El cambio repentino hacia la cultura del trabajo desde casa ha convertido los documentos en línea para la colaboración en equipo en una nueva normalidad. Las colaboraciones en equipo en línea han hecho posible trabajar en un proyecto de equipo sin necesidad de proximidad física.
El trabajo en equipo es la clave para ejecutar grandes proyectos con eficacia, pero antes requería que los miembros del equipo estuvieran físicamente presentes en el lugar de trabajo para una colaboración eficaz. El aumento repentino de empleados que trabajan desde casa ha obligado al sector a enmendar su rumbo y buscar alternativas como los documentos en línea para la colaboración en equipo.
Imagine que trabaja en un proyecto de equipo y que su equipo se esfuerza por cumplir el plazo. Uno de los miembros del equipo no puede venir a trabajar por un problema personal. Lo más probable es que el proyecto se retrase a menos que su equipo utilice un software de colaboración documental. Puede invitar al miembro ausente del equipo al software de colaboración documental y el proyecto continuará a su ritmo habitual.
Veamos algunos de los mejores programas de colaboración documental en línea para la colaboración en equipo y sus ventajas.
monday.com
Adjetivos como monótono, aburrido, monótono o tedioso surgen cuando la gente piensa en monday.com, pero monday . com pretende cambiar por completo esa noción. monday.com está hecho a la medida de las necesidades de los empleados que trabajan en un proyecto de equipo. Los equipos pueden crear flujos de trabajo personalizados, y monday se adapta de forma inteligente a las necesidades del equipo.
monday. com es perfecto para empresas de todos los tamaños y viene con una plétora de funciones.
- Le ofrece la flexibilidad de asignar tareas a los miembros del equipo y hacer un seguimiento del progreso de cada uno de ellos. Esta característica elimina la falta de claridad de la carga de trabajo mientras se trabaja en un proyecto en línea.
- Su interfaz de usuario es limpia y le permite visualizar el panorama general a través de su diseño intuitivo y fácil de usar.
- Etiqueta a los miembros del equipo mediante @, lo que facilita notablemente la comunicación. Los miembros del equipo ya no necesitan comunicarse a través de largos correos electrónicos para las más mínimas necesidades.
- Integra todas las aplicaciones bajo un mismo techo para convertirlo en un destino único para los proyectos de equipo. Puede traer archivos de Google Drive, Dropbox y más utilizando monday.com.
- No se limita a una única plataforma, sino que se asegura de que tenga acceso a su proyecto en las principales plataformas. Actualmente, monday.com está disponible en la Web, Android, iPhones y iPads.
ClickUp
ClickUp es una aplicación todo en uno que pretende facilitar los proyectos de colaboración en equipo con su conjunto de funciones especializadas. Sus características totalmente personalizables y únicas la convierten en una herramienta imprescindible para empresas de todos los tamaños. Con ClickUp podrá gestionar fácilmente tareas en grupo, documentos, recordatorios, objetivos, calendarios y mucho más.
También dispone de funciones de mensajería que le permiten enviar mensajes individuales o de grupo en la misma plataforma.
Algunas de las ventajas de utilizar esta plataforma son
- Obtendrá ocho opciones de vista diferentes para gestionar los proyectos de colaboración en equipo.
- Hay ocasiones en las que un miembro del equipo trabaja en varios proyectos simultáneamente. ClickUp le permite crear estados editables personalizados para cada proyecto individual.
- Es una herramienta perfecta para los administradores, ya que pueden asignar tareas a varios miembros simultáneamente. Los administradores pueden realizar un seguimiento de cada tarea asignada utilizando la vista de tabla y la funcionalidad multitarea.
- ClickUp utiliza la metodología SCRUM para ofrecer una visión informativa y a la vez sencilla de los distintos parámetros de la plataforma.
- Las integraciones con terceros son perfectas, y la plataforma le permite traer archivos de todas las aplicaciones populares.
Pruebe ClickUp para ver cómo le ayuda.
Document360
Document360 es una plataforma en la que los equipos pueden capturar y guardar información vital en un solo lugar. Ofrece todo lo que necesita de una herramienta de colaboración documental: facilidad para compartir, flujo de trabajo, historial de versiones, comentarios, etiquetado, recordatorios de revisión, etc.
Ofrece una interfaz de usuario sin complicaciones que simplifica la generación y distribución de contenidos para su revisión. Tiene capacidad de búsqueda integrada, para que su usuario pueda descubrir rápidamente la información que busca en la documentación.
Cree y gestione sus artículos con potentes funciones de documentación listas para usar, como:
- Cree guías prácticas, procedimientos operativos estándar, manuales para empleados, documentos de referencia, documentos del sistema y notas de la versión.
- Document360 dispone de editores de texto enriquecido como los editores WYSIWYG y Markdown. Además, admite múltiples versiones y comentarios de artículos para colaborar internamente con los miembros de su equipo.
- El gestor de categorías le ayuda a crear categorías y subcategorías, agrupando archivos comparables y estableciendo una jerarquía bien estructurada de toda su información.
- Almacena automáticamente el contenido y siempre podrá recuperar la versión anterior del contenido que haya borrado.
- Document360 le permite proporcionar numerosos roles a sus usuarios, permitiéndole gobernar quién tiene acceso a qué contenido.
- Permita que sus empleados o clientes accedan fácilmente a su documentación con un inicio de sesión sin problemas.
Document360 se conecta con distintas aplicaciones de software, como Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier e Integrately, para ofrecer una colaboración en equipo sin fisuras.
Notion
Notion es la plataforma para la colaboración en equipo más repleta de funciones y fácil de usar de esta lista. La plataforma permite a las empresas agilizar sus operaciones para establecer objetivos, realizar un seguimiento del estado del flujo de trabajo, gestionar clientes potenciales y mucho más a través de una herramienta centralizada. Viene con una interfaz de arrastrar y soltar para ayudarle a organizar, reorganizar y desarrollar nuevas ideas o planes.
Notion viene con importantes ventajas para la colaboración en equipo, tales como:
- Notion permite a las empresas crear y mantener una base de conocimientos para numerosas tareas como directrices de proyectos, instrucciones de codificación, flujos de trabajo de RR.HH. y mucho más.
- La plataforma viene con un calendario incorporado y tableros Kanban que los miembros del equipo pueden utilizar para crear notas rápidas y realizar un seguimiento de su progreso.
- Los miembros del equipo pueden añadir comentarios en las tareas y proyectos para mejorar la comunicación y la transparencia.
- Puede utilizar la API de Notion para integrar sus sistemas con diversas aplicaciones de terceros como Slack, Figma e Invision.
- Crear listas de tareas pendientes, preparar notas para reuniones y establecer agendas semanales resulta excesivamente sencillo gracias a la plataforma unificada.
También puede utilizar Notion en su dominio personalizado. Sin embargo, si no está satisfecho por cualquier motivo, puede probar el sofware de documentos en línea antes mencionado
Coda
Un nuevo tipo de documento llamado Coda combina la adaptabilidad de una hoja de cálculo con la solidez de una base de datos. Coda está diseñado para trabajar conjuntamente en cualquier proyecto.
Los documentos Coda comienzan como hojas en blanco y se amplían con secciones, tablas y bases de datos. Para usted y su equipo, no importa dónde se encuentren, todos sus cambios aparecen al instante.
Más de 25.000 empresas, entre ellas el New York Times, Square, Robinhood, TED y BuzzFeed, han adoptado Coda.
En lugar de ofrecer herramientas de flujo de trabajo estándar, su versatilidad le permite crear las herramientas que su equipo necesita.
Coda parece visualmente un documento, pero funciona más como una aplicación, lo que le permite conectar con su equipo, colaborar eficazmente, llevar a cabo múltiples tareas a la vez y tomar decisiones rápidas.
La plataforma es muy segura y escalable para satisfacer las crecientes demandas del equipo y de la empresa. Su función de automatización ayuda a llevar a cabo determinadas tareas en respuesta a desencadenantes predefinidos, reduciendo las tareas repetitivas.
La probabilidad de que una empresa pueda prescindir de numerosos documentos, hojas de cálculo, aplicaciones, etc., tras implantar Coda es muy alta porque todas estas funciones están fácilmente disponibles en su plataforma.
Características principales
- Actualización de datos en tiempo real en el cuadro de mandos
- Perfecta integración con herramientas de terceros como Slack, Google Calendar, Asana, Salesforce y muchas más
- Fórmulas más fáciles de escribir para alcanzar los objetivos más rápidamente
- Plantillas preconstruidas para poner en marcha las actividades del proyecto en un abrir y cerrar de ojos
- Privilegios granulares para mantener los espacios de trabajo
- Inicio de sesión único (SSO) basado en SAML y cumplimiento del SOC
Con un conjunto de bloques de construcción que cualquiera puede utilizar para crear un documento tan potente como una aplicación, Coda es una plataforma inteligente que sortea las limitaciones de los marcos documentales estándar.
La plataforma tiene cuatro variantes: Gratuita, Pro, Team y Enterprise. La opción ideal es utilizar su versión gratuita y luego escalar a una edición superior según las necesidades.
Zoho Writer
Zoho es otra herramienta de procesamiento de textos en la nube repleta de funciones que sincroniza sus documentos en tiempo real. Zoho se asegura de que sus documentos de MS Word se importen a la plataforma sin errores de formato. Además, Zoho le permite colaborar en proyectos de equipo utilizando sus funciones para compartir en tiempo real. A medida que comparte sus documentos con otros miembros del equipo, puede ver el movimiento de su cursor y las ediciones que realizan.
Algunas ventajas de utilizar Zoho Writer incluyen:
- La naturaleza basada en la nube de Zoho hace que las colaboraciones en equipo sean eficientes y rápidas.
- Los documentos que crea en Zoho no ocupan el almacenamiento local del sistema y en su lugar se almacenan en la nube.
- La función de sincronización en tiempo real se asegura de que sus documentos nunca sean manipulados en caso de calamidad.
- Zoho cuenta con una interfaz de usuario fresca con fácil navegación a todas las opciones vitales de procesamiento de textos.
- Los administradores pueden controlar los derechos de acceso de cada miembro en un proyecto de equipo y conceder permisos a funciones específicas también.
Dropbox Paper
Dropbox Paper es un documento en línea para la colaboración en equipo del propio gigante tecnológico Dropbox. Si su equipo depende en gran medida de Dropbox para almacenar archivos, Dropbox Paper ofrece muchas más ventajas. Los equipos pueden organizar fácilmente documentos, asignar tareas, crear flujos de trabajo sistemáticos y colaborar en proyectos.
Además, las herramientas de gestión de tareas de Dropbox Paper facilitan enormemente funciones que, de otro modo, resultarían complicadas en un escenario en línea. La plataforma le permite mencionar a otros miembros del grupo, asignar tareas a otras personas y gestionar eficazmente sus tareas pendientes. Algunas características interesantes de esta plataforma son:
- Puede intercambiar una amplia variedad de multimedia en Dropbox Paper, como enlaces de YouTube, GIF, tableros de Pinterest, ubicaciones en Google Maps, audio de SoundCloud y muchos más.
- Paper admite vistas previas incrustadas de archivos de Inversion y Sketch. Además, puede convertir sus documentos en PPT sin necesidad de utilizar una aplicación de terceros.
- Puede elegir una plantilla para su proyecto de la amplia biblioteca de plantillas de Dropbox Paper. Hay numerosas plantillas para lluvias de ideas, lanzamientos de productos, especificaciones de productos, proyectos de seguimiento de errores y mucho más.
- Dropbox Paper incluye la opción de conectar su calendario a la plataforma. Toda su agenda de trabajo se sincroniza con la plataforma. A continuación, Paper se adapta y proporciona acceso a agendas, documentos de referencia, asignaciones de tareas y eventos de reuniones directamente a través de la aplicación.
- La aplicación móvil le ofrece la posibilidad de capturar imágenes con la cámara y dar su opinión.
Google Docs
Google Docs es un software de procesamiento de textos de Google que utiliza un enfoque diferente del procesamiento de textos. La mayoría de los procesadores de texto como Word y Open Office seguían siendo herramientas offline que eran programas locales almacenados en un PC. En cambio, Google Docs es un procesador de textos basado en la nube que necesita conectividad en línea para funcionar.
Optar por la vía en línea abre un nuevo mundo de innovaciones para un procesador de textos, como las colaboraciones en equipo. Docs le permite compartir un documento con otros miembros, lo que lo convierte en una plataforma de referencia para la colaboración básica en equipo. Tenga en cuenta que Docs es principalmente un procesador de textos, y no obtendrá funciones a medida como en otros listados del artículo. Dicho esto, Docs sigue siendo una gran opción para la colaboración en equipo, sobre todo si lo utiliza como procesador de textos principal.
Algunas ventajas de utilizar Google Docs:
- Google Docs envía una notificación por correo electrónico cuando se comparte un documento con usted.
- Los miembros no necesitan registrarse, especialmente para Docs; tener una cuenta de Google es suficiente para utilizar la plataforma.
- Puede ver las revisiones recientes de un documento y los miembros que han realizado los retoques.
- Puede importar sin problemas todos los formatos importantes de documentos de Word en Docs.
- La función de sincronización en tiempo real se asegura de que nunca pierda ningún dato durante una interrupción de la red.
Si acaba utilizando Google Workspace para su empresa, puede que le interese este software para convertir el correo electrónico en un potente servicio de asistencia.
Bit
Bit no es un procesador de textos al uso, sino que se dirige predominantemente a proyectos de colaboración en equipo. Puede crear notas dinámicas rápidas, documentos, wikis, bases de conocimientos, proyectos, entregas a clientes, documentos técnicos y mucho más utilizando las potentes herramientas de gestión de Bit. Además, podrá crear espacios de trabajo independientes para todos sus proyectos.
Colaborar en Bit es eficiente y le ayuda a mantener la transparencia entre los distintos miembros del equipo.
Algunas ventajas de utilizar Bit:
- La función Espacio de trabajo en Bit le permite organizar sus proyectos, clientes y equipos. También puede mover documentos entre diferentes espacios de trabajo, eliminando la molestia de subir el mismo archivo varias veces.
- La función de mención mediante «@» es un gran potenciador de la eficiencia mientras trabaja en colaboraciones de equipo.
- Bit viene con un editor minimalista pero innovador que le permite crear documentos sin esfuerzo. La eficiencia se potencia aún más al acoplar el editor y las funciones de colaboración en tiempo real.
- Puede añadir enlaces web visuales, medios enriquecidos, vídeos, gráficos, diseños, incrustaciones, publicaciones en redes sociales, encuestas y mucho más directamente en el editor.
- Bit también le ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento de la participación de los documentos que ha compartido. Estas percepciones son una gran manera de mejorar sus documentos y ganar más tracción.
- Puede guardar todos sus archivos esenciales en Bit para mejorar la usabilidad multiplataforma de la solución.
Confluence
Confluence es un espacio de trabajo compartido que permite a los equipos colaborar, organizar y publicar de forma eficaz. Es abierto y colaborativo, lo que ayuda a su equipo a sacar lo mejor de su trabajo conjunto. A menudo resulta difícil hacer un seguimiento de las ediciones, los comentarios o los comentarios realizados por otros miembros del equipo, pero esta plataforma resuelve el problema. Dispone de una opción de búsqueda universal que le permite buscar en todo el espacio de trabajo y encontrar la información coincidente.
Algunas de las ventajas de utilizar esta plataforma son
- Confluence le permite integrar aplicaciones de Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace alberga más de 3.000 aplicaciones que puede añadir a la plataforma.
- La plataforma está disponible en múltiples plataformas como Android, iOS y la Web.
- Ofrece una integración de primera clase con Jira directamente en la plataforma.
- Dispone de fantásticas funciones de organización, y la opción de búsqueda universal es un gran inconveniente.
- Hay montones de hermosas plantillas para Marketing, Producto, RRHH y más en la biblioteca de plantillas.
- Obtendrá una integración perfecta con plataformas populares como Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive, etc.
- Los sitios de Confluence siguen controles de privacidad y estándares de encriptación de datos verificados por la industria.
Microsoft Word
MicrosoftWord ha sido sinónimo de software de procesamiento de textos durante mucho tiempo. Word siempre ha sido el líder del sector en ofrecer una solución de procesamiento de textos simplificada pero potente. Sin embargo, Microsoft ha llevado el software a un nivel superior al introducir funciones de colaboración en equipo. La última versión de Word trae un montón de características como:
- Podrá transformar documentos en páginas web sin necesidad de utilizar ninguna aplicación de terceros.
- Puede compartir fácilmente un documento con los miembros de su equipo utilizando la función de compartir en tiempo real de Word.
- Word viene con un traductor incorporado que es especialmente útil cuando se trabaja con miembros de diferentes orígenes culturales.
- Puede añadir modelos 3D directamente a sus documentos utilizando Word.
- La función de sincronización en tiempo real le garantiza que nunca perderá sus documentos.
- Word ya está disponible en Android, iOS, Web y Windows, lo que facilita los flujos de trabajo entre plataformas.
Nota final 👩💻
Las colaboraciones en equipo en línea crean proyectos de forma eficaz y evitan los inconvenientes del desarrollo convencional, como los tiempos de desplazamiento de la oficina y las horas de trabajo fijas. El uso de un documento en línea es necesario para organizar el flujo de trabajo, establecer agendas y mucho más.
Plataformas como Notion, Monday y Paper se adaptan especialmente a los proyectos en equipo gracias a su conjunto de funciones especializadas. Estas plataformas son perfectas para empresas de todo tipo y también para particulares.
Google Docs, Word y Zoho son programas de procesamiento de textos que permiten colaboraciones en tiempo real. Dicho esto, estas aplicaciones no vienen con funciones organizativas como otras herramientas de esta lista.
A continuación, explore algunas de las mejores hojas de cálculo en línea para su empresa.