puede ayudar a sus clientes, resolver sus dudas y verificar sus transacciones mucho más rápido.
Puede lograr estos objetivos implementando una función de chat en directo en tiempo real o una función de enrutamiento automático. Como puede ver, un tiempo de resolución de consultas más rápido es el factor decisivo en este caso. Además, si puede gestionar las transacciones con mayor rapidez, le ayudará a aumentar los beneficios de su empresa, y no poder hacerlo puede hacer que sus clientes se lo piensen dos veces. Además, es probable que un cliente satisfecho recurra a más servicios en el futuro, lo que dará un impulso a su negocio.
Conclusión 📞
El software de respuesta vocal interactiva es esencial para que el departamento de asistencia de su empresa gestione la interacción con el cliente y los múltiples canales. Elija el que sirva a su propósito y se ajuste a su presupuesto.