Uno de los aspectos más importantes para dirigir una empresa con éxito es asegurarse de que todas sus partes están sincronizadas entre sí. Para mantener estas partes en movimiento y sincronizadas, las empresas deben contar con un conjunto de procedimientos para que sus empleados realicen las tareas rutinarias o cualquier tarea estándar.
Una empresa sin un conjunto adecuado de documentación o procedimientos tiene más probabilidades de desmoronarse y enfrentarse a problemas de plazos
Por ejemplo, una empresa de fabricación de automóviles necesita realizar varias comprobaciones y pruebas rutinarias y hacer ajustes para generar la máxima eficiencia.
Y ahí es donde entran los procedimientos normalizados de trabajo (PNT).
No confunda los PNT con el libro de normas de los empleados o los procedimientos de flujo de trabajo. En su lugar, los PNT establecen una guía paso a paso para realizar las tareas con el fin de aumentar la eficacia y reducir la ambigüedad organizativa.
Aunque el objetivo de los PNT permanece intacto, las plantillas y los pasos difieren en función del tamaño de la organización y del sector. Por eso hemos creado una lista de las mejores plantillas de PNT para empresas de todos los tamaños.
¿Por qué son importantes los PNT?
Los PNT son la columna vertebral de un flujo de trabajo eficaz en una organización. Un PNT detallado actúa como una instrucción permanente para los empleados y establece sus expectativas.
Profundicemos en las ventajas de los PNT:
#1. Mejora de la incorporación
Muchas organizaciones utilizan los PNT para acelerar y mejorar el proceso de incorporación. Desde el primer día, los empleados reciben en herencia procedimientos potentes y detallados para realizar sus tareas rutinarias.
Esto se traduce en una mayor productividad y ayuda a los jefes de equipo y a los directivos a evaluar a cada uno de sus nuevos empleados.
#2. Mantiene la coherencia organizativa
Una declaración uniforme de procedimientos da cuenta de la coherencia organizativa y mantiene a todos los miembros del equipo y a los empleados en la misma página.
Cuando cada uno de los empleados tiene claro a quién debe rendir cuentas y qué pasos debe dar a continuación de forma jerárquica, hay menos posibilidades de que las cosas se tuerzan.
#3. Comprensión de las mejores prácticas
La repetición y revisión de las tareas escritas en un documento proporcionan una mejor comprensión de las mejores prácticas de las tareas rutinarias de un departamento.
Aunque los PNT son sólo sugerencias, pueden convertirse en gratificantes guías paso a paso que proporcionen una visión profunda de cómo debe realizarse una tarea que se ajuste a los requisitos de las partes interesadas.
#4. Ahorre en formación
Los PNT pueden ahorrar miles, si no millones, a la organización. El coste de la formación tanto de los empleados existentes como de los nuevos puede minimizarse incorporando las plantillas de los PNT a sus kits de formación.
Además, los cambios significativos o pequeños en una organización, como jubilaciones, ascensos o dimisiones, no deben afectar al flujo de trabajo. Los PNT establecen un proceso estándar para las tareas que un empleado ha realizado en los últimos años.
#5. Mantiene la calidad del trabajo
Para evitar los contratiempos iniciales, los PNT resultan ser un salvavidas. Cada vez que un empleado existente se marcha y se incorpora uno nuevo, los PNT responsabilizan a cada uno de las tareas que debe realizar y del camino que debe seguir para lograr la máxima eficacia.
¿Cómo crear procedimientos normalizados de trabajo?
Crear PNT detallados y claros puede llevar mucho tiempo y no ser pan comido. Hay que tener en cuenta una serie de factores a la hora de redactar los PNT para su organización.
He aquí los pasos necesarios para crear un procedimiento operativo normalizado:
- Identifique el propósito y las tareas: Anote el propósito de crear el PNT y qué tareas quiere conseguir con él. Si no es usted el propietario del proceso diario, asegúrese de implicar a las partes interesadas y a las funciones responsables del mismo.
- Conozca a su público: Elija el público al dar un paso adelante en la redacción de su documentación. Si está escribiendo un PNT para un público que necesita asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, es imprescindible crear la documentación de forma que la gente pueda hacerse cargo de ella fácilmente.
- Decida la estructura del PNT: El siguiente paso es plasmar las ideas en la realidad. Pero antes de escribir estos PNT, elija una estructura, un lenguaje y una tonalidad de su PNT que estén en consonancia con su marca y su sector.
- Elija la plantilla adecuada: Aunque siempre puede empezar desde cero, hay montones de plantillas de PNT que se construyen para cada industria o micronicho. Las plantillas de PNT aceleran el proceso de redacción y garantizan que se ajuste a la norma estandarizada.
- Actualice su PNT: También es importante actualizar los PNT a medida que el proceso cambia de vez en cuando. Aunque la actualización manual puede llevar tiempo, puede utilizar el software automatizado o SOP para almacenar y actualizar sus PNT.
Escribir los PNT puede parecer tentador a partir de los pasos anteriores. Se vuelve aún más emocionante cuando se dispone de una plantilla prefabricada para ello. A continuación, hemos compartido las plantillas de PNT (procedimientos normalizados de trabajo) más prácticas para las empresas que admiten una gran variedad de casos de uso.
Smartsheet
Smartsheet ofrece una amplia gama de plantillas de PNT, que incluyen diversos casos de uso, como operaciones del servicio de asistencia, PNT para hoteles y huéspedes, PNT para almacenes e incluso PNT para servicios de limpieza sanitaria.
Cada uno de estos PNT está diseñado de acuerdo con las normas del sector y el proceso que la mayoría de los equipos seguirían para maximizar la eficacia.
Me gusta mucho la plantilla de procedimiento operativo estándar de TI de Smartsheet. La siguiente plantilla establece cada paso y mantiene un diagrama de flujo de una operación de TI. Es un requisito previo para comprender el cumplimiento de las normas y reglamentos.
Esta plantilla está disponible en formato Word y establece un recordatorio para realizar tareas rutinarias que también incluye la resolución de problemas de documentos, eventos de seguridad y procedimientos de configuración, así como la creación de diagramas de procedimientos y mantenimiento programado.
ClickUp
Las plantillas de PNT de ClickUp son rápidas y atractivas e incluyen todos los detalles que deben tener sus PNT estándar. Las plantillas de ClickUp son fáciles de usar y lo suficientemente rápidas como para implementarlas en su procedimiento estándar.
Hay más de 15 casos de uso que soporta, incluyendo ventas, soporte, RR .HH., finanzas, TI, diseño y demás.
Mi favorita es la plantilla SOP de RRHH. En lugar de utilizar el Excel tradicional o la actualización manual, esta cautivadora plantilla de PNT crea una lista de comprobación para todas las tareas. Sienta las bases para automatizar las tareas repetitivas.
Esta plantilla enumera todas las responsabilidades del departamento de RR.HH., desde la incorporación hasta la contratación y la salida, pasando por otras tareas rutinarias.
Gurú
Un PNT digerible pero detallado para que los equipos agilicen su proceso interno e identifiquen el problema que resuelve. De hecho, cada una de las plantillas de PNT de Guru me pareció rápidamente adaptable y esquematizable a la que están acostumbrados incluso los novatos.
La plantilla comienza con el propósito de la tarea y el contexto de creación del PNT. El segundo pliegue de la sección incluye «Cómo procesar», que se parece mucho a una guía detallada paso a paso.
Guru incluye varias plantillas de PNT, como documentación de productos, directrices de marca, gestión de cambios, incorporación de empleados, etc. Puede consultar la lista de plantillas aquí.
Scribehow
La siguiente en la lista es una plantilla estándar digerible de Scribehow. Su PNT garantiza la coherencia y la calidad de las operaciones para que su equipo cumpla los requisitos normativos y legales.
Si desea crear una plantilla fácil de desgranar, la plantilla de PNT de Scribehow es la opción adecuada para empezar.
La plantilla comienza con el Título, seguido de la versión y la fecha de entrada en vigor. La tabla de contenido facilita enormemente el salto a cualquiera de las secciones.
Al seguir desplazándose, los usuarios pueden obtener los detalles de las tareas, incluidos el propósito, el alcance del documento y las responsabilidades. A continuación, la plantilla incluye el proceso Cómo hacerlo, que se desglosa en sencillos subpasos.
¿Lo mejor? Scribehow también incluye el detalle de cada revisión junto con la fecha de aprobación y el historial de versiones.
Process.st
Process.st es una plataforma impulsada por IA que ofrece software SOP, así como una enorme biblioteca de plantillas. La plataforma le ofrece dos tipos de plantillas; la primera para crear sus procedimientos desde cero y la segunda para crear procedimientos manuales.
Su estructura de plantillas estándar es más detallada y descriptiva que la de Scribe. La mayoría de estas plantillas están diseñadas teniendo en cuenta el sistema de gestión de calidad estándar ISO.
Process.st ofrece 50 plantillas gratuitas y descargables que pueden añadirse a la cuenta o descargarse gratuitamente en formato PDF. Puede examinar las plantillas por categorías como marketing de contenidos, incorporación de empleados y clientes, empresa, construcción, seguridad, TI, operaciones y otras.
TemplateLAB
TemplateLAB dispone de una amplia gama de plantillas de PNT en formato Word descargables. Disponen de plantillas de PNT para procesos empresariales, gestión jurídica, RR.HH. e inmobiliaria, así como para empresas artísticas y de medios de comunicación.
Lo mejor es que estas plantillas de PNT son fácilmente editables y no dejan ninguna tarea sin hacer. Lo que más me ha gustado de TemplateLAB es su diseño sencillo, aunque consigue cubrir todos los detalles que desee incluir en su PNT.
Por ejemplo, este PNT para el centro de investigación cubre las abreviaturas y definiciones de los procesos implicados. A medida que se desplaza hacia abajo, la lista de comprobación de tareas rutinarias cuenta con los principios, las muestras, el equipo, los reactivos y la solución, el control de calidad y la gestión de residuos.
Jotform
Jotform es un creador de formularios en línea que cubre varios casos de uso para planes de negocio y PNT. Jotform ofrece todo directamente desde su página de PNT; es decir, no es necesario descargar y editar los PNT en formato Word o PDF.
Al acceder a su página, las plantillas de los PNT se muestran en forma de cuestionario que puede rellenar y enviar la plantilla para su revisión a las partes interesadas.
Tras la aprobación, los PNT pueden descargarse en formato PDF.
Lo que me ha gustado de Jotform son sus elementos personalizables que puede añadir o eliminar de las plantillas de PNT. También puede añadir o eliminar páginas para añadir más detalles al PNT.
Notion
Notion tiene una plantilla de PNT detallada que está diseñada para pequeñas empresas. Sin embargo, no hay plantillas prefabricadas para un sector específico. Sólo hay una plantilla estándar que puede poner en práctica y realizar ediciones para su equipo.
Aunque carecen de la categorización y la amplia gama de plantillas, puede utilizarlas para crear PNT digeribles y de lectura rápida.
El primer pliegue de la plantilla incluye el título del procedimiento y la fecha de creación, junto con el departamento que lo ha creado. A continuación, añada el contexto manualmente o incruste el enlace en forma de PDF, Google Drive o Maps e incluya los enlaces de todos los documentos pertinentes.
También puede añadir terminologías específicas del sector y establecer el proceso en pasos. ¿Lo mejor? Puede desglosar los pasos incrustando el vídeo de Loom o Miro.
También puede etiquetar o añadir los nombres de las personas responsables de las tareas en cada paso.
Kipwise
Las plantillas SOPde Kipwise están diseñadas para el equipo de marketing y ventas, operaciones, atención al cliente y para los equipos de recursos humanos. Esta plantilla estándar sigue la misma estructura que la mayoría de las plantillas.
Al registrarse, puede editar la plantilla directamente desde la plataforma. El autor puede añadir o eliminar la tarea en consecuencia. También puede incluir enlaces relevantes y relacionados, como enlaces a reuniones, recursos y guías para agilizar el flujo de trabajo.
Reflexiones finales
Las plantillas de PNT pueden eliminar horas de quebraderos de cabeza. Las plantillas de PNT flexibles necesitan un poco de edición y personalización para crear una documentación que haga que las tareas rutinarias sean emocionantes y rápidas de recordar.
Desplácese por estas plantillas gratuitas y ponga en marcha la mejor para potenciar a su equipo.
A continuación, eche un vistazo a las plantillas de gestión de proyectos de Notion para transformar su flujo de trabajo.